Migrazione Email a Exchange Online: Guida alla Transizione su Microsoft 365
La migrazione della posta elettronica a Exchange Online su Microsoft 365 consente alle aziende di trasferire il proprio sistema email nel cloud, migliorando sicurezza, scalabilità e accessibilità. A seconda della piattaforma di origine, dei requisiti tecnici e del budget, è possibile scegliere diverse strategie di migrazione per garantire un trasferimento sicuro ed efficiente.
Modalità di migrazione a Exchange Online
Se il sistema di origine non è Microsoft Exchange (es. Zimbra, Lotus Domino, Aruba, Register, Groupwise, Kerio), esistono tre principali metodi di migrazione:
- Migrazione IMAP: trasferisce solo i messaggi email, senza contatti o calendari.
- Migrazione PST: richiede l’esportazione manuale dei dati e l’importazione su Exchange Online.
- Strumenti di terze parti: soluzioni avanzate per migrazioni più complesse e strutturate.
Configurazione dell’Identità con Azure AD Connect
Per un’integrazione ottimale con Exchange Online, è fondamentale impostare correttamente il modello di identità su Microsoft 365. La sincronizzazione tra Active Directory locale e Azure AD permette di garantire continuità operativa e sicurezza.
Uno degli strumenti più utilizzati è Azure AD Connect, che consente di sincronizzare utenti e password tra il directory locale e il cloud. Questo strumento è essenziale sia per un’implementazione in modalità Exchange Hybrid (coesistenza tra Exchange on-premise e cloud) sia per ambienti esclusivamente basati su Exchange Online.
Vantaggi di Azure AD Connect nella migrazione a Exchange Online
✅ Sincronizzazione automatica di utenti e password da Active Directory a Microsoft 365
✅ Supporto per Exchange Hybrid, facilitando una transizione graduale
✅ Mantenimento di attributi, password e appartenenza ai gruppi in Azure AD
Grazie a Azure AD Connect, il dominio Active Directory on-premise viene sincronizzato con Microsoft 365, creando una copia fedele degli account utente e garantendo continuità operativa e sicurezza durante la migrazione.
Migrazione IMAP a Exchange Online: Verifica Utenti e Accesso alle Mailbox
Prima di avviare la migrazione delle cassette postali IMAP a Exchange Online su Microsoft 365, è essenziale verificare la presenza degli utenti in Azure AD del tenant. Ogni utente deve avere una licenza attiva con Exchange Online abilitato, così da disporre di una mailbox pronta per la migrazione.
Un altro requisito fondamentale è la validazione del Custom Domain (dominio SMTP aziendale), necessario per garantire una gestione corretta del processo di migrazione.
Accesso alle Mailbox di Origine
Per trasferire i contenuti delle cassette postali dall’ambiente di posta elettronica attuale a Exchange Online, è necessario ottenere l’accesso ai dati delle mailbox:
✅ Opzione 1: Utilizzo delle credenziali individuali di ogni utente
✅ Opzione 2: Uso di un’unica credenziale amministrativa con privilegi di accesso a tutte le mailbox da migrare
Seguendo questi passaggi, è possibile eseguire una migrazione IMAP efficiente e senza interruzioni verso Exchange Online, migliorando sicurezza, gestione e scalabilità dell’infrastruttura di posta elettronica aziendale.
Successivamente sarà necessario creare un file CSV di migrazione contenente l’elenco delle cassette postali per le quali andremo ad eseguire la migrazione verso Exchange Online. La migrazione potrà essere gestita a blocchi di utenti, quindi non sarà necessario eseguire la migrazione di tutte le mailbox contemporaneamente. Il file di migrazione CSV dovrà contenere le seguenti colonne:
- EmailAddress : ovvero l’ID utente per la cassetta postale di Office 365 per il singolo utente.
- UserName : specifica il nome di accesso utente per la cassetta postale dell’utente nel server IMAP, tipicamente nel formato dominio\nomeutente.
- Password : la password per l’account utente nel sistema di origine IMAP.
Successivamente per eseguire correttamente la migrazione della posta elettronica, Office 365 dovrà connettersi e comunicare con il sistema di posta elettronica di origine. Per fare questo tale Office 365 utilizza un endpoint di migrazione, ovvero le impostazioni che verranno utilizzare per gestire la connessione.
e da lì inserire nel campo IMAP il parametro relativo al server di origine, tipo di autenticazione utilizzata, crittografia e porta di rete utilizzata.
