25. Annuncio all'interno di un canale
Per un annuncio che deve risaltare rispetto ai normali messaggi — un cambio di orario, una scadenza importante, il lancio di un nuovo progetto — usa il formato "Annuncio" quando scrivi un nuovo post: puoi aggiungere un titolo in grande e un'immagine di sfondo, oltre al normale testo del messaggio. Il risultato si distingue visivamente dal resto della conversazione e cattura l'attenzione molto più di un messaggio normale. Come per gli altri post, puoi pubblicare lo stesso annuncio su più canali contemporaneamente se il contenuto riguarda più team.
26. Condividi l'audio in una riunione
Quando condividi lo schermo durante una riunione per mostrare un video o riprodurre un audio, ricordati di attivare l'opzione "Includi audio del computer" nel pannello di condivisione: senza quella spunta, gli altri partecipanti vedono lo schermo ma non sentono nessun suono proveniente dal tuo computer, solo quello captato dal tuo microfono. È un dettaglio facile da dimenticare ma che rovina la presentazione di qualsiasi contenuto con una componente audio, da un video promozionale a una semplice notifica sonora che vuoi far notare a tutti.
27. Lavagna nelle riunioni
Microsoft Whiteboard si apre direttamente dalla barra di condivisione durante una riunione ed è una lavagna digitale condivisa dove tutti i partecipanti possono disegnare, scrivere e aggiungere note contemporaneamente, con il supporto per la scrittura a mano su tablet e schermi touch. È utile per sessioni di brainstorming, per schizzare velocemente un'idea mentre se ne parla, o per raccogliere il contributo di tutti in una riunione dove altrimenti parlerebbe solo chi condivide lo schermo. La lavagna resta disponibile anche dopo la riunione, così il lavoro fatto insieme non va perso.
28. Collabora con aziende esterne tramite i canali condivisi
Quando lavori a stretto contatto con un cliente o un partner esterno su un progetto continuativo, non serve invitare ogni singola persona come ospite in un team separato: i canali condivisi permettono di aprire un canale a cui membri di un'altra organizzazione accedono direttamente con il proprio account aziendale, senza uscire dal proprio tenant Microsoft 365 né dover gestire credenziali aggiuntive. Chi partecipa dall'esterno vede e usa il canale come se fosse uno dei propri, con le stesse conversazioni, gli stessi file e la stessa cronologia condivisa in tempo reale. È pensato per collaborazioni durature — un progetto congiunto, un rapporto continuativo con un fornitore — dove il vecchio accesso guest, pensato per singole persone, risultava più macchinoso da amministrare su entrambi i lati.
29. Gruppi di lavoro in Teams
Le breakout room permettono di dividere i partecipanti di una riunione in gruppi più piccoli che lavorano in parallelo, in stanze separate, per poi tornare tutti nella riunione principale: puoi crearne fino a 50 e assegnare le persone manualmente o lasciare che Teams le distribuisca in automatico. È lo strumento giusto per workshop, sessioni di formazione con esercitazioni pratiche, o qualsiasi riunione numerosa dove serve che piccoli gruppi discutano un argomento specifico prima di condividere le conclusioni con tutti gli altri.
30. Usare i tag
Nei team numerosi, @menzionare tutti quando serve avvisare solo una parte delle persone è inefficiente e genera notifiche inutili. I tag risolvono il problema: un proprietario del team può creare un tag (per esempio "Marketing" o "Referenti-Progetto-X") e assegnarlo a un sottoinsieme di membri; da quel momento, @menzionare quel tag in un messaggio notifica solo le persone incluse, invece di tutto il team. È particolarmente utile in team con più funzioni o ruoli diversi al loro interno, dove non tutti i messaggi riguardano tutti.
31. Quiz e sondaggi
L'app Moduli, integrata in Teams, permette di creare sondaggi rapidi e quiz interattivi da lanciare durante una riunione o in un canale: aggiungila come scheda o richiamala dalla barra di condivisione, prepara le domande e le risposte compaiono in tempo reale mentre i partecipanti rispondono. È un modo semplice per raccogliere un'opinione veloce su una decisione, verificare quanto un argomento sia stato capito durante una formazione, o semplicemente rendere una riunione un po' più interattiva invece che una sequenza di interventi a senso unico.
32. Gestione notifiche
Se un canale genera troppe notifiche rispetto a quanto ti serve davvero seguirlo, apri il menu a tre puntini accanto al suo nome e regola le impostazioni di notifica: puoi disattivarle del tutto per quel canale, oppure ricevere un avviso solo quando vieni @menzionato direttamente, ignorando il resto del traffico. È una delle regolazioni più efficaci per ridurre il rumore di fondo su una giornata lavorativa piena di canali diversi, senza per questo perdere davvero le comunicazioni che ti riguardano personalmente.
33. Spostamento file
Se un file che ti serve in un team si trova già in OneDrive o in un altro sito SharePoint, non è necessario scaricarlo sul computer per poi ricaricarlo nel canale: dalla scheda "File" del canale puoi aggiungere un collegamento a un percorso esistente, oppure spostare o copiare direttamente il file da un percorso all'altro usando l'esplora file integrato di Teams, che si comporta in modo simile a Esplora File di Windows. Si risparmia tempo e soprattutto si evita di creare copie duplicate dello stesso documento sparse in più punti, con il rischio che qualcuno lavori sulla versione sbagliata.
34. Sincronizzazione file desktop
I file di un canale, che tecnicamente vivono su SharePoint, possono essere sincronizzati con una cartella sul tuo computer: dalla scheda "File" del canale, clicca su "Sincronizza" e la cartella comparirà in Esplora File (o Finder su Mac) tramite OneDrive, aggiornandosi automaticamente quando qualcuno modifica un documento. È comodo per chi preferisce lavorare sui file con le proprie applicazioni desktop invece che dal browser, o per chi ha bisogno di accedervi anche offline, con la sincronizzazione che riporta tutto allineato non appena la connessione torna disponibile.
35. Analisi dati
Per chi gestisce un team o un canale importante, la sezione Analytics fornisce dati su come viene effettivamente utilizzato: quanti messaggi vengono scambiati, quali membri sono più attivi, quali canali ricevono più traffico rispetto ad altri. Non è pensata per un controllo invasivo sulle singole persone, quanto per capire se la struttura del team sta funzionando — se ci sono canali che nessuno usa più e andrebbero archiviati, o al contrario aree dove servirebbe organizzare meglio la comunicazione. È uno strumento da consultare periodicamente più che quotidianamente, per aggiustare la struttura del team nel tempo.
Conclusioni su Teams
Microsoft Teams non è più solo una piattaforma di videochiamate e chat: è diventato il punto di ingresso a un intero ecosistema di collaborazione che oggi include l'intelligenza artificiale di Copilot, i contenuti sincronizzati di Loop e la gestione del lavoro ibrido di Microsoft Places, oltre a tutte le funzioni più consolidate legate a Office 365. È disponibile su desktop, browser, smartphone e tablet, sia per uso aziendale che personale, ed è pensato per crescere insieme al modo in cui lavora chi lo usa: la lista di 35 consigli che hai appena letto non è un punto di arrivo, ma un buon punto di partenza per scoprire, un passo alla volta, quanto altro questa piattaforma può offrire.
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