L’evoluzione delle aziende è quella di implementare sempre più le applicazioni SaaS e trasferire servizi e applicazione nel cloud, tipicamente verso la suite Microsoft 365 (Office 365) che sta rapidamente diventando lo standard. Vi è spesso la convinzione (errata) che una volta passati a soluzioni cloud, Microsoft sia in grado di soddisfare qualsiasi esigenza di conservazione e ripristino dei dati.

Sebbene alcuni piani di Microsoft 365 includano nelle versioni più costose la prevenzione dalla perdita dei dati e la conservazione per fini legali (DLP e Legal Hold), queste funzionalità non sono paragonabili o sostituibili rispetto a quello che offre una soluzione di backup. In definitiva Microsoft non fa tutto il lavoro per te: tu sei responsabile per assicurarti che i tuoi dati non vadano in fumo se si verificano interruzioni, una cancellazione accidentale, una violazione della sicurezza informatica o qualsiasi altro evento in grado di causare la perdita di dati.

Microsoft 365 Data Protection

Gli SLA di Microsoft sono principalmente progettati per proteggere Microsoft 365, non le organizzazioni e aziende che ne utilizzano i servizi. Le funzionalità native di recupero per i piani di base e di livello intermedio sono piuttosto limitate e rientrano in una range che va dai 30 ai 93 giorni. I limiti nella protezione dei dati di Microsoft 365 espongono i clienti ai rischi relativi ai dati, comprese minacce interne, attacchi ransomware e cancellazione accidentali. Microsoft 365 offre alcuni strumenti nativi di  protezione dei dati, ma questi richiedono che gli utenti conoscano il controllo delle versioni dei files, siano autonomi e formati sull’utilizzo dei cestini di sistema e su eventuali  criteri di conservazione per le diverse applicazioni. Affidarsi solamente a questi strumenti mette a rischio i dati e i progetti della tua organizzazione da diversi eventi che potrebbero nel tempo accadere.

Dove sono i dati di Microsoft 365

La posta elettronica di Exchange Online e file di Office archiviati in OneDrive sono forse gli esempi più e comuni dei dati di Microsoft 365, ma non sono gli unici. I dati di Microsoft 365 includono anche dati di SharePoint e File di cache di OneDrive archiviati nelle cartelle locali sui laptop e dispositivi mobili per l’accesso offline.

Una completa soluzione di backup di Microsoft 365 di terze parti deve essere in grado di estendere la protezione a tutte queste fonti di dati e, idealmente, ad altre origini dati nel tuo ambiente locale. Alcune organizzazioni possono chiedere ai propri utenti di salvare tutti i loro file Microsoft 365 su OneDrive e informarli che i loro dispositivi locali non vengono sottoposti a backup.

Relativamente al ripristino di file aziendali risulta altresì fondamentale adempiere ad aspetti legali e di regolamentazione degli scopi di conformità. Ciò può includere la risposta a una richiesta di accesso dell’interessato (DSAR), esercitando ad esempio il “diritto all’oblio” dell’individuo in base all’Europeo Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) dell’Unione Europea.

Ransomware Recovery su Office 365

Gli attacchi ransomware sono aumentati in modo esponenziale negli ultimi anni. Nel Dark Web è facile acquistare Ransomware as a Service (RaaS), rendendo estremamente facile prendere di mira un’organizzazione con un ransomware. Se la tua organizzazione diventa vittima di ransomware, la tua migliore difesa è un backup affidabile dei dati. Anche pagando il riscatto, cosa che non si dovrebbe mai fare, non vi è alcuna garanzia del fatto che i dati vengano effettivamente ripristinati.

Le minacce ransomware a Microsoft 365 sono aggravate dal fatto che OneDrive è progettato per la collaborazione e condivisione, il che lo rende particolarmente suscettibile a meccanismi di propagazione del malware.