Nei precedenti due articoli abbiamo introdotto alcuni suggerimenti per sfruttare al meglio le funzionalità di Microsoft Teams (parte 1°parte 2°). Proseguiamo con gli ultimi 11 suggerimenti di approfondimento.

Se desideri saperne di più su Microsoft Teams, ti consigliamo la lettura del nostro articolo dedicato Cos’è come funziona e cosa si può fare con Microsoft Teams?

Suggerimento 25. Annuncio all’interno di un canale

Un altro modo per attirare l’attenzione dell’utente è utilizzare un annuncio che, se abbinato alla pubblicazione su più canali, può essere davvero utile. Per iniziare, vai alla scheda conversazioni del canale da cui vuoi iniziare. Nella casella Avvia nuova conversazione in basso, fai clic sul pulsante del formato, la “A” con una matita accanto. Questa volta in alto a sinistra, seleziona la freccia giù accanto a “Nuova conversazione” e scegli “Annuncio“.

Questa funzione fornisce un paio di opzioni in più: puoi aggiungere un titolo, formattarlo ed aggiungere un’immagine di sfondo con i pulsanti sul lato destro. Come accennato in precedenza, puoi scegliere di pubblicarlo anche su più canali. Una volta pubblicato, il messaggio apparirà in ciascuno dei canali selezionati e avrà una piccola icona rossa sul lato destro.

Suggerimento 26. Condividi l’audio in una riunione

Ora è possibile condividere l’audio del proprio sistema durante una riunione, farlo è davvero semplic: fai clic sul pulsante “Condividi” e nella schermata che si apre in cui selezioni la finestra, lo schermo o l’applicazione che desideri condividere, assicurati di fare clic sulla casella di controllo “Includi suono del computer“.

Questa funzione ti permette di condividere tutti i suoni del tuo pc, il che è ottimo per visualizzare video o ascoltare dell’audio durante la condivisione con la riunione. Tuttavia, vale anche la pena notare che durante la riunione si sentiranno anche avvisi e suoni di notifica. Ecco un paio di altri punti chiave da considerare se si utilizza questa funzione:

  • Teams e il tuo computer devono essere impostati sullo stesso altoparlante.
  • Regola l’output audio del tuo computer nelle impostazioni di sistema e l’output audio di Teams nelle impostazioni del dispositivo in Teams.
  • Per evitare l’eco, ricorda di tenere accesi il microfono e l’altoparlante di un solo dispositivo in una stanza.

Dai un’occhiata a questa pagina del supporto Microsoft su Condivisione dell’audio del sistema in una riunione di Teams per ulteriori informazioni al riguardo.

Suggerimento 27. Lavagna nelle riunioni dei team

La lavagna, una volta abilitatata in Teams, è un ottimo modo per interagire in remoto. Per utilizzare Whiteboard durante una riunione basta aprire lo strumento da Teams o utilizzare l’app (se installata su un Pc Windows). Avviare Whiteboard da Teams fa sì che venga richiamata l’app basata sulla versione browser. La feature è utile per condividere idee in modo semplice e veloce. Inoltre, se il proprio PC supporta la funzionalità di inchiostro digitale, è possibile disegnare sulla whiteboard direttamente con il dito o con una penna digitale.

Per utilizzare la lavagna in una riunione di Teams, fai semplicemente clic sul pulsante “Condividi” come faresti per condividere lo schermo, quindi sul lato destro seleziona Microsoft Whiteboard. È possibile accedere alla lavagna prima o dopo la riunione, tramite la scheda Lavagna all’interno della riunione.

 Puoi quindi accedere e condividere tutte le lavagne in cui sei coinvolto scaricando l’app Lavagna dal Microsoft Store. Da questa app puoi anche creare nuove lavagne e condividerle direttamente nei tuoi canali Teams.

Suggerimento 28. Trasmissione di una riunione tramite OBS alle piattaforme social

Come far trasmettere le riunioni e gli eventi live di Microsoft Teams alle piattaforme di social media? Sebbene ci siano diversi modi per raggiungere questo obiettivo, in questo suggerimento di Teams, ti mostriamo come farlo utilizzando OBS Studio, che offre numerosi modi per integrarsi con Microsoft Teams.

