Nel mondo digitale odierno, i dati sono essenziali per qualsiasi organizzazione, guidando decisioni, strategie e misurando il successo. Come utente o amministratore di Microsoft 365, hai accesso a una suite di strumenti potente per gestire i tuoi dati. Tuttavia, con molte applicazioni e funzionalità, può essere difficile sapere dove vengono archiviati i tuoi dati e come accedervi. Questo articolo ti guiderà attraverso le varie posizioni di archiviazione delle applicazioni Microsoft 365.
Dove vengono conservati i dati nelle applicazioni Microsoft 365?
La risposta varia a seconda dell’applicazione e delle sue specifiche. Alcune utilizzano OneDrive o SharePoint, mentre altre dispongono di servizi di archiviazione dedicati. L’accesso alle app dipende dalla licenza Microsoft e dalle impostazioni di amministrazione.
Per esplorare le opzioni, accedi a M365 Launcher e seleziona “Esplora tutte le app“. Se desideri scoprire tutte le applicazioni di Microsoft 365, consulta l’elenco ufficiale su https://www.microsoft.com/it-it/microsoft-365/products-apps-services
Dove risiedono i dati in Microsoft 365
È fondamentale conoscere la collocazione dei dati in Microsoft 365 poiché fornisce informazioni cruciali sulla loro localizzazione e sulle normative a cui sono soggetti. Questo è particolarmente significativo per i clienti attivi in settori regolamentati o nel settore pubblico, dove sono in vigore requisiti specifici per la protezione dei dati personali e sensibili. Conoscere la posizione dei tuoi dati offre numerosi vantaggi:
- aiuta gli utenti a individuare correttamente l’applicazione e la posizione dei loro contenuti archiviati.
- Agevola i professionisti IT e legali nell’inclusione delle posizioni adeguate nelle ricerche Discovery, evitando così la perdita di dati cruciali.
- Motiva i responsabili a garantire che il proprio team mantenga i dati nelle posizioni appropriate, riducendo al minimo la perdita di dati durante il processo di offboarding al momento dell’uscita dei dipendenti dall’azienda.
- Assiste i DPO (Data Protection Officer) e gli ufficiali di conformità nella comprensione della posizione geografica dei dati e delle normative ad esse applicabili.
- Supporta gli amministratori IT nell’identificazione dei requisiti di conservazione e nei processi di offboarding. Data l’importanza della localizzazione dei dati, esamineremo esattamente dove Microsoft 365 archivia le sue informazioni.
Contenuti conservati nella casella di posta Exchange Online
Esploreremo ora i tipi di dati archiviati nella casella di posta Exchange Online di un utente. Oltre agli elementi standard come messaggi di posta elettronica, voci di calendario, contatti e attività personali e assegnate, la casella di posta conserva anche copie conformi dei dati in cartelle nascoste, destinate ad audit o a fini di eDiscovery.
La casella di posta Exchange Online di un utente include copie conformi dei seguenti dati:
- chat individuali e di gruppo di Microsoft Teams.
- Conversazioni nei canali privati di Microsoft Teams.
- Chat delle riunioni di Microsoft Teams.
- Messaggi vocali di Microsoft Teams.
- Registrazioni dettagliate delle chiamate di Microsoft Teams (riassunto di riunioni e chiamate).
- Messaggi degli utenti di Viva Engage.
- Promemoria e risposte di Microsoft 365 Copilot.
- Moduli e risposte di Microsoft Forms.
- Presentazioni di Sway.
Per maggiori informazioni, consulta i contenuti memorizzati nelle caselle di posta Exchange Online per eDiscovery su Microsoft Learn.
Archiviazione dei dati nella casella di posta di Exchange Online del gruppo M365
I gruppi Microsoft 365 fungono da base per Microsoft Teams, i gruppi basati su Outlook e le comunità Viva Engage. Ciascun gruppo dispone di una casella di posta di Exchange Online che facilita la comunicazione via e-mail per i gruppi basati su Outlook e fornisce un calendario di gruppo per la programmazione di incontri.
Inoltre, la casella di posta archivia copie conformi dei dati in cartelle nascoste per scopi di audit o ricerca elettronica. Una casella di posta di Exchange Online del gruppo Microsoft 365 contiene copie conformi dei seguenti dati:
- messaggi standard dei canali di Microsoft Teams.
- Messaggi dei canali condivisi di Microsoft Teams.
- Chat di riunioni condivise di Microsoft Teams.
- Registrazioni dettagliate delle chiamate per le riunioni dei canali.
- Messaggi delle comunità Viva Engage.
Archiviazione dei dati nelle caselle di posta di Exchange Online di Bookings
I dati memorizzati nella casella di posta di Exchange Online di Bookings. L’applicazione Bookings crea una nuova casella di posta di Exchange Online per ogni programma di prenotazione.
Contenuto archiviato in OneDrive for Business: cosa includere e come gestirlo
Gli utenti hanno i propri account OneDrive for Business, dove possono conservare contenuti accessibili esclusivamente a loro. OneDrive for Business include i seguenti elementi:
- documenti di Word, PowerPoint ed Excel, modificabili e condivisibili con altri.
