Se stai pensando di passare ad Office 365 oppure hai dubbi a riguardo e vorresti approfondire, in questo articolo cerchiamo di riassumere i pro e i contro di Office 365 così da chiarirti le idee e capire se è la soluzione giusta per la tua azienda.
I Vantaggi di Office 365
1. Uno dei maggiori vantaggi di Office 365 è la capacità di lavorare ovunque, purché si disponga di una connessione Internet. Essendo interamente basato su Cloud, è possibile accedere a e-mail, file e programmi di Office (Word, Power Point, Excel) da qualsiasi posizione e da qualsiasi dispositivo. Scegliendo il piano che include la versione desktop di Office, si possono installare fino a 5 dispositivi per utente, funzionalità particolarmente utile nei periodi di smart-working dove un’azienda può fornire una soluzione ai propri dipendenti per lavorare da remoto o per chi ha più sedi aziendali o quando si è spesso in viaggio per lavoro.
2. Se in azienda è richiesta la collaborazione fra dipendenti, allora Office 365 fa proprio per te. Il più grande vantaggio è la possibilità di lavorare su un unico documento dove chiunque ha bisogno di contribuire o modificare i dati può lavorare sulla stessa versione (e vedere le modifiche in tempo reale). Inoltre, le varie versioni modificate vengono salvate in automatico permettendoti di tornare ad una versione precedente.
3. Microsoft aggiorna costantemente le funzionalità in tutti i programmi, con Office 365 si ha accesso alle ultime versioni – senza costi aggiuntivi – con le funzionalità più recenti e avanzate senza dover disinstallare e reinstallare Office sui computer. Sul Blog di Office sono disponibili ulteriori informazioni sugli aggiornamenti che si possono ricevere con un piano di Office 365.
4. Sono disponibili diversi piani aziendali di Office 365 con diversi programmi e funzionalità così da permettere all’azienda di mescolare e abbinare i piani in modo da non dover pagare per più del necessario. Il passaggio da un piano all’altro è piuttosto semplice, se necessario.
5. Office 365 è un servizio basato su abbonamento, il che significa che si dovrà sostenere una spesa mensile anziché un’onerosa somma forfettaria in anticipo. I piani vengono in genere pagati di mese in mese (anche se alcuni posti effettueranno abbonamenti annuali con uno sconto), quindi disattivi ciò che non stai utilizzando per risparmiare denaro.
6. Uno dei più grandi equivoci sul Cloud è che non è sicuro. In realtà, dipende tutto dal modo in cui lo si utilizza e quali misure di sicurezza si mettono in atto. Office 365 ha molte funzionalità di sicurezza integrate per proteggere i dati della tua azienda.
Ulteriori funzionalità molto apprezzate in ambito sicurezza:
- e-mail crittografata: impedisce a chiunque non sia il destinatario di leggere la tua e-mail;
- prevenzione della perdita di dati: insieme di politiche che controlla e impedisce alle informazioni sensibili di lasciare l’organizzazione via e-mail;
- gestione dei dispositivi mobili: controllare Office sui telefoni dei dipendenti per proteggere le informazioni dell’azienda. Se il telefono di un dipendente viene smarrito o rubato, può essere cancellato da remoto per impedire a chiunque di avere accesso ai dati dell’azienda;
- Advanced Threat Analytics (ATA): ATA utilizza analisi e machine learning per rilevare e avvisare l’utente di comportamenti sospetti sulla rete. Molto utile per prevenire una violazione dei dati a causa di un errore umano.
Naturalmente quelle riportate qui sopra non sono tutte le funzionalità di sicurezza disponibili in Office 365. Le impostazioni di sicurezza non sono disponibili su tutti i piani.
Gli Svantaggi di Office 365
1. Poiché Office 365 è un servizio basato su Cloud, se non disponi di una connessione Internet, potresti non essere in grado di accedere ad alcuni file. Se la tua azienda ha una connessione Internet molto lenta, probabilmente non è l’opzione migliore per te.
2. Il pagamento in abbonamento, pur essendo presente anche tra i vantaggi di Office 365, potrebbe risultare anche uno svantaggio a seconda delle preferenze dell’azienda o persona.
3. Il problema di avere sempre accesso alle ultime versioni dei programmi di Office è che altre applicazioni potrebbero non essere sempre compatibili perché non aggiornate.
4. Le funzionalità di Office 365 cambiano abbastanza frequentemente. Da un lato, hai sempre accesso alle versioni più recenti ma dall’altro, a volte, può essere difficile tenere il passo se si utilizzano alcuni dei programmi meno noti.
5. La maggior parte degli utenti utilizza solo il 20% delle funzionalità, non sfruttando quindi Office 365 a proprio vantaggio. Molti lo usano solo per la posta elettronica, l’archiviazione di file e l’accesso ai programmi di Office, ma ha molto più da offrire. Se si decide di passare a Office 365, è una buona idea fare un controllo ogni pochi mesi per vedere quali parti vengono effettivamente utilizzate.
Domande Frequenti
Sono costretto ad usare internet?
Dipende, alcuni piani includono versioni desktop di Office, che non richiedono una connessione Internet per l’uso. Altri piani sono disponibili solo come app Web.
Posso mescolare e abbinare i piani?
Sì, puoi mescolare e abbinare i piani anche tra Microsoft 365 e Office 365. Se, ad esempio, hai un dipendente che ha bisogno solo di e-mail e un altro dipendente dell’intera suite, puoi acquistare il piano necessario per ogni dipendente.
Come viene eseguito il backup dei dati?
Microsoft archivia i dati di Office 365 in data center sicuri in tutto il mondo. Tuttavia, non necessariamente mantiene tutti i dati per sempre, ciò è stabilito dai criteri di conservazione della tua azienda. In nessun caso però ti devi preoccuparti di gestire backup quotidiani.
Per ulteriori informazioni su dove sono archiviati i tuoi dati, consulta il Microsoft Trust Center.
Office 365 è sicuro?
Sì, Microsoft ha adottato misure di sicurezza estese per proteggere i tuoi dati. Tuttavia, gran parte della sicurezza del tuo ambiente Office 365 è tua responsabilità.
Puoi leggere ulteriori informazioni al riguardo nel Microsoft Trust Center.
Posso iniziare con un pacchetto piccolo e aggiornare in seguito?
Sì, puoi cambiare piano in qualsiasi momento. Se hai alcuni dipendenti che non usano tutto nel loro piano, potresti essere in grado di farli accedere ad un piano inferiore senza perdita di produttività.
Office 365 funzionerà con il mio Android?
Nella maggior parte dei casi.
Office 365 funzionerà con il mio iPhone?
Assolutamente sì, puoi accedere al tuo account Office 365 dal browser del telefono o tramite le app mobili.
Passa a Office 365
Office 365 aiuta te e il tuo staff a lavorare in modo più produttivo e sicuro. Microsoft Office 365 ti consente di accedere a e-mail, documenti, contatti e calendario da qualsiasi località su qualsiasi dispositivo. Ciò significa che puoi fare di più, collaborare meglio e avere la capacità di costruire la tua azienda in un ambiente sicuro, semplice e supportato.
