Il passaggio da un’attività all’altra è un blocco della produttività – soprattutto quando si lavora da remoto o in team ibridi – che consuma fino all’80% della produttività, a seconda di quante attività e app si cercano di gestire.
I gruppi di lavoro utilizzano più app poiché spesso è difficile trovare una soluzione completa per gestire tutto in un unico posto: attività, documenti, report, riunioni video e così via.
In questo articolo, vedremo come risparmiare tempo ed eliminare le app non necessarie con Microsoft Teams, come usare le app Microsoft 365 in Microsoft Teams per collaborare, gestire riunioni, discutere report Power BI, raccogliere feedback e molto altro in un’unica posizione.
Collaborazione
Trovare persone con Who Bot
Il bot “Chi” di Microsoft è un modo rapido per conoscere e connettersi con le persone nella tua organizzazione. Utilizzando i dettagli di Exchange Online, Chi troverà i dettagli a chi segnala una persona, chi le segnala, cosa sa e cosa sta facendo.
Gestire le idee con OneNote
Microsoft OneNote è un’applicazione digitale gratuita per prendere appunti, registrare audio, acquisire schermate, ecc… e uno strumento di produttività.
Onenote è disponibile per dispositivi Windows, Mac, iOS, Chrome e Android, come app Web e come app in Teams.
Esistono numerosi modi per utilizzare OneNote per tenere traccia delle informazioni sul progetto:
- Condividere idee e raccogliere feedback
- Registrare le note della riunione
- Copiare le e-mail importanti in una pagina per la revisione e la discussione
- Usare i tag per classificare le informazioni
- Collaborare durante le riunioni video con il team
- Aggiungere messaggi audio e video per feedback e input
Lavorare sui documenti con SharePoint Online
SharePoint Online è alla base della gestione dei documenti in Microsoft Teams. I file caricati o creati in Teams vengono archiviati nella raccolta documenti di SharePoint.
I membri del team possono lavorare sui documenti in SharePoint o Teams, con gli aggiornamenti sincronizzati istantaneamente tra le due piattaforme. L’esperienza di gestione dei documenti in Microsoft Teams e SharePoint Online è molto simile.
In Microsoft Teams, gli utenti possono:
- Caricare file e cartelle esistenti
- Creare una nuova cartella o file (Word, Excel, PowerPoint e OneNote)
- Sincronizzare i file sul desktop per un rapido accesso
- Aprire e lavorare con i file in SharePoint
- Spostare o copiare file tra cartelle, canali o team
- Copiare e condividere i link ai documenti
- Aprire, modificare e salvare un file in Teams, in un browser o sul desktop
- Modificare documenti in tempo reale
- Avviare una conversazione su un documento
- Aggiungere commenti a un documento
- Aggiungere ai preferiti i file importanti all’interno di una libreria con l’opzione “Aggiungi in alto”
- Elencare i documenti come una scheda all’interno di un canale in modo che siano più facili da trovare
- Raccogliere firme con DocuSign, SignEasy, Adobe Sign e altro ancora
- Aggiungere un collegamento a una raccolta documenti in SharePoint locale come scheda
Se si trattano dati di progetto sensibili, è possibile creare un canale privato in Teams. I canali privati hanno una raccolta siti di SharePoint leggera separata con una raccolta documenti separata.
Usare Microsoft Stream per la formazione e la comunicazione
Microsoft Stream è una piattaforma video per la creazione e la condivisione di video in Microsoft 365, viene utilizzato anche per registrare riunioni video in Teams. Le registrazioni vengono archiviate in OneDrive e SharePoint e rimangono a disposizione di coloro che sono stati invitati o hanno partecipato all’incontro.
Le organizzazioni possono creare un canale aziendale e canali per i singoli team e ospitare eventi dal vivo. Gli utenti possono creare e condividere registrazioni con l’organizzazione o persone selezionate. Stream è un potente strumento per la comunicazione asincrona con team remoti in più fusi orari.
Gestire le attività
Tasks in Teams centralizza il lavoro da To Do e Planner insieme in Microsoft Teams.
Le attività sono raggruppate come:
- Le mie attività, estraendo da Cose da fare, Outlook e le attività assegnate a te in Planner
- Piani condivisi, piani che sono stati aggiunti ai canali in Teams
La visualizzazione Elenchi consente agli utenti di filtrare, modificare e aggiornare le attività in blocco, una funzionalità non disponibile in Da fare o Planner.
Nota: l’app potrebbe essere chiamata “Attività del pianificatore e attività” nella directory delle app.
Includere tutti con Translator
Gli utenti possono tradurre i messaggi di Teams nella lingua specificata nelle impostazioni della lingua.
La funzionalità deve essere attivata in “Criteri di messaggistica” nell’interfaccia di amministrazione di Microsoft Teams.
Riunioni, feedback e brainstorming
Gestire riunioni migliori con Hypercontent
Esistono varie app dedicate al miglioramento delle riunioni di progetto e del follow-up in Teams. Hypercontent aiuta i team a gestire ogni tipo di riunione con modelli, agende e domande suggerite.
I verbali delle riunioni, i passaggi successivi e le informazioni dettagliate sulle riunioni aiutano a snellire il lavoro. Consigliate app come MeisterTask, AgilePolly e Miro.
Collabora con Microsoft Whiteboard
Microsoft Whiteboard è una lavagna digitale finalizzata alla collaborazione online dove gli utenti possono digitare o disegnare idee, aggiungere note adesive, riordinare i contenuti e lasciare commenti, anche in tempo reale durante una riunione oppure condividendo quanto realizzato in anticipo con il team.
