Per un buon andamento di un qualsiasi business è fondamentale che ci sia una comunicazione interna efficace, in modo tale che anche i colleghi che ricoprono funzioni e incarichi diversi possano dialogare tra di loro e scambiarsi informazioni in modo ottimale.
In questa impresa ti viene in aiuto l’utilizzo di una intranet aziendale, la quale ha l’obiettivo di agevolare la comunicazione rendendola digitalizzata, di portarti ad avere dei risultati di performance aziendale davvero eccezionali e per implementarla in modo semplice e veloce ti basta sfruttare SharePoint online!
Ma un momento: prima di tutto è utile capire che cosa sia una intranet!
Intranet: che cos’è esattamente?
Una intranet non è altro che un sito web dell’azienda, accessibile da tutti i collaboratori dell’organizzazione che si occupano di recuperare e diffondere le informazioni aziendali. In particolare, con l’Intranet aziendale è possibile formare un’area dedicata alla comunicazione tra colleghi in modalità bottom-up, ma anche consentire ai dipendenti di accedere alle documentazioni aziendali, oppure trasmettere risorse inerenti all’azienda in modo top-down.
Creare una intranet usando SharePoint online
Devi assolutamente sapere che nel procedimento dell’implementazione è possibile utilizzare SharePoint online, versione cloud di SharePoint ed è uno strumento di vitale importanza per l’ambiente lavorativo odierno, per il fatto che si trova proprio alla base degli altri strumenti facenti parte della famiglia Microsoft.
SharePoint 365 è una piattaforma versatile, che consente la condivisione e la conservazione dei documenti aziendali e, in maniera specifica, nella propria intranet dà la possibilità di creare uno spazio virtuale in cui i dipendenti e i responsabili possono comunicare senza alcun vincolo.
Costruire la propria intranet aziendale: 7 passaggi
Ora ti svelo uno ad uno gli step da seguire per creare una intranet aziendale di successo!
Scegliere il tuo team
È fondamentale, prima di tutto, selezionare con cura i collaboratori che vuoi includere nel tuo team lavorativo, seguendo il principio della trasversalità, perché la intranet deve seguire i processi aziendali della specifica realtà in cui è implementata. Con questo intendo che all’interno del tuo gruppo servirà includere personale proveniente da reparti aziendali differenti.
Stabilisci il piano d’azione
In questo momento, il tuo team selezionato dovrà delineare i processi aziendali, per riportarli poi nella intranet. Questa attività permette di trasmettere le informazioni in maniera omogenea all’interno dell’organizzazione, creare delle community di professionisti appartenenti allo stesso reparto, creare una Wiki, ovvero un’enciclopedia aziendale e fornire dei collegamenti ai strumenti aziendali.
Identifica la tecnologia più appropriata
Come ti dicevo prima, lo strumento che più si adatta alla creazione di una intranet aziendale efficace è SharePoint della casa Microsoft, grazie alla sua interoperabilità tra le varie funzioni e app di Microsoft.
Per creare quindi la intranet utilizzando come strumento cardine SharePoint, quello che devi fare è entrare nella home page del portale Microsoft 365 e fare accesso a SharePoint online. All’inizio, ti verranno chiesti gli elementi che stanno alla base di intranet, ossia:
- Nome: deve essere disponibile e non usato da nessuno
- Descrizione del sito
- Lingua di default di tutto il sito. Tieni a mente però che dal momento in cui la imposti non potrai più modificarla e ti ritroverai tutte le label del sito nella lingua da te selezionata. Tuttavia, la lingua sarà modificata in maniera automatica dal sistema a seconda della lingua predefinita nel browser dell’utente.
Non appena avrai definito questi elementi, il tuo sito sarà creato in pochi secondi!
Cosa troverai all’interno del tuo sito SharePoint?
Nel tuo sito SharePoint avrai diversi elementi importanti che sono:
- Header: cioè la parte in alto. In questa specifica sezione puoi trovare il logo, il titolo del sito e la navigazione globale.
