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Microsoft OneDrive for Business

Microsoft OneDrive for Business è il Cloud online di Microsoft che offre spazio di archiviazione compatibile con gli strumenti di uso quotidiano e si affianca a molti altri servizi presenti in rete.

Le differenze più marcate rispetto ai servizi Cloud della concorrenza, riguardano l’ambito business, dove variano prezzi e funzionalità. Il vantaggio principale di OneDrive è di avere una compatibilità elevata con altri prodotti dell’ecosistema Microsoft, cioè gli applicativi del pacchetto Office.

Scopriamo insieme cos’è OneDrive for Business e come funziona.

Cos’è Microsoft OneDrive for Business?

“Essenzialmente il concetto di OneDrive è semplice: carica i tuoi file e accedi ad essi da qualsiasi luogo. Hai circa 7 GB di spazio di archiviazione personale o più a seconda di cose come se hai un Windows Phone associato all’account o se spendi di più per ottenere di più. Rendere possibile una semplice collaborazione.” – Sharegate.com

Microsoft OneDrive è il servizio Cloud che permette di rimanere connesso a tutti i propri file, di archiviare e proteggerli, condividerli ed accedervi in qualsiasi luogo da qualsiasi dispositivo. Uno spazio Cloud è molto importante soprattutto per le aziende, dove l’integrazione e la velocità di condivisione dei dati è fondamentale per rendere il lavoro più semplice.

Uno spazio Cloud fa proprio questo, mette a disposizione una certa quantità di spazio di archiviazione per ogni utente, a cui accederà con il proprio account Microsoft. Qualora l’account fosse, invece, aziendale, ogni dipendente avrà uno spazio di archiviazione inserito all’interno di uno spazio più grande, quello aziendale.

Quali sono i vantaggi di Microsoft OneDrive for Business?

  • Personal Cloud Storage per la collaborazione dei dipendenti – Microsoft OneDrive for Business offre ai dipendenti un luogo in cui generare, caricare ed archiviare file e lavorare su documenti accessibili da qualsiasi dispositivo, in qualsiasi luogo esso si trovi. Gli utenti aziendali dispongono di tutte le funzionalità di PowerPoint, Word, Excel e della maggior parte delle applicazioni di Office 365.
  • Condividi file e gestisci la sicurezza – Microsoft OneDrive for Business consente di condividere in modo sicuro le informazioni e controllare i livelli di sicurezza tramite accesso diretto o tramite collegamenti per la modifica o la visualizzazione di file. Microsoft OneDrive for Business si integra con Microsoft Teams, Exchange Email e SharePoint.
  • Sincronizzazione dei file – l’applicazione Microsoft OneDrive for Business per Mac e PC consente la sincronizzazione dei file con il computer di un utente e dei documenti archiviati nei siti di SharePoint.
  • Co-Authoring – funzione di modifica in tempo reale che può essere eseguita da più utenti contemporaneamente. È possibile visualizzare le modifiche apportate mentre si lavora insieme sui documenti.
OneDrive for Business

Microsoft OneDrive for Business: caratteristiche e prezzi

L’archiviazione dei dati può avvenire sui server di OneDrive per gli utenti privati o tramite il server SharePoint aziendale, per i piani che lo comprendono. Tramite Microsoft SharePoint, servizio che permette di gestire l’intranet aziendale ed anche il server, è possibile creare uno spazio di archiviazione per ogni dipendente e decidere quanto spazio mettere a disposizione per ogni utente. Questa soluzione porta ad un maggior controllo sui dati aziendali ed una maggior sicurezza.

I piani OneDrive per le aziende consentono di avere uno spazio Cloud abbastanza grande, servizi di condivisione e gestione dei file tipici di OneDrive senza spendere cifre proibitive.

Il Piano 1 di OneDrive for Business comprende 1TB di spazio Cloud e costa 4,20€ per utente al mese. Nel prezzo è inclusa anche la sicurezza base dei dati, con la crittografia di essi sia in entrata che in uscita.

