Come gestire i tuoi sistemi informatici in autonomia

Gestione dei sistemi informatici: 10 controlli da eseguire in autonomia

Risposta breve: La gestione dei sistemi informatici aziendali parte da controlli semplici e ripetibili: backup e ripristini, identità e accessi, protezione degli endpoint, stato della rete, disponibilità dei servizi, inventario e licenze. Queste dieci verifiche aiutano a capire che cosa funziona, quali anomalie richiedono intervento e quali attività non possono essere affidate a controlli manuali.

Conoscere nel dettaglio lo stato del sistema IT aziendale permette di ottimizzare l’attività lavorativa in termini di efficienza ed efficacia. L’obiettivo è allineare il proprio business con le continue evoluzioni tecnologiche e funzionali presenti sul mercato.

Il sistema produzione e l’area informatica rappresentano un’unione la cui gestione manageriale è sempre più considerata come centrale e imprescindibile per la crescita aziendale.

La tecnologia evolve e si trasforma molto velocemente: da un lato offre grandi opportunità e sviluppo nei processi aziendali, dall’altro richiede costante attenzione manutentiva ed in generale controllo ed investimenti per mantenerla in efficienza.

La checklist è pensata per titolari, responsabili amministrativi e IT manager di PMI. Non sostituisce un audit tecnico: serve a creare una baseline verificabile, assegnare responsabilità e individuare le priorità da approfondire con strumenti o competenze specialistiche.

1. Verifica reputazione e autenticazione del dominio email

Se alcuni messaggi non arrivano a destinazione, individua prima l'infrastruttura che effettua realmente l'invio. Con un server di posta interno o un IP dedicato, controlla l'IP mittente nelle principali blocklist. Con Microsoft 365, Google Workspace o un relay esterno, verifica invece anche lo stato del servizio e l'eventuale presenza di account compromessi.

Usa il Blacklist Check di MXToolbox e valida separatamente SPF, DKIM e DMARC. Un delisting senza rimozione della causa è solo temporaneo: controlla credenziali compromesse, invii anomali, relay e configurazione DNS.

Esito atteso: origine dell'invio identificata, autenticazione email valida e nessuna blocklist critica non gestita.

Individua il tuo indirizzo IP:  farlo è semplice basta accedere al sito www.ilmioip.it. Il codice numerico verrà automaticamente riconosciuto (es. 146.241.69.69). Altro strumento interessante in grado di fornire anche il posizionamento a livello geografico è il seguente:What's IP

Successivamente collegati al sito www.mxtoolbox.com, sezione blacklist check ed inserisci il codice l’IP in precedenza evidenziato.

Nel caso in cui, dai risultati del check, emerga la presenza del tuo IP in blacklist,   occorre seguire la procedura di richiesta di rimozione. La gestione di tale attività è consigliata ogni volta che noti dei comportamenti anomali nell’invio della tua posta. Le e-mail in uscita potrebbero essere bloccate a monte ancora prima di arrivare a destinazione. Definisci una formale procedura interna per l’invio delle e-mail di prova indirizzate a caselle di posta esterne al tuo dominio (yahoo.it, gmail.com, libero.it).

Vantaggi: verificare il corretto funzionamento della e-mail aziendali, ottimizzare la comunicazione elettronica, evitare rallentamenti operativi e mancate opportunità di business.

2. Controlla i backup e prova un ripristino

Assegna a una persona la verifica quotidiana dei job con stato Success, Warning o Failed. L'assenza improvvisa delle notifiche è un'anomalia da trattare come un errore: può indicare un problema del sistema di backup, della posta o del monitoraggio.

Esegui un restore di prova con frequenza definita, documenta tempi e risultato e verifica l'allineamento alla regola del 3-2-1. Almeno una copia deve essere isolata, offsite o immutabile. Se controlli, retention e restore non sono gestibili internamente, valuta un servizio di backup aziendale.

Esito atteso: ultimo backup riuscito, alert funzionanti e prova di ripristino documentata.

Cosa fare se non ricevi più queste e-mail o se il backup va in errore?

Verifica che la mail di notifica non si trovi nella cartella di Posta Indesiderata. Se il backup invece va in errore occorre capire dal messaggio di Failure qual è la motivazione tecnica e contattare al più presto l’azienda di consulenza informatica sistemistica.

Cerca di comprendere le tue procedure di Backup.

Esistono delle formali policy scritte che esprimono in dettaglio le modalità e la frequenza delle attività del tuo backup? Quali dati sono oggetto di backup? Dove sono conservate le cassette/dischi removibili dei backup? Quanto spesso vengono spostate fisicamente dalla sede presso cui si trova la sala macchine? Vengono effettuati dei test di recupero dei dati dai backup?

Vantaggi: visibilità sul funzionamento dei processi e controllo della funzionalità operativa di backup, controllo delle situazioni di emergenza, minimi costi relativi al recupero dati, salvataggio e protezione dei dati, garanzia di continuità lavorativa.

3. Verifica la sicurezza fisica dei sistemi

Controlla temperatura, umidità, circolazione dell'aria e presenza di acqua nella sala server. Verifica UPS e alimentazione di emergenza con test pianificati, non solo attraverso lo stato mostrato sul display.

Limita e registra gli accessi ai locali tecnici. Conserva supporti e copie fisiche in modo coerente con il rischio di incendio, furto e indisponibilità del sito. Una copia di backup nello stesso locale dei sistemi non protegge da un evento fisico che coinvolge l'intera sede.

