Licenze Office 365: perché gestirle correttamente è fondamentale per la tua azienda
Utilizzare licenze non autorizzate di Office 365 può avere conseguenze gravi per la tua azienda, sia dal punto di vista legale che operativo. Anche se il software è un bene intangibile, i danni che può causare sono assolutamente concreti e duraturi: multe, interruzioni di servizio, perdita di dati e reputazione aziendale compromessa sono solo alcune delle possibili ricadute.
Una gestione efficiente delle licenze Office 365 consente non solo di essere conformi alle normative, ma anche di sfruttare al meglio tutte le funzionalità della suite Microsoft 365, ottimizzando i costi e migliorando la produttività.
Il software come il teatro: una metafora che funziona
Per capire quanto sia importante gestire correttamente le licenze software, si può usare un esempio semplice: immagina di noleggiare un teatro per uno spettacolo e dover pagare una tariffa per ogni posto disponibile. Se lasci posti vuoti, stai letteralmente sprecando soldi. Lo stesso accade con le licenze inutilizzate: rappresentano una spesa non giustificata.
Troppo spesso si acquistano più licenze del necessario
Uno studio del 2020 che ha analizzato oltre 3,4 milioni di utenti Office 365 ha evidenziato che circa il 18% delle licenze acquistate non era stato assegnato correttamente. Questo significa che molte aziende stanno pagando per qualcosa che non usano.
Il problema? Una pianificazione imprecisa, spesso causata dalla sovrastima delle reali esigenze. È quindi essenziale valutare correttamente il numero di utenti effettivi e assegnare in modo intelligente le licenze, adattandole nel tempo all’evoluzione dell’organico e alle esigenze operative.
Errori nella gestione delle licenze Microsoft 365
Spesso le aziende non riassegnano le vecchie licenze a nuovi dipendenti. Molto spesso le imprese acquistano nuove licenze durante il processo di inserimento di nuovo personale.
La possibilità di pagare troppo rispetto al necessario è molto alta, non solo per le grandi aziende. Anche le piccole medie imprese che non monitorano attivamente le licenze stanno probabilmente sostenendo dei costi non necessari.
Errori nell’utilizzo delle App di Office 365
Microsoft 365 rappresenta una potente suite di strumenti. Al momento risulta sottoutilizzata in molte organizzazioni. L’aggiornamento e l’innovazione continua dello strumento non deve essere considerato un motivo valido per utilizzare solo gli strumenti più semplici. Molte funzionalità Microsoft 365 sono intuitive e possono favorire un aumento concreto della produttività. Tutti conoscono Outlook, Word, Excel, Microsoft Teams e PowerPoint, ma gli strumenti della suite comprendono potenti ed utili programmi come SharePoint, OneNote, OneDrive, Stream, Delve e Planner ora ToDo.
Non si tratta quindi solo di pagare in eccesso: in questo caso le licenze Office 365 offrono all’interno del proprio pacchetto-costo, la possibilità di usufruire di una sorta ampia di funzioni e tecnologia.
Come funzionano le licenze di Office 365
I pacchetti Microsoft 365 sono disponibili in varie opzioni a seconda della suite desiderata e in base a quello che può effettivamente servire all’azienda. La gestione formale e l’ottimizzazione del tuo parco licenze e del tuo software ti aiterà a determinare lo scenario migliore.
Le principali licenze Microsoft 365 per aziende
- Microsoft 365 Business Basic
Ideale per le piccole imprese. Include app online come Outlook, Word, Excel, Teams e 1 TB di spazio su OneDrive. Perfetto per chi lavora in cloud. - Microsoft 365 Business Standard
Aggiunge le versioni desktop delle app Office e consente l’installazione su più dispositivi. Adatto a team che lavorano sia online che offline. - Microsoft 365 Business Premium
Oltre a tutte le funzionalità dello Standard, include strumenti avanzati per la sicurezza e la gestione dei dispositivi (Intune, Azure AD Premium P1). - Microsoft 365 E3 ed E5
Pensate per le medie e grandi imprese. Offrono funzionalità avanzate di sicurezza, compliance e gestione dei dati
Le licenze permettono la possibilità di installare app desktop di Office su un massimo di cinque device PC o Mac, cinque tablet e cinque smartphone per utente.
