Microsoft Teams: Cos’è e come funziona

Microsoft Teams è la piattaforma di collaborazione di Microsoft che permette di chattare, effettuare chiamate e videoconferenze in HD, condividere file e gestire progetti in un unico spazio di lavoro. Grazie alla sua versatilità, è ideale per aziende, professionisti e team di lavoro che operano da remoto o in modalità ibrida.

A differenza di altre soluzioni simili, Microsoft Teams combina le funzionalità di chat avanzate di Slack con le capacità di videoconferenza di Zoom, offrendo un’esperienza completa e integrata. È compatibile con Windows, macOS, Android, iOS e Linux, garantendo la massima flessibilità per gli utenti che utilizzano diversi sistemi operativi.

Teams è parte integrante di Microsoft 365, disponibile sia per l’uso personale che per le aziende, con strumenti avanzati di gestione utenti e sicurezza. Per chi desidera provarlo, esiste anche una versione gratuita con funzionalità base. Le imprese possono inoltre accedere a opzioni di amministrazione avanzate per una gestione ottimale di utenti e applicazioni.

Microsoft Teams: Funzionalità Chiave ed Esperienza Utente Ottimizzata

Microsoft Teams si distingue come una piattaforma completa per la collaborazione aziendale, offrendo un’esperienza utente fluida e intuitiva. Grazie a un’interfaccia moderna e a strumenti progettati per semplificare le attività quotidiane, Teams rappresenta l’evoluzione naturale di Skype for Business, integrando funzionalità avanzate per chat, chiamate e videoconferenze di alta qualità.

La piattaforma è accessibile da qualsiasi dispositivo, con app dedicate per Windows, macOS, Android e iOS, oltre al supporto via browser per Microsoft Edge, Google Chrome, Firefox e Safari. L’app mobile consente di avviare rapidamente chat, chiamate o riunioni con un solo tocco, garantendo continuità operativa anche in mobilità.

Tra le funzionalità più apprezzate dagli utenti, Microsoft Teams permette di registrare riunioni e chiamate di gruppo, includendo audio, video e contenuti condivisi. Le registrazioni vengono archiviate automaticamente nel cloud di Microsoft 365, su OneDrive o SharePoint, e possono essere facilmente condivise con altri membri del team o dell’organizzazione.

🔒 Nota: le registrazioni possono essere condivise solo con utenti interni, salvo specifiche configurazioni dei permessi. La condivisione con utenti esterni potrebbe non essere disponibile di default.

Come funzionano i team e i canali di Microsoft Teams

Le organizzazioni hanno la possibilità di sfruttare Teams in ambito collaborazione all’interno di un primo di livello di struttura chiamato team ed un secondo livello chiamato canale.

I team sono una combinazione di persone e contenuti intorno a vari progetti ed obiettivi. E’ possibile progettare una suddivisione su:

• team “statici”, ad esempio per reparti o uffici aziendali, oppure classi per le organizzazioni scolastiche.
• team “dinamici” per lavorare su progetti specifici, come ad esempio il lancio di un prodotto o uno specifico progetto.

All’interno di Microsoft Teams è possibile creare team privati, accessibili esclusivamente su invito. Questa opzione consente di gestire in modo riservato progetti, reparti o gruppi di lavoro, garantendo che solo gli utenti autorizzati possano visualizzare contenuti e partecipare alle conversazioni.

Ogni team può essere suddiviso in canali, ovvero sezioni tematiche pensate per organizzare al meglio la comunicazione e le attività. I canali aiutano a mantenere ordinati i flussi di lavoro, suddividendo le conversazioni in base ad argomenti, progetti, task specifici o esigenze operative.

Anche i canali possono essere configurati come privati, permettendo una gestione granulare dei permessi. In questo modo, solo determinati membri del team potranno accedere ai contenuti condivisi all’interno del canale, favorendo la collaborazione mirata senza compromettere la sicurezza o la riservatezza delle informazioni.

Di conseguenza i canali standard sono destinati alle conversazioni a cui tutti i membri del team possono partecipare, mentre nei canali privati (riconoscibili dall’icona del lucchetto a fianco del nome) le comunicazioni sono limitate a un gruppo di persone più ristretto del team.

