Microsoft Bookings è un’app Microsoft 365 che semplifica la pianificazione e la gestione degli appuntamenti. Bookings include un calendario di prenotazione basato sul Web e si integra con Outlook per ottimizzare il calendario del personale, offrendo ai clienti la flessibilità di prenotare un orario adatto a loro. Un modo più semplice di organizzare le pianificazioni e gestire gli appuntamenti.

Grazie a questo strumento i clienti possono effettuare la prenotazione online di un servizio, specificare il giorno e l’orario prescelti ed inserire un’eventuale nota. Il servizio invierà una e-mail di conferma con il riepilogo di tutti i dati, appena il proprietario dell’attività confermerà la propria disponibilità. È anche possibile cancellare o spostare un appuntamento in caso di imprevisti.

I messaggi di posta elettronica di notifica automatizzati non vengono visualizzati e le organizzazioni risparmiano tempo riducendo le attività di pianificazione ripetitive. Bookings consente di organizzare facilmente appuntamenti virtuali tramite Skype o Microsoft Teams e consente di gestire la pianificazione quotidiana tramite l’app Bookings in Teams.

Questa è la soluzione perfetta per i liberi professionisti e le piccole/medie imprese, ma è possibile utilizzarla anche nelle organizzazioni più grandi limitandola solo agli utenti di Microsoft 365. Bookings è un servizio online, quindi non è necessario scaricare nulla. Gli amministratori possono anche usare l’app complementare Bookings per rimanere al corrente delle informazioni più recenti sui clienti e sui loro appuntamenti.

Microsoft Bookings fa parte di specifici piani di Microsoft 365 e si integra facilmente con altre applicazioni Microsoft tra cui il Calendario di Outlook, Microsoft Teams e molte altre. In questo modo, puoi integrare gli appuntamenti con i tuoi calendari personali e professionali in tutta semplicità.

I sistemi di prenotazione online fanno risparmiare tempo ed evitano problemi di allineamento nella gestione degli appuntamenti. Uno strumento di pianificazione online ti permette di consultare la disponibilità anche quando non si è in azienda. La disponibilità in tempo reale, inoltre, impedisce doppie prenotazioni.

Programmando in anticipo la pianificazione di riunioni e appuntamenti si è certi di evitare sovrapposizioni di appuntamenti. La doppia prenotazione si verifica nel caso di più di un appuntamento o riunione nella stessa ora. Per evitare le doppie prenotazioni è utile servirsi di uno strumento di pianificazione o prenotazione che tenga sempre aggiornata la propria disponibilità.

Una politica di cancellazione può proteggere l’azienda nei casi in cui i clienti annullano all’ultimo minuto lasciando un appuntamento scoperto, con il costo potenziale che ne consegue. Al momento della prenotazione, la politica di cancellazione deve essere trasparente per i consumatori, non una sorpresa. Aiuta ad evitare che le persone annullino all’ultimo minuto o non si presentino affatto.

Perché scegliere Microsoft Booking

Nel 2016, Microsoft ha rilasciato Bookings per gli utenti di Stati Uniti e Canada, introducendo un nuovo modo semplice e flessibile per semplificare la pianificazione e la gestione di appuntamenti e prenotazioni dei clienti. Successivamente Microsoft ha iniziato la distribuzione del servizio per tutti i clienti di Office 365 Business Premium di tutto il mondo.

In base ai primi feedback ricevuti dagli utenti, sono state rilasciate le seguenti nuove funzionalità:

• Aggiungi il calendario di Office 365 a Bookings: connettendo il calendario di Office 365 a Bookings, gli orari non disponibili verranno automaticamente bloccati nella pagina di prenotazioni pubblica.
• Aggiungi un buffer prima e dopo gli appuntamenti: serve del tempo prima o dopo un appuntamento? L’aggiunta di un buffer a un servizio blocca automaticamente quell’intervallo di tempo anche nella pagina di prenotazione.
• App Bookings per telefoni iOS e Android: ora è possibile prenotare un appuntamento, contattare un cliente o controllare gli appuntamenti di un dipendente anche da fuori sede.
• Personalizza la tua pagina di prenotazione: sono state aggiunte altre opzioni di personalizzazione dei colori, così si può cambiare la pagina di prenotazione come si preferisce.

