Si sa che le licenze Microsoft 365 sono uno strumento utile ed essenziale per la produttività d’impresa, senza la quale sarebbe molto più difficile lavorare in un’organizzazione aziendale.
Per quanto siano fondamentali il loro costo non è irrisorio e la tariffa annua che si paga per le licenze va ad incidere sulla marginalità del bilancio di fine anno. Inoltre, Microsoft ha aumentato i prezzi a inizio 2022 e se non si vuole perdere troppo margine, gli amministratori dovranno correre ai ripari ed iniziare a pensare a come abbattere questi costi.
Ottimizzare l’uso delle licenze Microsoft 365 diventa quindi una questione importante; Microsoft mette a disposizione una vasta gamma di abbonamenti che si personalizzano sulla base delle dimensioni dell’azienda e sulle sue esigenze. Trovare la giusta combinazione è un modo sicuro per ridurre i costi delle licenze, ma questo non è sufficiente.
In questo articolo vedremo alcuni trucchi per cercare di ottimizzare le spese delle licenze Microsoft, suggeriremo perciò 5 pratici consigli per abbattere i costi delle licenze, in particolare:
- Identifica l’utilizzo della licenza di Office 365
- Recuperare le licenze dagli account degli ex dipendenti
- Trova ed elimina le licenze degli utenti inattivi
- Identificare le caselle di posta condivise con le licenze
- Recupera le licenze dagli utenti eliminati
Identifica l’utilizzo della licenza di Office 365
Esiste un metodo per capire come le licenze di Office 365 vengono assegnate agli utenti: questo metodo consiste nel creare un report dove saranno indicati tutti gli utenti di Microsoft 365 e le rispettive licenze alle quali sono associati.
La procedura per creare il report con la lista delle licenze è molto semplice: scarica lo script. Lo script darà in output due file differenti. Un file avrà al suo interno un report dettagliato sulle licenze e gli utenti Microsoft 365. L’altro documento invece, conterrà un riepilogo delle informazioni.
Se si vuole esportare il report degli utenti con licenza sarà sufficiente eseguire lo script come segue:
.\O365UserLicenseReport.ps1
L’utilità fondamentale di questo report risiede nel fatto che ha la capacità di evidenziare le licenze che si sovrappongono e quindi sarà possibile agire di conseguenza eliminandone gli eccessi.
Recuperare le licenze dagli account degli ex dipendenti
L’offboarding dei dipendenti, ovvero le pratiche di uscita del dipendente che termina il suo rapporto di lavoro con l’impresa, sono a volte causa di imprevisti ed errori. Una corretta gestione delle pratiche permette sicuramente un risparmio di costi. Questo perché spesso le imprese bloccano l’accesso agli account dei suoi ex dipendenti. Bloccare l’accesso però non elimina la licenza Microsoft che continuerà ad essere attiva e quindi a generare costi.
Per porre rimedio a questa situazione è opportuno identificare gli utenti bloccati con ancora la licenza di Office 365. Anche in questo caso la procedura è molto semplice: scarica lo script.
Per ottenere il documento con l’elenco degli utenti disabilitati esegui lo script come segue:
.\ O365LicenseReportingAndManagement.ps1 -Action 4
Il file ottenuto conterrà al suo interno le UPN degli utenti disabilitati, il nome, il piano della licenza e altre informazioni utili. Ora per completare l’operazione occorre eliminare la licenza da tutti gli utenti bloccati; per farlo esegui lo script come segue:
.\ O365LicenseReportingAndManagement.ps1 -Action 11
Inoltre, è possibile rimuovere le licenze da un elenco di utenti disabilitati copiando i dati dal report ed esportarli in un file dal formato CSV. Tramite il seguente script sarà possibile eliminare le licenze di Office 365:
.\ O365LicenseReportingAndManagement.ps1 -Action 9
Trova ed elimina le licenze degli utenti inattivi
Se l’organizzazione non segue la disattivazione degli account degli ex dipendenti, è possibile identificarli utilizzando l’ultima ora di accesso o l’ultima ora di accesso degli utenti. È inoltre possibile individuare gli utenti inattivi che utilizzano ancora le licenze Microsoft 365.
Per trovare gli utenti inattivi e i loro dettagli di licenza, è possibile scaricare lo script.
Per avere il documento con l’elenco degli utenti con licenza che sono rimasti inattivi per un periodo maggiore ai 90 giorni, esegui lo script tramite il formato sottostante:
. UserLastActivityTimeReport.ps1 -LicensedUserOnly -InactiveDays 90
Identificare le caselle di posta condivise con le licenze
Tipicamente non è necessario avere una licenza per le caselle di posta condivisa che non superino lo spazio di archiviazione massimo di 50 GB o il blocco per le controversie legali è disabilitato. Sfruttando questi paletti gli amministratori potranno eliminare le licenze dalle caselle di posta condivise che rientrano nelle categorie sopra elencate.
Per trovare le licenze delle caselle di posta condivisa e le loro relative informazioni basta scaricare ed eseguire lo script.
Per creare un report con tutte le informazioni necessarie esegui lo script come segue:
.\FindLicensedSharedMailboxes.ps1
In questo modo si troveranno le caselle postali che rientrano nei requisiti sopra indicati e sarà possibile togliere le licenze da esse.
Recupera le licenze dagli utenti eliminati
Al fine di ottimizzare l’uso delle licenze un’altra cosa che gli amministratori sono tenuti a fare è verificare se un utente eliminato ha ancora associato una licenza Office365. Questo con lo scopo di riassegnare quella licenza a utenti attivi senza doverne comprare altre.
Per ottenere un elenco delle licenze eliminate e contenute nel cestino è possibile eseguire il seguente codice in PowerShell:
Get-MsolUser -ReturnDeletedUsers | dove {$_. isLicensed -eq $true}
Prima di eseguire il codice di cui sopra, è necessario connettersi a Office 365 PowerShell utilizzando il cmdlet Connect-MsolService.
Grazie a questo documento sarà possibile recuperare le licenze inutilizzate.
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