Microsoft Teams è una piattaforma che aiuta a formare un team e a lavorare insieme utilizzando la chat e i canali, un sistema per rendere la comunicazione e collaborazione più rapida ed efficiente.

È uno spazio di lavoro nel quale tu col tuo team potete modificare un file contemporaneamente in sicurezza, senza rischiare di perdere dati o “pestarvi i piedi”.

Il team può personalizzarlo con appunti, siti web o app e dato che è nel cloud (quindi accessibile via internet, senza dover essere in azienda) tutti possono lavorare insieme, ovunque si trovino nel mondo (basta solo una connessione a internet).

Microsoft ha lavorato duramente per la compatibilità, rendendo il software Teams compatibile con sistemi operativi quali Windows, MacOS, Android e iOS.

Curioso di scoprire cos’è un team o un canale? Continua a leggere, ne parliamo più avanti!

Introduzione a Microsoft Teams

Teams è un prodotto che include davvero molte funzionalità, un po’ complesso e non sempre facile da capire al primo sguardo, tuttavia adesso vediamo assieme le funzionalità principali, così potrai capirlo meglio, anche se non hai frequentato uno dei nostri corsi Microsoft Teams.

Cos’è come funziona e cosa si può fare con Microsoft Teams?

Per quanto riguarda l’utilizzo quotidiano, l’interfaccia di Teams è gradevole e, nonostante la complessità del prodotto, risulta facilmente navigabile.

Nel menu laterale, tra le varie voci, Teams ci mostra l’elenco di tutti i Teams a cui apparteniamo.

Cos’è un Team? Possiamo immaginarci un Team come se fosse un grande contenitore, al cui interno possiamo creare i canali (cioè vere e proprie chat con gruppi di persone, che possiamo organizzare per argomento).

Facciamo un esempio: Pippo lavora in un’azienda che si occupa di lavorazioni meccaniche. Nella sua azienda c’è un reparto che si occupa delle sole macchine a controllo numerico. Pippo ha creato il Team “Controllo Numerico”, e all’interno i vari canali con il nome del macchinario (es. CNC01) e le persone che ci lavorano suddivise nei vari turni. In questo modo, quando Pippo deve comunicare qualcosa a chiunque utilizzi quella macchina, o se ha necessità di informazioni, può chiederlo direttamente nel canale CNC01.

Nei canali si possono tenere conversazioni, partecipare od organizzare riunioni o condividere file, ed aggiungere/invitare persone.

Se viene condiviso un file nella conversazione di un canale, chi ha condiviso il file e gli altri membri del canale avranno la possibilità di apportare modifiche e condividere opinioni accanto al file.

Per vedere i file condivisi in un canale, basta cliccare Files nella scheda in alto nel canale.

Cos’è come funziona e cosa si può fare con Microsoft Teams?

Interessante e molto pratica anche la vista che ha pensato Microsoft, che ci consente di vedere tutti i file condivisi in un canale, semplicemente cliccando Files a sinistra.

In questo modo sarà possibile sia cercare un file tra quelli modificati o creati di recente, sia visualizzare tutti quelli presenti.

Cos’è come funziona e cosa si può fare con Microsoft Teams?

Come dicevamo prima, teams è uno strumento di collaborazione e comunicazione, che permette anche di chattare con una singola persona, senza dover coinvolgere il gruppo.

Se desideriamo chattare con una singola persona o creare una chat di gruppo (non un canale) bisogna andare su Chat nel menu a sinistra e cercare il nome del/i contatto/i desiderato/i: sarà possibile anche creare e rinominare la chat di gruppo in modo da poterla ritrovare più facilmente in futuro.

Da una singola chat è inoltre possibile effettuare una chiamata o una videochiamata al/ai membro/i di quella chat cliccando sugli appositi simboli in alto a destra nella schermata della chat.
Nelle chat di gruppo è possibile includere fino a 100 persone.

In queste chat è possibile inoltre, cliccando su Aggiungi persone nell’angolo in alto a destra, aggiungere partecipanti alla conversazione. Sarà inoltre possibile selezionare la quantità di chat da includere quando verranno aggiunte nuove persone.

Cos’è come funziona e cosa si può fare con Microsoft Teams?

Uno strumento di collaborazione non è completo se non è dotato di un calendario! Sicuramente questo è stato il pensiero di Microsoft, quando ha aggiunto la sezione Calendar, per vedere tutto ciò che si ha in programma per la giornata o la settimana, oppure per pianificare un impegno o una riunione.

