Microsoft Teams è cresciuto moltissimo dal suo lancio: da poche centinaia di migliaia di organizzazioni nei primi anni a una delle piattaforme di comunicazione aziendale più diffuse al mondo, oggi arricchita da funzioni di intelligenza artificiale che nel 2021, quando questa serie di articoli è nata, semplicemente non esistevano.
Per questo abbiamo aggiornato i 35 consigli originali: due punti descrivevano funzioni che Microsoft ha nel frattempo ritirato, e altri quattro sono stati sostituiti con strumenti che oggi consideriamo più utili per chi lavora ogni giorno in Teams, tra cui Copilot, Loop e Microsoft Places.
Ecco quindi i migliori consigli pratici divisi in tre parti, dal più semplice al più avanzato.
1. Pianifica riunioni dai canali
Non serve passare sempre da Outlook: puoi pianificare una riunione direttamente da un canale o da una chat di Teams. Apri il canale, clicca sull'icona del calendario nella parte superiore o usa il pulsante "Riunisci" sopra la casella dei messaggi, imposta data e ora e la riunione comparirà automaticamente anche nel tuo calendario Outlook, sincronizzata in entrambe le direzioni. Il vantaggio di pianificarla dal canale è che resta collegata alla conversazione: i file condivisi, la chat e l'eventuale registrazione restano visibili a tutti i membri del canale, anche a chi non era presente, invece di disperdersi in una chat privata separata. È il modo più naturale per organizzare revisioni ricorrenti o stand-up di progetto senza uscire dal contesto in cui il team sta già lavorando.
2. Riunioni con ospiti esterni
Organizzare una riunione con persone che non fanno parte della tua organizzazione è più semplice di quanto sembri. Da Outlook, crea un nuovo invito a riunione di Teams e aggiungi gli indirizzi email esterni tra i partecipanti: chi riceve l'invito può unirsi in tre modi diversi, a seconda di cosa preferisce. Può cliccare sul link e partecipare dal browser senza installare nulla, può accedere con un account guest se l'organizzazione lo prevede, oppure può comporre il numero di audioconferenza indicato nell'invito se si trova in viaggio o non ha una connessione stabile. Questa flessibilità è utile soprattutto con clienti o fornitori che usano un tenant Microsoft 365 diverso dal vostro: non devono configurare nulla in anticipo, e per te resta comunque una riunione Teams a tutti gli effetti, con chat, condivisione schermo ed eventuale registrazione come in qualsiasi altro incontro interno.
3. Cosa possono fare gli ospiti
L'accesso guest in Teams non si limita a partecipare a una riunione: un ospite invitato in un team può entrare nei canali, leggere e scrivere nelle conversazioni, condividere file e, se abilitato, contribuire anche a strumenti come i Loop components condivisi nel canale. Le autorizzazioni esatte dipendono dal ruolo assegnato dall'amministratore e restano comunque più limitate di quelle di un membro interno: un ospite, ad esempio, non può creare nuovi team né modificare le impostazioni del canale. Prima di invitare qualcuno come ospite vale la pena controllare, nelle impostazioni del team, quali permessi sono attivi per quel ruolo, così da capire davvero cosa quella persona potrà vedere e fare una volta dentro, evitando sorprese quando si condividono informazioni riservate.
4. Comandi rapidi e scorciatoie da tastiera
La barra di ricerca in alto in Teams è molto più di un motore di ricerca interno: è anche una casella dei comandi. Premi Ctrl+E per portare subito il cursore lì, poi digita "/" per vedere l'elenco dei comandi rapidi disponibili: puoi aprire un'app, cambiare la tua disponibilità, avviare una chiamata o passare a un altro team senza staccare le mani dalla tastiera. Digitando "@" invece cerchi direttamente una persona per aprire una chat con lei. Sono piccole scorciatoie, ma su una giornata piena di riunioni e passaggi tra canali diversi il risparmio di tempo si somma in fretta: vale la pena impratichirsi con due o tre comandi che usi più spesso invece di continuare a navigare tutto col mouse.
Inoltre per spostarsi nel pannello di Teams, puoi usare Ctrl+1 per posizionarti nel primo Menu in alto a sinistra, Ctrl+2 nel secondo, e cosi via!
E se il testo o gli elementi dell’interfaccia ti sembrano troppo piccoli (o troppo grandi), Ctrl e il segno + ingrandisce tutto, Ctrl e il segno - rimpicciolisce: utile su schermi molto grandi dove tutto appare minuscolo, oppure al contrario su notebook compatti dove preferisci vedere meno elementi ma più leggibili. La regolazione dello zoom resta finché non la cambi di nuovo, quindi è un’impostazione che fai una volta sola e poi dimentichi.
5. Personalizza i canali con le icone
Con team numerosi, avere dieci canali con nomi tutti uguali graficamente rende difficile orientarsi a colpo d'occhio nella barra laterale. Un trucco semplice è aggiungere un carattere Unicode all'inizio del nome del canale: cerca il simbolo che vuoi — una freccia, una stella, un'icona di reparto — su un sito di "Unicode character finder", copialo e incollalo davanti al nome quando rinomini il canale. Il risultato è una barra laterale molto più leggibile, dove i canali prioritari si riconoscono subito senza dover leggere ogni etichetta. È una personalizzazione a costo zero che richiede però un minimo di disciplina condivisa nel team, altrimenti si rischia l'effetto opposto: troppe icone diverse che confondono più di quanto aiutino.
