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Guida alla governance di Microsoft Teams: pratiche per ottimizzare la collaborazione virtuale

Per adattare Microsoft Teams alle esigenze specifiche della tua organizzazione, abbiamo stilato una lista di consigli essenziali per creare una strategia di governance efficace per Microsoft Teams.

Microsoft Teams è la soluzione ideale per la collaborazione virtuale moderna. Tuttavia, mentre sfrutti le sue potenzialità per aumentare la produttività, è facile trascurare pratiche fondamentali per la gestione e la governance dell’ambiente Teams.

Gestire Microsoft Teams presenta una serie di rischi e sfide. Anche se Teams semplifica la gestione dei progetti, molte organizzazioni rischiano di trovarsi sommerse da un numero eccessivo di team e contenuti, portando a una situazione di caos.

Cosa dovrebbe includere una strategia efficace? Esaminiamo le migliori pratiche di governance per Microsoft Teams, affrontando la gestione della sicurezza e della conformità, l’ottimizzazione delle prestazioni e il supporto agli utenti finali per massimizzare la loro produttività. Iniziamo!

Lista di controllo per la governance di Microsoft Teams:

  1. Pianificazione di una creazione standardizzata dei team
  2. Gestione proattiva degli utenti esterni e dell’accesso degli ospiti
  3. Creazione di un sistema di tagging solido
  4. Gestione dei proprietari dei team e prevenzione dei team senza proprietario
  5. Gestione del ciclo di vita dei team
  6. Stabilire una politica di conservazione dei dati
  7. Promozione dell’adozione di Microsoft Teams attraverso la formazione
  8. Definizione di politiche per la moderazione di chat e canali
  9. Controllo delle autorizzazioni delle app e delle integrazioni
  10. Protezione dei dati tramite etichette di sensibilità
  11. Preparazione di procedure di e-discovery e di conservazione legale
  12. Eseguire audit e report periodici
  13. Applicazione di un controllo degli accessi basato sui ruoli
  14. Aggiornamento e perfezionamento regolare delle politiche di governance
  15. Imposizione di regole di governance non troppo restrittive
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Quando ci si prepara all’implementazione di Microsoft Teams, una delle prime attività da affrontare è la pianificazione della creazione dei team. Stabilire controlli efficaci per questa fase può risultare complesso.

Da un lato, è importante consentire ai membri di creare team autonomamente per evitare il rischio di shadow IT e per ridurre le richieste di supporto. Dall’altro lato, è necessario prevenire la proliferazione di team inutili o duplicati che possono creare disordine.

Requisiti per Microsoft Teams

I requisiti della tua organizzazione definiranno il modo in cui creare, denominare e classificare i team. Prima di impostare le politiche di creazione dei team, è necessario prendere alcune decisioni:

  • È richiesta una convenzione specifica per la denominazione dei team?
  • È necessario limitare la possibilità di aggiungere ospiti a livello di singolo team?
  • Bisogna restringere chi ha il permesso di creare team?

Le risposte a queste domande permetteranno di documentare i requisiti organizzativi relativi alla creazione, denominazione, classificazione e accesso degli ospiti ai team. L’adozione di convenzioni di denominazione standard e politiche di creazione dei team aiuta a mantenere ordine e a evitare la duplicazione dei nomi tra i vari componenti di Teams.

Utilizzo di modelli di Provisioning

Un metodo efficace per garantire che i team siano creati seguendo gli standard aziendali è l’uso di modelli di provisioning. Sebbene Microsoft offra modelli predefiniti, spesso questi non soddisfano tutte le esigenze specifiche dell’azienda. Creare modelli personalizzati può richiedere tempo e competenze tecniche.

Collaborare con individui esterni alla tua organizzazione può portare nuove opportunità, ma anche sfide in termini di sicurezza e governance. Prepararsi in anticipo per gestire progetti che richiedono il continuo inserimento e rimozione di utenti esterni e ospiti può essere complicato. Tuttavia, questo è il momento in cui una strategia di governance ben pianificata può fare la differenza.

Implementazione di Microsoft Teams

Prima di implementare Microsoft Teams, è essenziale rispondere a una serie di domande chiave per definire le tue strategie di gestione degli accessi per gli ospiti:

  • La tua organizzazione ha un processo per valutare e monitorare gli ospiti e i loro accessi?
  • Chi ha l’autorità di invitare un ospite in un team?
  • A quali risorse di Teams possono accedere gli ospiti, come gruppi, team, siti SharePoint e altro? Quali misure adotterà la tua organizzazione per controllare l’accesso a queste risorse?

