Quando concentriamo la nostra attenzione sulla produttività aziendale, diventa inevitabile chiedersi quale software sia il migliore per potenziarla al massimo. Microsoft, da anni, si presenta come il leader indiscusso nel campo dei pacchetti software, soprattutto grazie alla sua offerta di servizi cloud, progettati per elevare la routine lavorativa in ufficio a nuovi livelli.
Tuttavia, negli ultimi anni, Google Workspace si è affermata come un’alternativa potente e completa a Microsoft Office. Per aiutarti a fare la scelta migliore per la tua azienda, esamineremo i vantaggi e gli svantaggi di entrambe le suite.
In questo articolo, vogliamo mettere a confronto il leader di mercato, Microsoft, e la sua crescente concorrente, G. Suite, per aiutarti a capire quale possa essere la scelta migliore per ottimizzare la produttività della tua azienda.
Google Workspace vs. Microsoft 365
Microsoft Office, fino a pochi anni fa, dominava il mondo degli affari. Tra la fine degli anni 90 e l’inizio del 2000, la Suite Office di Microsoft non aveva praticamente rivali. Questo fino al 2006, quando Google introduce Google Docs & Spreadsheets, una soluzione di elaborazione testi e fogli di calcolo online combinata con altri servizi aziendali per formare la suite di Google Apps, successivamente ribattezzata G Suite e ora Google Workspace.
Nonostante la Suite di Google non abbia riscosso un immediato successo, nel tempo ha guadagnato in funzionalità e popolarità, vantando 6 milioni di clienti paganti, secondo le statistiche pubbliche più recenti di Google.
Nel frattempo, Microsoft ha spostato il suo focus dal tradizionale software di Office con licenza a Microsoft 365 (precedentemente Office 365), una versione basata su abbonamento trattata più come un servizio, con frequenti aggiornamenti e nuove funzionalità.
Approfondimenti sulle piattaforme
Oggi, scegliere una Suite non è più semplice come un tempo. Google Workspace e Microsoft 365 hanno molto in comune. Entrambi si basano su un modello di abbonamento, con opzioni diverse a seconda delle funzionalità.
Microsoft 365 si presenta come una piattaforma cloud ibrida che offre una vasta gamma di strumenti installabili sul proprio dispositivo e condivisibili tramite OneDrive, oppure utilizzabili direttamente nella versione online. G Suite, d’altra parte, nasce come una soluzione esclusivamente basata sul cloud che fornisce un insieme di strumenti che possono essere salvati localmente sul proprio dispositivo.
Se in azienda si utilizza abitualmente il cloud, entrambi i sistemi offrono un’esperienza fluida, tuttavia, se si desidera un accesso da desktop, Microsoft 365 è la scelta ideale poiché include versioni desktop di applicazioni come Teams, Outlook, Word e altro ancora.
Entrambe le Suite funzionano bene su molti dispositivi. Google Workspace, poiché basato sul web, funziona su quasi tutti i browser e su qualsiasi sistema operativo e Google offre anche app mobili per Android e iOS. Microsoft fornisce app client di Office per Windows, macOS, iOS e Android, e le sue app web funzionano su diversi browser.
Le Suite offrono anche le stesse applicazioni di base: ciascuna include un programma di videoscrittura, fogli di calcolo, presentazioni, e-mail, calendario e contatti, unitamente ad un software per videoconferenze, messaggistica e appunti. Ogni Suite è associata a uno spazio di archiviazione cloud.
Tuttavia, le singole applicazioni sono abbastanza diverse da una Suite all’altra, così come gli strumenti di gestione per prendersi cura di esse in un ambiente aziendale. Entrambe le Suite offrono anche numerose altre funzionalità aggiuntive.
Sottoscrizioni di Google Workspace e Microsoft 365
Gli utenti possono utilizzare diverse app online da entrambe le Suite, tra cui Google Docs, Sheets e Slides, così come Microsoft Word Online, Excel Online e PowerPoint Online, gratuitamente. Tuttavia, le aziende dovrebbero considerare sottoscrizioni a pagamento di Workspace e Microsoft 365 per le funzionalità di sicurezza e gestione.