Cos’è l’OBS? Open Broadcaster Software, comunemente indicato come “OBS“, è una piattaforma di registrazione e streaming gratuita utilizzata principalmente per lo streaming di videogiochi in diretta sui social media, il che lo rende un ottimo strumento per la codifica di video live su Teams. Essendo open-source, la sua comunità è vasta e ha una libreria audace di plugin interessanti e utili per aiutare la tua produttività e creatività.

Perché usare OBS? È gratis! Dimostrerò come puoi usare OBS per preparare le tue presentazioni in un modo che manterrà i tuoi studenti e clienti concentrati solo sugli aspetti importanti. Le tue cose private rimarranno private in un modo che sembrerà molto organizzato e professionale.

Come trasmettiamo la nostra riunione del team? Dai un’occhiata a questo post e al video dell’esperto di trasmissioni e video Connor Deasey – Utilizzo di OBS Studio con Microsoft Teams per lo streaming su YouTube, LinkedIn e Facebook.

Suggerimento 29. Come utilizzare i gruppi di lavoro in Teams

I gruppi di lavoro sono arrivati ​​in Teams! Consentono di creare stanze in cui puoi avere una riunione separata all’interno di una riunione, l’ideale per avere una chat privata, con la possibilità di tornare alla riunione originale. Solo gli organizzatori delle riunioni che utilizzano la versione desktop di Teams possono creare gruppi di lavoro. L’icona evidenziata di seguito è per i gruppi di lavoro:

Microsoft Teams: 35 suggerimenti per utilizzarlo al meglio (parte 3) - Microsoft Teams - Nexsys

  • Seleziona “Gruppi di lavoro” e scegli quante stanze ti servono: il massimo è 50. Quindi assegna i partecipanti automaticamente o manualmente e seleziona “Crea stanze
Microsoft Teams: 35 suggerimenti per utilizzarlo al meglio (parte 3) - Microsoft Teams - Nexsys

Per assegnare manualmente le persone a un gruppo di lavoro, seleziona “Manualmente” e controlla i nomi delle persone, quindi assegna una stanza. In questa fase puoi aggiungere più stanze e assegnare le persone di conseguenza:

Microsoft Teams: 35 suggerimenti per utilizzarlo al meglio (parte 3) - Microsoft Teams - Nexsys

  • Dopo aver assegnato i partecipanti ad una stanza, è necessario aprire la stanza facendo clic sui tre punti “…” accanto alla stanza e selezionare “Aperta“: lo stato della stanza cambierà da Chiusa ad Aperta.
  • I partecipanti riceveranno una notifica sullo schermo: “La sessione del gruppo di lavoro è iniziata. Sarai spostato automaticamente tra 10 secondi
  • In qualità di organizzatore di una riunione, puoi partecipare a qualsiasi stanza selezionando le altre opzioni “…” accanto alla stanza e “Partecipa alla stanza“. Quando l’organizzatore della riunione si unisce a un gruppo di lavoro, la riunione originale viene messa in attesa
  • Per inviare un annuncio a tutti in tutti i gruppi di lavoro, seleziona (…) e scegli “Fai un annuncio
  • Quando hai finito con i gruppi di lavoro, puoi chiuderne uno o tutti contemporaneamente. Per chiuderne uno, seleziona “Altre opzioni” e scegli la stanza che desideri chiudere. In alternativa, seleziona “Chiudi stanze” per chiuderle tutte
  • I partecipanti che desiderano tornare alla riunione principale possono selezionare “Ritorna

Nota: quando i partecipanti hanno terminato con le loro stanze per sottogruppi di lavoro e desiderano partecipare alla riunione originale, e se anche tu, in qualità di organizzatore della riunione, ti sei unito a una stanza per sottogruppi di lavoro, devi selezionare “Riprendi” per avviare la riunione originale e quindi i partecipanti si uniranno automaticamente.

Chat in gruppi di lavoro

Tutti i file condivisi o le chat che si verificano in un gruppo di lavoro vengono salvati in “Chat“.