Il Piano 2 di OneDrive for Business amplia vari aspetti del piano base, specie in ambito di sicurezza. Lo spazio di archiviazione individuale può arrivare fino a 25TB.  Il costo del piano è di 8,40€ per utente al mese.

Esistono poi i piani di Microsoft 365 quindi tutti quegli abbonamenti che comprendono OneDrive e gli altri applicativi dell’ecosistema Microsoft.

Il piano di entrata si chiama Microsoft 365 Basic comprende 1TB di spazio OneDrive con la sicurezza completa di cui si accennava nel Piano 2. Fornisce, inoltre, programmi e funzionalità come Microsoft Teams con la possibilità di organizzare un numero illimitato di videoconferenze e la possibilità di utilizzare il pacchetto Office in versione web unitamente ad altre app come Exchange per le mail e SharePoint. Il costo di questo abbonamento è di 4,20€ per utente al mese.

Il piano intermedio di Microsoft 365, chiamato Standard, comprende tutto l’ecosistema Microsoft ed al suo interno troviamo OneDrive con 1TB di spazio per utente con la sicurezza completa, Microsoft Teams per il lavoro da remoto, Exchange, SharePoint e Yammer. La differenza principale rispetto al piano Basic è la presenza del pacchetto Office completo con le applicazioni che possono essere scaricate da ogni utente sul proprio PC. Oltre alla suite base con Word, Excel, PowerPoint e OneNote sono disponibili anche Publisher e Access.

Il piano Microsoft 365 Business Premium è il pacchetto più completo e comprende tutti gli elementi del piano Standard (il pacchetto Office standard completo e altre app come Teams o Exchange e lo spazio di archiviazione di OneDrive). La differenza principale, anche in questo caso, è l’attenzione alla sicurezza, infatti, questo piano comprende l’Advanced Threat Protection che protegge i dipendenti da eventuali minacce presenti online e nella posta elettronica.

In alternativa, viene proposto anche un piano chiamato Apps, che comprende solo il pacchetto Office e lo spazio Cloud OneDrive.

OneDrive for Business

OneDrive: il pannello Activity Center

Il pannello Activity Center è stato uno degli aggiornamenti più importanti di OneDrive dalla sua nascita e permette di gestire in maniera molto semplice e veloce la sincronizzazione e le impostazioni di OneDrive. Il pannello corrisponde alla tendina che si apre quando si clicca sull’icona di OneDrive nella barra del menù (su applicazione per PC o Mac). Attualmente l’Activity Center è l’unica interfaccia di OneDrive come applicazione per computer, infatti, a seguito del download dell’applicazione, si creerà un folder chiamato OneDrive dove inizierà la configurazione di tutti i file all’interno dello spazio Cloud, ogni file aggiunto o rimosso da questa cartella sarà aggiunto o rimosso anche dallo spazio Cloud OneDrive grazie alla sincronizzazione automatica.

Dal pannello di Activity Center è possibile controllare i file in caricamento, gli ultimi caricati, controllare e gestire la sincronizzazione di OneDrive, accedere alla finestra delle impostazioni dalla quale si può programmare l’avvio automatico, l’inserimento di nuovi account OneDrive oltre a quello Business e altri elementi.

OneDrive: integrazione con Office Desktop

OneDrive offre il grande vantaggio di integrarsi al meglio con tutta la Suite Office, sia web che desktop. Nei piani di abbonamento, infatti, sono comprese tutte le app di Office e le altre app di Microsoft oltre OneDrive.

OneDrive: creare e aprire file con le app desktop di Office

Potrebbe sembrare che la creazione o l’apertura di un documento Office da app desktop non si integri con le funzionalità di OneDrive ma non è così. Anzi, l’integrazione tra il pacchetto Office e OneDrive porta delle funzionalità molto comode per l’utilizzo assiduo di Office.

