Come limitare la creazione dei gruppi Microsoft 365

Come limitare la creazione di gruppi Microsoft 365 in Teams con PowerShell

In ambienti Microsoft 365, la creazione incontrollata di gruppi può portare a problemi di governance, duplicazioni e rischi di sicurezza. Per questo motivo, è fondamentale che solo utenti autorizzati possano creare Microsoft 365 Unified Groups.

Cosa sono i gruppi Microsoft 365

Per iniziare, è importante spiegare in termini semplici cosa si intende per “gruppo Microsoft 365”. Si tratta di un’entità centrale che abilita la collaborazione tra utenti. Quando si crea un team in Microsoft Teams, viene creato automaticamente anche un gruppo Microsoft 365. Questo gruppo non è solo una lista di utenti, ma è collegato a diverse risorse condivise: una casella di posta in Outlook, un sito SharePoint, un planner, un blocco appunti OneNote e altro.

Perché è importante controllare la creazione dei gruppi

Quando un utente crea un team in Microsoft Teams, viene automaticamente generato un gruppo Microsoft 365 associato, che include:

• Un sito SharePoint

• Una casella di posta condivisa in Exchange

• Un piano in Planner

• Un blocco appunti in OneNote

Consentire a ogni utente dell’organizzazione di creare gruppi può sembrare comodo all’inizio, ma nel tempo diventa insostenibile. Si rischia la creazione incontrollata di team duplicati, poco chiari o addirittura abbandonati. Questo complica la governance e aumenta la superficie esposta a errori o vulnerabilità.

Inoltre, i gruppi spesso ereditano permessi sensibili, come la possibilità di condividere file con utenti esterni. Se non si gestiscono in modo centralizzato, si rischia di perdere il controllo sull’accesso alle informazioni aziendali.

Esempi pratici: cosa può succedere in azienda

“Un’azienda con 300 dipendenti ha scoperto di avere 450 gruppi Microsoft 365 attivi. Molti erano stati creati da utenti che volevano semplicemente condividere file o iniziare una chat. Il risultato? Decine di gruppi abbandonati, file duplicati e una gestione dei permessi ingestibile.”

Come limitare la creazione dei gruppi con PowerShell

È possibile utilizzare PowerShell per restringere la creazione dei gruppi a un gruppo di sicurezza specifico. Questo approccio consente di:

• Disabilitare la creazione dei gruppi per tutti gli utenti

• Consentire la creazione solo ai membri di un gruppo di sicurezza designato

• Applicare la configurazione tramite Azure AD

Abbiamo pubblicato uno script PowerShell gratuito su GitHub che automatizza questo processo:

Lo script è disponibile qui 👉 GitHub – AzureAD-GroupCreationPolicy

Automatizzare i gruppi Microsoft 365 e rispondere alle domande frequenti

Quando si implementa una policy per limitare la creazione dei gruppi Microsoft 365 in Teams, è importante non fermarsi alla sola configurazione iniziale. Per garantire una gestione efficace nel tempo, è consigliabile automatizzare alcune attività, monitorare le modifiche e, infine, rispondere in modo chiaro alle domande più frequenti degli utenti.

Perché è utile gestire i gruppi Microsoft 365

Una volta impostata la policy che limita la creazione dei gruppi Microsoft 365 ai soli membri di un gruppo di sicurezza specifico, potresti trovarti a gestire modifiche frequenti:

• nuovi utenti da aggiungere al gruppo autorizzato

• uscite di personale IT

• creazione di gruppi per progetti temporanei

Automatizzare queste operazioni aiuta a:

• evitare errori umani

• mantenere la coerenza delle policy

• risparmiare tempo per il team IT

Idee di automazioni pratiche per la gestione IT con Microsoft 365 ed Entra ID

Nel contesto moderno della gestione IT, l’automazione è una leva strategica per aumentare l’efficienza, ridurre gli errori umani e garantire la conformità alle policy aziendali. Se lavori in un reparto IT o ti occupi della governance degli ambienti Microsoft 365 e Microsoft Entra ID (ex Azure AD), ecco alcune idee pratiche per introdurre automazioni intelligenti che migliorano i flussi operativi quotidiani.