Google Workspace è disponibile in quattro versioni commerciali: Business Starter, Business Standard, Business Plus e Enterprise. Business Starter include l’intera suite di applicazioni e 30GB di spazio di archiviazione per utente. Il piano Business Standard, invece, comprende quanto citato in precedenza, oltre a 2TB di spazio di archiviazione per utente, funzionalità di archiviazione e ulteriori strumenti amministrativi. Business Plus, include quanto compreso nella versione Standard, oltre ad ulteriori controlli amministrativi e strumenti per le aziende. Enterprise include le funzionalità della versione Plus nonché ulteriori controlli amministrativi e un generatore di applicazioni a basso codice. Inizio modulo
Anche Microsoft 365, dal canto suo, offre molteplici sottoscrizioni aziendali:
- Microsoft 365 App for Business che offre l’utilizzo di Office su 5PC/Mac, 5 tablet e smartphone, oltre a 1TB di spazio su OneDrive
- Microsoft 365 Business Basic, include 50GB di spazio per la posta e tutti i servizi di collaborazione
- Microsoft 365 Business Standard che offre 50GB di spazio per la posta e tutti i servizi di collaborazione, oltre all’utilizzo di Office su 5 PC/Mac, 5 tablet e 5 smartphone
- Microsoft 365 Business Premium che offre più di 50GB di spazio per la posta e tutti i servizi di collaborazione, insieme all’utilizzo di Office su 5 PC/Mac, 5 tablet e 5 smartphone, con la possibilità di upgrade a Windows Business
- Microsoft 365 Apps for Enterprise che offre l’utilizzo di Office su 5PC/Mac, 5 tablet e 5 smartphone, oltre a 1TB di spazio su OneDrive
- Microsoft 365 E1 che offre posta illimitata e tutti i servizi di collaborazione
- Microsoft 365 E3 che offre posta illimitata, tutti i servizi di collaborazione e l’utilizzo di Office su 5PC/Mac, 5 tablet e 5 smartphone
Ogni piano offre una serie di funzioni specifiche, consentendo alle aziende di scegliere la soluzione più adatta alle proprie esigenze operative e di bilancio. Molti dei servizi e delle app di Office sono disponibili à la carte. Alcune aziende preferiscono sottoscrivere un piano di livello inferiore e poi aggiungere servizi extra anziché scegliere un piano completo.
Microsoft ha recentemente rinominato i suoi piani per piccole imprese da Office 365 a Microsoft 365 ma a livello aziendale offre sia piani Office 365 che Microsoft 365. Microsoft offre, inoltre, una gamma di piani Microsoft 365 per istituti scolastici, enti governativi, organizzazioni no profit e altre istituzioni.
Google Workspace vs Microsoft 365: app a confronto
Le necessità delle diverse aziende variano: per alcune, la redazione di documenti e la gestione delle e-mail potrebbero costituire le funzionalità più cruciali all’interno di una suite office; altre, invece, potrebbero privilegiare l’utilizzo di un software potente dedicato ai fogli di calcolo. Al fine di assisterti nell’effettuare una scelta informata, abbiamo comparato le principali applicazioni office disponibili all’interno di Google Workspace e Microsoft 365.
Word processing: Google Docs vs Microsoft Word
Nel contesto della collaborazione, Google Docs sicuramente primeggia, mentre per quanto riguarda le funzionalità di creazione e modifica di documenti, Microsoft Word offre prestazioni superiori. Word vanta un eccezionale assortimento di modelli predefiniti, comprendendo circa 300 varie tipologie aziendali, oltre a una vasta gamma di tipi e stili di grafici da integrare nei documenti.
Google Docs, invece, dispone di soli 55 modelli, che spaziano da personali ad aziendali ed educativi. Tuttavia, Google Docs spicca rispetto a Word per quanto concerne la collaborazione in tempo reale: il processo di collaborazione è intuitivo e l’opzione è integrata direttamente nell’applicazione sin dall’inizio. In confronto, l’opzione di collaborazione in tempo reale in Word risulta più complessa nell’utilizzo e meno esaustiva.
Storicamente, Word è stato il punto di riferimento per la modifica e l’annotazione dei documenti in vista di revisioni da parte di altri soggetti. Tuttavia, Google Docs ha fatto significativi progressi e si è ormai affermato come una valida alternativa a Word. Le funzionalità di modifica in Word offrono un controllo leggermente più approfondito, ma, a parte questo aspetto, le due piattaforme sono pressoché equivalenti.