Canali Condivisi in Microsoft Teams: Collaborazione Oltre i Confini del Team

Oltre ai canali standard e privati, Microsoft Teams introduce i canali condivisi (Shared Channels), una funzionalità pensata per facilitare la collaborazione tra membri di team diversi o con utenti esterni all’organizzazione.

I canali condivisi permettono di:

• Collaborare con utenti esterni senza necessità di creare account guest, grazie all’integrazione con Microsoft Entra B2B Direct Connect.

• Mantenere la sicurezza e il controllo: solo i membri invitati possono accedere al canale, mentre gli altri membri del team principale non vedranno il canale né i suoi contenuti.

• Centralizzare la comunicazione: ideale per progetti interfunzionali o partnership con clienti e fornitori, evitando la dispersione delle informazioni su più piattaforme.

Per attivare e gestire i canali condivisi, è necessario configurare le impostazioni di accesso tra tenant e definire le policy appropriate nel centro di amministrazione di Teams.

Best Practice per l’Organizzazione dei Team in Microsoft Teams

Una gestione efficace di Microsoft Teams richiede una pianificazione strategica. Ecco alcune best practice per strutturare al meglio i team e i canali:

1. Definire una struttura chiara: creare team basati su dipartimenti, progetti o funzioni specifiche, evitando sovrapposizioni e ridondanze.

2. Utilizzare i canali per organizzare le conversazioni: suddividere le discussioni in canali tematici per mantenere ordine e facilitare la ricerca delle informazioni.

3. Limitare il numero di team e canali: evitare la proliferazione incontrollata, che può portare a confusione e difficoltà nella gestione.

4. Implementare una governance solida: stabilire policy per la creazione di team e canali, definire ruoli e responsabilità, e monitorare l’accesso ai contenuti sensibili.

5. Formare gli utenti: assicurarsi che tutti i membri dell’organizzazione comprendano le funzionalità di Teams e le best practice per un utilizzo efficace.

Seguendo queste linee guida, è possibile sfruttare appieno le potenzialità di Microsoft Teams, migliorando la collaborazione e l’efficienza all’interno dell’organizzazione.

Funzioni di Microsoft Teams: Chat e Comunicazione

Chat di Microsoft Teams: Comunicazione Efficace e Collaborazione in Tempo Reale

Uno degli strumenti più utilizzati all’interno di Microsoft Teams è la chat, che consente di comunicare in modo semplice e immediato con i membri del proprio team. Accessibile direttamente dalla sezione Team, la chat permette di menzionare colleghi utilizzando @nome, così da attirare rapidamente la loro attenzione su un messaggio specifico.

Le conversazioni possono essere arricchite grazie a strumenti di formattazione avanzata, inclusi grassetto, elenchi puntati, dimensioni del testo e colori. È inoltre possibile inserire emoji, sticker, GIF e immagini, rendendo la comunicazione più espressiva e coinvolgente. Ogni messaggio resta visibile a tutti i partecipanti, favorendo la collaborazione in tempo reale e la trasparenza all’interno dei gruppi di lavoro.

Chat Private su Microsoft Teams

Oltre alle chat nei canali di team, Microsoft Teams consente di avviare conversazioni private con singoli utenti o gruppi ristretti. Per iniziare una nuova chat privata, è sufficiente selezionare la sezione Chat dalla barra laterale e cliccare su Nuova chat. A questo punto, si inserisce il nome del contatto (o dei partecipanti) e si può subito iniziare a scambiare messaggi, anche con opzioni di formattazione e allegati.

Le conversazioni restano archiviate nella barra laterale, offrendo un accesso immediato ai messaggi precedenti e permettendo di riprendere la comunicazione in qualsiasi momento, senza interruzioni.

Condivisione di File in Microsoft Teams

Microsoft Teams semplifica anche la condivisione di file all’interno dei canali di team o delle chat private. Cliccando sull’icona della graffetta, è possibile allegare documenti direttamente dal proprio dispositivo, da OneDrive o dai file già presenti nella piattaforma.

I file Office (Word, Excel, PowerPoint) condivisi su Teams possono essere visualizzati e modificati in tempo reale da più utenti grazie all’integrazione con Microsoft 365 Online, favorendo una collaborazione fluida e senza necessità di inviare versioni aggiornate via email. Ogni modifica viene salvata automaticamente nel cloud, mantenendo traccia delle revisioni in modo sicuro e centralizzato.

