Consulenza AI per aziende

La consulenza AI per aziende di Nexsys porta l’intelligenza artificiale dentro i processi di lavoro. Le automazioni tolgono le attività ripetitive, gli agenti rispondono usando i dati dell’azienda e le skills condivise rendono ripetibile il modo in cui il team usa l’AI. Al centro di ogni consulenza di intelligenza artificiale c’è un caso d’uso concreto, con dati e permessi sotto controllo, non la tecnologia.

Gli strumenti si scelgono dopo, in base al processo: piattaforme di automazione come Power Automate e n8n, modelli via API come Claude di Anthropic e GPT di OpenAI. Come consulenti AI non abbiamo vincoli verso un singolo fornitore.

Ogni progetto parte da un assessment iniziale, che è obbligatorio. Serve a individuare i casi d’uso su cui vale la pena investire, quelli da lasciare stare e i dati da mettere in ordine prima di collegarli all’AI. Poi si passa a un progetto con perimetro e risultati attesi concordati prima di iniziare.

Il primo contatto è una call di 30 minuti, gratuita e senza impegno: ti mostriamo una demo di automazione e valutiamo insieme il processo da cui partire.

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Cosa facciamo

Assessment iniziale, roadmap e governance
È il punto di partenza obbligatorio di ogni progetto. Mappiamo i casi d’uso e li ordiniamo per valore e fattibilità. Verifichiamo dati, permessi e condivisioni, impostiamo le prime regole d’uso per il personale e teniamo conto degli obblighi dell’AI Act. Se i documenti sono condivisi più del necessario, li mettiamo in ordine prima di collegarli all’AI. Per questo passaggio ci sono anche la consulenza Microsoft Purview e il security assessment Microsoft 365.
Automazioni di processo
Collegano i sistemi che l’azienda usa già (posta, gestionale, SharePoint, ticketing) e svolgono al posto delle persone i passaggi ripetitivi: classificare, estrarre dati, aggiornare registri, avvisare. Dove serve un giudizio, il flusso si ferma e passa a una persona.
Sviluppo di agenti AI e chatbot
Agenti, assistenti e chatbot che rispondono e agiscono su documenti e dati aziendali: procedure interne, listini, knowledge base. Dove possibile li configuriamo con le credenziali di chi li usa, così ognuno vede solo ciò a cui ha già accesso. Un agente serve quando il lavoro è un’indagine in cui ogni verifica dipende dalla precedente, come cercare la causa di un guasto; se i passaggi sono sempre gli stessi basta un’automazione. L’agente consulta i sistemi in sola lettura e propone, l’intervento lo esegue il flusso dopo l’approvazione di una persona.
Skills e prompt library
Istruzioni, modelli e skill riusabili per i team, scritti sui processi reali dell’azienda. Servono a ottenere risultati coerenti da persone diverse, senza dipendere da chi sa scrivere il prompt giusto.

Tre regole per ogni automazione

Valgono per tutti i progetti, qualunque sia il processo o il settore.

L’AI legge e propone, una persona decide

Niente viene inviato a clienti o fornitori, registrato nel gestionale o pagato senza un’approvazione. Per ogni attività è stabilito chi ha l’ultima parola.

I numeri li controlla il codice

Il modello legge i documenti. Calcoli, date e confronti con l’anagrafica li fanno controlli automatici, che bloccano gli errori prima che arrivino al gestionale.

Funziona anche senza Microsoft 365

Si parte dagli strumenti che l’azienda usa già: posta, PEC, cartelle condivise, Excel e gestionale.

Esempi di applicazione

Questi scenari descrivono situazioni che si ripetono nelle aziende e il tipo di intervento possibile. Ogni progetto parte comunque dall’assessment iniziale sul processo specifico.

Richieste in arrivo per posta

Il problema: una casella condivisa riceve ordini, richieste di assistenza e preventivi, e qualcuno li smista a mano.

Cosa si automatizza: classificazione del messaggio, estrazione dei dati utili, apertura del ticket o assegnazione alla persona giusta, bozza di risposta.

Cosa resta alle persone: la verifica della risposta prima dell’invio e i casi anomali.

Prime bozze di preventivi e offerte

Il problema: le informazioni stanno tra listini, vecchie offerte e mail, e ogni preventivo parte da zero.

Cosa si automatizza: un agente che raccoglie i dati dagli archivi e prepara una bozza nel formato aziendale.