Notare che:

  1. Solo un organizzatore di riunioni può spostarsi liberamente tra più sale riunioni
  2. È necessario utilizzare la versione desktop di Teams, non l’app Web, per organizzare i gruppi di lavoro; tuttavia, i partecipanti possono utilizzare l’app Web/app mobile per prendere parte ai gruppi di lavoro
  3. I partecipanti possono presentare nelle sale riunioni per impostazione predefinita
  4. Puoi rinominare il tuo gruppo di lavoro selezionando “…” accanto al nome della stanza
  5. In ogni gruppo di lavoro puoi registrare, chattare e condividere contenuti proprio come una normale riunione di gruppo
  6. I gruppi di lavoro diventano parte della riunione originale e rimangono al loro posto per un ulteriore utilizzo, se necessario
  7. Affinché possa essere aperta, una stanza deve avere dei partecipanti assegnati
  8. Puoi avviare gruppi di lavoro individualmente o tutti in una volta
  9. Se un invitato seleziona “Riunisci” mentre si trova in una stanza di lavoro, lascerà quella stanza e la riunione originale; per ricongiungersi alla riunione originale devono cliccare sul link che sono stati inizialmente inviati.

Suggerimento 30. Usare i tag per poter @menzionare i gruppi

Un modo fantastico per raggruppare i membri del team per inviare messaggi con @menzioni che avvisano solo un sottoinsieme di persone nel team. Può essere particolarmente utile per i Team più grandi.

Esistono un paio di modi per allocare i tag, puoi farlo utente per utente oppure puoi aggiungere in blocco utenti ai tag utilizzando l’opzione “Gestisci tag“: vai al tuo team, fai clic sul menu “…” e seleziona “Gestisci tag“.

Da qui, puoi vedere tutti i tuoi tag e quali membri del team li hanno, nonché creare nuovi tag e assegnarli ai membri dei team, come mostrato di seguito:

Microsoft Teams: 35 suggerimenti per utilizzarlo al meglio (parte 3) - Microsoft Teams - Nexsys

Il secondo modo per farlo è scegliere l’opzione “Gestisci il team” dallo stesso menu “…”. Qui puoi scegliere l’opzione tag per poter allocare e tag non allocati per quell’utente, puoi anche creare nuovi tag se necessario.

Una volta impostati i tag, la funzione ti consente di utilizzarli in formato @menzione in una conversazione.

Suggerimento 31. Creare un quiz o un sondaggio in Microsoft Teams

Entrambi sono un ottimo modo per ottenere più coinvolgimento nei team e possono essere sia divertenti che utili.

Creare un sondaggio nel tuo team

È così facile e veloce da fare che una volta iniziato, non sarai più in grado di fermarti. Nella squadra e nel canale in cui vuoi fare un sondaggio, fai clic sul menu “…” sotto la nuova casella di conversazione e digita “Moduli” nella barra di ricerca che appare. Seleziona “Moduli” e questo aprirà la finestra “Crea nuovo sondaggio” in cui puoi inserire la tua domanda e le opzioni di risposta, puoi anche consentire più risposte se necessario. Lo strumento ti suggerirà alcune risposte dopo aver digitato la domanda. Fai clic su “Avanti” per visualizzare un’anteprima della domanda del sondaggio, quindi su “Invia” al feed delle conversazioni del canale.

Il sondaggio apparirà nel feed delle conversazioni con la domanda seguita dal riepilogo delle risposte sotto di essa. Un modo davvero semplice per fare un rapido sondaggio.

Creare un quiz nel tuo team come una scheda

Questo è un po’ più complicato rispetto alla creazione di sondaggi, ma è un ottimo modo per divertire il tuo team o per valutare l’apprendimento e la comprensione su un particolare argomento.

Microsoft Teams for Education ha alcune piccole aggiunte a Microsoft Teams standard, rendendo i quiz e i test leggermente più semplici.

