Policy Aziendale: perché è essenziale per la protezione dei dati
Nel contesto della protezione dei dati personali, uno degli strumenti fondamentali per aziende pubbliche e private è la privacy policy aziendale. Questo documento ufficiale definisce le modalità di raccolta, utilizzo e trattamento dei dati personali all’interno dell’organizzazione, oltre a stabilire le regole per l’uso di strumenti aziendali come personal computer, navigazione web e posta elettronica.
Con l’entrata in vigore del GDPR, la privacy policy ha acquisito un ruolo cruciale, aiutando le aziende a prevenire violazioni della normativa sulla privacy e fornendo ai dipendenti linee guida chiare per adempiere ai nuovi obblighi previsti dalla legge.
Per garantire una gestione efficace dei dati, è fondamentale che ogni azienda definisca policy dettagliate che contemplino tutte le possibili situazioni operative. In questo modo, i dipendenti possono evitare errori e agire con maggiore consapevolezza nel trattamento delle informazioni aziendali.
L’attività lavorativa comporta l’uso quotidiano di dati aziendali attraverso molteplici dispositivi. Prima di redigere una privacy policy efficace, l’azienda deve quindi identificare tutti i dispositivi, sia personali che aziendali, che potrebbero essere coinvolti in potenziali utilizzi impropri dei dati.
In questo articolo analizzeremo alcune delle principali policy aziendali per la gestione della privacy, evidenziando le best practice per proteggere i dati e rispettare la normativa vigente.
Policy Aziendale: Definizione, Caratteristiche e Importanza
Negli ultimi anni, l’evoluzione delle modalità di lavoro ha portato le aziende a ripensare le proprie policy aziendali, soprattutto con la diffusione dello smart working e del lavoro ibrido (Hybrid Work). Oggi, la presenza fisica in ufficio non è più essenziale per svolgere attività professionali, comunicare con colleghi, clienti e fornitori o accedere ai dati aziendali.
L’uso di smartphone, tablet e laptop ha reso fondamentale la protezione delle comunicazioni e la regolamentazione dello scambio di e-mail e della condivisione di file, per prevenire attacchi di ingegneria sociale e altre minacce informatiche.
L’importanza delle Policy IT in azienda
Molti dipendenti non conoscono o violano le policy IT per necessità personali, e spesso questi documenti vengono redatti senza un’effettiva applicazione pratica. Tuttavia, per essere realmente efficaci, le policy devono:
- Essere chiare e comprensibili, evitando termini troppo tecnici.
- Essere costantemente aggiornate e attuate tempestivamente.
- Essere sviluppate in collaborazione tra IT e Risorse Umane, per garantire conformità alle normative vigenti.
Una policy efficace non deve lasciare nulla al caso, ma deve essere strutturata per prevenire le vulnerabilità aziendali, in particolare contro gli attacchi di ingegneria sociale.
Classificazione e Protezione dei Dati Aziendali
Per garantire la sicurezza delle informazioni aziendali, è essenziale stabilire regole precise per la gestione e la condivisione dei dati, suddividendoli in tre categorie principali:
- Dati Sensibili: informazioni riservate come password, progetti e dati personali, che non devono mai essere condivisi con terze parti.
- Dati Interni: informazioni accessibili solo ai dipendenti autorizzati, regolamentate attraverso un sistema di identificazione.
- Dati Accessibili a Tutti: informazioni meno sensibili, la cui diffusione deve comunque essere monitorata per evitare rischi di esposizione.
Per rafforzare la sicurezza aziendale, è fondamentale implementare procedure di autenticazione avanzate, come:
- Badge aziendali per tracciare gli accessi.
- Account personali profilati per ogni dipendente, con permessi definiti in base al ruolo.
- OTP (One Time Password) per un’ulteriore protezione degli account aziendali.
- Autenticazione biometrica (impronte digitali, riconoscimento retinico) per ambienti ad alto rischio.
Policy Aziendale: regolamento GDPR
Al fine di regolamentare il giusto utilizzo dei dispositivi interni all’azienda, è indispensabile che le aziende ricorrano ad un regolamento apposito da far visionare e sottoscrivere ai soggetti interessati.
In tale documento deve essere specificato l’obbligo dell’utilizzo pertinente di tutti gli strumenti informatici legati all’attività lavorativa. L’obbligo fa riferimento agli art. 2104 e 2105 del Codice Civile: il dipendente dovrà mostrare diligenza, disciplina e massima responsabilità nell’uso dei dispositivi aziendali, con il divieto di installare software esterni, modificare le impostazioni del sistema e prevedere accessi tramite apposite password. L’account di posta elettronica dovrà essere utilizzato unicamente ai fini lavorativi, prestando la massima attenzione all’apertura di messaggi potenzialmente dannosi con provenienza dubbia.
Policy Aziendale: obbligo di formazione
Il titolare del trattamento dei dati nonché il responsabile del trattamento dei dati, hanno il compito di occuparsi dei piani di formazione e del loro costante aggiornamento, rivolti a tutti i dipendenti aziendali.
In caso di inosservanza, sia per gli enti pubblici che per le impresi private, sono previste sanzioni dalla Legge. Nell’art. 39 del GDPR si sottolinea l’importanza del ruolo del Data Protection Officer per la formazione: “Il DPO deve curare la sensibilizzazione e la formazione del personale che partecipa ai trattamenti e alle attività di controllo.”
GDPR e digitalizzazione
Grazie ai processi di digitalizzazione tutti gli obblighi derivanti dalla corretta osservanza al nuovo GDPR possono essere rispettati senza rischiare di incappare in sanzioni.
La normativa, spesso, risulta di difficile comprensione e/o di ostica applicazione. In questi casi è necessario rivolgersi a consulenti preparati o al proprio legale di fiducia: queste due categorie sono abilitate al supporto dei clienti per l’adeguamento alla normativa GDPR. Con i servizi di audit e sicurezza di Nexsys, la redazione della documentazione richiesta si semplifica e l’adempimento degli obblighi GDPR non sarà più una preoccupazione.
Non dimenticare, inoltre, che per essere GDPR Compliance, la formazione privacy per i dipendenti non è facoltativa, ma obbligatoria.