Spesso può capitare che una e-mail inviata a un indirizzo di posta elettronica possa non essere recapitata, a seguito di una qualche specifica motivazione tecnica: di questo ci informa il “postmaster“. Questo servizio rappresenta le attività svolte per lo smistamento della posta elettronica: potremo quindi paragonarlo ad un “postino virtuale”, sempre attivo. Il messaggio di notifica che riceviamo è spesso in lingua inglese e riporta oltre al nostro messaggio originale, anche dei codici specifici di errore tecnico, ovvero i Delivery Status Notification.
Il Delivery Status Notification (DSN) è quindi un sistema di notifica reltivamente allo stato di consegna di un messaggio email. A seguito dell’invio il mittente del messaggio di posta elettronica potrebbe ricevere 3 tipologie di differenti risposte:
- Success: il messaggio è stato recapitato correttamente.
- Delay: la consegna del messaggio sta subendo un ritardo.
- Failure: non è stato possibile consegnare il messaggio.
Altre volte potrebbe capitare di ricevere un’email Undelivered Mail Returned to Sender contenente, sotto forma di allegato, un messaggio di posta che non si è mai inviato (spesso scritto in un’altra lingua). In questi caso potrebbe anche essere che quello specifico account email sia stato violato ed utilizzato per inviare messaggi da parte di terzi (spam, malware, phishing).
Indipendentemente dal contesto, tipicamente la risposta ai dubbi che un utente potrebbe porsi è da ricercare nel codice di errore e relativo messaggio riportato all’interno del Delivery Status Notification.
In caso di errore (Failure) e ritardo (Delay) il server restituisce sempre una notifca; in caso invece di corretto instradamento del messaggio di posta elettronica vale la regola “del silenzio-assenso”. Quindi se non si ricevono notifiche di errori, si può dedurre che il messaggio di posta elettronica sia stato regolarmente consegnato.
Alcuni programmi di posta elettronica (Esempio: Microsoft Outlook) hanno implementato soluzioni “proprietarie”, come ad esempio la conferma di recapito o notifica dello stato di consegna e la conferma di lettura o ricevuta di ritorno. Tali notifiche non rientrano nei protocolli standard, non sono quindi utilizzate da tutti i sistemi di posta e quindi perdono di efficacia e di utilità nel momento in cui dall’altra parte chi riceve non è in grado di implementare gli stessi meccanismi di notifica aggiuntiva, non fornendo quindi alcuna garanzia di effettivo recapito del messaggio di posta.
Delivery Status Notification: i principali codici di errore
MAILBOX FULL
Ogni provider assegna un certo spazio disco alla casella postale di ogni utente: quando questo limite viene superato, la casella supera la quota impostata e di conseguenza quelli nuovi vengono rifiutati.
BAD DESTINATION MAILBOX ADDRESS
L’indirizzo postale a cui state inviando i messaggi non esiste (errore di digitazione?)
ROUTING SERVER FAILURE
Simile all’errore precedente, ma qui è il dominio (la parte di indirizzo dopo “@”) ad essere sbagliato, o non esistente.
RELAYING NOT ALLOWED
In questo caso mancano i permessi per inviare la mail, indipendentemente dal destinatario. Tipicamente questo messaggio appare nel momento in cui viene spedita una mail utilizzando un provider di posta, differente dal provider Internet.
DELIVERY TIME EXPIRED
Questo messaggio, comunque abbastanza raro, significa che il server destinatario del messaggio non è riuscito a prendere in consegna lo stesso, nonostante i tentativi del postmaster. Questo tipicamente significa che il server di destinazione è down o non raggiungibile in quel momento.
MESSAGE TOO BIG
La capienza della casella del destinatario non è sufficiente a ricevere l’email, potrebbe quindi essere una limitazione sulle dimensione di un singolo allegato troppo grande rispetto alla configurazione del server di posta.
Best practices per il corretto recapito delle email
Ecco di seguito alcuni consigli e best practices per il corretto recapito delle email, per quanto di nostra competenza.
Utilizzare SSL/TLS
Laddove possibile utilizzare il meccanismo SSL/TLS per l’invio della posta elettronica via server SMTP e accertarsi che il provider preveda l’autenticazione con nome utente e password: le indicazioni per la configurazione dell’autenticazione e della cifratura sul proprio account sono generalmente contenute nelle indicazioni del provider di posta.
Passare all’utilizzo dei protocolli SSL/TLS molto spesso è risolutivo perché i server SMTP utilizzati per l’invio della posta hanno minori possibilità di finire in black list ed essere quindi rifiutati dai destinatari.
Controllare che il proprio IP pubblico non sia in black list
Per poter effettuare questo controllo bisognerà innanzitutto conoscere il proprio IP pubblico; se non lo si conosce è sufficiente visitare ad esempio il sito web ilmioip.it per ottenere l’informazione ricercata (vedi immagine)
Questo IP andrà poi incollato nella pagina https://mxtoolbox.com/blacklists.aspx
Nel caso in cui si utilizzasse una connessione business con un provider di terze parti, sarà invece necessario richiedere al proprio fornitore l’IP statico utilizzati dal provider per l’invio e accertarsi che tale IP non sia finito in black list.
A seguito del check con MXToolbox avremo quindi evidenza delle indicazioni di reputazione del nostro sistema di invio della posta elettronica.
La garanzia del flusso di comunicazione a livello è tipicamente dato tante volte per scontato, senza in realtà conoscere poi tutte le implicazioni tecniche e il relativo troubleshooting che non sempre sono di semplice risoluzione.
Tante aziende sono ancora attestate su provider locali che più di una volta finiscono in blacklist per un utilizzo improprio de servizi; Nexsys suggerisce alle aziende di passare a provider robusti e dalle funzionalità di posta avanzate, quali ad esempio Microsoft Office 365.
