Microsoft Forms è l’applicazione web di Microsoft 365 pensata per creare moduli, sondaggi, questionari, registrazioni e quiz, raccogliere risposte da browser o dispositivi mobili e analizzare i risultati in tempo reale. Le risposte possono essere consultate direttamente in Forms, aperte o esportate in Excel e utilizzate come punto di partenza per workflow automatizzati con Power Automate.
In azienda, Forms è utile quando serve raccogliere dati in modo semplice ma strutturato: feedback dei dipendenti, survey di soddisfazione, registrazioni a eventi, richieste interne, verifiche formative, questionari di onboarding o raccolta di informazioni da clienti e fornitori.
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Cos’è Microsoft Forms
Microsoft Forms è uno strumento di raccolta dati incluso in diversi piani Microsoft 365 e disponibile anche per utenti con account Microsoft personali. Permette di creare rapidamente moduli e test senza sviluppare applicazioni o database dedicati.
Le funzioni principali includono:
- creazione di moduli, survey, sondaggi, registrazioni e quiz;
- domande a scelta, testo, valutazione, data, classificazione, scala Likert, caricamento file e Net Promoter Score, in base al tipo di account e scenario;
- sezioni, ramificazioni e impostazioni per rendere il percorso di compilazione più coerente;
- anteprima desktop e mobile e personalizzazione dello stile;
- raccolta delle risposte tramite link, Outlook, Teams, QR code o codice di incorporamento;
- analisi delle risposte direttamente in Forms ed esportazione o sincronizzazione con Excel;
- integrazione con Power Automate per avviare processi quando viene inviata una nuova risposta.
A cosa serve Microsoft Forms in azienda
Il valore di Forms non è soltanto nella creazione del questionario, ma nella possibilità di inserire la raccolta dati dentro i processi Microsoft 365 già utilizzati dall’organizzazione.
Scenario | Esempi |
HR e people management | survey interne, onboarding, raccolta preferenze, feedback su iniziative e formazione; |
Formazione | quiz di verifica, assessment pre/post corso, raccolta feedback e registrazione dei risultati; |
IT e service desk | richieste strutturate, raccolta informazioni preliminari, censimenti e questionari tecnici; |
Marketing e commerciale | registrazioni a webinar, survey, lead qualification leggera e feedback post-evento; |
Operations | raccolta dati da reparti, checklist, segnalazioni e richieste standardizzate; |
Qualità | questionari di soddisfazione, audit interni e raccolta di evidenze da processi aziendali. |
Microsoft Forms: modulo o quiz?
Forms distingue soprattutto due modalità di lavoro:
- Modulo: adatto a sondaggi, raccolta dati, registrazioni e questionari senza risposte “corrette” o punteggi.
- Quiz/Test: adatto a verifiche di apprendimento e assessment, perché consente di definire risposte corrette, attribuire punteggi e gestire opzioni specifiche del test.
Se l’obiettivo è costruire un quiz o un sondaggio passo-passo, conviene rimandare alla guida dedicata invece di duplicare qui l’intero tutorial.
Approfondimento: come creare quiz e sondaggi aziendali con Microsoft Forms
Come funziona Microsoft Forms: il flusso in 7 passaggi
- Accedi a Forms dal portale Microsoft 365 oppure da forms.office.com con il tuo account aziendale, scolastico o personale.
- Scegli “Nuovo modulo” o “Nuovo test”, assegna un titolo e una descrizione e, se utile, parti da un modello disponibile.
- Aggiungi le domande scegliendo il formato più adatto: scelta, testo, valutazione, data, classificazione, Likert, caricamento file, NPS o altre opzioni disponibili.
- Organizza il modulo con sezioni, eventuali ramificazioni e impostazioni di obbligatorietà o restrizione delle risposte.
- Controlla il risultato con Anteprima e personalizza l’aspetto tramite le opzioni di stile.
- Usa “Raccogli risposte” per definire chi può compilare il modulo e distribuirlo tramite link, Outlook, Teams, QR code o incorporamento in una pagina web.
- Analizza le risposte in Forms e usa Excel o Power Automate quando serve trasformare la raccolta dati in un processo operativo.
Chi può rispondere e quali controlli impostare
Una delle impostazioni più importanti riguarda il pubblico del modulo. A seconda del tipo di account e delle policy dell’organizzazione, Forms può consentire risposte da chiunque disponga del link, soltanto dagli utenti dell’organizzazione oppure da persone o gruppi specifici interni.
Le impostazioni permettono inoltre di gestire aspetti come:
- accettazione o chiusura della raccolta risposte;
- data e ora di inizio e fine;
- durata massima per la compilazione quando prevista;
- identificazione o anonimato del rispondente, in base allo scenario e alle impostazioni;
- opzioni specifiche dei quiz, come visualizzazione delle risposte corrette e punteggi.