- Altri tipi di file possono essere caricati e scaricati a seconda delle necessità.
- Note personali di OneNote per appunti e organizzazione delle informazioni.
- Video creati dall’utente tramite Stream, registrabili, caricabili e visualizzabili da altri.
- Le registrazioni e le trascrizioni delle riunioni di Teams vengono automaticamente salvate in OneDrive for Business se l’utente avvia la registrazione.
- Liste personali gestibili in OneDrive for Business o in altre app di Microsoft 365.
- Componenti Loop, blocchi interattivi di contenuto aggiungibili alle chat di Teams, alle riunioni di Teams o ai messaggi di Outlook.
- Lavagna bianca generata dall’utente per brainstorming, schizzi e collaborazione.
- Lavagne bianche aggiunte alle riunioni di Teams e accessibili successivamente in OneDrive for Business.
- Progetti di creazione video Clipchamp per la modifica e la creazione di video con varie funzionalità ed effetti.
Contenuti archiviati in SharePoint Online: tipologie e utilizzo
Ci sono diversi tipi di siti moderni di SharePoint, come un sito di comunicazione e siti di team (con o senza connessione a un gruppo Microsoft 365). Possono ospitare vari tipi di contenuti, tra cui:
- documenti di Word, PowerPoint ed Excel.
- Altri formati di file, come PDF, immagini e file audio.
- Quaderni OneNote del gruppo.
- Video relativi al sito o al gruppo su Stream.
- Registrazioni e trascrizioni delle riunioni dei canali di Teams.
- Liste relative al sito o al gruppo per monitorare attività, problemi e altri elementi.
- Componenti di Loop aggiunti dagli utenti alle conversazioni e alle riunioni dei canali di Teams.
- Allegati nelle attività del Planner del sito o del gruppo.
SharePoint Embedded: gestione avanzata di file e documenti nel cloud
SharePoint Embedded è un sistema basato su cloud per la gestione di file e documenti che offre agli sviluppatori un’opzione tramite API per utilizzare l’archiviazione di file e documenti tramite Microsoft Graph API.
Crea una nuova sezione di SharePoint all’interno del tenant, consentendo agli sviluppatori di sviluppare nuove applicazioni e di mantenere i contenuti delle applicazioni personalizzate. Inoltre, SharePoint Embedded conserva contenuti provenienti da:
- spazi di lavoro Loop.
- Progetti di Microsoft Designer.
Microsoft ha presentato SharePoint Embedded all’ESPC23 nel novembre 2023, annunciando la versione di anteprima pubblica di SharePoint Embedded presso ESPC23 – Microsoft Community Hub.
Posizioni di archiviazione dei dati Microsoft: conservazione per le app di M365
Alcune applicazioni di Microsoft 365 conservano i dati in posizioni diverse rispetto al tenant di Microsoft 365. Ad esempio:
- i servizi di chat di Azure di Microsoft Teams, utilizzati per comunicazioni e collaborazioni in tempo reale, archiviano i dati nella stessa regione geografica del tenant di Microsoft 365.
- I dati di Viva Engage (modalità nativa) sono situati nei data center Microsoft in Europa e negli Stati Uniti.
- I dati di Microsoft Forms vengono archiviati nei data center Microsoft in Europa, Australia e negli Stati Uniti.
- I dati di Microsoft Planner sono conservati nei data center Microsoft in Europa, Australia, Asia Pacifico e negli Stati Uniti.
Maggiori informazioni: Conduct an eDiscovery investigation of content in Microsoft Teams | Microsoft Learn
Copie di conformità dei dati in Microsoft 365: archiviazione e accesso
Le copie conformi dei dati non sono accessibili agli utenti finali. Tuttavia, quando i gestori dell’eDiscovery eseguono ricerche su caselle di posta utente o di gruppo, ottengono le copie conformi dei dati. Di seguito è riportato un esempio che illustra dove vengono archiviati i contenuti di Microsoft Teams per scopi di conformità.
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I dati costituiscono il cuore di ogni organizzazione nell’attuale mondo digitale in continua evoluzione. Essi rappresentano il fondamento per prendere decisioni, sviluppare strategie e valutare il successo aziendale. Con Microsoft 365, hai a disposizione una potente suite di strumenti che facilitano la creazione, l’archiviazione e la gestione dei tuoi dati.
Per ottenere il massimo dalle potenzialità di Microsoft 365 e minimizzare i rischi di non conformità, è essenziale comprendere dove vengono archiviati i dati. Approfondisci ulteriormente le tue conoscenze partecipando ai corsi Microsoft 365 disponibili su Nexsys:
- Corso MS-500: Microsoft 365 Security Administration
- Corso MS-030: Microsoft Office 365 Administrator
- Corso MOC-MS-102: Microsoft 365 Administrator Essentials
- Corso 10997: Office 365 Administration and Troubleshooting
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