Fogli di calcolo: Google Sheets vs Microsoft Excel
Per determinare quale strumento sia più adatto alle esigenze della tua attività tra Excel e Google Sheets, è essenziale considerare se i membri del tuo team lavorano principalmente in modo indipendente sui fogli di calcolo o se collaborano regolarmente tra di loro.
Se la maggior parte degli utenti lavora in modo autonomo, Excel rappresenta la scelta migliore. Analogamente a Word, offre una vasta gamma di modelli tra cui selezionare. Ad esempio, sono disponibili oltre 80 modelli specifici per vari tipi di budget, mentre Google Sheets ne presenta solo tre per questa categoria.
Excel offre inoltre una varietà molto più ampia di tipi di grafici rispetto a Google Sheets, con un totale di 19 diverse opzioni. Tra queste, sono inclusi i tipi di grafici popolari come quelli a colonne, a linee, a torta, a barre e ad area. Vi sono anche tipologie più complesse, tra cui radar, superficie e istogramma, nonché alcune che sono particolarmente utilizzate dagli esperti di dati, come il diagramma a scatola e baffi. Inoltre, molti di questi tipi di grafici dispongono di diverse varianti: ad esempio, nel caso dei grafici a barre, puoi trovare versioni a barre raggruppate, impilate e così via, ognuna con ulteriori opzioni.
Al contrario, Google Sheets offre solo sette tipi principali di grafici, con alcuni grafici individuali che non possono essere categorizzati facilmente. Inoltre, la creazione di grafici risulta generalmente più agevole su Excel rispetto a Google Sheets.
D’altra parte, Google Sheets eccelle nell’ambito della collaborazione in tempo reale. Come avviene con Google Docs, la funzionalità di collaborazione è integrata direttamente in Google Sheets. Questo non solo offre strumenti più potenti per la collaborazione, ma li integra in modo naturale e di facile accesso. Lo stesso concetto si applica anche all’editing e ai commenti sui fogli di calcolo.
Presentazioni: Google Slides vs Microsoft PowerPoint
Per quanto riguarda le applicazioni per l’elaborazione di testi e i fogli di calcolo, la decisione tra Google Slides e PowerPoint si basa sulle preferenze aziendali. Se l’accento è posto sulla collaborazione, allora Google Slides rappresenta la scelta preferibile; per altri motivi, invece, PowerPoint risulta più indicato.
Ad esempio, la funzionalità QuickStarter di PowerPoint semplifica l’inizio di una presentazione. Dopo aver selezionato l’argomento della presentazione, QuickStarter offre assistenza nella creazione di una struttura, diapositive iniziali, modelli e temi. In confronto, sebbene Google Slides metta a disposizione uno strumento esplorativo che suggerisce layout, immagini e altri contenuti correlati all’argomento, tale strumento non può essere equiparato in alcun modo a QuickStarter.
Analogamente, con PowerPoint è più agevole inserire elementi grafici, transizioni, animazioni e contenuti multimediali. Inoltre, sono disponibili una maggiore varietà di tipologie di grafici e tabelle. Oltre a ciò, PowerPoint offre opzioni avanzate per quanto riguarda la presentazione stessa, con funzionalità innovative come “Rehearse Timings“, che cronometra la durata di ciascuna diapositiva durante le prove.
Tuttavia, Google Slides primeggia nella sfera della collaborazione, superando ampiamente le funzionalità approssimative e meno agevoli integrate in PowerPoint. Inoltre, poiché Slides dispone di meno funzionalità rispetto a PowerPoint, risulta leggermente più intuitivo creare diapositive senza l’eccesso di funzioni che appesantisce l’interfaccia di quest’ultimo.
Strumenti di collaborazione: le opzioni tra Microsoft 365 e Google Workspace
Entrambe le soluzioni offrono strumenti di collaborazione che consentono di comunicare con colleghi, clienti e partner in modo efficiente:
- Gestione degli appuntamenti e dei contatti personalizzabili.
- Social media aziendali per una comunicazione più informale e interattiva.
- Chat di gruppo per facilitare la collaborazione tra team.
- Redazione congiunta di testi, presentazioni e tabelle per lavorare insieme sui documenti.
- Messaggistica istantanea per una comunicazione rapida e diretta.