Stabilire come gestire questi scenari ti fornirà una comprensione chiara dei requisiti e delle politiche della tua organizzazione riguardo l’accesso degli ospiti. Una volta definiti i tuoi requisiti, potrai pianificare l’adeguamento dei controlli per l’accesso esterno e la condivisione su SharePoint, creare pacchetti di accesso per i team di progetto o stabilire ruoli che possano approvare o rifiutare le richieste di accesso degli ospiti.

I tag rappresentano una funzionalità collaborativa molto utile in Microsoft Teams, capace di aumentare l’interazione tra i membri di grandi gruppi. Tuttavia, se tutti possono creare e modificare i tag, il sistema può diventare difficile da gestire.

Per garantire un’efficace governance in Microsoft Teams, è fondamentale sviluppare e mantenere un sistema di tagging ben strutturato. Ecco alcune domande chiave da considerare:

  • Chi dovrebbe avere il permesso di aggiungere e modificare i tag: solo i proprietari del team, i membri, o tutti?
  • Quali tipi di tag sono più adatti alle esigenze del progetto?

Tipologie di Tag

  • Tag predefiniti: questi tag possono essere impostati anticipatamente e gestiti dai proprietari del team, con controlli specifici su chi può modificarli. È possibile impostare fino a 25 tag, ciascuno con un limite di 25 caratteri. Anche se questo può essere limitante per grandi team, tali tag possono servire come suggerimenti per crearne di nuovi.
  • Tag personalizzati: gli utenti possono aggiungere questi tag per una categorizzazione più specifica, oltre ai tag predefiniti. Ad esempio, tag specifici per il team vendite.
  • Tag di turno: assegnati automaticamente dall’app Turni di Teams, questi tag vengono attribuiti in tempo reale ai membri in base ai loro turni di lavoro.

Migliore pratica: documentare tutto

Avere un piano documentato può semplificare la creazione di un sistema di tagging efficiente, migliorando così le pratiche di governance del team. Inoltre, aiuta a garantire che gli utenti finali utilizzino i tag corretti quando creano team.

Microsoft Teams assegna il massimo livello di autorizzazioni ai proprietari di un team o gruppo, consentendo loro di aggiungere o rimuovere membri, includere ospiti esterni, modificare le impostazioni del team e gestire le attività amministrative.

Il ruolo del proprietario è cruciale per la governance del team. Ma cosa succede se un proprietario lascia l’organizzazione o il dipartimento? In tal caso, il team si ritrova con membri che hanno capacità di gestione limitate, una situazione poco ideale.

Per evitare team senza proprietario e i problemi amministrativi che ne derivano, è fondamentale che le organizzazioni implementino strategie di gestione della proprietà come parte delle loro migliori pratiche di governance. Microsoft Teams offre diverse modalità per gestire la proprietà nei progetti:

  • Proprietà predefinita: il creatore di un team ne diventa automaticamente il proprietario, con la possibilità di aggiungere membri e promuoverli a proprietari.
  • Proprietà basata sui ruoli: Teams consente di impostare autorizzazioni per l’assegnazione dei ruoli utente selezionando un team e aggiungendo membri. I proprietari possono essere scelti in base ai ruoli che ricoprono nel progetto.
  • Numero minimo di proprietari: avere più di un proprietario attivo può prevenire il problema dei team senza proprietario. È importante che ci sia sempre almeno un proprietario attivo per gestire il team in caso di uscite.
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Spesso, durante la pianificazione della creazione e della gestione dei team, ci si sofferma poco sulla fase finale del loro ciclo di vita. Quando un progetto giunge al termine o un obiettivo organizzativo è stato raggiunto, i team associati perdono la loro utilità. È fondamentale dotarsi di un piano di gestione del ciclo di vita dei team per affrontare la questione dei team obsoleti e dei loro contenuti.

Politiche di scadenza dei team

Per evitare che l’ambiente Microsoft Teams venga inondato da team non più utili, è possibile stabilire delle politiche di scadenza per gestire automaticamente i team inattivi. Quando un team ha una data di scadenza, il proprietario viene avvisato con preavvisi a 30, 15 e 1 giorno prima della scadenza. Al momento della scadenza, vengono sospesi anche i servizi associati al team, come SharePoint, la casella di posta e il planner.