Una volta terminata la configurazione del Migration Endpoint, sarà possibile creare un nuovo Job di migrazione che richiamerà il file CSV precedentemente creato e specificheremo l’endpoint IMAP appena creato come canale di comunicazione. Nei parametri del job si potranno applicare eventuali customizzazioni, come ad esempio l’esclusione di specifici elementi/cartelle; una volta terminata questa configurazione, potremmo quindi avviare l’esecuzione del processo di migrazione vero e proprio.
Configurazione dei permessi per la migrazione PST
Di default, in Microsoft 365, nessun utente – nemmeno l’Amministratore Globale – ha accesso alle impostazioni di importazione ed esportazione dei dati. Prima di avviare la migrazione, è quindi necessario assegnare il ruolo Mailbox Import Export in Exchange Online.
Assegnazione del ruolo Mailbox Import Export
Per abilitare questa funzionalità, segui questi passaggi all’interno di Exchange Online Admin Center:
- Accedi al portale di amministrazione di Exchange Online.
- Vai alla sezione Permissions.
- Seleziona Admin Roles.
- Individua Compliance Management e aggiungi il ruolo “Mailbox Import Export”.
- Assegna l’account che gestirà il processo di importazione dei file PST.
Una volta completata questa configurazione, sarà possibile caricare e importare i file PST nelle relative mailbox su Exchange Online.
Dal portale di amministrazione, dall’interfaccia di amministrazione Office 365 Compliance, selezionando il tab import dei PST, sarà possibile creare un nuovo job di migrazione.
Nel wizard il sistema provvederà a fornire un URL SAS (Shared Access Signature), ovvero una chiave univoca che ci permetterà di caricare i file PST nello storage su Azure. Questo Url dovrà essere passato come parametro al tool specifico di migrazione ottimizzato in maniera specifica per l’upload dei contenuti su Azure.
Succssivamente al download di AzCopy, sarà sufficiente eseguire il file scaricato, senza effettuare nessuna installazione.
- Windows a 64 bit (zip)
- Windows a 32 bit (zip)
Sarà quindi finalmente possibile caricare i file PST su Azure e renderli disponibili al tenant Office 365, tramite la seguente sintassi: AzCopy.exe /Source:<Location of PST files> /Dest:<SAS URL> /V:<Log file location> /Y
Una volta terminato il processo di upload, bisognerà “informare” Office 365 della mappatura da effettuare rispetto al contenuto del PST e relativa cassetta postale dell’utente 365 in cui effettuare il processo di migrazione. Per fare questo, solito file CSV di mapping, in cui andremo a gestire i parametri del job; in particolar modo i seguenti campi mandatori:
Workload,FilePath,Name,Mailbox,IsArchive,TargetRootFolder,
Una volta completato il wizard inizierà quindi l’attività di migrazione dei contenuti dal PST alla mailbox, secondo quanto specificato nel CSV.
Migrazione tramite terze parti
Il mercato delle soluzioni di terze parti per la migrazione a Office 365 permette di ottenere un controllo e performance superiori rispetto agli strumenti integrati di migrazione in Office 365, a fronte però di un costo aggiuntivo.
Di seguito elenchiamo i due principali strumenti di migrazione di terze parti che tipicamente utilizziamo durante i progetti:
Cloudiway: Soluzioni SaaS di migrazione a Microsoft Office 365
BitTitan: Soluzioni SaaS di migrazione a Microsoft Office 365.
Migrazione a Exchange Online by Nexsys: Servizi di Consulenza, Formazione e Supporto Completo
La migrazione a un servizio moderno di posta elettronica è un’operazione critica che richiede una pianificazione accurata e una gestione efficace. Nexsys offre consulenza specializzata per progettare la soluzione di migrazione ottimale, garantendo un processo fluido e in linea con i requirement aziendali.
I nostri servizi per la migrazione a Exchange Online:
✅ Analisi e progettazione della soluzione di migrazione più adatta
✅ Gestione dell’implementazione con strumenti e best practice avanzate
✅ Formazione IT per Office 365 per amministratori e responsabili della nuova infrastruttura
✅ Training per End-Users aziendali su Microsoft 365 per garantire un utilizzo efficace degli strumenti di collaborazione
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