Ti è già capitato di dover creare dei sondaggi per i tuoi colleghi di lavoro, ma non sapevi da che parte cominciare? Non preoccuparti, abbiamo la soluzione che fa per te!
Microsoft Forms… ma che cos’è?
Si tratta di uno strumento versatile, componente della suite Microsoft 365, che consente di creare questionari e quiz personalizzati in modo semplice e veloce. Nelle aziende è particolarmente utile poiché permette di rilevare la soddisfazione dei dipendenti, organizzare eventi aziendali e raccogliere il riscontro dei clienti.
Bene, ma come creare i test?
Vediamo insieme alcuni principali step da tenere in considerazione.
Test o modulo?
Prima di inoltrarti in questo argomento, è importante comprendere le due tipologie di Forms tra cui puoi scegliere in base alle tue necessità:
- Modulo: è un questionario che non prevede risposte corrette o errate e non assegna alcun punteggio.
- Test: è un quiz che consente di identificare le risposte corrette e di attribuire dei punteggi variabili alle domande.
Come creare un test?
Ora ti mostro pochi semplici passaggi di cui hai bisogno per poter creare un test per i tuoi colleghi!
Passaggio 1: accesso
Innanzitutto, collegati al sito di Microsoft Office 365, accedi con le tue credenziali personali o aziendali dell’account Microsoft e fai clic su “Nuovo Test”.
Passaggio 2: modifiche
Hai la possibilità di apportare delle modifiche alle impostazioni, ovvero di aggiungere un titolo e, in seguito, una descrizione e un video o delle immagini. Quest’ultime possono essere inserite sia per le domande che per il titolo, grazie a un solo clic sull’icona del contenuto multimediale.
Passaggio 3: scelta dei quesiti
Ora sei arrivato nel momento in cui puoi scegliere tra una vasta gamma di quesiti creabili, in base alle tue necessità. Ecco alcune delle opzioni disponibili:
- Risposta a selezione singola o multipla
- Risposta aperta (con casella di testo libero)
- Risposta tramite upload di un compito in formato elettronico
- Valutazione/Gradimento (con risposte da 1 a 10)
- Risposte a tabella (Scala Likert)
- Classificazione (ordinamento delle risposte)
Proviamo allora a vedere nel dettaglio come creare i quesiti soprariportati!
Risposta a selezione singola o multipla
- Clicca su “Aggiungi nuovo” e seleziona “Scelta”.
- Aggiungi il titolo, eventualmente un’immagine e le risposte eterogenee.
- Puoi inserire l’ordine casuale delle risposte, formule matematiche, ecc.: il menu lo consente.
Risposta aperta (con casella di testo libero)
- Seleziona “Aggiungi nuovo” e “Testo”.
- Inserisci la domanda e ricorda che un pregio notevole del sistema di Microsoft Forms è quello di essere in grado di rilevare in modo automatico più parole corrette in determinate risposte e di assegnare dunque un punteggio, dopo averle aggiunte selezionando “Aggiungi risposta”.
Risposta tramite upload di un compito in formato elettronico
- Clicca sul tasto “Aggiungi nuovo” e su “Caricamento file” nel menu “Altro”.
- Premi “Ok”.
- Scrivi la domanda, scegli il limite del numero di file e la dimensione massima dei file da caricare come risposta.
Per rispondere, l’utente dovrà premere sul tasto “Carica file”.
Valutazione/Gradimento (con risposte da 1 a 10)
- Clicca sul pulsante “Aggiungi nuovo” e su “Net Promoter Score” nel menu “Altro”.
- Aggiungi la domanda di valutazione, descrivendo anche il voto più basso e quello più alto.
Risposte a tabella (Scala Likert)
- Premi sul tasto “Aggiungi nuovo” e su “Linkert” nel menu “Altro”.
- Scrivi la domanda e delle associazioni plausibili per colonna e riga.
Classificazione (ordinamento delle risposte)
- Scrivi la domanda e le risposte seguendo l’ordine corretto affinché risultino esatte.
Passaggio 4: visualizzazione in anteprima del test
Puoi vedere l’anteprima del tuo test cliccando sull’icona “Anteprima”.