- Pagine: al loro interno hanno dei documenti e risorse. Ricorda che all’interno di SharePoint queste pagine vengono chiamate document library, invece le web part sono solo una arte di pagina inseribile ovunque e con un layout che si può personalizzare.
- App bar, cioè la barra del menù a sinistra, sempre presente nei siti di SharePoint. Puoi sfruttare questa barra per tornare alla home page, per fare una ricerca degli altri siti, visualizzare le liste dei contatti, richieste del personale e molto altro.
Crea il progetto pilota
Ora siamo arrivati al punto in cui risulta essere di vitale utilità la creazione di un progetto pilota, per sistemare la struttura e risolvere le problematiche che potrebbero presentarsi in seguito allo sviluppo. Per fare un esempio, questo vuol dire risolvere eventuali criticità legate alla connessione oppure rendere migliore l’interfaccia grafica.
Quest’ultimo punto, ovvero quello dell’aspetto visivo, è personalizzabile in vari modi. Vediamo brevemente le opzioni disponibili!
Tema
Puoi decidere di selezionare la palette di colori predefinita, oppure, in alternativa, li puoi personalizzare tu stesso a seconda dei colori del logo della tua azienda. Nel momento in cui si cambia il tema tutte le web part sono reattive, dunque il risultato finale è visibile immediatamente.
Header
Header, ovvero l’intestazione, è presente di ben 4 tipologie: standard, compatto, minimo ed esteso. Se scegli quest’ultimo tipo, potrai mettere un’immagine come sfondo dell’intestazione. In aggiunta, sei libero di caricare il tuo logo aziendale, la fav-icon, ovvero l’icona che fa riferimento al sito. Qualora tu preferisca non mostrare agli altri utenti il titolo del sito, ti basta disattivare tale opzione.
Footer
Il footer, ossia il piè di pagina, è trovabile in qualsiasi tipo di sito. In SharePoint puoi decidere se tenerlo abilitato o disabilitato.
Lo sapevi che…
Lo sapevi che volendo potresti personalizzare anche le document library; infatti, puoi modificare il contenuto della web part.
Non ti resta altro che andare nell’area di modifica per creare colonne, spostare il contenuto nella pagina interna tramite il drag and drop, inserire delle componenti a tuo piacimento in ogni sezione, come ad esempio orari, immagini, video presi da YouTube e non solo.
Stabilisci un piano di comunicazione
Ora che hai creato la tua intranet è necessario informare e formare il personale che andrà ad utilizzarla. Perciò, potresti creare e distribuire video corsi, newsletter, organizzare aggiornamenti o eventi di formazione.
Lancia la tua intranet
Ormai il gioco è fatto, non ti resta che far partire la nuova intranet e questo significa permettere alle persone di poter accedere ad essa, tramite la distribuzione di username e password.
Potenzia periodicamente la tua intranet
Dopo la fase di creazione, quando tutti sono in grado di accedere e di utilizzarla, un suggerimento che è bene tenere a mente è quello di stabilire degli incontri a cadenza periodica, per fare il punto della situazione, quindi eliminare eventuali problemi, ricevere dei feedback costruttivi e fare dei confronti.
Conclusioni
Come abbiamo visto in questo articolo, SharePoint 365 è uno strumento potente e versatile che si adatta alla necessità di creare una intranet aziendale davvero efficiente per il tuo business. Inoltre, l’intranet favorisce la partecipazione e il coinvolgimento di colleghi anche di settori differenti nei processi comunicativi e decisionali all’interno dell’impresa. Per conoscere ulteriori vantaggi nell’utilizzo di SharePoint non esitare a leggere questo articolo.
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Se invece vorresti apprendere le modalità con cui pianificare il processo di migrazione dei contenuti e risorse, il corso Migrating to SharePoint online fa a caso tuo!
