Lo sai che le licenze non autorizzate di Office 365 possono creare seri danni alla tua azienda? Il software è classificato come un bene intangibile ma può arrivare a danneggiare la tua attività in modo tangibile e soprattutto permanente. Utilizzare con efficienza le licenze Office 365 permette di impiegare in modalità funzionale tutte le potenzialità della suite offerta da Microsoft 365.
L’esempio più azzeccato quando si cerca di spiegare l’importanza del software è quello del teatro: noleggi una sala per uno spettacolo e devi pagare una tassa per ogni posto della platea. Massimizzi i profitti assicurandoti un “tutto esaurito” perché i posti vuoti rappresentano un costo e denaro sprecato.
Uno studio condotto nel 2020 sulle licenze di Office 365 ha analizzato 3,4 milioni di utenti: il risultato mostra come il 18% delle licenze in esame non fosse stato correttamente assegnato. Tornando al nostro esempio, parliamo dei posti liberi nel teatro. Nel pianificare la gestione delle risorse e delle licenze software occorre anche definire quanti siano i reali posti necessari: spesso si tende a sopravvalutare i numeri effettivi e ad acquistare un numero troppo elevato di licenze software.
Errori nella gestione delle licenze Microsoft 365
Spesso le aziende non riassegnano le vecchie licenze a nuovi dipendenti. Molto spesso le imprese acquistano nuove licenze durante il processo di inserimento di nuovo personale.
La possibilità di pagare troppo rispetto al necessario è molto alta, non solo per le grandi aziende. Anche le piccole medie imprese che non monitorano attivamente le licenze stanno probabilmente sostenendo dei costi non necessari.
Errori nell’utilizzo delle App di Office 365
Microsoft 365 rappresenta una potente suite di strumenti. Al momento risulta sottoutilizzata in molte organizzazioni. L’aggiornamento e l’innovazione continua dello strumento non deve essere considerato un motivo valido per utilizzare solo gli strumenti più semplici. Molte funzionalità Microsoft 365 sono intuitive e possono favorire un aumento concreto della produttività. Tutti conoscono Outlook, Word, Excel, Microsoft Teams e PowerPoint, ma gli strumenti della suite comprendono potenti ed utili programmi come SharePoint, OneNote, OneDrive, Stream, Delve e Planner ora ToDo.
Non si tratta quindi solo di pagare in eccesso: in questo caso le licenze Office 365 offrono all’interno del proprio pacchetto-costo, la possibilità di usufruire di una sorta ampia di funzioni e tecnologia.
Come funzionano le licenze di Office 365
I pacchetti Microsoft 365 sono disponibili in varie opzioni a seconda della suite desiderata e in base a quello che può effettivamente servire all’azienda. La gestione formale e l’ottimizzazione del tuo parco licenze e del tuo software ti aiterà a determinare lo scenario migliore.
Le licenze per le imprese sono disponibili in tre pacchetti:
- Microsoft 365 E3: €19,70 per utente/mese
- Microsoft 365 E5: €34,40 per utente/mese
- Microsoft 365 F3: €3,40 per utente/mese
Le licenze permettono la possibilità di installare app desktop di Office su un massimo di cinque device PC o Mac, cinque tablet e cinque smartphone per utente.
Ma ti sei mai chiesto cosa serve davvero ai tuoi utenti? L’offerta Microsoft 365 premette di gestire diverse modalità di accesso e capacità in base a quello che realmente l’utente necessita.
Ecco, quindi i 2 consigli base per utilizzare al meglio le licenze Microsoft 365:
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Inventario aggiornato delle licenze Microsoft 365
L’attività principale consiste nel conoscere e monitorare la propria infrastruttura e la propria dotazione software. Effettuare un inventario significa redigere un elenco di tutto quello che è in uso, in disuso, in manutenzione e non funzionante all’interno della propria azienda. L’attività di inventory rappresenta la corretta modalità per definire il livello delle risorse presenti ed utilizzate al fine di razionalizzare ed ottimizzare i processi informatici e tecnologici.
Occorre fare in modo che vengano applicati dei criteri condivisi di manutenzione e controllo e agire al fine che queste policy operative lato IT vengano rispettare da ogni area aziendale e da ogni utente.
Il rischio è di incorrere in un audit Microsoft e ricevere un avviso che richiede un audit SAM (Software Asset Management). Ignorare l’avviso non solo può comportare azioni legali e multe: il rischio maggiore è quello di fare perdere molto tempo al tuo reparto tecnico nella gestione e nella riconciliazione delle licenze. Tempo che potrebbe essere dedicato ad attività progettuali di maggior livello e a controlli puntuali, ad esempio, sulla sicurezza informatica e sulla cybersecurity.
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Formazione Office 365 per i dipendenti
Come noto per ogni processo aziendale, anche in ambito tecnologico, l’efficienza maggiore deriva dall’operato e dall’uso dell’utente finale. Anche per la gestione delle licenze di Office 365 occorre che i dipendenti siano sufficientemente formati ad utilizzare lo strumento. Utilizzare in maniera performante Microsoft 365 migliorerà la produttività generale grazie a strumenti gestibili ovunque e per i quali, come avrai ben capito, stai già pagando.
Cosa puoi fare ora?
1) Continuare a far da solo, dedicando tempo e risorse. Puoi fare un bel lavoro, puoi perdere tempo in un’attività di analisi e riconciliazione delle licenze e se fai qualche errore magari non te ne accorgi e quindi sei di nuovo punto a capo.
2) Contatta Nexsys, compilando il form presente in questa pagina, e valutiamo insieme se e come saremo in grado di aiutare la tua azienda ed i tuoi utenti a monitorare con costanza le tue licenze e sviluppare una funzionale attività d’uso sui tuoi utilizzatori finali anche attraverso corsi di informatica.
Siamo un’azienda informatica al tuo fianco per gestire le licenze cloud Microsoft, evitare spese inutili, gestire upgrade e downgrade e risparmiare denaro in termini di tempo di rinnovo.
L’attività ideale è attivare un’analisi della effettiva dotazione presente ad una determinata data e stabilire check periodici (almeno annuali) per definire variazioni e possibili interventi di miglioramento.