Passaggio 5: Impostazioni del test
Se vai sul menu in alto a destra, si aprirà una finestra a tendina dove avrai a disposizione le impostazioni. Tra le opzioni disponibili puoi:
- consentire di mostrare i risultati e le risposte corrette l’istante successivo all’invio del test
- decidere chi può compilare il quiz
- limitare ad un solo tentativo di invio del questionario
- impostare un limite di tempo per rispondere alle domande, stabilendo così la data e l’ora in cui cominciare ad interrompere la raccolta delle risposte del test
- stabilire l’ordine casuale per le domande, consentendo di visualizzarle in sequenze diverse
- personalizzare il messaggio che compare alla fine della compilazione del test
- creare la notifica di invio o ricezione del questionario
Infine… puoi duplicare il tuo test e condividerlo con tutti gli utenti inviando loro il link!
Inoltre, ricorda che il tuo questionario, appena creato, sarà visibile nei Moduli personali.
Passaggio 6: condivisione e raccolta risposte
Una volta completato il test, puoi condividerlo facilmente con i tuoi colleghi o destinatari. Ci sono diverse opzioni di condivisione tra cui scegliere:
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Condivisione tramite link: clicca su “Invia” e copia il link generato per inviarlo tramite email, chat o altro mezzo.
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Incorporamento: se desideri inserire il test all’interno di una pagina web o in una presentazione, puoi scegliere l’opzione di incorporamento HTML.
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Condivisione via email: invia il test direttamente tramite il client di posta elettronica integrato in Microsoft Forms.
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Condivisione tramite QR code: un’altra opzione pratica è generare un QR code, che chiunque può scansionare per accedere rapidamente al test.
Passaggio 7: analizzare i risultati
Una volta che i partecipanti hanno completato il test, puoi visualizzare i risultati in tempo reale. Microsoft Forms raccoglie le risposte in modo ordinato e ti permette di:
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Visualizzare un riepilogo delle risposte: Ogni domanda avrà un riepilogo delle risposte ricevute, che ti aiuterà a capire come sono andate le risposte.
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Esportare i dati in Excel: Puoi facilmente esportare tutte le risposte in un foglio Excel per un’analisi più approfondita.
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Visualizzare i dettagli per ogni partecipante: Se desideri esaminare le risposte individuali, puoi farlo facilmente cliccando su ogni singola risposta.
Microsoft Forms per la gestione aziendale
Microsoft Forms non è solo utile per creare quiz e sondaggi, ma anche per raccogliere feedback su eventi aziendali, sondare la soddisfazione dei dipendenti, fare analisi di mercato o ancora come strumento di valutazione per i corsi aziendali.
La possibilità di integrare Microsoft Forms con altre applicazioni della suite Microsoft 365, come SharePoint, Teams e Excel, rende lo strumento ancora più potente e utile. Ad esempio, puoi creare un sondaggio in Microsoft Forms e inviarlo direttamente tramite Microsoft Teams ai membri del tuo team, raccogliendo così i risultati in tempo reale e visualizzandoli all’interno di Teams stesso.
Conclusioni
Microsoft Forms è uno strumento versatile che semplifica il processo di creazione e gestione di quiz, sondaggi e moduli aziendali. Che tu stia cercando di raccogliere feedback dai tuoi dipendenti o organizzare una valutazione per un progetto, Forms ti offre tutte le funzionalità necessarie per creare sondaggi professionali e ottenere risultati rapidi ed efficaci. Con le sue opzioni di personalizzazione e la capacità di integrarsi facilmente con altre applicazioni Microsoft 365, è la scelta ideale per le aziende di qualsiasi dimensione.
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Curiosità
Lo sapevi che Microsoft Forms si integra perfettamente con altre applicazioni della casa Microsoft, tra cui Microsoft Teams?
Puoi creare e condividere questionari e sondaggi direttamente nelle chat di Teams, aggiungendo Forms alla conversazione.
Se desideri conoscere meglio Microsoft Teams e come sfruttarlo per la gestione della comunicazione e del business aziendale, Nexsys offre corsi dedicati che ti prepareranno ad utilizzare al meglio questo potente strumento di collaborazione!