Best practice |
Si apre un modulo vuoto. Clicca su "Modulo senza titolo" e digita un nome per il questionario.
Dopo aver inserito un titolo, hai la possibilità di aggiungere un'immagine e una descrizione. Fai clic su "Aggiungi nuovo" per iniziare, appaiono molteplici scelte: scelta multipla, testo, valutazione e/o data/ora. Cliccando sul menù a tendina alla destra, avrai anche la possibilità di aggiungere una classificazione, una scala Likert, caricare file o una domanda sul punteggio Net Promoter Score. Vediamo insieme come aprire una nuova domanda a scelta multipla.
Aggiungi la domanda e poi aggiungi le opzioni che vuoi che le persone scelgano.
Non è presente l'opzione "Salva" in Moduli, poiché i dati vengono salvati automaticamente mentre procedi. Se vuoi che le persone possano scegliere più di una delle risposte che elenchi, puoi selezionare l'opzione "Risposte multiple".
Quando hai finito, puoi fare clic fuori dalla domanda per vedere come apparirà alle persone che la compileranno (nota la stella rossa, il che significa che chiunque compila il modulo è tenuto a rispondere a questa domanda).
Fai clic sull'opzione "Anteprima" nel menu in alto a destra per vedere l'intero questionario come lo vedrebbero gli utenti e provare a inserire le risposte per vedere se funziona come previsto.
Se desideri modificare il tema del questionario, fai clic sull'opzione "Tema" e scegli un'immagine a tinta unita o di sfondo. Se desideri utilizzare un'immagine personalizzata per lo sfondo, c'è un pulsante "carica immagine" in basso a destra.
Al termine clicca su “Condividi” per inviare il tuo sondaggio.
Impostazioni del form
Cliccando sui tre punti in alto a destra è possibile settare alcune impostazioni del nostro form.
Alla voce “Impostazioni”:
- decidere chi può compilare il form
- gestire le impostazioni di risposta al form, ad esempio dare un periodo di validità al questionario oppure gestire le notifiche tramite e-mail
Alla voce “Multilingue”, scegliere la lingua principale ed una aggiuntiva.
Sono poi presenti le opzioni “Stampa Modulo”, “Feedback” e “Condizioni”.
Microsoft Forms ed Excel: analizzare i risultati
Forms mostra riepiloghi e statistiche delle risposte direttamente nell’applicazione. Quando serve lavorare sui dati in modo più approfondito, i risultati possono essere aperti o esportati in Excel; negli scenari supportati è possibile mantenere una sincronizzazione con Excel per il web.
Questo consente, ad esempio, di filtrare e normalizzare le risposte, costruire tabelle e grafici, alimentare report oppure preparare i dati per ulteriori elaborazioni.
Microsoft Forms e Power Automate: trasformare una risposta in un workflow
L’integrazione con Power Automate è uno degli elementi più interessanti per l’uso aziendale. Il connettore Microsoft Forms può avviare un flusso quando viene inviata una nuova risposta e recuperare i dettagli della risposta come contenuto dinamico.
Da qui è possibile automatizzare, per esempio:
- invio di notifiche o conferme via e-mail;
- creazione di attività o richieste di approvazione;
- scrittura dei dati in Excel, SharePoint o altri sistemi connessi;
- instradamento differenziato in base alle risposte fornite;
- attivazione di processi di onboarding, registrazione o presa in carico.
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Microsoft Forms e Teams
Forms può essere distribuito e utilizzato insieme a Microsoft Teams per portare questionari e raccolte dati nei flussi di collaborazione. Il modulo può essere condiviso attraverso Teams e, in diversi scenari, integrato nei contesti di lavoro del team. Per sondaggi rapidi in meeting o chat Microsoft utilizza anche esperienze dedicate di polling, mentre Forms rimane adatto a moduli e questionari più strutturati.
Approfondimento interno: cos’è Microsoft Teams e cosa si può fare in azienda
Microsoft Forms e SharePoint
In SharePoint Online è possibile pubblicare un modulo usando la web part Microsoft Forms, ad esempio per raccogliere richieste o feedback direttamente da una intranet o da un sito di reparto. In questo modo la raccolta dati resta inserita nel contesto in cui gli utenti lavorano già.
Approfondimento interno: Microsoft SharePoint: cos’è e perché usarlo
Copilot in Microsoft Forms
Con una licenza Copilot idonea, Copilot in Forms può assistere l’autore durante più fasi del lavoro: dalla generazione della prima bozza alla revisione del contenuto, fino al monitoraggio delle risposte e all’analisi dei risultati.