Vediamo nel dettaglio queste novità:

Aggiunta dei calendari di Office 365 a Bookings

Uno dei principali suggerimenti riguarda la possibilità di aggiungere gli eventi del calendario di Office 365 a Bookings. Quindi Microsoft ha aggiunto l’integrazione tra questi calendari per evitare che vengano prenotate riunioni con i clienti in un orario già riservato per appuntamenti personali, riunioni con il personale e con i partner o altri aspetti legati alla gestione del business. Per aggiungere i calendari di Office 365 a Bookings, fare clic sulla scheda “Personale” nel riquadro di spostamento sinistro. Nella pagina “Dettagli sul personale” selezionare la casella di controllo “Gli eventi del calendario di Office 365 influiscono sulla disponibilità“.

Dopo l’attivazione di questa opzione, il sistema blocca automaticamente gli orari in cui non si è disponibili sul calendario di Bookings e nella pagina di prenotazione self-service visibile ai clienti, in modo da evitare doppie prenotazioni. Allo stesso modo, per evitare doppie prenotazioni per il personale, è possibile aggiungere anche i loro calendari di Office 365.

Aggiunta di un buffer tra gli appuntamenti

Alcuni servizi possono essere forniti tramite appuntamenti consecutivi come nel caso di parrucchieri, dentisti, studi legali che hanno bisogno di gestire gli appuntamenti alla perfezione in quanto, molto spesso, le prenotazioni si susseguono una dopo l’altra. In base ai feedback degli utenti, Microsoft ha riscontrato che per molti servizi sono necessari spostamenti, tempi di preparazione e/o organizzazione, oltre a interventi di pulizia e tempi di viaggio dopo l’erogazione. Per i clienti con queste esigenze, è stato aggiunto un tempo di buffer che offre più opzioni per personalizzare i servizi forniti.

Per aggiungere gli orari di buffer, fare clic sulla scheda “Servizi” nella colonna di spostamento sinistra e modificare un servizio corrente o creane uno nuovo. Attivare l’interruttore sotto “Orari buffer non prenotabili dai clienti” per visualizzare le selezioni di orari che è possibile applicare prima e dopo l’appuntamento per il servizio. In questi orari i clienti non possono prenotare appuntamenti prima e dopo un altro appuntamento.

App per iOS e Android

Sappiamo che è ormai fondamentale avere la possibilità di lavorare e continuare anche fuori sede. Per questo è stata programmata un’applicazione che permette di gestire appuntamenti, di visualizzare quelli dello staff e di accedere alla lista dei clienti anche quando si è in viaggio.

Dopo aver scaricato l’app Bookings su iOS e Android, puoi usare il telefono per:

• Visualizzare e gestire il calendario di Bookings.
• Creare e modificare prenotazioni.
• Vedere in tempo reale la disponibilità e il posto in cui si trovano i dipendenti.
• Rispondere in modo semplice e immediato ai clienti con prenotazioni.
• Ottenere indicazioni per la prossima prenotazione.
• Accedere all’elenco dei clienti.

Personalizzare la pagina di prenotazione

L’interfaccia della pagina di prenotazione deve dare l’impressione di essere un’estensione del proprio business e deve riflettere positivamente il marchio. Microsoft ha, perciò, aggiunto delle opzioni di personalizzazione: ad esempio, è possibile scegliere i colori principali della pagina e se si desidera che appaia il logo oppure no. Per personalizzare, scegliere “Pagina di prenotazione“ nel riquadro di spostameto sinistro e selezionare il colore desiderato. Se si preferisce non pubblicare il logo, deselezionare l’opzione “Visualizza il logo aziendale nella pagina di prenotazione”. Una volta impostate le preferenze, per salvarle basterà cliccare su “Salva e pubblica”.