Riunione immediata di Microsoft Teams

Teams ha uno strumento integrato per effettuare audio-video conference di gruppo. Nella pagina dei Team è presente il pulsante Riunione immediata che permetterà di iniziare la riunione, inserendo i destinatari e personalizzando alcuni dettagli come ad esempio l’oggetto della riunione. È poi possibile decidere se utilizzare o meno la webcam, in modo da scegliere se far diventare la riunione solo audio.

Nella finestra della riunione, è possibile premere sui nomi delle persone da invitare. Nella schermata della riunione virtuale, sono disponibili opzioni per controllare il flusso video e audio, trasmettere su un’altra schermata, modificare altre impostazioni e terminare la chiamata.

Altre applicazioni da integrare in Microsoft Teams

Premendo sul tasto App, in basso a sinistra, è possibile aggiungere altre app e servizi per espandere le funzionalità di Team. Esistono diversi strumenti già nativamente  integrati, come ad esempio Bing News, Youtube, Meteo, Wikipedia, Azioni e Mappe, ma è possibile poi aggiungere altri applicazioni come ad esempio Zoom, Trello, Cisco Webex Meetings e tante altre applicazioni (tra l’altro in continuo aggiornamento).

Microsoft Teams: Domande Frequenti (FAQ)

Come usare Microsoft Teams da cellulare?

Microsoft Teams è disponibile per smartphone e tablet Android e iOS/iPadOS, consentendo di effettuare chiamate, videochiamate e chat anche con contatti esterni al lavoro. Inoltre, permette di condividere posizione, documenti e file di Microsoft 365.

Come scaricare e accedere a Teams da mobile:

1. Aprire il Play Store (Android) o l’App Store (iOS/iPadOS).
2. Cercare Microsoft Teams e selezionare Ottieni/Installa.
3. Se richiesto su dispositivi Apple, verificare l’identità con Face ID, Touch ID o password Apple ID.
4. Avviare l’app e accedere con il proprio account Microsoft.
5. Inserire email e password, quindi selezionare il team o l’organizzazione a cui si desidera accedere.

Come partecipare a una riunione su Teams senza account?

È possibile partecipare a una riunione di Microsoft Teams senza avere un account.

Procedura per partecipare come guest:

1. Aprire l’invito alla riunione ricevuto e cliccare su “Partecipa Microsoft Teams riunione”.
2. Scegliere tra “Scaricare l’app Windows” o “Partecipare sul Web” (funziona su Microsoft Edge e Google Chrome).
3. Consentire l’accesso a microfono e fotocamera se richiesto.
4. Inserire il proprio nome e selezionare le impostazioni audio e video.
5. Premere “Partecipa ora” per accedere alla sala d’attesa.
6. Un organizzatore ammetterà l’utente alla riunione.

⚠ Nota: Alcune riunioni potrebbero richiedere un account autorizzato, ad esempio per meeting aziendali o istituzionali.

Come entrare in un team su Microsoft Teams?

1. Aprire Teams e selezionare “Unirsi o creare un team” in basso.
2. Digitare il nome del team nella barra di ricerca e premere Invio.
3. Selezionare “Partecipa al team”.

• Per i team pubblici, l’accesso è immediato.
• Per i team privati, è necessario richiedere l’accesso e attendere l’approvazione.

👉 Alternativa: Digitare “/join” nella barra di ricerca in alto per visualizzare un elenco di team suggeriti.

Come partecipare a una riunione su Microsoft Teams con codice?

1. Selezionare Teams nel menu laterale sinistro.
2. Cliccare su “Partecipa o crea un team”.
3. Inserire il codice ricevuto nella casella “Immetti codice”.
4. Premere “Partecipa”.

Per finire eccovi alcuni riferimenti relativi alla documentazione ufficiale Microsoft:

Pagina ufficiale Microsoft per dedicato alla formazione su Teams

Breve video introduttivo su Microsoft Teams

Nexsys in qualità di partner certificato Microsoft offre servizi di formazione specifici, come ad esempio il Corso Microsoft Teams ed il Corso di amministrazione della piattaforma Office 365; inoltre offriamo percorsi di formazione specifici per End-Users come il Corso Teams utenti aziendali in modo da ottimizzare l’utilizzo dei prodotti di collaborazione Microsoft 365.