Cosa resta alle persone: prezzi, condizioni e approvazione finale.

Documenti in ingresso

Il problema: fatture, documenti di trasporto e contratti vanno letti e riportati a mano nel gestionale.

Cosa si automatizza: lettura del documento, estrazione dei campi, inserimento nel gestionale.

Cosa resta alle persone: il controllo delle eccezioni segnalate dal flusso.

Assistente sulle procedure interne

Il problema: IT, amministrazione e HR rispondono ogni giorno alle stesse domande su procedure e moduli.

Cosa si automatizza: un assistente che risponde dai documenti aziendali (per esempio su SharePoint o su un file server), nel rispetto dei permessi esistenti, indicando la fonte.

Cosa resta alle persone: i casi non coperti dai documenti e l’aggiornamento delle procedure.

Ingresso e uscita del personale

Il problema: account, licenze, accessi e dotazioni vanno gestiti su più sistemi con checklist che si perdono.

Cosa si automatizza: un flusso che legge la richiesta di HR, anche scritta a testo libero, ne ricava i dati e prepara creazione o disattivazione di accessi e licenze, tracciando ogni passaggio.

Cosa resta alle persone: l’approvazione e i casi particolari.

Report periodici per la direzione

Il problema: ogni mese qualcuno raccoglie dati da più fonti e scrive un riepilogo.

Cosa si automatizza: raccolta dei dati, prima sintesi e segnalazione degli scostamenti.

Cosa resta alle persone: lettura critica e decisioni.

Attività per settore

Le attività ripetitive più comuni in ogni settore, con l’indicazione di chi prende la decisione finale. Anche qui si parte dall’assessment sul processo scelto.

In ogni azienda: amministrazione e scadenze

Fatture passive dall’SdI. Legge la fattura XML ricevuta e la confronta con ordine e DDT su prezzi, quantità, sconti, IVA e scadenze, prima della registrazione. Decide l’amministrazione, che approva il pagamento.
Solleciti di pagamento. Incrocia scaduto ed estratto conto, toglie chi ha già pagato e prepara il sollecito per ogni cliente. Decide l’amministrazione, che invia i solleciti.
Riconciliazione bancaria. Abbina i movimenti dell’estratto conto a fatture, RiBa, bonifici e F24 e lascia da verificare solo quelli che non tornano. Decide l’amministrazione, che conferma gli abbinamenti.
Registro delle scadenze. Legge contratti, polizze, certificati e manutenzioni e costruisce il calendario di rinnovi, disdette e rinnovi taciti. Decide il responsabile, che sceglie cosa rinnovare.
Scadenzario della formazione sulla sicurezza. Confronta attestati, personale e mansioni: segnala chi non ha la formazione richiesta dal D.Lgs. 81/08 e cosa scade nei prossimi 90 giorni, indicando l’attestato da cui deriva ogni data. Decide l’RSPP o l’ufficio personale, che prenota i corsi.
Riassunti di riunioni e telefonate. Trascrive la registrazione e prepara il riassunto con decisioni e cose da fare. Decide chi ha partecipato, che lo rivede.

Assistenza clienti e ticket

Smistare i ticket è un flusso fisso con un passo AI. Cercare la causa di un problema è un’indagine: lì serve un agente, che consulta i sistemi in sola lettura e propone.

Triage dei ticket. Legge il ticket in arrivo da mail, portale o telefonata trascritta, riconosce cliente e contratto, assegna categoria e urgenza, unisce i duplicati e lo passa al gruppo giusto. Decide il responsabile, che corregge le assegnazioni sbagliate.
Diagnosi e soluzione proposta. Un agente consulta account, log, monitoraggio, ticket chiusi e knowledge base e restituisce la causa più probabile con le prove. Decide il tecnico; l’intervento lo esegue il flusso dopo la sua approvazione.
Informazioni mancanti. Prima che il ticket arrivi al tecnico chiede all’utente screenshot, messaggio d’errore, numero di serie e da quando succede. Nessuna azione sui sistemi: solo domande.
Controllo SLA e knowledge base. Segnala i ticket vicini alla scadenza del contratto di servizio o fermi da troppo tempo e, a ticket chiuso, propone l’articolo per la knowledge base. Decidono il responsabile sulle priorità e il tecnico sull’articolo.
Interventi fuori contratto. Somma il tempo per cliente e segnala gli interventi non coperti dal contratto, da fatturare. Decide l’amministrazione, che emette la fattura.

