Come Ridurre i Costi delle Licenze Microsoft 365: 5 Strategie Efficaci per le Aziende

Le licenze Microsoft 365 rappresentano uno strumento fondamentale per la produttività aziendale moderna. Tuttavia, il loro costo Microsoft 365 può incidere significativamente sul budget delle organizzazioni, specialmente dopo l'aumento dei prezzi introdotto da Microsoft nel 2022.

Perché Ottimizzare le Licenze Microsoft 365?

L'ottimizzazione licenze Office 365 è diventata una priorità per gli amministratori IT che vogliono:

• Ridurre i costi operativi aziendali
• Massimizzare il ROI degli investimenti tecnologici
• Mantenere la competitività sul mercato

Microsoft offre diverse tipologie di abbonamenti personalizzabili in base alle dimensioni dell'azienda e alle specifiche esigenze operative. Tuttavia, scegliere la giusta combinazione di licenze non è sufficiente per una gestione ottimale Microsoft 365.

5 Strategie per Ridurre i Costi delle Licenze Microsoft 365

In questa guida scoprirai come risparmiare su Microsoft 365 attraverso 5 pratiche strategie di ottimizzazione:

1. Analizza l'Utilizzo Effettivo delle Licenze Office 365

Monitora regolarmente quali applicazioni e servizi vengono realmente utilizzati dai tuoi dipendenti per identificare licenze sovradimensionate.

2. Recupera le Licenze degli Ex Dipendenti

Implementa un processo sistematico per il recupero immediato delle licenze dai dipendenti che lasciano l'azienda.

3. Identifica e Rimuovi le Licenze degli Utenti Inattivi

Utilizza gli strumenti di reporting per individuare account dormienti e liberare licenze inutilizzate.

4. Gestisci Correttamente le Caselle di Posta Condivise

Verifica che le mailbox condivise non abbiano licenze assegnate inappropriatamente.

5. Recupera le Licenze dagli Utenti Eliminati

Assicurati che la cancellazione degli account utente comporti automaticamente la liberazione delle relative licenze.

Identifica l’utilizzo della licenza di Office 365

Esiste un metodo per capire come le licenze di Office 365 vengono assegnate agli utenti: questo metodo consiste nel creare un report dove saranno indicati tutti gli utenti di Microsoft 365 e le rispettive licenze alle quali sono associati.

La procedura per creare il report con la lista delle licenze è molto semplice: scarica lo script. Lo script darà in output due file differenti. Un file avrà al suo interno un report dettagliato sulle licenze e gli utenti Microsoft 365. L’altro documento invece, conterrà un riepilogo delle informazioni.

Se si vuole esportare il report degli utenti con licenza sarà sufficiente eseguire lo script come segue:

.O365UserLicenseReport.ps1

L’utilità fondamentale di questo report risiede nel fatto che ha la capacità di evidenziare le licenze che si sovrappongono e quindi sarà possibile agire di conseguenza eliminandone gli eccessi.

Recuperare le licenze dagli account degli ex dipendenti

L’offboarding dei dipendenti, ovvero le pratiche di uscita del dipendente che termina il suo rapporto di lavoro con l’impresa, sono a volte causa di imprevisti ed errori. Una corretta gestione delle pratiche permette sicuramente un risparmio di costi. Questo perché spesso le imprese bloccano l’accesso agli account dei suoi ex dipendenti. Bloccare l’accesso però non elimina la licenza Microsoft che continuerà ad essere attiva e quindi a generare costi.

Per porre rimedio a questa situazione è opportuno identificare gli utenti bloccati con ancora la licenza di Office 365.  Anche in questo caso la procedura è molto semplice: scarica lo script.

Per ottenere il documento con l’elenco degli utenti disabilitati esegui lo script come segue:

. O365LicenseReportingAndManagement.ps1 -Action 4

Il file ottenuto conterrà al suo interno le UPN degli utenti disabilitati, il nome, il piano della licenza e altre informazioni utili. Ora per completare l’operazione occorre eliminare la licenza da tutti gli utenti bloccati; per farlo esegui lo script come segue:

. O365LicenseReportingAndManagement.ps1 -Action 11

Inoltre, è possibile rimuovere le licenze da un elenco di utenti disabilitati copiando i dati dal report ed esportarli in un file dal formato CSV. Tramite il seguente script sarà possibile eliminare le licenze di Office 365:

. O365LicenseReportingAndManagement.ps1 -Action 9

Trova ed elimina le licenze degli utenti inattivi

Se l'organizzazione non segue la disattivazione degli account degli ex dipendenti, è possibile identificarli utilizzando l'ultima ora di accesso o l'ultima ora di accesso degli utenti. È inoltre possibile individuare gli utenti inattivi che utilizzano ancora le licenze Microsoft 365.

Per trovare gli utenti inattivi e i loro dettagli di licenza, è possibile scaricare lo script.

Per avere il documento con l’elenco degli utenti con licenza che sono rimasti inattivi per un periodo maggiore ai 90 giorni, esegui lo script tramite il formato sottostante:

.  UserLastActivityTimeReport.ps1 -LicensedUserOnly -InactiveDays 90

Come identificare le caselle di posta condivise con licenza e ottimizzare le risorse Office 365

Tipicamente, le caselle di posta condivise non richiedono una licenza se lo spazio di archiviazione non supera i 50 GB e il blocco per controversie legali (litigation hold) è disabilitato. Sfruttando questi limiti, gli amministratori IT possono individuare e rimuovere le licenze superflue associate alle caselle di posta condivise conformi a questi criteri, riducendo i costi di licenze inutilizzate.

Per trovare le licenze delle caselle di posta condivisa e le loro relative informazioni basta scaricare ed eseguire lo script.

Per creare un report con tutte le informazioni necessarie esegui lo script come segue:

.FindLicensedSharedMailboxes.ps1

Eseguendo questo script si identificano rapidamente le caselle che rientrano nei parametri indicati e si procede alla rimozione delle licenze non necessarie.

Inoltre, per massimizzare l’efficienza delle licenze Office 365, è importante verificare se gli utenti eliminati hanno ancora licenze attive associate. Per recuperare queste licenze inutilizzate e poterle riassegnare agli utenti attivi, gli amministratori possono eseguire il comando PowerShell:

Al fine di ottimizzare l’uso delle licenze un’altra cosa che gli amministratori sono tenuti a fare è verificare se un utente eliminato ha ancora associato una licenza Office365. Questo con lo scopo di riassegnare quella licenza a utenti attivi senza doverne comprare altre.

Per ottenere un elenco delle licenze eliminate e contenute nel cestino è possibile eseguire il seguente codice in PowerShell:

Get-MsolUser -ReturnDeletedUsers | dove {$_. isLicensed -eq $true}

Prima di eseguire il codice di cui sopra, è necessario connettersi a Office 365 PowerShell utilizzando il cmdlet Connect-MsolService.

Grazie a questo documento sarà possibile recuperare le licenze inutilizzate.

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