6. Il massimo da chat e conversazioni
Vale la pena distinguere due cose che in Teams si assomigliano ma non sono uguali: le chat sono conversazioni private, uno a uno o di gruppo, mentre le conversazioni nei canali sono organizzate per thread e visibili a tutto il team. Dentro un thread, rispondi sempre nel contenuto appropriato invece di aprire un nuovo messaggio in cima: si mantiene il contesto e chi legge dopo capisce subito a cosa ti riferisci. Dai un oggetto ai messaggi importanti prima di scriverli, usa le @menzioni per essere sicuro che una persona specifica veda il messaggio, e non sottovalutare reaction ed emoji: un elogio pubblico con l'apposita funzione è un modo semplice per riconoscere il lavoro di un collega davanti a tutto il team. Puoi anche avviare una chiamata o una riunione istantanea direttamente da una chat, senza doverla pianificare in anticipo.
7. Segnalibro dei messaggi
Quando in una conversazione affollata c'è un messaggio che vuoi ritrovare facilmente più avanti — un link, un'istruzione, una decisione presa — passa il mouse sopra, apri il menu con i tre puntini e scegli "Salva questo messaggio". Da quel momento lo trovi tutto in un unico posto: clicca sulla tua immagine del profilo in alto e seleziona "Salvati" per vedere l'elenco completo di tutto ciò che hai segnato, indipendentemente dal canale o dalla chat in cui si trovava originariamente. È molto più comodo che scorrere a ritroso una chat lunga mesi, o peggio, copiare informazioni importanti in un documento a parte che poi si disallinea dall'originale.
8. Pulsanti di navigazione (< >)
In alto a sinistra nel client Teams trovi due piccole frecce, una a sinistra e una a destra: funzionano esattamente come i pulsanti avanti/indietro di un browser. Se sei passato da un canale a una chat e vuoi tornare rapidamente dove eri prima senza ripercorrere l'albero dei team con il mouse, ti bastano quei due pulsanti. È un dettaglio piccolo ma utile per chi salta continuamente tra più conversazioni nell'arco della giornata: invece di cercare di nuovo il canale nella barra laterale, un clic ti riporta esattamente al punto in cui ti trovavi.
9. Schede per ogni occasione
Ogni canale può avere delle schede fissate in alto, accanto a "Post" e "File": clicca sul "+" per aggiungerne una nuova e scegli tra un sito web, un documento specifico, una scheda Planner, un file Excel o una delle tante app disponibili. Il vantaggio è avere a portata di clic gli strumenti che il team usa di continuo per quel progetto, senza doverli cercare altrove ogni volta. Una scheda con il piano di progetto in Excel, una con la board Planner e una con il documento di specifica tecnica trasformano il canale in un vero e proprio spazio di lavoro, invece che in una semplice lista di messaggi.
10. Non inserire tutto in “Generale”
Il canale "Generale", creato automaticamente con ogni nuovo team, diventa spesso un contenitore caotico se non lo si gestisce con un minimo di criterio. Trattalo come una pagina di ingresso — annunci importanti, link utili, poche cose essenziali — e crea invece canali tematici dedicati per ogni argomento o sottoprogetto ricorrente. Evita di accumulare troppe schede anche lì: più il team cresce, più conviene valutare se non sia il caso di creare un secondo team dedicato invece di continuare ad aggiungere canali a quello esistente. Una struttura pulita fin dall'inizio fa risparmiare tempo a tutti quando il team si allarga o cambiano le priorità del progetto.
11. Traduzione dei messaggi
Se lavori con colleghi o clienti che scrivono in un'altra lingua, non serve copiare il testo in un traduttore esterno: apri il menu a tre puntini sopra al messaggio e seleziona "Traduci" per vederne subito la versione in italiano (l'opzione va abilitata dall'amministratore se non compare). La stessa logica oggi si estende anche alle riunioni: durante una chiamata puoi attivare i sottotitoli in tempo reale e farli tradurre automaticamente nella tua lingua mentre l'altra persona parla nella sua — utile in call multilingua dove prima serviva un interprete o si perdevano sfumature importanti.
12. Porta Loop nelle tue chat e canali
Il vecchio Wiki di Teams non esiste più: Microsoft lo ha dismesso, e chi lo usava per prendere appunti condivisi al volo oggi ha uno strumento più moderno al suo posto, il componente Loop. Da una chat o da un canale, apri il pulsante "+" sotto la casella dei messaggi e scegli un componente Loop — una lista di attività, una tabella, una nota — oppure incollane uno creato nell'app Loop dedicata. Il componente resta sincronizzato ovunque venga condiviso: se lo modifichi in Teams, la stessa modifica compare istantaneamente anche a chi lo vede da Outlook o da OneNote, senza bisogno di rimandare file aggiornati avanti e indietro. Per appunti di riunione al volo, liste condivise di cose da fare o piccole tabelle di stato progetto, è oggi il modo più veloce per collaborare in tempo reale senza uscire dalla conversazione.
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