Studi legali

Ogni data calcolata riporta l’atto o la clausola da cui deriva, così l’avvocato la verifica in un attimo.

Scadenze da atti e PEC. Legge l’atto notificato o la PEC e calcola i termini processuali secondo regole scritte, con la data di partenza indicata. Decide l’avvocato, che verifica e mette in agenda.
Revisione dei contratti. Confronta il contratto della controparte con la checklist dello studio, clausola per clausola, e segnala cosa chiedere di modificare. Decide l’avvocato.
Ricerca nell’archivio dello studio. Risponde a domande su pareri, atti e pratiche passate, indicando il documento da cui prende la risposta. Nessuna azione: solo ricerca.
Fascicolo per il recupero crediti. Mette insieme fatture, bolle e pagamenti, calcola gli interessi di mora e prepara la bozza di diffida. Decide l’avvocato, che rivede e firma.

Studi medici

L’AI toglie lavoro di segreteria e di scrittura, mai decisioni cliniche. Con i dati sanitari servono un fornitore AI con contratto per il trattamento dei dati e server in UE, una valutazione d’impatto e accessi limitati al minimo necessario.

Bozza di referto da nota vocale. Trascrive la dettatura del medico e la inserisce nel modello di referto dello studio. Decide il medico, che corregge e firma.
Appuntamenti, conferme e promemoria. Gestisce richieste di prenotazione e spostamento e invia conferme e promemoria ai pazienti. Decide la segreteria, che approva le modifiche all’agenda.
Smistamento delle richieste. Classifica le richieste in arrivo (ricette, certificati, referti, informazioni) e le assegna. Rispondono la segreteria o il medico.
Risposte alle domande frequenti. Risponde su orari, costi, preparazione agli esami e documenti da portare, dichiarando di essere un assistente automatico. Nessuna indicazione medica: le domande cliniche passano allo studio.

Commercio

I prezzi vengono sempre dal listino dell’azienda, mai inventati.

Preventivi da email e WhatsApp Business. Legge la richiesta, la prezza sul listino aziendale, segnala gli articoli fuori listino e prepara l’offerta. Decide il commerciale, che la rivede e la invia.
Aggiornamento dei listini. Applica il nuovo listino del fornitore, segnala articoli fuori produzione e prezzi sotto margine. Decide l’ufficio acquisti, che approva i nuovi prezzi.
Confronto delle offerte dei fornitori. Confronta riga per riga le offerte di più fornitori e propone a chi ordinare cosa. Decide l’ufficio acquisti.
Stato ordini e disponibilità. Risponde ai clienti su stato dell’ordine e disponibilità leggendo i dati del gestionale. Le eccezioni passano al personale.

Studi di perizie

L’obiettivo è che i periti meno esperti seguano lo stesso metodo dei senior e non dimentichino informazioni. Il perito resta l’unico a firmare.

Sopralluogo guidato. Un modulo da tablet o telefono segue il template dello studio e non si chiude finché mancano informazioni o foto obbligatorie. Il perito compila sul posto.
Bozza della perizia. Trasforma note, foto e messaggi vocali del sopralluogo in una bozza nel formato dello studio, segnalando i punti da completare. Decide il perito, che corregge e firma.
Completezza della pratica. Confronta i documenti ricevuti (polizza, denuncia, preventivi, fatture) con quelli richiesti e prepara la richiesta di integrazione. La segreteria invia la richiesta.
Ricerca nelle perizie passate. Trova perizie simili per tipo di danno o immobile, come riferimento per i periti più giovani. Nessuna azione: solo ricerca.

Manifatturiero

Il lavoro da togliere è soprattutto ricopiare nel gestionale i documenti di clienti e fornitori.

Ordini clienti dal PDF al gestionale. Legge ordini in qualsiasi formato, controlla codici, importi e totali, blocca gli ordini anomali spiegando perché e propone alternative ai codici sconosciuti. Possiamo mostrarne una demo durante un incontro. Decide l’operatore, che approva gli ordini anomali.
Conferme d’ordine dei fornitori. Confronta la conferma con l’ordine d’acquisto, segnala prezzi, date, articoli e condizioni cambiati e scrive la risposta al fornitore. Decide l’ufficio acquisti, che la invia.
DDT al ricevimento merci. Legge il DDT, anche fotografato, e lo confronta riga per riga con l’ordine: cosa è arrivato, cosa manca, cosa è in più. Il magazzino o l’ufficio acquisti gestisce le differenze.
Certificati 3.1 dei materiali. Controlla che i certificati di collaudo corrispondano a ordine e DDT per materiale, colata, quantità e caratteristiche richieste. Decide il controllo qualità, che accetta il lotto.
Non conformità. Classifica le segnalazioni e prepara la bozza del rapporto e delle azioni correttive. Decide il responsabile qualità.

