Microsoft Teams permette di richiamare l’attenzione di una persona in una chat o in una conversazione di canale usando una @mention. Basta digitare il simbolo @ seguito dal nome e selezionare l’utente proposto da Teams: la persona menzionata riceve una notifica che la porta direttamente al punto della conversazione in cui è stata citata.
Una menzione, però, non equivale a un messaggio privato. Se pubblichi in un canale, il contenuto rimane visibile alle persone che hanno accesso a quel canale; la @mention serve a evidenziare il messaggio per uno specifico destinatario. Per una comunicazione riservata va invece utilizzata una chat individuale o di gruppo.
Come menzionare una persona su Teams
Per indirizzare l’attenzione di un collega verso un messaggio specifico:
- Apri la chat o il canale in cui vuoi scrivere.
- Digita @ seguito dalle prime lettere del nome o del cognome della persona.
- Seleziona il contatto corretto dall’elenco suggerito da Microsoft Teams.
- Completa il messaggio e invialo.
- Il destinatario riceverà una notifica della menzione e potrà aprire direttamente la conversazione nel punto corretto.
Importante: se la menzione viene pubblicata in un canale, gli altri membri autorizzati del canale possono vedere il messaggio. La @mention non modifica i permessi e non rende privata la conversazione.
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@mention o chat privata: qual è la differenza?
| Funzione | Quando usarla | Visibilità |
| @mention di una persona | Per richiamare l’attenzione su un messaggio in una conversazione esistente | Resta quella della chat o del canale in cui scrivi |
| Chat individuale | Per parlare direttamente con una sola persona | Partecipanti della chat |
| Chat di gruppo | Per una conversazione diretta con più persone selezionate | Partecipanti della chat |
| @team / @canale | Per notificare un intero team o canale, se consentito | Membri che hanno accesso al relativo spazio |
Se l’obiettivo è inviare un messaggio riservato a un collega, apri una nuova chat e seleziona il destinatario. Se invece la conversazione deve rimanere nel contesto del progetto o del reparto, pubblica nel canale e usa la @mention per evidenziare il messaggio alla persona interessata.
esempio uso @ per menzionare un collega - credits: support.office.com
Come menzionare un intero team o un canale
Teams supporta anche menzioni più ampie, quando la configurazione dell’organizzazione e le impostazioni del team lo consentono:
- @nome-team per notificare i membri del team;
- @nome-canale per richiamare le persone che appartengono al canale;
- @everyone all’interno di una chat per notificare i partecipanti alla conversazione, dove disponibile.
L’uso di queste menzioni deve essere selettivo: notificare interi gruppi per messaggi non prioritari aumenta il rumore e riduce l’efficacia delle notifiche realmente importanti. Le opzioni @team e @canale possono inoltre essere abilitate o limitate dal proprietario del team.
Menzionare gruppi di persone con i tag di Teams
Quando serve raggiungere un sottoinsieme ricorrente di persone, Microsoft Teams consente di usare i tag. Un tag può rappresentare, ad esempio, un ruolo, un progetto, una competenza o un gruppo operativo. Digitando @ seguito dal nome del tag, le persone associate ricevono la notifica senza dover menzionare ogni utente singolarmente.
I tag devono essere creati e gestiti secondo le autorizzazioni definite nel team. In ambienti aziendali sono utili per ridurre menzioni massive e mantenere le comunicazioni coerenti con reparti e responsabilità operative.
Quando usare una menzione e quando evitare di usarla
La @mention è efficace quando il messaggio richiede attenzione, una risposta o un’azione da parte di una persona specifica. Non dovrebbe diventare un sostituto sistematico delle normali conversazioni di canale.
- Usa la menzione quando assegni un’attività o richiedi un feedback preciso.
- Mantieni il messaggio nel canale quando l’informazione è utile al gruppo e deve restare contestualizzata.
- Usa la chat privata per contenuti che non devono essere condivisi con il canale.
- Evita @team, @canale e @everyone per comunicazioni ordinarie o ripetitive.
- Per gruppi ricorrenti valuta i tag, invece di menzionare manualmente molte persone.
Approfondire l’uso di Teams in azienda
Menzioni, chat e canali sono solo una parte del modello di collaborazione. Per una panoramica su struttura, file, riunioni e integrazione con Microsoft 365, consulta la guida su come funziona Microsoft Teams. Puoi approfondire anche come vedere la lista dei membri di un team o di un canale e le best practices Microsoft Teams.
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Domande frequenti su menzioni e messaggi in Microsoft Teams
Come si menziona una persona su Microsoft Teams?
Digita @ seguito dal nome della persona, quindi seleziona l’utente dall’elenco proposto da Teams. Dopo l’invio, il destinatario riceve una notifica che apre il punto della conversazione in cui è stato menzionato.
Una @mention rende privato il messaggio?
No. La menzione richiama l’attenzione del destinatario ma non modifica la visibilità del contenuto. In un canale, il messaggio resta accessibile alle persone che hanno i permessi per quel canale.
Come inviare un messaggio privato a una persona su Teams?
Avvia una nuova chat e seleziona la persona nel campo dei destinatari. La chat individuale è lo strumento corretto quando il contenuto non deve essere pubblicato in un canale.
È possibile menzionare tutto il team o tutto il canale?
Sì, quando le relative funzioni sono abilitate. È possibile usare la menzione del nome del team o del canale per notificare i membri interessati. Il proprietario del team può controllare queste impostazioni.
A cosa serve @everyone in Teams?
In una chat, @everyone può notificare tutti i partecipanti alla conversazione. Va usato solo quando il messaggio è realmente rilevante per l’intero gruppo.
Perché una menzione Teams potrebbe non funzionare?
Le cause più comuni sono impostazioni del team, autorizzazioni, funzionalità disabilitate oppure il fatto che la persona o il gruppo non appartengano al contesto in cui stai scrivendo. In questi casi va verificata la configurazione del team o del tenant.