Cos’è e come funziona Microsoft 365 Kaizala

Microsoft Kaizala è un’app di messaggistica e gestione del lavoro, lanciata nel 2017, che consente di collaborare con altri utenti all’interno e all’esterno dell’organizzazione. Inviare e ricevere messaggi istantanei, coordinare le attività, inviare fatture e usare strumenti speciali per interagire con il team ovunque ci si trova. Sconosciuta ai più, è nata come progetto sperimentale portato avanti nell’incubatore Garage del gruppo di Redmond ed è stata indirizzata in un primo momento al solo mercato indiano. Da novembre 2018, però, l’app è diventata disponibile a livello globale, gratuitamente e da aprile 2019, è disponibile per i clienti commerciali di Office 365 in tutto il mondo e sarà presto integrata in Teams.

Cos’è Kaizala

Kaizala è per singoli utenti, organizzazioni e community. Attualmente è disponibile in commercio a livello internazionale tranne che in alcuni paesi ed è disponibile in tutto il mondo come app gratuita in tutti gli store Android e iOS. Agli abbonati business al pacchetto Office 365, l’utilizzo non prevede alcuna spesa aggiuntiva: basta effettuare il download del software sul proprio device Android o iOS, direttamente dalle piattaforme Play Store e App Store.

Kaizala supporta i messaggi di testo di gruppo e le chiamate video e audio, proprio come le app di messaggistica consumer come WhatsApp e Facebook Messenger. Infatti, secondo Raúl Castañón Martínez, analista senior di 451 Research, Kaizala è emersa come un progetto all’interno di Microsoft come alternativa commerciale alle app di messaggistica consumer.

Con il suo focus aziendale Kaizala ha caratteristiche di sicurezza e amministrative che gli strumenti orientati al consumatore tendono a non integrare. Con Kaizala, ad esempio, i dati vengono crittografati a riposo e in transito e il portale di gestione di Kaizala consente agli amministratori di creare e gestire gruppi, nonché di definire criteri di gruppo. Non è un aspetto secondario, in quanto l’utilizzo di app di stampo consumer sul posto di lavoro può rappresentare una sfida significativa per le grandi organizzazioni che desiderano mantenere il controllo sui proprio dati sensibili.

Gli utenti non hanno bisogno di un account Microsoft per accedere a Kaizala, ma possono registrarsi con il loro numero di telefono. Questo approccio facilita l’accesso al servizio da parte di dipendenti temporanei e contractor, ma rende anche più semplice abilitare il servizio per “lavoratori di prima linea e per quei dipendenti che in genere non sono dotati di un account email aziendale”, ha detto Castañón Martínez. “Kaizala affronta così una delle principali sfide che hanno avuto le comunicazioni aziendali tradizionali nell’estendere il servizio ai lavoratori di prima linea.”

Può sembrare un’alternativa a WhatsApp Business, ma anziché fungere da strumento per l’interazione tra le aziende e i loro (potenziali) clienti, Kaizala è pensata principalmente per gestire lo scambio tra colleghi, sviluppata con un’attenzione particolare alla sicurezza. Ad esempio, dopo aver rimosso un utente da un gruppo attraverso la dashboard di controllo, l’amministratore può decidere di eliminare la cronologia della chat dal suo dispositivo. Ancora, la gestione dei dati avviene in conformità con quanto previsto da normative e standard come ISO 27001, SOC2, HIPAA e GDPR.

Un vero e proprio strumento di produttività, insomma, con cui dialogare senza dover mischiare i propri contenuti con quelli extra-lavorativi di WhatsApp. Mancano chiamate e videochiamate, ma si possono condividere messaggi di testo, immagini, video, documenti e contatti, creare sondaggi, fissare meeting e assegnare compiti, diramare un annuncio collettivo e inviare la propria posizione geolocalizzata. Le caratteristiche sono ben riassunte nel breve filmato in streaming di seguito.

Kaizala: business e chat

Kaizala ha caratteristiche che richiamano alla mente altre soluzioni Microsoft dedicate alla comunicazione e destinate alla cosiddetta Firstline Workforce composta da coloro che operano principalmente in movimento o che comunque non dispongono di una postazione fissa in ufficio: tra queste Teams, F1 e StaffHub. In questo caso il focus è però sull’esperienza mobile, con un’interfaccia e una modalità di interazione ottimizzate appositamente per gli smartphone.

Tra le realtà che già hanno sperimentato le funzionalità di Kaizala ci sono le indiane Alembic Pharmaceuticals, Apollo Hospitals e Narayana Health attive nel settore farmaceutico e nella tutela della salute, la keniota M-KOPA Solar che opera nel settore delle energie rinnovabili, l’istituto di credito YES BANK e lo stato indiano dell’Andhra Pradesh. Semplici test, anche se già su larga scala, in vista dell’odierna apertura globale.

Si tratta di un’applicazione adatta ad aziende di qualsiasi dimensione: creata con un design minimalista, è infatti semplice da utilizzare ma, allo stesso tempo, molto potente. Lo scambio di messaggi è istantaneo, sondaggi e survey sono semplici da creare ed inviare e la geolocalizzazione di colleghi/impiegati è acquisibile in pochi secondi. Kaizala ha al suo interno tutto quello di cui avete bisogno per una comunicazione trasparente, interna ed esterna all’azienda.