Impiantisti, manutentori e imprese edili

Un rapportino senza firma o fuori regola non viene mai fatturato in automatico.

Rapportini di intervento. Legge i rapportini della settimana, anche fotografati, e calcola per cliente e commessa ore, km e materiale da fatturare; quelli senza firma o incompleti finiscono in cima. Decide l’ufficio, prima della fatturazione.
Dai rapportini alla fattura o al SAL. A fine periodo prepara la fattura dei lavori in economia o il SAL dei contratti a misura, con ritenute e SAL precedenti dedotti; i rapportini non firmati, di giorni festivi o di altri cantieri restano da verificare. Decide l’amministrazione, che emette fattura o SAL.
Dichiarazione di conformità (DM 37/08). Prepara la bozza della dichiarazione e degli allegati dai dati dell’intervento e dai materiali usati. Decide l’installatore, che verifica e firma.
Documenti dei subappaltatori. Controlla che ogni impresa in cantiere abbia DURC valido, visura, attestati e documenti di idoneità tecnico-professionale, e segnala cosa manca o scade. Decide il responsabile di cantiere, che autorizza l’accesso.
Manutenzioni periodiche. Tiene lo scadenzario delle manutenzioni da contratto (caldaie, estintori, impianti) e prepara calendario e avvisi ai clienti. L’ufficio conferma gli appuntamenti.

Hai un caso simile? Prenota una call di 30 minuti, gratuita e senza impegno: ti mostriamo una demo e capiamo insieme se il processo si presta. Se hai già le idee chiare, chiedi direttamente la proposta per l’assessment iniziale.

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Come lavoriamo

Assessment iniziale, obbligatorio: una giornata. Scegliamo insieme il processo da cui partire, raccogliamo volumi, tempi attuali e documenti di esempio reali e valutiamo dati, permessi e rischi. Ne esce una roadmap ordinata per valore e fattibilità, con cosa non conviene automatizzare e con licenze e costi ricorrenti di ogni caso d’uso.
Progetto pilota: da 2 a 4 giornate. Un solo processo, pochi utenti e approvazione umana su ogni azione. Prima concordiamo cosa viene realizzato, con quali strumenti e come si verifica che funzioni; poi lo proviamo su 20-50 casi reali, misurando precisione e tempo risparmiato. Il costo si definisce a quel punto, non prima.
Messa in produzione. L’automazione passa a tutti gli utenti con account dedicati e permessi minimi, e ogni operazione resta registrata. Il team impara a usare ciò che è stato realizzato: Nexsys eroga anche formazione, quindi la parte di istruzione può essere inclusa nel progetto.
Gestione continua e regole d’uso. Monitoraggio, manutenzione e piccoli adeguamenti si gestiscono con un contratto dedicato. Prima di estendere l’AI ad altri processi si aggiornano responsabilità, dati ammessi e controlli; dall’uso quotidiano e dai casi bloccati emerge il prossimo processo, che riparte dall’assessment.

Quanto rende un’automazione

Un’automazione si giustifica con le ore risparmiate o con i ricavi in più, misurati prima e dopo. Senza una misura di partenza non c’è un ritorno dimostrabile: per questo volumi e tempi si raccolgono nell’assessment iniziale e si verificano nel pilota.

Come si calcola

Risparmio annuo = persone coinvolte × ore al giorno sull’attività × giorni lavorativi × costo orario aziendale × quota di lavoro automatizzata
Costo del primo anno = progetto + gestione mensile × 12 + consumi AI × 12
ROI del primo anno = (risparmio annuo − costo del primo anno) ÷ costo del primo anno
Mesi di rientro = costo del progetto ÷ (risparmio mensile − costi mensili ricorrenti)

Esempio con valori ipotetici: 2 persone × 1,5 ore al giorno × 220 giorni × 35 € l’ora × 60% di lavoro automatizzato = 13.860 € di risparmio annuo.

