Microsoft OneDrive for Business è lo spazio di archiviazione cloud incluso nei piani Microsoft 365 per le aziende: 1 TB per utente (espandibile), sincronizzazione dei file su tutti i dispositivi, condivisione controllata e integrazione nativa con Word, Excel, PowerPoint, Microsoft Teams e SharePoint. In questa guida vediamo cos’è esattamente, come funziona nella pratica, quanto costa nei diversi piani (prezzi verificati a luglio 2026) e in cosa si differenzia dalla versione Personal - con un occhio in più alla sicurezza, che è il punto dove le aziende sbagliano più spesso.
Cos’è OneDrive for Business?
OneDrive for Business è il cloud storage personale di ogni utente aziendale all’interno di Microsoft 365. “Personale” in senso organizzativo: ogni dipendente ha il proprio spazio da 1 TB, legato al suo account Microsoft Entra ID, dove conserva i file di lavoro individuali. I documenti condivisi di team e reparto vivono invece nelle raccolte SharePoint: OneDrive e SharePoint usano la stessa piattaforma, ma rispondono a due esigenze diverse - il lavoro individuale il primo, la collaborazione strutturata il secondo.
Dal punto di vista dell’azienda, il vantaggio non è solo lo spazio: è il controllo. L’amministratore decide le regole di condivisione, applica criteri di accesso condizionale, gestisce i dispositivi e può recuperare i file di un utente che lascia l’azienda - tutte cose impossibili con il cloud consumer.
Come funziona OneDrive for Business
Nella pratica quotidiana, OneDrive for Business lavora su quattro meccanismi:
Client di sincronizzazione
L’app OneDrive per Windows e macOS crea una cartella locale sincronizzata in tempo reale con il cloud. Con File su richiesta i file restano nel cloud e occupano spazio su disco solo quando li apri - fondamentale sui portatili con SSD piccoli. Se la sincronizzazione fa i capricci, abbiamo una guida dedicata su come sincronizzare i file di OneDrive.
Spostamento cartelle note (Known Folder Move)
Desktop, Documenti e Immagini di ogni PC vengono reindirizzati su OneDrive. Risultato: backup automatico delle cartelle dove gli utenti salvano davvero i file, e migrazione a un nuovo PC senza perdere nulla.
Condivisione controllata
Link con permessi granulari (solo visualizzazione o modifica), scadenza automatica, password, blocco del download. L’amministratore può limitare la condivisione esterna a domini specifici o disattivarla del tutto.
Versioning e ripristino
Ogni file conserva fino a 500 versioni precedenti e l’intero OneDrive può essere riportato a qualsiasi momento degli ultimi 30 giorni - la prima linea di difesa contro le cifrature ransomware e le cancellazioni accidentali.
Il co-authoring completa il quadro: più persone modificano lo stesso documento Word, Excel o PowerPoint in contemporanea, dal browser o dalle app desktop, con salvataggio automatico attivo per i file che risiedono su OneDrive.
Piani e prezzi di OneDrive for Business (2026)
OneDrive for Business si può acquistare come piano autonomo (solo storage) oppure - la scelta di gran lunga più comune - all’interno di un piano Microsoft 365 Business. Prezzi dal listino Microsoft Italia, verificati al 21 luglio 2026: per utente/mese, fatturazione annuale, IVA esclusa.
Due note che sul listino si perdono facilmente. Primo: per il mercato europeo esistono le varianti EEA “senza Teams” a prezzo ridotto (Basic 4,67 €, Standard 17,58 €, Premium 24,94 €) — sensate se usate già un’altra piattaforma di collaborazione. Secondo: lo spazio da 1 TB per utente è espandibile fino a 5 TB dall’amministratore sui piani idonei con almeno 5 licenze, e oltre su richiesta al supporto Microsoft.
Se state valutando il passaggio da file server on-premises o da un altro cloud, il costo delle licenze è solo metà del discorso: la migrazione a Microsoft 365 fatta bene (permessi, struttura, adozione degli utenti) è quello che determina se il progetto funziona.