Come configurare Bookings

Bookings è incluso in tutte le sottoscrizioni Office 365 Business Premium ed iniziare ad usarlo è veramente semplice. Dal portale di Office 365 selezionate “Bookings” nella lista delle applicazioni. Per semplificare l’attività di pianificazione dei clienti per le organizzazioni, accedere ad Office 365 e fare clic sul riquadro “Bookings” nell’icona di avvio delle app. Per una breve panoramica su come usare Booking, leggi l’articolo “Introduzione a Microsoft Bookings”.

Dopo aver eseguito l’accesso a Office 365, l’icona di avvio delle app si trova nell’angolo in alto a sinistra. Bookings è stato pensato per aumentare la soddisfazione dei clienti e per semplificare la pianificazione del lavoro e del tempo libero consentendo di rimanere sempre aggiornato sul proprio business ovunque ci si trovi. Il feedback degli utenti è stato estremamente utile.

L’applicazione è suddivisa in due parti:

Frontend client

La parte collegata al sito o ai social media. I clienti hanno accesso ai servizi disponibili e alle fasce orarie che possono prenotare.

Configurazione backend

Tutti i pannelli di configurazione che consentono di impostare i servizi e gestire gli ordini dei clienti.

Usa Bookings per rendere virtuali le riunioni dell’organizzazione con riunioni online tramite Microsoft Teams e Skype for Business. Ogni appuntamento prenotato come riunione online crea un collegamento di riunione univoco che viene inviato ai partecipanti in modo che possano partecipare tramite un Web browser, una chiamata telefonica o l’app Skype o Teams. Bookings è disponibile anche come app all’interno di Teams, che consente di creare calendari di Bookings, assegnare personale ed entrambi pianificare appuntamenti nuovi e gestire quelli esistenti senza mai uscire da Teams.

Bookings ha tre componenti principali:

• una pagina di prenotazione in cui i clienti possono pianificare gli appuntamenti con il membro del team che preferisce. Questa pagina di pianificazione basata sul Web può essere condivisa tramite un collegamento diretto, la propria pagina Facebook e incorporando il collegamento nel sito Web.
• un’app Web che contiene un set di pagine aziendali basate sul Web in cui proprietari ed amministratori del calendario possono definire i dettagli degli appuntamenti, gestire le pianificazioni e la disponibilità del personale, impostare l’orario di ufficio e personalizzare la modalità di pianificazione degli appuntamenti. Queste pagine consentono la versatilità e la possibilità di personalizzare un calendario di Bookings in base alle diverse esigenze della persona o dell’organizzazione.
• un’app per dispositivi mobili rivolta alle aziende in cui proprietari ed amministratori possono vedere tutti i loro appuntamenti, accedere agli elenchi dei clienti e alle informazioni di contatto ed inserire manualmente le prenotazioni.

L’app “Bookings” fa parte di Office 365 ma non è disponibile in tutti gli abbonamenti. Se si desidera utilizzare le app di Microsoft Bookings, è necessario possedere un piano che contenga le applicazioni client di Office Suite.

Microsoft Bookings è disponibile nelle sottoscrizioni seguenti:

• Office 365: A3, A5, E3, E5, F1, F3
• Microsoft 365: A3, A5, E3, E5, F1, F3, Business Standard, Business Premium

L’installazione e la configurazione di Microsoft Bookings è molto semplice. Per farlo apri l’indirizzo: https://outlook.office.com/bookings/onboarding: si aprirà la landing page del servizio Bookings.

Nei passaggi successivi è necessario configurare i componenti di Bookings.

Business Information

Il primo passo dovrebbe essere descrivere la tua attività iniziando dalle informazioni generali sull’azienda come: nome, indirizzo, telefono, e-mail o sito web e logo. È anche possibile estendere il titolo per la politica sulla privacy, i termini e le condizioni della categoria dell’attività e la valuta utilizzata per il prezzo dei tuoi servizi.

È inoltre possibile impostare il calendario dei giorni lavorativi e delle ore lavorative disponibili. Questa opzione, davvero interessante, ti dà la possibilità di impostare quando vuoi consentire ai clienti di prendere appuntamento utilizzando Bookings.