- Intranet per condividere informazioni e risorse all’interno dell’organizzazione.
- Videotelefonia e videoconferenza per le riunioni virtuali.
Nel contesto della videotelefonia, Microsoft 365 mette a disposizione Skype for Business, mentre Google Workspace presenta Hangouts Meet per le videochiamate e Hangouts Chat per le conversazioni di gruppo. Per quanto riguarda la gestione dei gruppi, lo scambio di file e l’elaborazione di documenti condivisi, Microsoft spicca grazie a Microsoft Teams.
Nel campo delle applicazioni intranet e dei siti web aziendali, la scelta dipende dalle esigenze specifiche: Google Workspace offre Sites, che si dimostra intuitivo ma limitato in termini di capacità progettuali. Dall’altro lato, Microsoft mette a disposizione SharePoint, che potrebbe risultare meno intuitivo ma offre un livello maggiore. Inoltre, SharePoint offre ampie opportunità di implementazione per applicazioni web interne ed intranet aziendali.
Per quanto riguarda le soluzioni social, sia Microsoft che Google forniscono opzioni Cloud per i network social interni aziendali. Google Chat è accessibile tramite account Gmail e consente di inviare messaggi a colleghi e amici, collaborare a progetti con team o gruppi. È anche possibile partecipare a community di interesse, sia pubbliche che private. Dall’altro lato, Microsoft offre Yammer, orientato verso un approccio più aziendale, che consente di condividere annunci a livello organizzativo, partecipare ad eventi in diretta, scambiare conoscenze tra team e reparti e proporre soluzioni e migliori pratiche tramite il crowdsourcing.
Archiviazione cloud e condivisione: quale scegliere per la tua produttività aziendale?
Microsoft 365 e G Suite adottano un approccio centralizzato alla memorizzazione dei dati su Internet, rendendoli entrambi validi per l’ambiente aziendale. Microsoft 365 sfrutta il servizio OneDrive per l’hosting dei file, offrendo agli utenti 1TB di spazio di archiviazione nel Cloud. D’altra parte, G Suite mette a disposizione Google Drive, la piattaforma di archiviazione nel Cloud, con la quantità di spazio disponibile che varia a seconda della versione del prodotto e delle licenze aziendali acquisite.
Nella variante G Suite Basic è incluso uno spazio di 30GB, mentre nelle versioni Business ed Enterprise è possibile accedere a uno spazio di archiviazione illimitato, a condizione che vengano acquistate almeno 5 licenze utente. La scelta tra Microsoft 365 e G Suite dipende, come già menzionato, dalle esigenze specifiche dell’azienda e dalla quantità di spazio di archiviazione necessaria per una gestione ottimale dei dati e dei documenti aziendali.
Parlando delle opzioni di sincronizzazione disponibili in entrambe le piattaforme: sia Google sia Microsoft offrono la comodità di avviare la sincronizzazione tra l’archiviazione cloud e un dispositivo, consentendo così di accedere ai contenuti dei file e delle cartelle sia in modalità offline che online. Entrambe le soluzioni presentano un’ampia gamma di funzionalità, assicurando un’esperienza completa per gli utenti.
La cronologia delle versioni e le funzionalità di ricerca sono accessibili sia su Microsoft 365 che su G Suite, agevolando la gestione e il ritrovamento delle modifiche apportate ai documenti nel corso del tempo.
Le opzioni di condivisione si dimostrano particolarmente convenienti e pratiche per le attività quotidiane, poiché gli utenti possono condividere materiale sia con individui interni all’azienda che con esterni.
È tuttavia essenziale notare che solo Microsoft 365 offre funzionalità avanzate in termini di sicurezza, come codici di verifica per informazioni sensibili e ulteriori misure di tutela dei dati.
La posta elettronica: confronto tra Microsoft 365 e Google Workspace
Entrambe queste piattaforme presentano una serie di funzionalità avanzate per la gestione professionale delle e-mail aziendali, e sono entrambe prive di pubblicità invasiva. Oltre a ciò, sia Microsoft 365 che Google Workspace mettono a disposizione delle app mobili scaricabili, consentono l’uso di alias e permettono la creazione di gruppi di distribuzione, semplificando così l’organizzazione delle comunicazioni. Tuttavia, è importante tenere presente alcune distinzioni chiave tra le due opzioni.
