Cos’è la PEC e come funziona?

La PEC (Posta Elettronica Certificata) è un tipo di e-mail che garantisce l’identità di mittente e destinatario, conferendo un valore legale ai messaggi inviati, simile a una raccomandata con ricevuta di ritorno. La comunicazione PEC è valida in tribunale e nelle pratiche legali, essendo una forma di scambio ufficiale.

Attenzione, non va confusa con la firma digitale, che invece autentica i singoli documenti elettronici (ad esempio, un file Word o un PDF), garantendo un valore simile a quello di un documento cartaceo firmato. La PEC, invece, ufficializza il messaggio inviato tramite e-mail.

Le comunicazioni tra due caselle di posta elettronica certificata avvengono nel seguente modo:

• Il mittente invia il messaggio
• Il gestore della casella PEC verifica che il messaggio sia conforme e lo inoltra al gestore del destinatario
• Il gestore del destinatario controlla anch’esso la conformità e lo recapitano o lo scarta
• Il mittente riceve una notifica di consegna tramite e-mail

Alcuni provider PEC consentono la ricezione anche da caselle di posta non certificata (es. Gmail, Outlook, Yahoo ecc…).

Novità 2025: obbligo di PEC per gli amministratori di società

A partire dal 1° gennaio 2025, la Legge di Bilancio ha introdotto l’obbligo per gli amministratori di società di possedere una casella PEC personale e di dichiararla al Registro delle Imprese. Questo requisito è un passo importante verso una maggiore digitalizzazione e tracciabilità delle comunicazioni ufficiali tra imprese e pubblica amministrazione.

Strumenti legati alla PEC

A differenza di quanto avviene con la firma digitale, per utilizzare la PEC non è necessario acquistare dispositivi fisici come chiavette USB o smart card: il processo avviene a livello server.

In termini di software, è possibile utilizzare un client di posta elettronica tradizionale (es. Outlook, Thunderbird, Apple Mail) su computer, smartphone e tablet. Inoltre, molti provider PEC offrono la possibilità di accedere alla casella tramite webmail o tramite app per dispositivi portatili.

Come creare una casella PEC?

Non esistono servizi gratuiti per la PEC, sebbene alcuni provider offrano un periodo di prova gratuito. Una volta scaduto, è richiesto il pagamento per continuare ad utilizzare il servizio. I prezzi sono generalmente contenuti e coprono tutte le funzionalità necessarie per inviare e ricevere comunicazioni ufficiali tra privati, aziende o enti pubblici.

La procedura per creare una casella PEC è semplice: basta collegarsi al sito di un provider, scegliere l’offerta desiderata e compilare un modulo con i dati personali. Una volta completato questo passaggio, si procede con il pagamento tramite carta di credito o PayPal, e, se è previsto un periodo di prova gratuito, potrebbe essere richiesto comunque di inserire i dati di pagamento. Successivamente, è necessario inviare i documenti richiesti (ad esempio, una copia del documento d’identità e moduli da firmare).

Una volta concluso il processo, la casella PEC verrà attivata in poche ore e sarà pronto per l’uso. Ricorda di monitorare il rinnovo annuale, poiché, in alcuni casi, questo è automatico, mentre in altri ti verrà inviato un promemoria via e-mail.

Come si invia una PEC?

Il metodo più diffuso per inviare una PEC è tramite client di posta elettronica configurato con i parametri IMAP o POP3. La configurazione può essere effettuata seguendo le istruzioni fornite dal provider della tua casella PEC. Ecco come fare con i principali client di posta:

• Microsoft Outlook: Clicca su “File” in alto a sinistra, quindi seleziona “Impostazioni account”. Dal menu che appare, clicca su “Nuovo” e inserisci i parametri IMAP della tua casella PEC.
• Mozilla Thunderbird: Clicca sul pulsante “≡” in alto a destra, vai su “Nuovo messaggio > Crea un nuovo account e-mail” e compila i dati richiesti.
• Apple Mail: Vai su “Preferenze > Account” e clicca sul pulsante “[+]” per aggiungere un nuovo account PEC, inserendo i dati di configurazione richiesti.

In alternativa, puoi utilizzare la webmail del provider PEC: basta accedere con le tue credenziali per gestire tutta la posta direttamente dal browser senza bisogno di scaricare software. Inoltre, alcuni provider offrono app per dispositivi mobili per la gestione della posta certificata.

N.B.: Se decidi di utilizzare il tuo client di posta esistente, ricordati di selezionare l’indirizzo PEC come mittente nella finestra di composizione del messaggio (campo “Da”).

Conclusioni

La PEC continua a essere uno strumento indispensabile per le comunicazioni ufficiali in Italia, garantendo sia la sicurezza delle comunicazioni che il valore legale. Con le nuove normative che entrano in vigore nel 2025, come l’obbligo per gli amministratori di società di avere una PEC, e l’evoluzione verso la Posta Elettronica Certificata Europea, il suo utilizzo è destinato a crescere. Assicurati di seguire le ultime novità e procedere correttamente con l’attivazione e la gestione della tua casella PEC.

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