Licenziamenti, dimissioni o riorganizzazioni del personale sono alcune delle cause che mettono i dirigenti di un’impresa di fronte all’offboarding, ovvero, la procedura che porta l’uscita di un dipendente al di fuori del contesto aziendale di riferimento. Il fenomeno secondo alcuni studi condotti negli Stati Uniti è in forte crescita, tanto che si è toccato un record di 4,5 milioni di lavoratori nel novembre del 2021.
La volontà dei datori di lavoro è comunemente quella di eliminare in fretta i dati vecchi al fine di liberare le licenze Microsoft 365 o anche solo per libera spazio nel Cloud; prima di procedere però con queste azioni è necessario considerare importanti aspetti.
In questo articolo vedremo come seguire correttamente le procedure di offboarding dei dipendenti, in particolare si tratteranno i seguenti temi:
- Come fare offboarding per la posta elettronica del dipendente
- Come fare offboarding per i dati del dipendente contenuti nel suo OneDrive
- Cosa fare in caso il dipende elimini i suoi dati prima di andarsene
Come fare offboarding per la posta elettronica del dipendente
Al momento dell’eliminazione del profilo utente del dipende in Microsoft 365 si perde l’accesso alla sua posta in arrivo e tutti i dati al suo interno. Per rimediare, Microsoft prevede la possibilità di ripristinare i dati entro 30 giorni dall’eliminazione, prima che la posta in arrivo venga definitivamente cancellata.
Ci sono inoltre altre misure di sicurezza previste da Microsoft, come ad esempio, prima di eliminare l’utente si potrà convertire la posta in arrivo in posta in arrivo inattiva. Per fare ciò è necessario:
- Impedire all’ex dipendente l’accesso alla sua vecchia casella di posta
- Condividere la posta in arrivo con un altro utente
In questo modo è possibile mantenere l’accesso alle informazioni della posta dell’ex dipendente (per il tempo che si imposta come politica di conservazione, massimo dieci anni), liberando contemporaneamente la licenza alla quale era associato.
Ora è possibile eliminare il profilo utente. Tuttavia, ci sono comunque degli aspetti negativi da tenere in considerazione, come il fatto che potrebbero arrivare nuova e-mail alla casella di posta eliminata a cui non si ha più accesso; bisogna quindi prevedere delle soluzioni per rimediare a quest’inconveniente.
Un altro aspetto negativo da non sottovalutare è l’impossibilità di impostare uno strumento di risposta automatica quando il profilo viene eliminato.
Chiarito il quadro della situazione per la casella postale è logico ora fare delle valutazioni sulle implicazioni di questa procedura. Difatti alcuni responsabili potrebbero trovare efficace una politica di conservazione più lunga.
Come fare offboarding per i dati del dipendente contenuti nel suo OneDrive
Se all’interno dell’organizzazione aziendale vengono usati gli strumenti che permettono di salvare documenti in Microsoft Teams o SharePoint, quasi sicuramente all’interno del loro OneDrive personale si potranno trovare degli importanti file di lavoro. Questi documenti andranno necessariamente salvaguardati dalle problematiche della procedura di offboarding.
Esattamente come visto sopra per Outlook, quando si elimina un profilo utente Microsoft mette a disposizione un periodo di trenta giorni in cui si potranno recuperare i file eliminati da OneDrive. Al termine del periodo non sarà più possibile recuperare i dati che andranno persi definitivamente.
Anche qui ci sono delle considerazioni da effettuare in quanto per alcuni casi il periodo proposto da Microsoft può essere limitante, ad esempio se nel tempo in cui viene eliminato il profilo in contemporanea si cerca di addestrare un nuovo utente che vada a sostituire l’ex dipendente.
Esattamente come sopra è possibile impostare la politica di conservazione per un massimo di 10 anni, in modo da permettere ai responsabili di effettuare con il tempo adeguato la procedura di eliminazione dei dati dell’ex dipendente.
Ulteriori valutazioni sono necessarie nelle politiche di conservazione, in quanto, mantenere i dati per molto tempo è possibile ma rappresenta comunque un costo. In certi casi la soluzione di conservazione a lungo termine rappresenta la strategia adatta, ma non sempre è essenziale sostenere questi costi a prescindere. Valutare adeguatamente la propria situazione e prendere una decisione in base al contesto di riferimento è una scelta che il responsabile dovrà prendere con cura.
Cosa fare in caso il dipendente elimini i suoi dati prima di andarsene
Il rapporto di lavoro come già visto può terminare in vari modi, e non sempre si arriva a una soluzione felice per entrambe le parti. Il dipendente licenziato o che comunque termina il suo rapporto di lavoro all’interno dell’impresa per altre cause potrebbe, per distrazione o per atto voluto, cancellare tutti i suoi dati senza prima effettuare una valutazione sull’importanza di essi. Nel caso in cui il dipendente abbia lavorato a progetti o affari incompiuti e le informazioni in merito vengono eliminate, la perdita per l’azienda può essere sostanziosa.
La situazione può avvenire anche in buona fede, dove il dipendente pensando di fare una buona azione cancellando i suoi dati per fare spazio nell’archivio invece, si trova ad eliminare file e informazioni fondamentali per l’operato dell’impresa.
Per evitare queste spiacevoli situazioni, è sempre buona pratica avere un piano di backup che garantisca la salvaguardia dei dati chiave, alcuni sono già previsti ed integrati nelle applicazioni, come ad esempio quelli all’interno di Outlook o SharePoint. Microsoft, quindi, ha delle soluzioni all’interno del suo pacchetto, però, queste soluzioni hanno dei limiti sostanziosi.
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