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Differenze tra OneDrive Personal e OneDrive for Business
Il nome è lo stesso, il servizio no. Le differenze che contano per un’azienda:
Attenzione a un errore diffuso: descrivere “Microsoft 365 Basic” come piano aziendale. Microsoft 365 Basic è un piano personale (100 GB, un solo utente); il piano aziendale entry-level si chiama Microsoft 365 Business Basic. Sono prodotti diversi con nomi quasi uguali.
Sicurezza e amministrazione: dove OneDrive fa la differenza (se configurato)
La domanda giusta non è “OneDrive è sicuro?” ma “l’abbiamo configurato per esserlo?”. Out-of-the-box la condivisione esterna è spesso più permissiva di quanto l’azienda vorrebbe. I quattro interventi che facciamo sempre in consulenza:
Policy di condivisione
limitare i link “Chiunque”, impostare scadenze predefinite, consentire la condivisione esterna solo verso domini approvati.
Accesso condizionale con Entra ID
MFA obbligatoria, blocco dell’accesso da dispositivi non gestiti o non conformi (con Intune, incluso in Business Premium).
Protezione dei dati con Purview
etichette di riservatezza e regole DLP per impedire che dati sensibili escano via link di condivisione.
Piano di ripristino
il versioning e il rollback a 30 giorni coprono gli incidenti quotidiani, ma non sostituiscono un backup indipendente: retention lunghe, requisiti di conformità ed errori di sincronizzazione richiedono una copia fuori dalla piattaforma. Ne parliamo nella guida al backup di Exchange Online e OneDrive e nel nostro servizio Data Protection as a Service.
OneDrive, SharePoint e Teams: come si incastrano
Regola pratica per non fare confusione: i file individuali stanno su OneDrive; i file di team stanno su SharePoint; Teams è l’interfaccia da cui li usi entrambi (i file caricati in un canale Teams finiscono nella raccolta SharePoint del team, quelli condivisi in chat partono dal OneDrive del mittente). Se questa architettura è chiara agli utenti, spariscono i duplicati e le “versioni finali_v3_definitive”. Per approfondire: cos’è SharePoint e perché usarlo.
Domande frequenti su OneDrive for Business
Quanto costa OneDrive for Business?
Il piano autonomo (solo storage, 1 TB) parte da pochi euro per utente al mese (4,70€) nella pratica quasi tutte le aziende lo ottengono incluso in Microsoft 365 Business Basic da 6,07 € per utente/mese (fatturazione annuale, IVA esclusa, listino luglio 2026), che aggiunge e-mail aziendale, Teams e Office web.
Quanto spazio offre OneDrive for Business?
1 TB per utente in tutti i piani Business. Sui piani idonei con almeno 5 utenti l’amministratore può portarlo fino a 5 TB per utente; oltre, si passa dal supporto Microsoft.
Che differenza c’è tra OneDrive e OneDrive for Business?
La tecnologia è la stessa, cambia la proprietà e il controllo: la versione Business è legata all’identità aziendale Entra ID, è amministrabile (policy di condivisione, DLP, audit) e i file restano all’azienda quando un dipendente esce.
Serve un abbonamento Microsoft 365 per usare OneDrive for Business?
No: esiste il piano autonomo Piano 1 solo storage. Ma se servono anche posta aziendale, Teams o Office, un piano Microsoft 365 Business costa poco di più e include tutto.
OneDrive for Business è un backup?
Protegge da guasti del dispositivo e da molti incidenti grazie a versioning e ripristino a 30 giorni, ma è sincronizzazione, non backup: una cancellazione o una cifratura si propagano. Per retention lunghe e conformità serve un backup di terze parti.
Conclusioni
OneDrive for Business è la base del posto di lavoro moderno su Microsoft 365: economico, integrato e - se configurato con criterio - sicuro. Il valore vero non sta nell’attivarlo, ma nel governarlo: policy di condivisione, identità, protezione dei dati e formazione degli utenti.
Nexsys, Microsoft Solutions Partner per il Modern Work, ti affianca su tutto il percorso: dalla progettazione del Modern Workplace alla migrazione a Microsoft 365, dalla formazione degli utenti con il corso OneDrive a quella degli amministratori con il corso Microsoft 365 Administration.