Microsoft Teams: Cos’è e come funziona

Microsoft Teams è la piattaforma di collaborazione di Microsoft che permette di chattare, effettuare chiamate e videoconferenze in HD, condividere file e gestire progetti in un unico spazio di lavoro. Grazie alla sua versatilità, è ideale per aziende, professionisti e team di lavoro che operano da remoto o in modalità ibrida.

A differenza di altre soluzioni simili, Microsoft Teams combina le funzionalità di chat avanzate di Slack con le capacità di videoconferenza di Zoom, offrendo un’esperienza completa e integrata. È compatibile con Windows, macOS, Android, iOS e Linux, garantendo la massima flessibilità per gli utenti che utilizzano diversi sistemi operativi.

Teams è parte integrante di Microsoft 365, disponibile sia per l’uso personale che per le aziende, con strumenti avanzati di gestione utenti e sicurezza. Per chi desidera provarlo, esiste anche una versione gratuita con funzionalità base. Le imprese possono inoltre accedere a opzioni di amministrazione avanzate per una gestione ottimale di utenti e applicazioni.

Microsoft Teams: Esperienza Utente e Funzionalità

Microsoft Teams offre un’esperienza utente intuitiva e migliorata, grazie a un’interfaccia moderna e strumenti ripensati per garantire un utilizzo semplice ed efficace. La piattaforma integra e supera le funzionalità di Skype for Business, offrendo strumenti avanzati per la collaborazione, chat e conferenze audio-video in alta qualità.

Teams è accessibile sia da computer che da dispositivi mobili, con un client dedicato per Windows, macOS, Android e iOS. Inoltre, è utilizzabile via browser, supportando Microsoft Edge, Google Chrome, Firefox, Safari e, fino alla fine del supporto, Internet Explorer 11. L’app mobile consente di avviare rapidamente chiamate, videochiamate o chat con un solo clic, garantendo un’esperienza fluida su qualsiasi dispositivo.

Tra le funzionalità più apprezzate, Teams permette di registrare riunioni e chiamate di gruppo, generando un file con audio, video e condivisione dello schermo. Le registrazioni vengono automaticamente salvate nel cloud di Microsoft 365, all’interno di Microsoft Stream, e possono essere condivise con i membri del team o altri utenti interni all’organizzazione.

⚠️ Nota: Attualmente, le registrazioni salvate in Microsoft Stream non possono essere condivise con utenti esterni all’organizzazione.

Come funzionano i team e i canali di Microsoft Teams

Le organizzazioni hanno la possibilità di sfruttare Teams in ambito collaborazione all’interno di un primo di livello di struttura chiamato team ed un secondo livello chiamato canale.

I team sono una combinazione di persone e contenuti intorno a vari progetti ed obiettivi. E’ possibile progettare una suddivisione su:

• team “statici”, ad esempio per reparti o uffici aziendali, oppure classi per le organizzazioni scolastiche.
• team “dinamici” per lavorare su progetti specifici, come ad esempio il lancio di un prodotto o uno specifico progetto.

È inoltre possibile creare dei team privati, accessibili soltanto su invito.

I canali invece rappresentano un sottoinsieme dell’elemento Team e sono quindi delle sezioni specifiche collocate all’interno di un team, con lo scopo di mantenere le conversazioni organizzate su specifici argomenti, progetti, task e altro di cui necessita il team.

Anche il canale può essere “privato” e quindi gestire una segmentazione specifica dei permessi di accesso rispetto ai contenuti del team.

Di conseguenza i canali standard sono destinati alle conversazioni a cui tutti i membri del team possono partecipare, mentre nei canali privati (riconoscibili dall’icona del lucchetto a fianco del nome) le comunicazioni sono limitate a un gruppo di persone più ristretto del team.

Funzioni di Microsoft Teams: Chat e Comunicazione

Chat di Microsoft Teams

Uno degli strumenti più utilizzati in Microsoft Teams è la chat dell’organizzazione, accessibile dalla sezione Team. Qui è possibile interagire con tutti i membri del team, menzionando un utente specifico con @nome, per attirare la sua attenzione.

La chat supporta formattazione avanzata (grassetto, dimensioni del font, colori, ecc.) e consente di arricchire i messaggi con immagini, emoji, sticker e adesivi, rendendo la comunicazione più coinvolgente e dinamica. Tutti i membri del team possono rispondere ai messaggi, facilitando la collaborazione in tempo reale.

Chat Privata su Microsoft Teams

Oltre alla chat nei gruppi di lavoro, Teams permette di avviare conversazioni private con singoli utenti o gruppi ristretti. Basta accedere alla sezione Chat dalla barra laterale sinistra, cliccare su Nuova chat e inserire il nome del contatto o dei partecipanti nel campo A.