Ma ti sei mai chiesto cosa serve davvero ai tuoi utenti? L’offerta Microsoft 365 premette di gestire diverse modalità di accesso e capacità in base a quello che realmente l’utente necessita.
Ecco, quindi i 2 consigli base per utilizzare al meglio le licenze Microsoft 365:
Inventario aggiornato delle licenze Microsoft 365
L’attività principale consiste nel conoscere e monitorare la propria infrastruttura e la propria dotazione software. Effettuare un inventario significa redigere un elenco di tutto quello che è in uso, in disuso, in manutenzione e non funzionante all’interno della propria azienda. L’attività di inventory rappresenta la corretta modalità per definire il livello delle risorse presenti ed utilizzate al fine di razionalizzare ed ottimizzare i processi informatici e tecnologici.
Occorre fare in modo che vengano applicati dei criteri condivisi di manutenzione e controllo e agire al fine che queste policy operative lato IT vengano rispettare da ogni area aziendale e da ogni utente.
Il rischio è di incorrere in un audit Microsoft e ricevere un avviso che richiede un audit SAM (Software Asset Management). Ignorare l’avviso non solo può comportare azioni legali e multe: il rischio maggiore è quello di fare perdere molto tempo al tuo reparto tecnico nella gestione e nella riconciliazione delle licenze. Tempo che potrebbe essere dedicato ad attività progettuali di maggior livello e a controlli puntuali, ad esempio, sulla sicurezza informatica e sulla cybersecurity.
Microsoft 365: formazione degli utenti e ottimizzazione delle licenze
Come per ogni processo aziendale, anche nell’ambito IT l’efficienza operativa dipende in gran parte da chi utilizza gli strumenti. Questo vale in modo particolare per Microsoft 365, la suite collaborativa di casa Microsoft: per ottenere il massimo rendimento, non basta acquistare le licenze corrette, è fondamentale che i dipendenti siano formati e in grado di utilizzare al meglio le funzionalità disponibili.
Una gestione consapevole delle licenze Office 365 parte proprio dall’utente finale: se non sa come sfruttare gli strumenti a disposizione, il rischio è quello di sprecare risorse, rallentare i flussi di lavoro e limitare la produttività.
Formare il personale su applicazioni come Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive e le versioni cloud di Word, Excel e PowerPoint significa:
aumentare l’autonomia operativa;
ridurre la richiesta di supporto IT;
sfruttare appieno gli strumenti collaborativi e cloud;
giustificare al meglio l’investimento fatto sulle licenze.
In sintesi: stai già pagando Microsoft 365, perché non usarlo davvero in modo efficiente?
Cosa puoi fare ora?
1) Continuare a far da solo, dedicando tempo e risorse. Puoi fare un bel lavoro, puoi perdere tempo in un’attività di analisi e riconciliazione delle licenze e se fai qualche errore magari non te ne accorgi e quindi sei di nuovo punto a capo.
2) Contatta Nexsys, compilando il form presente in questa pagina, e valutiamo insieme se e come saremo in grado di aiutare la tua azienda ed i tuoi utenti a monitorare con costanza le tue licenze e sviluppare una funzionale attività d’uso sui tuoi utilizzatori finali anche attraverso corsi di informatica.
Siamo un’azienda informatica al tuo fianco per gestire le licenze cloud Microsoft, evitare spese inutili, gestire upgrade e downgrade e risparmiare denaro in termini di tempo di rinnovo.
L’attività ideale è attivare un’analisi della effettiva dotazione presente ad una determinata data e stabilire check periodici (almeno annuali) per definire variazioni e possibili interventi di miglioramento.