Archiviazione ed eliminazione dei team

In certi casi, i team che giungono al termine del loro ciclo di vita possono ancora contenere informazioni e conversazioni utili per l’organizzazione. In questi contesti, l’eliminazione dei team potrebbe non essere la scelta migliore. Fortunatamente, è possibile archiviare un team per mantenere accessibili le sue chat e i suoi canali, pur non aggiungendo né rimuovendo membri. Le opzioni per eliminare o archiviare i team sono disponibili nella sezione Gestione Team del centro amministrativo di Microsoft Teams.

Una politica di gestione dei dati definisce quali informazioni conservare o archiviare, per quanto tempo mantenerle in Teams e quando eliminarle. Questo aspetto è essenziale per la governance di Microsoft Teams, in quanto aiuta a garantire la conformità normativa e operativa, evita la proliferazione incontrollata e riduce il rischio di fughe di dati.

L’assenza di una politica di gestione dei dati potrebbe comportare la conservazione eccessiva di informazioni, con conseguenti rischi di non conformità e confusione, oppure la cancellazione prematura, con il rischio che i dipendenti non possano accedere a informazioni cruciali, compromettendo le operazioni.

Governance e gestione del ciclo di vita dei dati vanno di pari passo. Gli amministratori IT possono imporre varie regole in Teams come parte di una strategia di gestione del ciclo di vita. Ad esempio, possono stabilire che tutti i messaggi di chat debbano essere conservati per 90 giorni e poi eliminati automaticamente. Queste e altre politiche di gestione dei dati sono tra le migliori pratiche di governance di Microsoft Teams per il tuo ambiente, quindi è importante considerarle attentamente.

Per lo più, Teams è uno strumento intuitivo che consente agli utenti di comunicare facilmente, effettuare videochiamate e collaborare nel loro lavoro quotidiano. Tuttavia, è possibile che alcuni utenti meno esperti possano incontrare difficoltà nell’utilizzo delle sue funzionalità. Inoltre, esiste il rischio che i dipendenti, attratti dalle funzionalità interattive di Teams, ne facciano un uso scorretto o per scopi personali, compromettendo così la produttività e la sicurezza aziendale.

Per questo motivo, è fondamentale fornire formazione e comunicazione mirate per aiutare i dipendenti a utilizzare Teams in modo efficace e sicuro. Gli specialisti IT devono garantire che tutti i nuovi utenti partecipino a sessioni di formazione dedicate. Inoltre, è importante inviare regolari promemoria sulle pratiche migliori per coloro che sono già familiarizzati con lo strumento. In alternativa, è possibile organizzare webinar periodici per ribadire l’importanza dell’utilizzo corretto di Teams.

Parlando di corretto utilizzo, una delle migliori pratiche di governance in Microsoft Teams è stabilire regole per garantire un comportamento appropriato nelle conversazioni e nei canali. Come accennato in precedenza, se da un lato l’aspetto sociale di Teams favorisce la coesione di squadra e la collaborazione, dall’altro è importante considerare che possono verificarsi interazioni inadeguate (come linguaggio inappropriato, molestie o abusi).

Le politiche di moderazione sono cruciali per mantenere un ambiente lavorativo rispettoso e produttivo. È fondamentale chiarire quali comportamenti costituiscono una violazione e come saranno gestiti, in modo che il dipartimento IT possa prevenire situazioni dannose come danni alle relazioni interpersonali, responsabilità legali e calo della produttività.

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L’impiego di applicazioni e integrazioni su Teams è uno degli aspetti che rendono questo strumento così indispensabile per offrire un’esperienza completa ai dipendenti in qualsiasi contesto organizzativo. Tuttavia, l’accesso degli utenti a delle applicazioni e integrazioni non autorizzate può costituire un rischio potenziale per la sicurezza, con possibili conseguenze come falle nella protezione dei dati, violazioni e mancata osservanza delle politiche aziendali.

Per questo motivo, il controllo delle autorizzazioni delle app e delle integrazioni rappresenta uno dei principi fondamentali delle migliori pratiche di governance di Microsoft Teams. Gli amministratori IT possono configurare facilmente Teams per consentire solo l’utilizzo di applicazioni e integrazioni approvate, o limitarne l’accesso agli utenti dotati di specifiche credenziali. Questo costituisce un passo significativo per prevenire l’accesso non autorizzato ai dati e garantire il rispetto delle normative aziendali.

