Cosa è Microsoft Whiteboard? È un’area di disegno digitale utile per concentrare idee, contenuti e persone. È un’applicazione progettata per consentire di collaborare con i propri colleghi disegnando e perfezionando idee su una tela digitale. Whiteboard è un servizio di Azure ed è abilitato di default su tutti i tenant aziendali di Office 365; nel caso si voglia disabilitarlo, è sufficiente recarsi nelle impostazioni dell’interfaccia di amministrazione di Microsoft 365.
Gli utenti possono accedere a Whiteboard tramite il menu di Office ed avviare la versione browser. Entrando con le proprie credenziali di Office 365, si avrà la possibilità di creare, aggiornare o rimuovere le lavagne. L’applicazione è disponibile anche da Microsoft Store e per iOS. Al momento non è disponibile una versione standalone per Android ma è possibile utilizzare l’app di Microsoft Teams attraverso il client di Teams per Android.
Utilizzare Whiteboard in una riunione di Teams
Per utilizzare Whiteboard durante una riunione basta aprire lo strumento da Teams o utilizzare l’app (se installata su un Pc Windows). Avviare Whiteboard da Teams fa sì che venga richiamata l’app basata sulla versione browser. La feature è utile per condividere idee in modo semplice e veloce. Inoltre, se il proprio PC supporta la funzionalità di inchiostro digitale, è possibile disegnare sulla whiteboard direttamente con il dito o con una penna digitale.
Quando si crea una lavagna digitale per un meeting, la stessa viene associata alla riunione e tutti i partecipanti hanno la possibilità di accedervi durante e successivamente. Essendo una risorsa condivisa, le modifiche apportate vengono visualizzate ovunque ed in tempo reale. Tutte le lavagne create all’interno di Teams hanno lo stesso nome, ossia Whiteboard meeting. È comunque possibile modificare il nome di default ed assegnarne uno specifico che ti permetta di associare la lavagna alla riunione o attività relativa. Il contenuto di queste lavagne viene archiviato nel servizio Azure di riferimento.
L’app per Windows
La versione Windows rappresenta sicuramente il client più funzionale e completo per la feature. Si hanno a disposizione servizi di formattazione aggiuntiva, come post-it e template, progettati per dare spazio alla fantasia e alle idee. Tuttavia, può capitare che la versione browser non visualizzi perfettamente lavagne create con l’app di Windows contenenti una formattazione complessa, come ad esempio i template. Per questo motivo è consigliabile utilizzare la versione Windows ogniqualvolta tu debba lavorare su un progetto elaborato. L’immagine seguente illustra il modello di brainstorming utilizzato per affinare le idee relativamente ad un seminario online.
Condividiamo le lavagne
Può capitare di aver la necessità di condividere la conclusione di una discussione o di un meeting con persone che non erano coinvolte nella riunione. Per farlo, è disponibile, all’interno dell’app Windows, l’opzione Post to Teams che permette di postare il collegamento alla lavagna in un determinato canale.
È possibile copiare il link da Teams e condividere la whiteboard con altre persone tramite e-mail o chat personale. Nel caso non si voglia inviare il link, è possibile salvare uno screenshot della lavagna come se fosse un’immagine (formato SVG o PNG) ed includere tale file in una mail o in un documento.
Inviare i link
Ulteriormente, è possibile invitare altri utenti a collaborare su Whiteboard: è sufficiente condividere l’invito via e-mail. Il link può essere di sola lettura o consentire l’accesso completo per la scrittura. Quando il destinatario accetta l’invito, Whiteboard aggiunge la lavagna tra quelle disponibili e la apre immediatamente consentendo all’utente di iniziare fin da subito ad apportare il suo contributo. Gli utenti invitati non possono eliminare le lavagne.
Aggiornamenti & Updates
A fine 2019, Microsoft aveva dichiarato di voler aggiungere una serie di funzionalità a Teams e all’app web. Tra queste, un maggior numero di penne e la possibilità di formattare il testo. Gli utenti guest, al momento, possono solo interagire con le lavagne durante i meeting: non hanno ancora la possibilità di averne pieno accesso.
Integrazione con Powershell
È disponibile un modulo PowerShell per Whiteboard. Questo modulo è limitato in quanto ha solo tre cmdlet ed è difficile prevedere come questi comandi verranno utilizzati nell’amministrazione quotidiana dello strumento. Tuttavia il cmdlet Invoke-TransferAllWhiteboards potrebbe risultare utile nel qual caso si voglia trasferire la proprietà delle lavagne da un utente all’altro quando qualcuno lascia l’azienda.
Con questo articolo abbiamo avuto un assaggio delle potenzialità di Microsoft Teams, soprattutto quado utilizzato assieme alle innumerevoli features ed app presenti nello store (ad esempio Whiteboard, la lavagna digitale oggetto dell’articolo). La continua evoluzione del cloud – e di Azure – e dei servizi che essi offrono portano un numero sempre maggiore di aziende ad utilizzare tali soluzioni, vista la loro flessibilità all’adattarsi alle più variegate esigenze professionali ed aziendali.
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