Per usare una lavagna in una riunione di Teams, avviare l’app usando la barra delle condivisioni. Il team può continuare ad aggiornare la lavagna dopo la sessione.
Gli utenti possono anche scaricare una versione desktop gratuita di Whiteboard per ulteriori funzionalità. Per supportare le esperienze ibride e remote, Microsoft Whiteboard includerà presto modelli, puntatore laser e diagrammi collaborativi.
Restare aggiornati con Meeting Recap
Microsoft ha recentemente lanciato una funzione di riepilogo della riunione che consente agli utenti di accedere alla registrazione, ai messaggi di chat e alle note dalla scheda della chat della riunione o dalla scheda dei dettagli dopo ogni riunione.
Il riepilogo della riunione è disponibile per gli invitati alla riunione; in questo modo, chi non partecipa può facilmente rimanere aggiornato.
A seconda delle impostazioni dell’organizzazione, le trascrizioni potrebbero essere disponibili anche sulle registrazioni.
Raccogliere feedback con moduli e sondaggi
Raccogliere requisiti o feedback su un prodotto finale è complicato, soprattutto se le parti interessate lavorano in remoto, con Microsoft Form questo diventa possibile. È possibile raccogliere input e creare sondaggi.
Raccogliere le idee dei dipendenti
Con “Employee Ideas“, una nuova app Power per Teams, è possibile raccogliere e votare idee per progetti o miglioramenti all’interno dell’organizzazione.
Aggiungendo l’app al canale pertinente si possono raccogliere idee per una campagna. I membri del team possono allegare immagini, note e file per supportare la loro idea. Gli utenti votano per la loro presentazione preferita!
Report e processi
Tenere traccia delle prestazioni con Microsoft Power BI
L’aggiunta di report Power BI a Teams semplifica la collaborazione e l’avanzamento del lavoro durante le riunioni. Aggiungere l’app Power BI a Teams o condividere un report su un canale.
Risparmiare tempo con Microsoft Power Automate
Microsoft Power Automate è una piattaforma di automazione e flusso di lavoro senza codice/low-code. L’app viene fornita con modelli pronti per l’uso, incluso Microsoft Teams.
Usando i flussi di lavoro è possibile migliorare la collaborazione e risparmiare tempo:
- Pubblicazione di un messaggio di benvenuto quando un nuovo membro del team si unisce al team
- Pianificazione di una riunione con un mittente del messaggio
- Invio di un promemoria della riunione a Microsoft Teams durante i giorni feriali
Portare avanti il lavoro con le approvazioni
Approvazioni è un modo semplice per creare, gestire e condividere le approvazioni da una conversazione in una chat o in un canale oppure utilizzando l’app Approvazioni.
Utilizza l’app per tenere traccia delle richieste precedenti e in sospeso, inclusi stato, richiedente e approvatore. Gli approvatori possono esaminare e dare seguito alla nuova richiesta all’interno di Teams.
Gestire le informazioni con gli elenchi Microsoft
Microsoft Lists è un’applicazione autonoma che estende gli elenchi di SharePoint. L’applicazione può essere usata in Microsoft 365, SharePoint Online e come app in Teams.
Microsoft Lists è adatto alla gestione e al monitoraggio delle informazioni strutturate. Se il team fa affidamento su Tasks in Teams, non avrà visibilità su alcun lavoro registrato negli elenchi, a meno che non si ricordi di controllare l’app.
Per iniziare è necessario scegliere un modello, importare una tabella da un file Excel esistente o creare un elenco da zero. Esistono quattro viste principali per gli elenchi: Griglia, Elenco, Galleria e Calendario.
Gli utenti possono configurare e personalizzare gli elenchi con varie opzioni come la formattazione condizionale, i passaggi if/then, l’aggiunta o la rimozione di colonne, regole e visualizzazioni personalizzate.
Gestire i progetti con BrightWork 365 e Microsoft Teams
BrightWork 365, una soluzione di gestione di progetti e portfolio per Microsoft 365, si integra direttamente con Microsoft Teams. In BrightWork 365, ogni programma ha un team Microsoft dedicato. Ogni progetto all’interno del programma ha un canale all’interno di quel Team, aggiunto durante l’impostazione del progetto.
L’integrazione consente ai team di combinare le funzionalità collaborative di Microsoft Teams sopra descritte con processi strutturati di gestione dei progetti come:
- Modelli di progetto
- Gestione delle richieste di progetto
- Gestione attività e lavoro
- Diagramma di Gantt interattivo
- Rapporti di stato
- Dashboard di Power BI
- Rapporti per problemi e rischi.
Collaborare in team non è mai stato più semplice grazie a queste app. Microsoft Teams è in continua evoluzione, le sue funzionalità vengono impletate con una certa frequenza pertanto è importante rimanere sempre aggiornati per sfruttare al massimo le sue potenzialità.
Se sei interessato ad approfondire le tue conoscenze, Nexsys propone il corso per IT PRO Strumenti di Collaborazione con Office 365 e Microsoft Teams durante il quale imparerai a pianificare, distribuire e gestire Microsoft Teams.
Il servizio di consulenza informatica per aziende di Nexsys è a tua disposizione per gestire il tuo business in modo produttivo e con un concreto abbattimento dei costi legati alla tua infrastruttura, alla rete e ai server.