Servizi

In questa sezione puoi gestire i servizi offerti ai tuoi clienti. Oltre alla descrizione generale del servizio, puoi anche impostare la durata del servizio, il numero massimo di partecipanti ed il prezzo. È anche possibile aggiungere un promemoria per il cliente o personalizzare il modulo di registrazione per campi aggiuntivi. Esistono opzioni aggiuntive che puoi utilizzare per migliorare l’esperienza del cliente e personalizzare il modo in cui desideri offrire servizi ai clienti.

Personale

Quando aggiungi nuovi membri del team, avrai la disponibilità a descrivere come dovrebbe essere presentato il membro del team, la disponibilità di tale persona durante la settimana lavorativa e decidere sull’integrazione del calendario di Office con la disponibilità per le prenotazioni. Questa sezione offre molte possibilità per gestire i tuoi team e le attività assegnate.

Pagina di prenotazione

La pagina di prenotazione è l’ultimo elemento che dovrai configurare. Avrai la possibilità di decidere il colore della tua pagina, la disponibilità per i motori di ricerca e altro ancora. È molto importante impostare il fuso orario corretto per la tua ora locale per essere sicuro di garantire l’orario di lavoro del tuo cliente.

Bookings & Teams

Come precedentemente accennato, Microsoft Bookings può essere integrato in Microsoft Teams: consente di gestire da remoto, in modalità self service, la richiesta di appuntamento con un collega o da parte di un cliente verso un livello di servizio, quale assistenza tecnica, pre sales ecc.

Aumentare la soddisfazione dei clienti

I clienti apprezzano la flessibilità, la praticità ed il controllo che ottengono con Microsoft Bookings. Possono visitare la pagina delle prenotazioni quando vogliono, prenotare il tempo e i servizi necessari, ricevere un’e-mail di conferma e un invito sul calendario e, se necessario, spostare o annullare un appuntamento. Per i clienti che preferiscono un contatto telefonico, Bookings invierà tutte le conferme e i promemoria.

Gestire meglio il tempo

Bookings offre un’alternativa semplice e veloce alla pianificazione di appuntamenti per telefono. Una pagina web personalizzabile e facile da configurare consente ai clienti di trovare gli orari disponibili e di prenotare appuntamenti 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Microsoft Bookings mette a disposizione un calendario privato per gestire i propri appuntamenti, oltre a conferme e promemoria automatici per risparmiare tempo.

Sempre puntuali

Gli appuntamenti persi sono negativi per il business. Con i promemoria automatici per clienti e collaboratori, gli appuntamenti compaiono nei calendari dei dipendenti quando vengono creati e poi vengono aggiornati automaticamente. I clienti possono aggiungere i tuoi appuntamenti nei loro calendari personali e poi possono spostarli o annullarli con pochi passaggi. Così tutti sapranno dove devono trovarsi e quando, rispettando gli impegni presi.

Tutti i servizi aziendali in un unico posto

Con Bookings è possibile gestire da una pagina gli appuntamenti, citando anche prezzi e descrizione dei propri servizi. Questa configurazione consente di gestire scenari B2B o B2C in modo semplice e immediato. Bookings permette di gestire una pagina per le richieste di appuntamento che giungono ai singoli colleghi, snellendo le fasi di presa in carico di una call. Questa fase spesso è infatti rallentata dalla difficoltà di incrociare le agende cliente-consulente.

Sicurezza dei dati in Microsoft Bookings

Molte aziende che vogliono iniziare a lavorare con l’app Bookings desiderano sapere quando vengono archiviati i dati raccolti nell’app Bookings: tutti i record sono archiviati in Microsoft 365 in Exchange. Le caselle di posta condivise vengono utilizzate per archiviare i dati delle prenotazioni. Tutte le impostazioni di conformità nella tua organizzazione si applicheranno anche alle caselle di posta condivise di Booking.

 Un altro elemento, a volte importante per le aziende che lavorano con le prenotazioni, è la conformità a standard come ISO, HIPAA BAA o FISMA. Microsoft conferma di essere conforme a questi requisiti.

