Microsoft Teams: Cos’è

Microsoft Teams è una suite di collaborazione di Microsoft che consente agli utenti di chattare, chiamare, fare videoconferenze e condividere file all’interno di un portale di gestione di vari progetti, da qualsiasi luogo. A differenza di altre applicazioni simili, Microsoft Teams vanta una videoconferenza in formato HD e numerose funzionalità di chat di testo: si potrebbe verderlo per chi conosce già questi prodotti come un incrocio tra SlackZoom.

Microsoft Teams è disponibile per Sistemi Operativi Windows, macOS, Android, iOS e da qualche tempo anche su Linux, permettendo quindi un elevato supporto per le interazioni tra gli utenti che potrebbero doversi trovare ad utilizzare sistemi e piattaforme differenti.

Teams è integrato in Office 365, sia per utilizzo Home, sia per un utilizzo Business da parte delle aziende, ma è anche disponibile in una versione gratuita con funzionalità ridotte. Per le grandi aziende, inoltre, sono disponibili strumenti di Management aggiuntivi come quelli amministrativi per la gestione di utenti e applicazioni.

Microsoft Teams: cosa e

Microsoft Teams: Come funziona

Il funzionamento di Teams è molto intuitivo e semplice: l’interfaccia del client e gli strumenti sono stati completamente ripensati negli ultimi tempi, pur essendo comunque disponibili come funzionalità da parecchio tempo, ma senza avere una buona usabilità. La versione attuale di Teams riprende per quanto riguarda la parte di chat e di conference Audio-Video, ciò che prima era gestito da Skype for Business, ma offre una serie di strumenti e funzionalità aggiuntive in ambito collaborazione, che non erano invece presenti in S4B.

Microsoft Teams funziona allo stesso modo da computer o dispositivi mobili: oltre alla componente client da scaricare è fruibile anche via browser (sono supportati Internet Explorer 11, Microsoft Edge, Chrome, Firefox e Safari). Per i mobile sarà necessario installare l’app per il proprio dispositivo Android o iOS. Tutti gli strumenti principali di Microsoft Teams saranno disponibili fin dal primo accesso in modo rapido e chiaro. È possibile in un solo click far partire una chiamata o una videochiamata, sia da browser che tramite applicazione mobile, ma anche conversare via chat.

Gli utenti Teams hanno anche la possibilità di registrare le riunioni e le chiamate di gruppo al fine di ottenere un file contenente audio, video e attività di condivisione dello schermo automaticamente salvato nel cloud di Office 365 all’interno di Microsoft Stream: da lì sarà poi possibile metterlo a disposizione di tutti i membri del team o utenti interni all’organizzazione.

Al momento in cui scriviamo non è possibile condividere la registrazione di Stream all’esterno dell’organizzazione.

Microsoft Teams Strumento di Collaborazione

Come funzionano i team e i canali di Microsoft Teams

Le organizzazioni hanno la possibilità di sfruttare Teams in ambito collaborazione all’interno di un primo di livello di struttura chiamato team ed un secondo livello chiamato canale.

I team sono una combinazione di persone e contenuti intorno a vari progetti ed obiettivi. E’ possibile progettare una suddivisione su:

  • team “statici”, ad esempio per reparti o uffici aziendali, oppure classi per le organizzazioni scolastiche.
  • team “dinamici” per lavorare su progetti specifici, come ad esempio il lancio di un prodotto o uno specifico progetto.

Canali Microsoft Teams struttura

È inoltre possibile creare dei team privati, accessibili soltanto su invito.

I canali invece rappresentano un sottoinsieme dell’elemento Team e sono quindi delle sezioni specifiche sollocate all’interno di un team, con lo scopo di mantenere le conversazioni organizzate su specifici argomenti, progetti, task e altro di cui necessita il team.

Anche il canale può essere “privato” e quindi gestire una segmentazione specifica dei permessi di accesso rispetto ai contenuti del team.

Canali di Microsoft Teams

Di conseguenza i canali standard sono destinati alle conversazioni a cui tutti i membri del team possono partecipare, mentre nei canali privati (riconoscibili dall’icona del lucchetto a fianco del nome) le comunicazioni sono limitate a un gruppo di persone più ristretto del team.

Funzioni di Microsoft Teams

La Chat di Microsoft Teams

La prima funzione che si andrà ad usare in una nuova organizzazione creata con Microsoft Teams è sicuramente la chat dell’orgranizzazione, nella sezione Team. Da lì sarà possibile interagire con tutti i membri della tua organizzazione ed indirizzare uno specifico messaggio “taggando” il singolo utente usando il simbolo della @ seguita dal nome. E’ possibile scrivere testi utilizzando la formattazione avanzata (grassetto, font, dimensione, etc) ed aggiungere anche immagini, emoji, sticker, adesivi e tanti altri elementi. Chiunque all’interno nel team potrà quindi rispondere al messaggio ed avviare la conversazione.

Chat privata di Microsoft Teams

All’interno di Teams è anche possibile avviare una chat privata con una sola persona o con un gruppo. Per farlo, è necessario accedere alla sezione Chat sulla barra degli strumenti a sinistra, da lì nuova chat, scrivere il nome della persona o delle persone con cui si vuol parlare nel campo A nella parte superiore dello schermo. Le chat verranno poi salvate sul lato sinistro dello schermo, al fine di facilitarne l’accesso.

Microsoft Teams chat

Condivisione di file all’interno di Microsoft Teams

All’interno di Teams sarà poi possibile condividere file con tutti i membri del team cliccando sull’icona della graffetta e selezionando il file dal sito Microsoft Teams, da OneDrive o dal computer. Condividendo un file Microsoft Office, ogni persona del team potrà visualizzarlo nell’interfaccia di Teams ed successivamente anche modificarlo tramite le soluzioni integrate di Office Online 365.

Microsoft Teams: condivisione file

Riunione immediata di Microsoft Teams

Teams ha uno strumento integrato per le effettuare le audio-video conference di gruppo. Nella pagina dei Team è presente il pulsante Riunione immediata che permetterà di iniziare la riunione, inserendo i destinatari e personalizzando alcuni dettagli come ad esempio l’oggetto della riunione. E’ poi possibile decidere se utilizzare o meno la webcam, in modo da scegliere se far diventare la riunione solo audio.

Nella finestra della riunione, è possibile premere sui nomi delle persone da invitare. Nella schermata della riunione virtuale, sono disponibili opzioni per controllare il flusso video e audio, trasmettere su un’altra schermata, modificare altre impostazioni e terminare la chiamata.

Riunione immediata microsoft teams

Altre applicazioni da integrare in Microsoft Teams

Premendo sul tasto App, in basso a sinistra, è possibile aggiungere altre app e servizi per espandere le funzionalità di Team. Esistono diversi strumenti già nativamente  integrati, come ad esempio Bing News, Youtube, Meteo, Wikipedia, Azioni e Mappe, ma è possibile poi aggiungere altri applicazioni come ad esempio Zoom, Trello, Cisco Webex Meetings e tante altre applicazioni (tra l’altro in continuo aggiornamento).

Per finire eccovi alcuni riferimenti relativi alla documentazione ufficiale Microsoft:

Pagina ufficiale Microsoft per dedicato alla formazione su Teams

Breve video introduttivo su Microsoft Teams

Nexsys in qualità di partner certificato Microsoft offre servizi di formazione per IT PRO relativi a Microsoft Teams ed Office 365; inoltre offriamo percorsi di formazione anche per utenti aziendali utilizzatori dei prodotti.

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