Molti sono gli strumenti di lavoro che Office 365 propone nella sua suite, tra i vari programmi di elaborazione dati, condivisione file ed altro, troviamo Microsoft Teams. Teams ha lo scopo primo di permettere la collaborazione interna all’ambiente lavorativo tra gli utenti dell’organizzazione ed anche una collaborazione con gli utenti esterni ad essa.
Con questo strumento, infatti, è possibile accedere ai contenuti condivisi e partecipare a chat e chiamate in qualsiasi momento e con qualsiasi dispositivo disponibile. Tutto ciò è finalizzato ad una migliore collaborazione all’interno delle organizzazioni aziendali e no, in quanto Teams rappresenta comunque uno strumento utile anche per i privati.
All’interno di Teams si trovano dei canali condivisi che sostanzialmente sono delle aree di condivisione nella quale vengono condivisi informazioni, file e altro riguardanti uno specifico tema scelto dal creatore del canale; ad esempio, si può pensare ad un canale creato per uno specifico progetto da realizzare o un canale realizzato per una specifica area gestionale dell’azienda.
In questo articolo vedremo come usare e come condividere i canali condivisi in Microsoft Teams, in particolare:
- Caratteristiche dei canali Teams
- I benefici dei canali Teams
- Come creare un canale condiviso in Microsoft Teams
- Come attivare i canali condivisi all’interno dell’interfaccia di amministrazione Teams
Caratteristiche dei canali Teams
I canali condivisi in Teams permettono la condivisione di un canale nella quale tutti i membri dell’organizzazione possono accedervi attraverso il loro ambiente di Microsoft Teams.
Questi canali condivisi creano spazi di collaborazione dove è possibile invitare persone che non fanno parte del team, in questo modo gli utenti potranno espandere le informazioni interne all’organizzazione anche a soggetti esterni di altre organizzazioni.
Solo gli utenti proprietari o membri del canale condiviso possono avere un accesso diretto. Anche se gli utenti guest (persone con account guest di Azure Active Directory nell’organizzazione) non possono essere aggiunti a un canale condiviso, è possibile invitare le persone esterne all’organizzazione a partecipare a un canale condiviso usando connessione diretta B2B di Azure AD.
Per poter accedere a file di un altro team in un’altra organizzazione ci sono due metodi: la condivisione del canale o l’accesso come ospite. La condivisione è la soluzione adatta quando più organizzazioni che operano ad un unico progetto ed hanno la necessità di scambiarsi documenti e dati. Questa funzionalità offre un vantaggio agli utenti che in precedenza dovevano disconnettersi da Microsoft Teams per accedere ad un’altra organizzazione esterna.
La seconda soluzione invece, rimane adatta in situazioni in cui un utente esterno ha necessità di accedere a dati ed informazioni dell’organizzazione al di fuori del canale oppure per condividere un intero team in cui sono disponibili anche applicazioni, collegamenti, app di terze parti, chat, ecc… In questo caso l’accesso come ospite rappresenta la soluzione più adatta.
Una delle caratteristiche da tenere a mente dei canali Teams è che quando viene creato un canale condiviso e viene collegato al team principale, il canale condiviso non potrà essere spostato in un altro team; oltre a questo, i canali condivisi non possono essere convertiti in canali standard e viceversa.
I benefici dei canali Teams
I canali Teams hanno vari vantaggi, che rendono Teams uno strumento utile ed alle volte essenziale nella collaborazione aziendale. In particolare, i principali benefici che troviamo sono:
- La possibilità di collaborare con gruppi di persone che fanno parte di team diversi. Ad esempio, le persone dei reparti progettazione, vendite e supporto che lavorano su aspetti diversi di uno stesso progetto o prodotto potrebbero collaborare usando un canale condiviso.
- Solo i membri dei canali condivisi possono visualizzare e partecipare ai canali condivisi in cui vengono aggiunti. Gli altri membri del team a cui il canale condiviso è collegato non vedranno il canale. Questo permette una corretta divisione delle mansioni e crea un’ambiente di lavoro ben organizzato e strutturato, evitando così di creare confusione mischiando file do ogni genere in uno stesso luogo.
- Con Teams Guest Access si ha la possibilità di aggiungere un utente esterno al proprio ambiente di lavoro Teams, dove l’utente esterno diventa un ospite. Anche i canali Teams, a loro volta, hanno la possibilità di aggiungere terze parti all’interno di essi. Il beneficio è dato dal fatto che utenti esterni non si dovranno preoccupare della complessa integrazione tra le diverse organizzazioni.
- Con Guest Access puoi aggiungere un utente esterno al tuo ambiente Teams, dove diventa un ospite.
Come creare un canale condiviso in Microsoft Teams
Creare un canale condiviso in Microsoft Teams è semplicissimo, basta seguire una facile procedura.
Nel caso si tratti di un canale privato o di un canale di un’organizzazione basterà:
- Premere l’icona che porta al menù del Team
- Selezionare “aggiungi canale” nella sezione “Teams”
- Nella sezione che compare creare il canale collegato al Team dandogli un nome e una descrizione e in questa sezione impostare la privacy in “condivisa” e spuntare la casella sottostante e premere “Crea”
- Nella sezione successiva inserire le persone interne o esterne all’organizzazione con la quale si vuole condividere il canale.
Come attivare i canali condivisi all’interno dell’interfaccia di amministrazione Teams
Per attivare i canali di Teams all’interno dell’interfaccia di amministrazione di Teams bisogna andare nella sezione: Teams Policy.
Successivamente si dovrà creare una nuova policy di Teams o modificare la policy globale. Dopo di che attivare le seguenti opzioni:
- Crea canali condivisi
- Consenti l’utilizzo di utenti esterni nei canali condivisi.
- Consenti agli utenti dell’organizzazione di partecipare a canali condivisi di altre organizzazioni
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