Il tutto è sincronizzato con il calendario in Outlook (integrazione molto utile e interessante, dato che se si usa Teams si utilizza anche Exchange OnLine/365).

In alto a destra sono visibili le scelte di Nuova riunione, per pianificarne una o Riunione immediata per crearne una subito aggiungendo i partecipanti.

Durante appunto una riunione operativa, si può fare in modo che ognuno veda tutti gli altri sul proprio schermo, si può spegnere la webcam in modo che gli altri utenti non ci possano vedere o c’è la possibilità di togliere il microfono così da lasciar parlare gli altri senza rischiare di creare confusione.

Si può anche condividere il proprio schermo con gli altri partecipanti o loro possono condividerlo con noi durante il meeting.

Durante una conferenza invece si può scegliere di mostrare solamente il presentatore il quale potrà decidere anche di condividere il proprio schermo con gli altri utenti.

Non mi soffermo in questo momento nello spiegarti la differenza tra meeting e conferenza, in quanto è un argomento un po’ ampio che trattiamo esclusivamente nel nostro corso di Microsoft Teams.

Cos’è come funziona e cosa si può fare con Microsoft Teams?

La sezione laterale Calls dà la possibilità agli utenti di effettuare chiamate VoIP (via internet) da Teams a Teams (quindi non verso cellulari o fissi tradizionali).

Per effettuare questa operazione e quindi per consentire agli utenti di effettuare, ricevere e trasferire chiamate da e verso fissi e cellulari nella rete telefonica tradizionale, Microsoft fornisce il numero di telefono col quale sarà possibile fare ciò (come previsto attualmente per Skype).

Cos’è come funziona e cosa si può fare con Microsoft Teams?

Activity, ci permette di consultare tutti i messaggi non letti, le menzioni e altre attività.
Sulla barra in alto è possibile fare una ricerca generica di un contatto, un file, una app o altri elementi specifici risparmiando tempo, senza impazzire tra i vari tab e schede.

I costi di Teams dipendono dall’utilizzo al quale viene adibito.

Microsoft Teams è disponibile nella versione di base gratuita utile a coordinare piccole squadre e attività di smart working.

I principali servizi che comprende sono: 300 utenti, allegati fino a 2 GB, 10 GB di spazio in cloud, chat e messaggi, accesso a 250 apps integrate in Teams e riunioni dal vivo.

In alternativa vengono proposti due piani tariffari a pagamento di Office 365 che, ovviamente, comprendono Teams:

  • il pacchetto Essentials con un prezzo a partire da 4,20 euro al mese a persona;
  • il pacchetto Premium con un costo di 10,50 euro ad utente al mese.

Queste versioni a pagamento includono altri servizi come, ad esempio, lo spazio di archiviazione cloud a 1 TB o illimitato, altre app specifiche per aumentare la produttività e sistemi di sicurezza avanzati.

Vantaggi e svantaggi di Microsoft Teams

Organizzazione

Per quanto riguarda l’organizzazione, l’utilizzo di Teams presenta i seguenti vantaggi:

– In una organizzazione basata su Teams i dipendenti lavorano in gruppi incaricati di un progetto. In questo modo i dipendenti condividono la responsabilità della gestione delle attività. Dunque i manager rimarranno a stabilire obiettivi e standard di prestazione ma consentiranno ai membri del team di determinare come soddisfarli

– Le organizzazioni basate su Teams diventano più flessibili rispetto a quelle tradizionalmente strutturate. I dipendenti possono essere spostati da una squadra all’altra per massimizzare le loro capacità e per motivarli a nuove sfide. In questo senso si sentiranno più validati e responsabilizzati.

– Dato che il manager assume spesso un ruolo di supervisore dei teams, la comunicazione fra i dipendenti diventa più fluida ed efficace.

Tempo

Per quanto riguarda le tempistiche:

·      Una comunicazione di questo tipo, basata su Teams, migliora significativamente le aziende che possono risolvere problemi di lavoro più rapidamente dato che i dipendenti possono condividere informazioni e contenuti con un ritmo molto più elevato.