Oltre alle ore risparmiate

Più lavoro a parità di personale: preventivi evasi in giornata invece che in una settimana, più ordini gestiti senza assumere.
Meno errori: un codice o una quantità sbagliati costano un reso, una nota di credito o un cliente insoddisfatto.
Incassi più rapidi: rapportini e SAL fatturati a fine settimana invece che a fine mese.
Meno rischi: scadenze processuali, rinnovi e formazione obbligatoria non dimenticati, quindi niente sanzioni o termini persi.

Domande frequenti sulla consulenza AI

Quanto costa una consulenza AI?

Non esiste un prezzo unico, perché dipende dal processo, dalle integrazioni e dalle licenze necessarie. La prima call di 30 minuti è gratuita; l’assessment iniziale invece è a pagamento e obbligatorio per ogni progetto, e ne ricevi la proposta prima di iniziare. Serve a scegliere i casi d’uso e a stimarne i costi ricorrenti. Il progetto parte solo dopo che perimetro e costo sono stati concordati.

Quanto costa un agente AI?

Dipende da cosa deve fare. Un assistente che risponde su un archivio di documenti richiede in genere meno lavoro di un agente che agisce su più sistemi. Pesano le fonti da collegare, le integrazioni, il numero di utenti e il modello scelto, che ha anche un costo d’uso ricorrente. Il costo si definisce dopo l’assessment iniziale, quando perimetro e strumenti sono chiari.

Da dove si parte e quanto dura?

Da una call di 30 minuti, gratuita e senza impegno, in cui valutiamo il processo. Poi dall’assessment iniziale, che è obbligatorio e richiede una giornata. I candidati migliori sono i processi ripetitivi, con regole abbastanza chiare e dati già in forma digitale: le richieste in arrivo per posta, i documenti da registrare, le domande ricorrenti al reparto IT. Il pilota su un solo processo richiede da 2 a 4 giornate e si prova su 20-50 casi reali prima di estenderlo a tutti gli utenti.

Quali strumenti usate?

Non siamo legati a un unico fornitore. Usiamo piattaforme di automazione come Power Automate e n8n e modelli via API come Claude di Anthropic e GPT di OpenAI. La scelta dipende dal processo, dai dati coinvolti e da ciò che l’azienda usa già. Non serve Microsoft 365: si può partire da posta, PEC, cartelle condivise, Excel e gestionale.

I dati aziendali sono al sicuro?

Dipende da come l’AI viene collegata ai dati. Scegliamo lo strumento e il tipo di contratto in base alla sensibilità delle informazioni e rispettiamo i permessi esistenti. Nei flussi che realizziamo i dati riservati non passano da servizi consumer, ogni automazione usa un account dedicato con i permessi minimi e le operazioni restano registrate. Per i dati sanitari servono anche un fornitore con contratto per il trattamento dei dati e server in UE e una valutazione d’impatto. Questa verifica fa parte dell’assessment iniziale.

Serve fare attenzione all’AI Act?

Sì, se in azienda si usano sistemi di intelligenza artificiale. L’articolo 4 chiede misure che sostengano l’alfabetizzazione sull’IA del personale e di chi usa questi sistemi per conto dell’azienda. Per assistenti e agenti che dialogano direttamente con le persone valgono anche gli obblighi di trasparenza dell’articolo 50, in applicazione dal 2 agosto 2026. Chi interagisce deve sapere che parla con un sistema di IA, salvo che sia evidente. I dettagli sono nelle nostre guide sull’obbligo di formazione dell’AI Act e sull’articolo 50.

Fate anche formazione per il personale?

Sì, così le persone imparano a usare ciò che viene realizzato. Nexsys eroga il corso di intelligenza artificiale per aziende, dedicato al prompting anche con strumenti non Microsoft. Per chi sviluppa agenti ci sono il corso sugli agenti AI Microsoft e il corso AI-103 per app e agenti in Azure.

Prenota la call gratuita o richiedi una proposta

Vuoi capire dove l’AI può far risparmiare tempo nella tua azienda? Prenota una call di 30 minuti, gratuita e senza impegno: lascia i tuoi recapiti nel modulo e ti mostriamo una demo. Se hai già un processo in mente, descrivilo e ti inviamo la proposta per l’assessment iniziale. Oppure chiama lo 045 2456669, dal lunedì al venerdì dalle 8:00 alle 18:00.