1. Provisioning automatico per nuovi utenti IT

Una delle attività più comuni, ma anche più soggette a errori o dimenticanze, è la corretta assegnazione dei permessi ai nuovi membri del team IT. Puoi semplificare e automatizzare questo processo tramite uno script PowerShell che:

• Aggiunge automaticamente i nuovi account con ruolo “IT Admin” (o simili) ad un gruppo autorizzato alla creazione di gruppi su Microsoft 365.

• Verifica l’esistenza del gruppo di sicurezza richiesto: se non esiste, lo script lo crea automaticamente.

Questa automazione garantisce che ogni nuovo tecnico IT abbia i permessi necessari senza dover intervenire manualmente ogni volta.

2. Automazioni pianificate con Microsoft Entra ID e Azure Automation

Microsoft Entra ID, in combinazione con Azure Automation, offre strumenti potenti per orchestrare attività ripetitive in modo centralizzato. Ad esempio, puoi:

• Creare runbook pianificati che aggiornano regolarmente i membri di un gruppo specifico, assicurandoti che i permessi siano sempre allineati alle policy correnti.

• Inviare notifiche automatiche se un utente critico viene rimosso per errore da un gruppo sensibile, riducendo il rischio di interruzioni operative o problemi di accesso.

Questo approccio consente una supervisione costante e una reazione tempestiva agli imprevisti, aumentando l’affidabilità dell’ambiente IT.

3. Flussi di lavoro con Power Automate

Per chi preferisce un approccio “low-code”, Power Automate rappresenta una soluzione ideale per costruire automazioni rapide e intuitive. Un esempio concreto:

• Un flusso può attivarsi automaticamente quando un utente viene aggiunto a un ruolo IT (ad esempio tramite Microsoft Entra ID o Microsoft Graph).

• Il flusso aggiunge l’utente al gruppo autorizzato alla creazione di gruppi, garantendo così che abbia i permessi corretti fin dal primo giorno.

In pochi clic, puoi trasformare un processo manuale in un flusso automatizzato che si occupa di tutto in background.

4. Report mensili di conformità

Un altro ambito spesso trascurato è la verifica periodica dei permessi assegnati, utile per audit interni o per garantire che i privilegi siano concessi solo ai profili appropriati. Sarà possibile creare uno script o job pianificato che:

• Analizza gli utenti attualmente autorizzati alla creazione di gruppi.

• Confronta i risultati con una lista pre-approvata (es. file CSV).

• Genera e invia un report via email all’amministratore IT o al team di sicurezza.

Questo tipo di controllo aiuta a mantenere l’ambiente aderente alle linee guida aziendali, oltre a fornire una traccia storica utile in caso di revisione o incidente.

Domande frequenti sulla creazione dei gruppi Microsoft 365

Chi può creare gruppi Microsoft 365 in Teams di default?
Per impostazione predefinita, tutti gli utenti con licenza possono creare nuovi team in Microsoft Teams, e quindi anche nuovi gruppi Microsoft 365 associati.

Come posso bloccare la creazione di gruppi in Teams?
È possibile farlo tramite PowerShell e Azure AD, disabilitando la creazione globale dei gruppi e autorizzando solo un gruppo di sicurezza specifico.

Gli utenti non autorizzati possono comunque usare i Team esistenti?
Sì, la policy impedisce la creazione di nuovi Team ma non limita l’uso o la partecipazione ai gruppi esistenti.

È possibile avere più gruppi autorizzati alla creazione dei gruppi Microsoft 365?
No, attualmente Azure AD consente di specificare solo un gruppo autorizzato alla creazione. È però possibile gestirlo dinamicamente per includere più utenti o sottogruppi.

La policy ha effetto anche su Planner, Outlook e SharePoint?
Sì. Limitando la creazione dei gruppi Microsoft 365, si limita indirettamente anche la creazione di risorse come piani in Planner, caselle condivise in Outlook e siti SharePoint associati.

Implementando queste misure, puoi migliorare la sicurezza e la gestione della tua infrastruttura Microsoft 365, assicurandoti che solo gli utenti autorizzati possano creare nuovi gruppi e team.

Se desideri ulteriori informazioni o assistenza nella configurazione, non esitare a contattarci!