Al momento, all’interno di Kaizala, sono possibili 11 azioni differenti che coprono le necessità dei vari dipartimenti e/o processi aziendali. Di seguito le principali:

1. Announcements: funzionalità maggiormente utilizzata. Permette di inviare un messaggio ad un intero gruppo e di ricevere risposte attraverso like e commenti;
2. Jobs: sono messaggi di chat che assegnano task ad un impiegato e ne tracciano lo stato di progresso. I commenti possono essere aggiunti da amministratori o altri membri del gruppo. A lavoro completato, viene inviata una notifica all’amministratore.
3. Locations: vi sono 4 azioni disponibili riguardo la location, inclusa la location con foto che verifica che colleghi ed impiegati si trovino nel luogo prestabilito.
4. Let’s Meet: funzionalità utilizzata per mandare inviti di meeting e ricevere una veloce risposta all’interno della medesima chat.
5. Quick Polls & Surveys: sono due strumenti fantastici per raccogliere informazioni dai membri di un gruppo, da clienti o fornitori. Inviate comodamente una domanda al gruppo e ricevete le varie risposte tramite chat.
6. Submit Bill: permette agli utenti di scattare foto di una fattura e condividerne i dettagli con un gruppo o un cliente.

Come Kaizala si adatta a Teams

L’implementazione più ampia di Kaizala da parte di Microsoft segue i recenti aggiornamenti di Teams, lo strumento di collaborazione e comunicazione di Microsoft, nel tentativo di conquistare i lavoratori di prima linea con nuove funzioni delle app mobili. Kaizala differisce dall’app mobile Teams in molti modi ed è rivolta maggiormente a lavoratori temporanei e appaltatori, ha affermato Lori Wright, direttore generale della collaborazione sul posto di lavoro presso Microsoft. “Kaizala serve come complemento a Teams, che funziona bene per i dipendenti autorizzati su Microsoft Active Directory o con un account Microsoft (MSA). Per i lavoratori transitori che non volete portare dentro e fuori dalla gerarchia aziendale, è invece più indicata Kaizala.”

Wright ha dato l’esempio di una stazione sciistica, un tipo di attività che spesso ha un alto turnover del personale. I dipendenti che sono responsabili della gestione del resort su base permanente possono sfruttare alla perfezione Teams. Tuttavia, ci saranno anche molti lavoratori temporanei assunti per una sola stagione che dura un paio di settimane o mesi. È qui che Kaizala entra in gioco. “Kaizala è ottimo per questi tipi di lavoratori. Potete inserire rapidamente il vostro numero di telefono, comunicare con le altre persone e poi, quando l’inverno (o l’estate) finisce, tali informazioni rimangono all’interno dell’organizzazione”.

La Wright ha anche affermato che esistono già numerosi esempi di organizzazioni che utilizzano Teams e Kaizala in tandem, tra cui diversi operatori di compagnie aeree. In questi casi Teams è utilizzato per la gestione quotidiana, mentre Kaizala è utilizzato dal personale di servizio che si occupa del cibo sull’aereo, ad esempio.

Castañón Martínez ha detto che mentre c’è “sicuramente una sovrapposizione di Kaizala con Teams che potrebbe creare confusione per gli utenti, ci sono anche attributi distinti che differenziano entrambi i prodotti e li rendono complementari l’uno all’altro. L’integrazione di Kaizala con Teams ha senso, in quanto espande la portata di Teams in segmenti di lavoratori che le Unified Communications e altri strumenti di comunicazione e collaborazione non hanno già affrontato. Ci sono inoltre anche dei vantaggi nell’avere un’unica piattaforma che copra tutti i gruppi di dipendenti, fornendo allo stesso tempo gli stessi standard di sicurezza e accesso alle risorse aziendali”.

La domanda chiave è se Microsoft possa creare uno strumento di collaborazione che possa rappresentare tutto per tutti. “L’esperienza ha mostrato che in genere questa non è una strategia solida, ma finora Microsoft sta dimostrando che si può, almeno in una certa misura, trovare un equilibrio tra diventare pertinenti per casi d’uso specifici e verticali mantenendo comunque un appeal orizzontale”, continua Castañón Martínez.

Roadmap di Kaizala

Oltre alla più ampia disponibilità di Kaizala, sono state annunciate anche nuove funzionalità. Il tag @mentions serve per taggare i singoli membri in una conversazione di gruppo, le annotazioni delle immagini e la possibilità di eliminare i messaggi entro un’ora dall’invio. Esiste anche una funzione di chat privata Kaizala me che consente agli utenti di inviarsi messaggi di promemoria per riunioni o altri appuntamenti.

Un’app web di Kaizala consente a manager e amministratori di accedere e cercare chat, inviare documenti e altro da un PC o laptop. Le nuove funzionalità di gestione dei gruppi e dei dati includono inoltre un portale di gestione Kaizala aggiornato che ora supporta l’accesso singolo per gli utenti di Office 365 e la residenza dei dati all’interno dell’area per l’archiviazione dei dati dei clienti. Altre feature di Kaizala che dovrebbero essere lanciate nei prossimi mesi includono infine la sincronizzazione di Azure Active Directory all’interno di Kaizala, inviti via email per i nuovi utenti e la possibilità di assegnare amministratori dedicati per gestire le policy di Kaizala.