La funzione sicuramente più comoda è quella del salvataggio automatico, attivabile dalla spunta in alto a sinistra in qualsiasi documento di Office. Se il file Office in questione non è salvato all’interno del folder di OneDrive il salvataggio automatico non è attivo.

OneDrive: creare un blocco appunti da OneNote

La creazione di un blocco appunti di OneNote è molto comoda perché, oltre ad essere un app scaricabile gratuitamente su moltissimi dispositivi, sincronizza in maniera automatica tutti gli appunti sull’account Microsoft collegato.

OneNote si integra con OneDrive in maniera trasversale. I blocchi appunti creati su OneNote non saranno visibile nello spazio Cloud ma verranno comunque salvati nell’account Microsoft.

La funzionalità che rende OneNote probabilmente più comodo rispetto a Word è la possibilità di creare nuove sezioni e nuove pagine all’interno di sezioni per organizzare meglio i propri appunti, i propri impegni e molto altro. Inoltre, l’integrazione più importante con il mondo Microsoft 365 è data dal fatto che è possibile condividere intere sezioni, tutto il blocco o solo delle pagine con altri membri dell’organizzazione.

OneDrive: condividere file e cartelle

Grazie a OneDrive la procedura di condivisione di file e cartelle è molto semplice e veloce, oltre ad essere più sicura, in quanto si può agire sia dall’interfaccia web di OneDrive, sia dal folder che l’applicazione crea all’interno dell’esplora risorse del computer. La condivisione da applicazione per PC o Mac è analoga a quella tramite interfaccia web.

OneDrive for Business salvataggio

OneDrive: differenze tra “for business” e “personal”

Necessario premettere che OneDrive Personal e OneDrive for Business sono essenzialmente lo stesso servizio, entrambi offrono uno spazio Cloud dove archiviare file e cartelle che possono essere condivise con altri utenti, accessibili in qualsiasi parte del mondo e da qualsiasi dispositivo.

OneDrive Personal è gestito tramite i server di Microsoft sparsi per il mondo mentre la versione Business può essere configurata su un server locale dell’azienda utilizzando SharePoint, anche se non disponibile per tutti i piani.

La differenza più evidente nell’utilizzo è data dalla condivisione dove si può decidere che solo i membri della propria organizzazione possano modificare un determinato file. Le differenze principali, tuttavia, stanno nell’attenzione alla sicurezza: il livello di sicurezza di OneDrive è molto alto per gli utenti privati ma è più elevato e curato per le aziende.

OneDrive connette i file in Microsoft 365

OneDrive per Business semplifica notevolmente la collaborazione tra i membri del team. Le nuove funzionalità di OneDrive connettono tutti i file in Microsoft 365:

  • aggiungi facilmente file condivisi da Teams o SharePoint a OneDrive, carica file di dimensioni fino a 100 GB, sincronizza raccolte e altro;
  • collabora in modo più efficace, con le nuove integrazioni puoi creare collegamenti condivisibili, concedere l’accesso con scadenza e seguire criteri configurati;
  • migliora le funzionalità di amministrazione con report di sincronizzazione, applica etichette di riservatezza e gestisci la migrazione;
  • archivia, accedi e trova facilmente file personali e quelli di lavoro condivisi in Microsoft 365, incluso Microsoft Teams, da tutti i dispositivi. Le modifiche effettuate offline vengono sincronizzate.

Al giorno d’oggi sempre più aziende utilizzano e le app in Cloud per lavorare, essere più produttivi e abbattere i costi di gestione. La consulenza e progettazione di una rete informatica o di un sistema deve essere pianificata accuratamente per questo motivo puoi trovare in Nexsys il tuo partner ideale in grado di proporti un servizio che possa essere sfruttato al massimo del suo potenziale, in grado di migliorare e non rallentare il lavoro.

Inoltre, se vuoi approfondire le tue conoscenze in ambito Microsoft 365, ti consigliamo il corso di formazione MOC MS-030 – Office 365 Administrator

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