Durante le interazioni su Teams, gli utenti possono trovarsi a dover gestire e condividere informazioni sensibili, come i dati dei clienti. Poiché questi dati potrebbero essere soggetti a regolamenti sulla protezione dei dati, è essenziale garantire che non vengano divulgati involontariamente e che si rispettino le normative vigenti. Per questo motivo, le etichette di sensibilità rappresentano un’importante risorsa per gli amministratori IT.

Quando viene applicata un’etichetta di “confidenzialità” a una conversazione contenente informazioni delicate, si limita l’accesso a un gruppo selezionato di utenti. Questo permette di prevenire la gestione inappropriata dei dati sensibili, riducendo così i rischi di non conformità e proteggendo l’integrità e la reputazione dell’azienda.

Tra le linee guida migliori menzionate in precedenza, emerge un concetto fondamentale: la necessità che la strategia di governance di Microsoft Teams garantisca la sicurezza, la conformità normativa e la prevenzione delle responsabilità legali. Questo principio si applica anche quando è necessario cercare e conservare dati rilevanti all’interno di Teams per motivi legali.

Quindi, nel caso in cui i dati debbano essere presentati in un contesto legale, il dipartimento IT deve stabilire una politica per la conservazione di tutti i dati pertinenti. Tale politica potrebbe prevedere la conservazione di conversazioni e file all’interno di Teams, allo scopo di evitare sanzioni, multe o qualsiasi altra forma di danno legale per l’azienda.

La “trasparenza” è fondamentale per gestire efficacemente Microsoft Teams. È cruciale stabilire una prassi di monitoraggio costante e creazione di rapporti all’interno dell’ambiente Teams per monitorare le attività degli utenti e garantire il rispetto delle linee guida aziendali.

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Assicurare una gestione degli accessi basata sui ruoli riveste un ruolo chiave nella governance degli accessi. Questo approccio implica l’assegnazione di autorizzazioni e privilegi specifici agli utenti in base ai ruoli e alle responsabilità che ricoprono. Senza una corretta implementazione, gli utenti potrebbero trovarsi con accessi eccessivi o limitati alle funzionalità e ai dati disponibili su Teams, con conseguenti rischi per la sicurezza, possibili violazioni delle normative e inefficienze nella collaborazione.

Per introdurre il controllo degli accessi basato sui ruoli su Teams, è possibile creare ruoli personalizzati e assegnarli agli utenti regolari e ai proprietari dei team specifici. Questi ruoli, come ad esempio amministratore, moderatore o membro, possono offrire diversi livelli di autorizzazioni e consentono una gestione più precisa degli accessi.

Le linee guida di governance rivestono un ruolo cruciale nella strategia di gestione di Microsoft Teams, ma non possono restare immutate nel tempo. Le necessità e gli obiettivi di un’organizzazione possono evolversi, pertanto è essenziale rivedere e ottimizzare periodicamente le politiche di governance di Microsoft Teams, come indicato nelle procedure IT.

Esistono varie modalità per valutare e aggiornare tali politiche:

  • Condurre indagini
  • Analizzare le metriche
  • Raccogliere i feedback degli utenti
  • Confrontare le migliori pratiche con le proprie politiche

Qualunque sia il metodo scelto per la revisione delle politiche, è importante garantire che gli utenti comprendano il motivo di tali modifiche al fine di evitare confusione o resistenza al cambiamento.

Evita di mettere troppe restrizioni agli utenti attraverso le regole di governance. Come ben saprai, c’è un delicato equilibrio tra garantire la sicurezza e la conformità e favorire l’adozione e la produttività degli utenti. Un modo essenziale per mantenere questo equilibrio è evitare di imporre troppe restrizioni agli utenti tramite le politiche di governance di Microsoft Teams.

Quando si creano troppe barriere, gli utenti possono sentirsi frustrati e resistere, finendo per trovare soluzioni non autorizzate, note come “IT ombra”.

Per evitare questa situazione, è consigliabile prioritizzare il feedback degli utenti, fornire comunicazioni e formazioni chiare e coerenti, e mantenere una mente aperta (senza esagerare) per le eccezioni.

Potenziare l’adozione di Microsoft Teams attraverso una solida strategia di governance è cruciale. Il nostro obiettivo è facilitare l’uso degli strumenti senza compromettere la sicurezza.

Una soluzione efficace è integrare la governance con l’auto-servizio: permettendo agli utenti di gestire autonomamente le proprie attività, si favorisce una maggiore adozione e una migliore produttività. Questo approccio non solo ottimizza il rendimento sugli investimenti, ma abilita gli utenti a sfruttare al massimo le potenzialità di Microsoft 365 per eccellere nel loro lavoro.

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