Tra le funzioni disponibili rientrano la generazione di una bozza a partire da un prompt, il miglioramento o la riscrittura delle domande, i suggerimenti su stile e impostazioni e l’assistenza nella costruzione di sondaggi o quiz più coerenti con l’obiettivo dichiarato.
Importante |
Licenze Microsoft Forms
Microsoft Forms è disponibile in numerosi piani Microsoft 365 per aziende, enterprise, education e frontline, oltre che per alcuni account Microsoft personali. Tra i piani business Microsoft indica Business Basic, Business Standard e Business Premium. La disponibilità di singole funzioni può però cambiare in base al tipo di account, al piano e alle configurazioni del tenant.
Per questo motivo, su una pagina informativa è preferibile evitare elenchi troppo estesi di SKU legacy e rimandare alla documentazione Microsoft quando serve verificare una funzionalità o una licenza specifica.
Sicurezza, privacy e governance di Microsoft Forms
Microsoft Forms offre controlli utili per limitare chi può rispondere e per gestire la raccolta delle informazioni all’interno dell’ecosistema Microsoft 365. Tuttavia, la conformità privacy non dipende dal solo prodotto: dipende da come viene configurato il modulo, da quali dati vengono richiesti, dalle basi giuridiche, dall’informativa fornita agli interessati, dalle policy del tenant e dalle regole organizzative applicabili.
Per l’uso aziendale è consigliabile:
- raccogliere soltanto i dati realmente necessari;
- limitare il pubblico del modulo quando non serve l’accesso anonimo o esterno;
- evitare di usare Forms come contenitore improvvisato per dati ad alta sensibilità senza un’analisi preventiva;
- definire proprietà, gestione e ciclo di vita dei moduli aziendali;
- integrare Forms con le policy di sicurezza e compliance Microsoft 365 applicabili all’organizzazione.
Quando Microsoft Forms è la scelta giusta e quando serve altro
Forms è ideale quando l’obiettivo è raccogliere rapidamente dati strutturati con un’esperienza semplice e integrata in Microsoft 365. Non è invece la soluzione più adatta quando il processo richiede logiche applicative complesse, portali altamente personalizzati, gestione avanzata di record relazionali o customer experience evolute. In questi casi può essere opportuno valutare Power Apps, Dataverse, Dynamics 365 o applicazioni dedicate.
Conclusioni
Microsoft Forms è uno degli strumenti più semplici di Microsoft 365 per trasformare una richiesta informale in una raccolta dati ordinata. La sua utilità cresce quando viene collegato correttamente a Teams, Excel, SharePoint e Power Automate: il modulo smette di essere un semplice questionario e diventa l’ingresso di un processo aziendale.
Per ottenere valore è importante progettare bene le domande, definire chi può rispondere, trattare correttamente i dati raccolti e scegliere quando automatizzare le attività successive.
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Cos’è Microsoft Forms?
Microsoft Forms è l’applicazione web di Microsoft 365 per creare moduli, sondaggi, questionari e quiz, raccogliere risposte via browser o mobile, analizzarle in tempo reale e lavorare sui risultati con strumenti come Excel.
A cosa serve Microsoft Forms in azienda?
Può essere usato per feedback, survey, registrazioni, onboarding, richieste interne, assessment, quiz formativi e raccolta strutturata di informazioni da dipendenti, clienti o fornitori.
Qual è la differenza tra un modulo e un quiz in Microsoft Forms?
Un modulo è pensato soprattutto per raccogliere dati e opinioni; un quiz permette invece di definire risposte corrette, attribuire punteggi e usare impostazioni specifiche per test e verifiche.
Possono rispondere anche utenti esterni all’azienda?
Sì, quando le impostazioni del modulo e le policy del tenant lo consentono. È possibile configurare la raccolta per chiunque abbia il link oppure limitarla agli utenti dell’organizzazione o a persone e gruppi specifici.
Come si condividono i moduli di Microsoft Forms?
Dal comando “Raccogli risposte” è possibile distribuire il modulo tramite link, Outlook, Teams, QR code o codice di incorporamento in una pagina web.
Si possono esportare le risposte di Microsoft Forms in Excel?
Sì. I risultati possono essere aperti o esportati in Excel per analisi più approfondite; negli scenari supportati è disponibile anche la sincronizzazione con Excel per il web.
Microsoft Forms si integra con Power Automate?
Sì. Il connettore Microsoft Forms può avviare un flusso quando arriva una nuova risposta e recuperare i dettagli della risposta per automatizzare notifiche, approvazioni, registrazioni e altre attività.
Copilot è disponibile in Microsoft Forms?
Sì, per gli utenti con una licenza Copilot idonea. Copilot può aiutare a generare e rivedere moduli e quiz, suggerire miglioramenti e supportare le fasi successive di monitoraggio e analisi.
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