 

Costi

Per quanto riguarda i costi:

– Le spese per trasferte o riunioni all’estero hanno rappresentato per molto tempo una delle voci più “pesanti” nei bilanci delle aziende. Con Teams la presenza fisica non è più necessaria e se prima erano “obbligatori” per meeting e conferenze viaggi aerei, alberghi o affitti di sale riunioni ora non lo sono più e le compagnie possono far crescere ancora di più la propria competitività

– Teams è una soluzione all-in-one, infatti se una azienda dovesse acquistare separatamente tutte le applicazioni per ottenere gli stessi risultati di Teams, i costi sarebbero sicuramente più alti rispetto all’utilizzo di un ambiente unico

– Fra gli elementi che permettono a Teams di essere un elemento di risparmio strategico in una azienda c’è inoltre la scalabilità. Questo perché è un prodotto in continua evoluzione che aggiunge sempre più funzionalità e app che possono essere integrate. Sia app della Suite Office 365, sia applicazioni di partner (come Trello, SurveyMonkey, InVision…).

 

Purtroppo, come tutti gli strumenti di lavoro, anche Teams ha alcuni svantaggi:

Organizzazione

Sono presenti situazioni nelle realtà aziendali dove Teams, come altri strumenti di collaborazione simili, possono presentare degli svantaggi organizzativi:

– Dal punto di vista organizzativo, non tutti si adattano bene al lavoro di squadra e ci sono dipendenti che lavorano più efficacemente da soli

Prestazioni

Uno svantaggio che può essere ritrovato in realtà aziendali che fanno uso di Microsoft Teams è l’inconveniente che alcuni dipendenti in un ambiente di collaborazione e squadra possono contare sugli altri per compensare la propria mancanza di impegno

Teams, Skype e Skype for Business

Sono tutti è tre prodotti Microsoft validi ma ognuno ha le sue funzionalità.

La versione gratuita di Skype è uno strumento ideale per piccole aziende fino a 20 dipendenti.

L’utilizzo è appunto gratuito a meno che non si vogliano effettuare chiamate e fissi o cellulari.

Skype for Business invece consente di aggiungere fino a 250 persone alle riunioni online, garantisce una maggiore protezione a livello aziendale e consente di gestire gli account dei dipendenti, con un costo è di 2 euro al mese per ogni utente.

Microsoft Teams espande le capacità di Skype for Business raggruppando file, chat e app in un unico software integrato, che consente alle organizzazioni di collaborare più rapidamente e muoversi in maniera più efficiente.

Teams sostituisce dunque come client di comunicazione di base per Office 365, Skype for Business che verrà ritirato ufficialmente il 31 luglio 2021.

Fino a tale data è inoltre possibile inviare messaggi da un utente che utilizza Teams ad un utente che utilizza Skype for Business anche se alcune funzionalità di messaggistica, come emoji, allegati o il salvataggio della cronologia della chat al momento del passaggio ad un’altra piattaforma, non sono presenti.

Alternative a Teams?

Sul mercato sono attualmente presenti dei competitors di Teams di cui vedremo alcune differenze:

Slack

Anche Slack come Teams è un programma di collaborazione e condivisione. Basato principalmente sulla chat (cercando di soppiantare le email) e sui canali dove i vari teams separano le informazioni trattando di argomenti diversi.
E’ possibile aggiungere nuovi membri ai vari canali e creare “discussioni” decidendo chi far interagire.

E’ possibile utilizzarlo da pc/laptop, da mobile o da web.
Slack si presenta come una valida soluzione  ma è meno completo rispetto a Teams. Infatti mentre quest’ultimo può creare riunioni in videochiamata fino a 250 persone, Slack ha un limite di 15 partecipanti.
Teams inoltre ha, in tutti i piani incluso in quello gratuito, la possibilità di condividere lo schermo mentre in Slack è possibile solo nel piano a pagamento.
Infine per quanto riguarda la sicurezza Teams offre l’end to end encryption per la protezione dei dati (criptazione dei dati tra dispositivi finali, quindi nemmeno i server sono in grado di decifrare i dati che passano).

Google Drive

Si presenta come ottimo strumento per un team che lo utilizza come cloud a cui accedere ai file sia da pc che da smartphone.

Bisogna solamente loggarsi con le proprie credenziali e sarà possibile vedere tutto ciò che abbiamo caricato e tutto ciò che gli altri hanno condiviso con noi.
Ovviamente Drive può essere paragonato a Teams solamente per quanto riguarda la condivisione di files perché non offre la possibilità di partecipare o creare meeting e nemmeno la possibilità di chattare.

