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Pianificare le riunioni con FindTime in Microsoft Office e Microsoft Teams

Quante volte ci è capitato di pianificare riunioni sia con persone della nostra stessa azienda sia con persone esterne e di perdere molto tempo per trovare la prima data disponibile a tutti?

FindTime ci aiuta a risparmiare tempo. FindTime è un componente aggiuntivo di Microsoft Outlook che consente di organizzare rapidamente meeting con altre persone.

Ci consente di trovare le date e gli orari migliori per tutti i partecipanti creando un sondaggio in cui i partecipanti possono votare gli orari proposti oppure possono suggerirne degli altri.

Per attivare FindTime bisogna accedere con le credenziali di Office 365 al link https://findtime.microsoft.com/ e cliccare su “Installa gratuitamente”

findtime website

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Successivamente dobbiamo RIAVVIARE Outlook ed alla riapertura comporre un nuovo messaggio di posta elettronica.

newemail

newemail


A questo punto ci sarà apparso una nuova icona “New Meeting Poll” nella scheda Messaggio del messaggio di posta elettronica, ed essendo la prima volta che lo utilizziamo dobbiamo collegarlo al nostro account

findtime accesso

findtime accesso


Da questo momento quando digitiamo i destinatari dell’email e clicchiamo sul pulsante “New Meeting Poll” FindTime ci proporrà i giorni e gli orari migliori disponibili per noi e per tutti gli altri partecipanti

findtime sondaggio

findtime sondaggio


Selezioniamo gli orari che desideriamo e confermiamo il tutto inviando la mail

findtime orario

findtime orario


Tutti i partecipanti potranno confermare il sondaggio oppure potranno proporre delle variazioni.

Quando il sondaggio sarà confermato ci apparirà automaticamente sia nel calendario di Microsoft Outlook che in quello di Microsoft Teams

teams calendario

teams calendario


E’ importante precisare che l’invio del sondaggio non è limitato solamente a chi utilizza Office 365 ma FindTime permette di inviare il sondaggio a chiunque disponga di un indirizzo di posta elettronico, è richiesto l’account di Office 365 solamente agli organizzatori.

Se vuoi approfondire l’utilizzo di Microsoft Office consulta i nostri corsi Office 365 e Office 2019 oppure consulta il nostro corso professionale di Microsoft Teams “STRUMENTI DI COLLABORAZIONE CON OFFICE 365 & MICROSOFT TEAMS

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