Innanzitutto, apri “Moduli” nel browser, dovrai accedere con lo stesso account con cui accedi a Teams. Qui puoi creare un nuovo quiz e iniziare ad aggiungere le tue domande. Ci sono molti tipi di domande che puoi porre dalla scelta multipla o singola standard, insieme alle risposte di testo, fino a formati più insoliti come classificare l’ordine delle cose o valutare come ti senti riguardo a qualcosa. Puoi anche assegnare punti per le risposte corrette e aggiungere diverse sezioni al tuo quiz per dargli una struttura.

Una volta che il nostro quiz è pronto nei moduli, accediamo semplicemente al canale Teams Team in cui vogliamo che venga visualizzato e facciamo clic sull’icona “+” per aggiungere una scheda. Ora ti verranno presentate diverse opzioni, scegli l’opzione “Aggiungi un modulo esistente” e seleziona il tuo quiz.

Questo è un ottimo modo per interagire con la tua squadra, solo per divertimento o per testare la comprensione.

Suggerimento 32. Non distrarti: disabilita le notifiche

Se fai parte di molti team, potresti essere distratto dal volume di notifiche che riceverai durante l’utilizzo dell’app desktop. Quindi, se hai bisogno di restare tranquillo, puoi disattivarli: per ciascun canale, passando con il mouse su “…” e selezionando “Notifiche canale” e le notifiche specifiche che desideri evitare oppure puoi anche disattivare tutte le notifiche andando alle tue impostazioni sotto la tua icona.

Microsoft Teams: 35 suggerimenti per utilizzarlo al meglio (parte 3) - Microsoft Teams - Nexsys

Suggerimento 33. Sposta facilmente i file nel tuo team

Se vuoi spostare file da OneDrive o SharePoint nel sito del tuo team, non devi scaricarli e caricarli di nuovo. Vai su OneDrive o SharePoint e seleziona “Sposta in” o “Copia in“. Poiché i team utilizzano le raccolte documenti di SharePoint per i propri file, vengono effettivamente visualizzati come raccolte di SharePoint nel riquadro. Seleziona il Team e la cartella e “Sposta qui“.

Suggerimento 34. Sincronizza i tuoi file sul desktop

Se apri spessp documenti salvati in File e trovi che lavorare con l’app Teams sia un po’ lento, sincronizza i tuoi file sul desktop: fai clic su “File” e selezionare “Sincronizza“.

I file che hai sincronizzato verranno visualizzati accanto al tuo client OneDrive ed accanto a qualsiasi raccolta documenti di SharePoint che hai già sincronizzato.

Se non vuoi sincronizzare tutte le cartelle in Teams, puoi sincronizzare quelle che ti interessano tramite “Impostazioni” nel client OneDrive.

Seleziona le cartelle che desideri e non dovrai mai più guardare i file!

Suggerimento 35. Approfondisci i tuoi dati!

I fan dell’analisi dei dati adoreranno l’analisi dei team e dei canali che i team hanno da offrire. Basta andare su ‘…’ dal Team e poi Gestisci team. Sotto Analytics, puoi approfondire tutti i dati che ti piacciono!

Conclusioni su Teams

Microsoft Teams è una piattaforma di comunicazione e collaborazione unificata targata Microsoft pensata per lo smart working e la didattica online. Al suo interno include tutti gli strumenti necessari per lavorare a distanza o per tenere e seguire lezioni o conferenze di qualsiasi genere, ma anche la più famosa suite di produttività al Mondo: Office 365, l’evoluzione cloud di Microsoft Office con le app diventate ormai indispensabili, da Word ad Excel, passando per Publisher e OneNote.

Microsoft Teams offre una versatilità a 360 gradi: il servizio può essere utilizzato da qualunque dispositivo, ed è pensato sia per privati che per aziende con diverse opzioni di sottoscrizione adatte a tutte le esigenze, perfino personali.

Se necessiti di ulteriori approfondimenti, Nexsys – azienda informatica di Verona – propone un corso Teams per IT PRO: Strumenti di collaborazione con Office 365 e Microsoft Teams. E se, invece, sei alle prime armi, il corso Teams per utenti è quello che fa per te. Leggi l’articolo dedicato e scopri il programma del corso Microsoft Teams.