Le conversazioni private vengono salvate nella barra laterale per un rapido accesso, permettendo di riprendere le comunicazioni in modo immediato e senza interruzioni.

Condivisione di file all’interno di Microsoft Teams

All’interno di Teams sarà poi possibile condividere file con tutti i membri del team cliccando sull’icona della graffetta e selezionando il file dal sito Microsoft Teams, da OneDrive o dal computer. Condividendo un file Microsoft Office, ogni persona del team potrà visualizzarlo nell’interfaccia di Teams ed successivamente anche modificarlo tramite le soluzioni integrate di Office Online 365.

Riunione immediata di Microsoft Teams

Teams ha uno strumento integrato per effettuare audio-video conference di gruppo. Nella pagina dei Team è presente il pulsante Riunione immediata che permetterà di iniziare la riunione, inserendo i destinatari e personalizzando alcuni dettagli come ad esempio l’oggetto della riunione. È poi possibile decidere se utilizzare o meno la webcam, in modo da scegliere se far diventare la riunione solo audio.

Nella finestra della riunione, è possibile premere sui nomi delle persone da invitare. Nella schermata della riunione virtuale, sono disponibili opzioni per controllare il flusso video e audio, trasmettere su un’altra schermata, modificare altre impostazioni e terminare la chiamata.

Altre applicazioni da integrare in Microsoft Teams

Premendo sul tasto App, in basso a sinistra, è possibile aggiungere altre app e servizi per espandere le funzionalità di Team. Esistono diversi strumenti già nativamente  integrati, come ad esempio Bing News, Youtube, Meteo, Wikipedia, Azioni e Mappe, ma è possibile poi aggiungere altri applicazioni come ad esempio Zoom, Trello, Cisco Webex Meetings e tante altre applicazioni (tra l’altro in continuo aggiornamento).

Microsoft Teams: Domande Frequenti (FAQ)

Come usare Microsoft Teams da cellulare?

Microsoft Teams è disponibile per smartphone e tablet Android e iOS/iPadOS, consentendo di effettuare chiamate, videochiamate e chat anche con contatti esterni al lavoro. Inoltre, permette di condividere posizione, documenti e file di Microsoft 365.

Come scaricare e accedere a Teams da mobile:

1. Aprire il Play Store (Android) o l’App Store (iOS/iPadOS).
2. Cercare Microsoft Teams e selezionare Ottieni/Installa.
3. Se richiesto su dispositivi Apple, verificare l’identità con Face ID, Touch ID o password Apple ID.
4. Avviare l’app e accedere con il proprio account Microsoft.
5. Inserire email e password, quindi selezionare il team o l’organizzazione a cui si desidera accedere.

Come partecipare a una riunione su Teams senza account?

È possibile partecipare a una riunione di Microsoft Teams senza avere un account.

Procedura per partecipare come guest:

1. Aprire l’invito alla riunione ricevuto e cliccare su “Partecipa Microsoft Teams riunione”.
2. Scegliere tra “Scaricare l’app Windows” o “Partecipare sul Web” (funziona su Microsoft Edge e Google Chrome).
3. Consentire l’accesso a microfono e fotocamera se richiesto.
4. Inserire il proprio nome e selezionare le impostazioni audio e video.
5. Premere “Partecipa ora” per accedere alla sala d’attesa.
6. Un organizzatore ammetterà l’utente alla riunione.

⚠ Nota: Alcune riunioni potrebbero richiedere un account autorizzato, ad esempio per meeting aziendali o istituzionali.

Come entrare in un team su Microsoft Teams?

1. Aprire Teams e selezionare “Unirsi o creare un team” in basso.
2. Digitare il nome del team nella barra di ricerca e premere Invio.
3. Selezionare “Partecipa al team”.

• Per i team pubblici, l’accesso è immediato.
• Per i team privati, è necessario richiedere l’accesso e attendere l’approvazione.

👉 Alternativa: Digitare “/join” nella barra di ricerca in alto per visualizzare un elenco di team suggeriti.

Come partecipare a una riunione su Microsoft Teams con codice?

1. Selezionare Teams nel menu laterale sinistro.
2. Cliccare su “Partecipa o crea un team”.
3. Inserire il codice ricevuto nella casella “Immetti codice”.
4. Premere “Partecipa”.

Per finire eccovi alcuni riferimenti relativi alla documentazione ufficiale Microsoft:

Pagina ufficiale Microsoft per dedicato alla formazione su Teams

Breve video introduttivo su Microsoft Teams

Nexsys in qualità di partner certificato Microsoft offre servizi di formazione specifici, come ad esempio il Corso Microsoft Teams ed il Corso di amministrazione della piattaforma Office 365; inoltre offriamo percorsi di formazione specifici per End-Users come il Corso Teams utenti aziendali in modo da ottimizzare l’utilizzo dei prodotti di collaborazione Microsoft 365.