Come abilitare l’app Microsoft Bookings

Microsoft Bookings potrebbe essere disattivato in base alla progettazione sul tenant di Office 365.

Abilitazione delle prenotazioni sul tenant di Office 365

Per abilitare l’app Bookings, vai all’interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 e apri Impostazioni, Impostazioni organizzazione e Servizi.

Localizza le prenotazioni e scegli “Consenti alla tua organizzazione di utilizzare le prenotazioni“. Questa opzione abiliterà le prenotazioni sul tuo inquilino.

Assegnazione della licenza delle app di Bookings agli utenti

Il prossimo passo è l’assegnazione della licenza di Bookings agli utenti di Office 365. Per farlo, apri l’interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 e vai a Utenti e Utenti attivi. Localizza l’utente a cui desideri avere accesso a Bookings e scegli Licenza e App. In questo pannello potrai assegnare una licenza di prenotazione. Successivamente, Salva modifiche.

Connetti Microsoft Bookings con la pagina Facebook

E’ possibile integrare Microsoft Bookings alla propria pagina Facebook, questo permetterà ai clienti di prenotare l’appuntamento direttamente da Facebook utilizzando il pulsante “Prenota ora“. Per configurare l’integrazione, apri la tua Pagina Facebook e seleziona il pulsante “Modifica“.

Integrazione dello strumento Microsoft Bookings con applicazioni di terze parti

L’app Bookings non offre la possibilità di configurare l’integrazione con sistemi di terze parti low-code o no-code. Significa che sarà necessario uno sviluppo personalizzato per implementare l’integrazione. È possibile utilizzare l’API Bookings e l’API Microsoft Graph per sviluppare la comunicazione con l’app.

Conclusioni

Semplifica la pianificazione ed organizza riunioni virtuali con Microsoft Teams

Risparmia tempo durante la pianificazione con Microsoft Bookings. Personalizza i dettagli degli appuntamenti e i requisiti di prenotazione, specifica i provider di servizi per semplificare l’esperienza di prenotazione. Bookings è integrato nel calendario di Microsoft 365 o Office 365 per aiutare i clienti a trovare rapidamente gli orari disponibili e ad evitare doppie prenotazioni. Con Bookings, la pianificazione richiederà meno tempo!

Organizza riunioni virtuali con Microsoft Teams

Rendi virtuali le tue riunioni di Microsoft Bookings con Microsoft Teams. Ogni appuntamento prenotato come riunione online genera un collegamento della riunione con cui tutti possono accedere virtualmente ovunque. Bookings è disponibile anche come app all’interno di Teams per aiutare a creare calendari, impiegare il personale, pianificare nuovi appuntamenti e organizzare riunioni senza dover mai uscire da Teams.

Personalizza gli appuntamenti in base alle esigenze aziendali

Microsoft Bookings presenta opzioni di personalizzazione e flessibilità ideali per una serie di necessità di pianificazione per reparti, persone e tipi di appuntamenti. Creare e gestire più calendari Bookings, ognuno con una configurazione specifica adesso sarà semplicissimo. Diversi calendari possono avere strutture delle pagine, informazioni, personale e tipi di appuntamenti e comunicazioni differenti.

Offri ai tuoi clienti flessibilità, comodità e controllo

Microsoft Bookings offre più opzioni per i clienti quando visitano la tua pagina delle prenotazioni, prenotano un appuntamento o ricevono un’e-mail di conferma e un invito del calendario. I clienti che prenotano un appuntamento online possono direttamente ripianificarlo o annullarlo con facilità per tenere tutti aggiornati. Se preferisci prenotare appuntamenti per i tuoi clienti, inserisci i dettagli sugli appuntamenti in Bookings affinché ricevano conferme e promemoria. Con Bookings, è facile anche tenere traccia di tutte le modifiche apportate agli appuntamenti.

L’app Microsoft Bookings offre la possibilità di un’esperienza di prenotazione digitale senza ulteriori sviluppi.