In sostanza è una minimissima parte di quanto offre Teams, quindi difficilmente inquadrabile come strumento di collaborazione.

Trello

Si tratta di uno strumento per il Project Management molto semplice ed intuitivo.

Gli elementi chiave sono:

·      Board: una lavagna virtuale che rappresenta il progetto. Le board possono essere private ma anche pubbliche quindi visibili da tutti i membri del team

·      List: rappresenta i macro-step di un progetto

·      Card: l’unità base della Board e rappresenta il singolo task o idea

Trello si presenta come soluzione per sincronizzare tutti i membri di una squadra sull’avanzamento di un progetto e sulle modalità di completamento dei vari task.
Su questo Teams offre la possibilità di creare chat di gruppo per avere aggiornamenti dai componenti di un team sullo stato di avanzamento di un lavoro, videochiamate per sincronizzarsi in live e il calendario per segnare impegni e scadenze che tutti i membri del team possono controllare.

Diciamo che Trello e Teams non hanno proprio la stessa finalità, ma possono essere anche usati congiuntamente.

Zoom

E’ una piattaforma di comunicazione video utilizzata da scuole o aziende. Utile per conferenze audio, collaborazioni, chat e seminari.
L’interfaccia è molto semplice e per collaborare ad un meeting basta incollare dentro all’apposita sezione di zoom, l’id del meeting fornito dal creatore del meeting.
Teams è uno strumento più completo soprattutto dal punto di vista delle collaborazioni dove presenta caratteristiche più di rilievo.

Inoltre un’altra grande differenza con Teams sta nel fatto che quest’ultimo ha la possibilità di integrarsi con moltissime altre app della suite di Office 365 e non (come SharePoint) così da soddisfare un maggior numero di utenti e aziende.

 

Tutti questi competitors di Teams in ambito aziendale, sono validi ma incompleti rispetto al prodotto creato da Microsoft.

Teams incorpora tutte le funzionalità citate sopra dei suoi competitors aggiungendone altre per soddisfare i bisogni di qualunque organizzazione voglia basare il proprio lavoro in progetti e squadre.

Accesso ospiti in Microsoft Teams

L’accesso guest consente ai team di una organizzazione di collaborare con persone esterne all’organizzazione concedendo loro l’accesso a teams esistenti e a canali in Teams.

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Serve solamente avere un account di posta elettronica come Outlook, Gmail o altri per partecipare come ospiti in Teams e avere accesso completo a chat, riunioni e file del team.
L’amministratore di Teams controlla le funzionalità che gli utenti guest possono e non possono usare in Teams.

L’accesso guest è incluso in tutti gli abbonamenti di Office 365 Business Premium, Office 365 Enterprise e Office 365 Education senza la necessità di avere altre licenze Office 365.

Il numero limite di utenti guest che possono essere aggiunti non viene imposto da Teams ma il numero totale di utenti guest dipende dal limite imposto dalla licenza di Azure AD che normalmente è di 5 guest per ogni utente con licenza.

L’utilità dell’accesso guest è quella di consentire l’accesso a team, documenti, risorse, chat e altro ai propri partner mantenendo però il pieno controllo dei propri dati aziendali.

Permessi in Teams

Principalmente in Teams esistono due livelli di utenti, Owners e Members.

Un team può avere fino a 100 Owners e il passaggio fra Owner e Member viene effettuato direttamente da un utente Owners cosi come il passaggio inverso.

permessi_microsoft_teams

Vediamo ora quali sono nello specifico i permessi che hanno i due tipi di utenti:

Team Owner Team Member
Abbandonare un team Si Si
Modificare nome o descrizione di un team Si No
Cancellare un team Si No
Aggiungere un canale Si Si*
Modificare il nome o la descrizione di un canale Si Si*
Cancellare un canale Si Si*
Aggiungere Membri del Team Si** No
Aggiungere schede Si Si*

*Funzionalità che può essere disattivata da un Owner

**Dopo aver aggiunto un utente Member ad un Team, un Owner può innalzare l’utente Member allo stato Owner. Un utente Owner può abbassare il suo status a Member

Microsoft Teams è quindi una soluzione che copre le esigenze di tutti data la sua flessibilità e data la quantità di funzionalità e app integrate che possiede. Per una azienda o una organizzazione che al giorno d’oggi voglia eccellere ed essere più competitiva possibile, Teams offre enormi potenzialità in collaborazione, tempistiche, condivisione e molto altro.

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