Lasciami indovinare: la tua azienda, per vari motivi, ha sempre rimandato la migrazione su cloud dei documenti ma oggi è diventato un progetto che non può più aspettare?
La nostra esperienza ci dice che è una situazione a rischio e ancora molto diffusa. Se l’attuale server è fisico, sappiamo benissimo che l’hardware invecchia ogni giorno, se invece è una macchina virtuale, comunque si appoggia ad un server fisico soggetto a logoramento e possibili eventi di interruzione della disponibilità.
Inoltre, i server locali sono spesso soggetti ad attacchi di varia natura, il più pericoloso ultimamente è quello Ransomware. La struttura di recupero dei file organizzata a più livelli di Sharepoint e altre impostazioni di security sempre aggiornate in quanto prodotto cloud, ripagano sicuramente l’investimento in sicurezza.
Vista poi la sempre migliore affidabilità delle linee dati, possiamo ufficialmente definire molto più robusto, potente (in termini di operatività e scalabilità) e disponibile l’utilizzo dei documenti aziendali ospitati su cloud.
Migrazione SharePoint 365
In questo scenario vogliamo oggi soffermarci sulla migrazione gestita dall’interfaccia amministrativa di Sharepoint.
In precedenza, avevamo utilizzato lo strumento Sharepoint Migration Tool, con buoni risultati, adesso però Microsoft ci fornisce di un set completo di strumenti per analizzare e gestire la migrazione in modo semplice e davvero funzionale.
Si tratta per prima cosa di installare un agente su una macchina virtuale o fisica che abbia pieno accesso alle cartelle di rete che vogliamo migrare su cloud. Dopo avere associato l’agente al nostro account amministratore di Sharepoint si procede con l’analisi dei files e dei percorsi da trasferire per risolvere eventuali problemi che potrebbero sorgere durante la migrazione.
Infine, si procede a pianificare o eseguire direttamente la migrazione; qui ci sono ampie possibilità di personalizzare il batch in quanto possiamo specificare l’intervallo di date, caratteri sostitutivi in caso di incompatibilità e altre utili impostazioni.
La funzionalità più interessante è che, una volta completato il processo, si potrà ripetere ed allora lo strumento si occuperà di trasferire sul percorso Sharepoint soltanto i files che sono stati modificati dall’ultimo job. Questa migrazione incrementale si rivela molto utile nel caso di lavori su importanti strutture documenti che richiedono un alto livello di disponibilità.
La procedura si compone principalmente di operazioni all’interno dell’interfaccia di amministrazione di Sharepoint, la vediamo nei passaggi seguenti.
- Dopo avere fatto l’accesso al pannello di amministrazione di Sharepoint, sulla sinistra, nel menu clicchiamo subito su Migrazione, poi Selezioniamo Condivisioni File
- La procedura ci guida subito verso il download di un agente che si occuperà di fare da tramite tra il nostro tenant e la struttura documenti in locale. Quindi procediamo con Scarica agente
- Durante l’installazione, fornire i dati di un account di dominio con i permessi necessari ad accedere a tutte le cartelle che si vogliono migrare. Al termine del processo, nella sezione di sinistra, avremo la possibilità di Aggiungere un percorso di origine (nell’immagine qui sopra in grigio).
Nota: l’agente verrà installato come servizio nel caso la macchina sia associata ad un dominio, viceversa verrà eseguito come applicazione.
- Selezionare ora il percorso completo che l’agente andrà ad analizzare, comprese le sottocartelle. Subito dopo inizierà il controllo dei files e dei percorsi. Questo risultato lo visualizziamo nella sezione Analisi nel punto successivo.
- Nella parte di Analisi avremo un resoconto utile ad ottenere le informazioni sulle cartelle e sui files che stanno per essere migrati e soprattutto su possibili percorsi che potrebbero causare problemi al job effettivo.
- Sempre nella sezione Analisi, vengono visualizzati i percorsi in “verde” che sono già pronti per essere copiati in migrazioni, mentre sono da analizzare quelli con avvisi o errori.
Nota: in genere il problema è legato alla lunghezza del percorso completo, spesso sono segnalati come “avvisi” anche percorsi con all’interno cartelle vuote.
- Cliccando Copia in migrazioni si apre la schermata seguente. Selezioniamo Sharepoint e proseguiamo con la selezione della posizione.
- Inserire il sito che andrà ad ospitare i documenti ed il percorso come da figura.
- Una volta inserito il nome deciso per distinguere il job ed in caso la sua pianificazione, si possono configurare le impostazioni.
- Tra le opzioni più utili troviamo il filtro per data, i files nascosti e la sostituzione dei caratteri non validi con uno di nostra scelta. A questo punto la migrazione può essere eseguita.
- Nella sezione Migrazioni abbiamo il risultato dei job eseguiti o in corso e possiamo verificare il progresso come il numero di files copiati. Inoltre, è possibile eseguire nuovamente le singole attività per effettuare una copia incrementale.
Nota: per avere un accesso controllato alle cartelle dei documenti aziendali è bene prevedere anche la configurazione di determinati criteri di accesso in base al gruppo di sicurezza o all’account utente.
Vantaggi della migrazione a SharePoint
La migrazione dei dati aziendali dal file server a SharePoint Online offre numerosi vantaggi. Ecco alcuni di essi:
- Gestione semplificata dei documenti: Microsoft SharePoint consente di organizzare le informazioni in modo migliore e accessibile, semplificando il flusso di informazioni e l’archiviazione cloud.
- Sicurezza avanzata dei dati: SharePoint offre una sicurezza avanzata per proteggere i tuoi dati da interruzioni e accessi non autorizzati.
- Velocizzazione dei processi aziendali: Una piattaforma di collaborazione come SharePoint Online consente di organizzare e raccogliere i dati in un unico luogo, velocizzando i processi aziendali.
- Accessibilità di SharePoint Online ovunque: Con SharePoint Online, puoi accedere facilmente da qualsiasi luogo.
Formazione SharePoint
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