Microsoft 365 offre l’accesso a un client di posta desktop, ma questa funzionalità è vincolata al piano selezionato. D’altro canto, Google Workspace include un dominio e-mail dedicato in tutte le sue configurazioni.
Un elemento di particolare rilevanza è la stretta integrazione e sincronizzazione della posta elettronica di Microsoft 365 con altre applicazioni della suite 365, come Planner, Tasks, Word e Teams. Questa sinergia consente di ottimizzare e agevolare la gestione delle attività quotidiane. Gli impegni e le attività possono essere automaticamente inseriti nel calendario, i messaggi di Outlook possono contenere appuntamenti e i contenuti redatti su Word possono essere inviati direttamente via e-mail. Queste caratteristiche consentono un’interconnessione completa tra lavoro, e-mail e calendario, mantenendo costante aggiornamento e agevolando la collaborazione tra i membri del team.
Sia Microsoft 365 che Google Workspace offrono soluzioni potenti nel campo della posta elettronica aziendale.
Microsoft 365 vs G. Suite: sicurezza e privacy
Le Suite si fondano su rigorose direttive di conformità alle norme vigenti. L’archiviazione dei dati all’interno dei data center e la trasmissione dei dati tra i client e i server sono assicurate mediante robuste tecnologie di crittografia.
G Suite sfrutta gli stessi elevati livelli di sicurezza proposti da Google, incluso il rilevamento automatico di attività sospette, tentativi di intrusione e frodi informatiche. Gli amministratori hanno la possibilità di configurare diversi parametri al fine di limitare l’accesso alla console di amministrazione e agli account utente. È inoltre fattibile stabilire parole chiave per bloccare qualsiasi comunicazione in uscita, proteggendo così i dati da eventuali fughe.
Il rilevamento di spam, virus e malware è integrato in tutti i documenti e nei file allegati.
Passando a Microsoft 365, il sistema offre un’efficace autenticazione a più fattori per tutte le password degli utenti. Inoltre, il sistema dispone di una funzionalità di integrazione con l’intelligenza artificiale che apprende le abitudini lavorative di ciascun utente, in grado di individuare attività sospette e segnalare anomalie.
La perdita di dati e il furto non devono destare preoccupazione, poiché Microsoft 365 è dotato di uno strumento di prevenzione e protezione dati. L’azienda ha anche la facoltà di limitare l’accesso dei dipendenti ai dispositivi aziendali mediante l’uso dello strumento di gestione dei dispositivi.
Anche il rilevamento di spam, virus e malware è integrato nell’intero ecosistema Microsoft, garantendo così un ambiente sicuro per la gestione delle informazioni aziendali.
Microsoft 365 vs G. Suite: il verdetto
Dopo un’attenta analisi delle caratteristiche offerte da entrambi i software, dovresti avere un’idea più chiara della strada giusta da seguire per te e la tua azienda.
Sulla base della nostra esperienza nel settore, siamo lieti di consigliarti Microsoft 365 per la sua completezza, il massimo potenziale di produttività e personalizzazione, la versatilità e le molteplici funzionalità per la gestione della routine lavorativa e collaborativa.
Nonostante l’impressionante debutto di Google Workspace, Microsoft continua a essere il leader di mercato da anni e mantiene una crescita e un’espansione senza precedenti, soprattutto in questo periodo.
Una delle peculiarità che emerge dai servizi di Microsoft è la sua abilità nell’ascoltare anche l’utente singolo, plasmando ogni aspetto delle piattaforme in base alle esigenze individuali. Questa cura per i dettagli costituisce il fondamento del successo industriale di Microsoft, consentendole di proporre soluzioni all’avanguardia e altamente personalizzate.
Con un costante flusso di aggiornamenti e innovazioni, compresa l’integrazione dell’intelligenza artificiale già operativa, Microsoft dimostra un impegno costante nell’offrire soluzioni sempre più avanzate e in sintonia con le necessità del pubblico moderno.
Desideriamo, inoltre, evidenziare la possibilità di migliorare le tue conoscenze e la tua padronanza di Microsoft Teams e M365 attraverso il nostro corso Microsoft Teams per utenti. Questo corso può rappresentare un importante passo verso l’utilizzo efficace e ottimizzato delle potenzialità di Microsoft 365 all’interno del tuo ambiente lavorativo.