Esito atteso: condizioni ambientali entro soglia, alimentazione testata e accessi autorizzati tracciabili.

4. Riesamina account, privilegi e offboarding

Verifica blocco automatico delle postazioni, autenticazione a più fattori sugli accessi critici e separazione degli account amministrativi da quelli usati per email e navigazione. Individua account inattivi, privilegi non necessari, caselle condivise senza responsabile e credenziali tecniche prive di proprietario.

Per chi lascia l'azienda, disabilita gli accessi alla data concordata, revoca sessioni e token, riassegna dati e responsabilità e conserva le evidenze. Queste attività rientrano nella gestione operativa dell'amministratore di sistema, non nel ruolo del DPO.

Esito atteso: nessun account orfano, privilegi motivati e procedura joiner-mover-leaver documentata.

5. Controlla protezione endpoint e aggiornamenti

Verifica da console che PC e server risultino protetti, con sensori attivi, aggiornamenti di sicurezza recenti e nessun alert critico ignorato. La soglia di obsolescenza delle firme o della security intelligence deve essere definita nella policy e monitorata centralmente, non valutata a campione una volta al mese.

Mappa i sistemi fuori supporto e pianifica migrazione o misure compensative. Windows 10 ha terminato il supporto generale il 14 ottobre 2025, salvo programmi o edizioni con ciclo dedicato; Windows Server 2012/R2 è fuori supporto ordinario, mentre Windows Server 2016 riceve supporto esteso fino al 12 gennaio 2027. Per una gestione centralizzata consulta le soluzioni di endpoint protection.

Esito atteso: copertura completa, patch in linea con la policy e piano per ogni sistema prossimo o successivo alla fine supporto.7

6. Controlla rete, Wi-Fi e firewall

Elenca connessioni Internet, sedi, VLAN, reti Wi-Fi, VPN e apparati di rete. Verifica che il Wi-Fi ospiti sia separato dalla rete aziendale, che gli accessi remoti richiedano MFA e che firewall, switch e access point eseguano firmware supportato.

Controlla inoltre regole firewall obsolete, servizi amministrativi esposti e assenza di segmentazione tra utenti, server e dispositivi non gestiti. Se non esiste una mappa aggiornata o le regole non hanno proprietario, serve una revisione di network security.

Esito atteso: topologia nota, accessi remoti protetti, reti separate e apparati supportati.

7. Monitora la disponibilità dei servizi

Configura monitor esterni per sito, portali, webmail e applicazioni esposte. Un servizio come UptimeRobot può rilevare indisponibilità e conservare uno storico, ma non sostituisce il monitoraggio interno di server, rete, certificati e dipendenze applicative.

Definisci destinatari degli alert, canale di escalation e soglie. Un avviso che arriva a una casella non presidiata non costituisce monitoraggio operativo.

Esito atteso: monitor attivi, notifiche provate e responsabilità di presa in carico esplicite.

8. Mantieni l'inventario hardware e software

L'inventario deve indicare almeno proprietario, sede, funzione, sistema operativo, stato di supporto, criticità, data di acquisto e copertura di backup o protezione. Per il software registra applicazioni, versioni, licenze e dipendenze dai processi aziendali.

Un inventario aggiornato è il prerequisito di un vulnerability assessment: non puoi valutare cio che non sai di possedere. Su parchi distribuiti, una piattaforma di endpoint management riduce lo scarto tra registro dichiarato e dispositivi reali.

Esito atteso: inventario riconciliato, sistemi fuori supporto evidenziati e proprietari assegnati.

9. Verifica formazione e procedure degli utenti

Controlla che gli utenti sappiano riconoscere phishing, richieste di pagamento anomale, furto di credenziali e uso improprio dei dati. La formazione deve essere periodica, registrata e collegata a una procedura semplice di segnalazione.

Per consolidare comportamenti verificabili, pianifica un corso di security awareness con casi pratici, test di apprendimento e richiamo periodico dei contenuti.

Esito atteso: copertura del personale, evidenze formative e canale di segnalazione conosciuto.

10. Riesamina licenze, rinnovi e costi ricorrenti

Confronta licenze acquistate, assegnate e realmente utilizzate. Rimuovi assegnazioni non necessarie, elimina duplicazioni funzionali e documenta eccezioni, account di servizio e caselle che devono restare attive dopo l'uscita di un utente.

Per Microsoft 365 verifica termine di impegno, frequenza di fatturazione e finestra di cancellazione di ogni sottoscrizione. Nel modello CSP New Commerce la riduzione dei posti non è liberamente mensile sulle sottoscrizioni annuali: normalmente è possibile alla scadenza o nella finestra prevista dalle regole di cancellazione. L'ottimizzazione richiede quindi un controllo prima del rinnovo, non dopo.

Esito atteso: licenze riconciliate, rinnovi tracciati e decisioni prese prima delle scadenze contrattuali.

Quando i controlli in autonomia non bastano

Queste verifiche producono una fotografia, ma backup, patch, accessi, disponibilità e sicurezza cambiano continuamente. Se mancano tempo, strumenti o competenze, i Managed Services IT di Nexsys possono includere monitoraggio, manutenzione, verifica dei backup, gestione endpoint e reportistica secondo un perimetro e SLA concordati.