Utilizzando Microsoft SharePoint Online sappiamo che i link sono essenziali per la collaborazione, migliorano la produttività e garantiscono la sicurezza delle informazioni all’interno di un’organizzazione.
Quando si gestisce la condivisione di link in SharePoint Online, è importante considerare sempre lo scopo e il pubblico che lo utilizzerà. Ecco alcune buone regole da utilizzare.
SharePoint Online: 4 tipologie di condivisione
Esistono quattro tipi di link di condivisione in SharePoint Online che è possibile utilizzare per condividere contenuto con altri utenti Microsoft 365:
- Chiunque con il collegamento
- Utenti Aziendali con il collegamento
- Persone con accesso esistente
- Persone specifiche
Chiunque con il collegamento
Utenti Aziendali con il collegamento
Quando condividi un documento in Microsoft 365 SharePoint Online usando la voce Utenti Aziendali con il collegamento, lo invii come link interno.
- Questi link sono noti anche come collegamenti dell’organizzazione e consentono a chiunque nell’organizzazione di accedere al contenuto.
- I link aziendali possono essere condivisi con individui o gruppi e possono essere impostati per scadere dopo un certo periodo.
- Poiché questi link sono accessibili solo alle persone all’interno dell’organizzazione, sono considerati sicuri.
Il destinatario autorizzato riceve un’e-mail e viene reindirizzato al documento subito dopo aver fatto clic sul collegamento. Durante la condivisione del file, puoi anche scegliere di impostare le autorizzazioni su “può modificare”, “può visualizzare” e “può rivedere”. Inoltre, puoi anche attivare o disattivare il pulsante di blocco del download su sì/no in base alle tue esigenze.
Nota: se proviamo a condividere un documento con persone esterne all’organizzazione utilizzando il collegamento aziendale, nella finestra di dialogo di condivisione viene visualizzato il seguente messaggio di errore: “Questo collegamento non funzionerà per le persone al di fuori della tua organizzazione”.
Persone con accesso esistente
Quando condividi un documento con il tipo di collegamento Persone con accesso esistente, ad esempio, ricondividendo con le persone che hanno già accesso, vengono registrati gli stessi eventi di controllo di cui sopra. Durante la ricondivisione, le autorizzazioni rimangono invariate.
Collegamenti protetti in SharePoint Online
Invece, se condividi un documento in Microsoft SharePoint Online utilizzando il link per Persone specifiche, lo condividi come collegamento protetto.
- I collegamenti protetti sono anche noti come direct links e funzionano solo per i destinatari specifici.
- Durante la condivisione del collegamento al documento, è possibile configurare le impostazioni del collegamento come ad esempio ”può modificare”, “può visualizzare” e “può rivedere” e bloccare i download, se necessario.
- Questi collegamenti possono essere condivisi con chiunque, all’interno e all’esterno dell’organizzazione, ma limitati solo a individui o gruppi specifici.
- I collegamenti proetti possono anche essere impostati per scadere dopo un certo periodo di tempo.
Quando condividi un contenuto utilizzando Persone specifiche in Microsoft 365, le persone all’interno dell’organizzazione possono già accedere al documento, ma se hai configurato la condivisione esterna in SharePoint Online, le persone esterne all’organizzazione devono superare il controllo di autenticazione. Dopo aver inserito il codice ricevuto tramite posta elettronica, possono accedere al contenuto.
Collegamenti anonimi /chiunque in possesso del link
Quando condividi un documento in Microsoft SharePoint Online utilizzando Chiunque con il collegamento, lo condividi tramite link anonimo.
- I collegamenti anonimi sono collegamenti pubblici accessibili a chiunque disponga del link, indipendentemente dal fatto che disponga o meno di un account SharePoint.
- Questi collegamenti sono utili per condividere un contenuto con persone esterne all’organizzazione, ma possono anche rappresentare un rischio per la sicurezza in caso il contenuto sia sensibile o riservato.
- I link anonimi possono essere impostati per scadere dopo un certo periodo e puoi anche limitare l’accesso a individui o gruppi specifici, se necessario.
Considerando il fattore di rischio quando si condividono collegamenti anonimi, Sharepoint Online dispone di alcune funzionalità per farlo in modo sicuro:
Autorizzazione file: quando condividi un documento utilizzando link verso Chiunque, puoi impostare l’autorizzazione del file come “può visualizzare”, “può modificare” o “può rivedere” in base a chi stai condividendo.
Data di scadenza: la data di scadenza nella finestra di dialogo di condivisione è valida per tutti i collegamenti. Questa funzione fa scadere il collegamento alla data specificata.
Password: imposta una password e condividila con il destinatario a cui si desidera concedere l’accesso al file/cartella.
Blocco del download: imposta l’opzione di blocco del download per proteggere maggiormente i tuoi file.
Configurando le impostazioni appropriate, puoi utilizzare in sicurezza i link verso Chiunque e condividere contenuti senza compromettere la sicurezza aziendale.
Gestione delle impostazioni di condivisione nell’interfaccia di amministrazione di SharePoint
In aggiunta a queste impostazioni, è anche possibile utilizzare la pagina di amministrazione Sharepoint:
SharePoint Admin Center -> Criteri -> Condivisione
per verificare la condivisione a livello di organizzazione, ad esempio impostando le date di scadenza per i collegamenti, scegliendo il collegamento di condivisione predefinito quando gli utenti condividono file e cartelle in SharePoint Online e altre impostazioni per limitare la condivisione esterna in Microsoft 365.
Regole per condividere in sicurezza i collegamenti in SharePoint Online
Gestendo l’utilizzo dei collegamenti aziendali, di quelli protetti o anonimi e agendo sulle impostazioni di condivisione esterna in SharePoint Online, è possibile garantire che i contenuti dell’organizzazione siano condivisi in modo sicuro ed efficiente.
Di seguito sono riportate alcune best practice per governare al meglio l’utilizzo di questi link:
- Definisci il tipo di collegamento appropriato per ogni scenario: valuta la riservatezza del contenuto condiviso, chi ha bisogno di accedere al contenuto e se il contenuto deve essere condiviso o meno con persone esterne all’organizzazione. Sulla base di questi fattori, decidi quale tipo di collegamento è più appropriato per ogni scenario.
- Imposta le date di scadenza: per impedire l’accesso non autorizzato ai tuoi contenuti, imposta le date di scadenza sui collegamenti aziendali, sui collegamenti protetti e sui collegamenti anonimi a seconda dei casi. Ciò assicurerà che l’accesso al contenuto venga revocato dopo un certo periodo di tempo.
- Limita l’accesso: quando condividi contenuti sensibili o riservati, utilizza collegamenti aziendali o collegamenti protetti e limita l’accesso a individui o gruppi specifici.
- Forma i tuoi utenti: istruisci i tuoi utenti sull’uso appropriato dei collegamenti aziendali, dei collegamenti sicuri e dei collegamenti anonimi. Incoraggiali a seguire le migliori procedure, come l’impostazione di date di scadenza e la limitazione all’accesso dei contenuti sensibili.
- Monitora l’utilizzo dei collegamenti: verifica regolarmente l’utilizzo dei collegamenti anonimi per garantire che vengano utilizzati in modo appropriato. Valuta l’utilizzo delle funzionalità di controllo di Microsoft SharePoint Online per tenere traccia dei collegamenti, del loro utilizzo e rileva i potenziali rischi per la sicurezza aziendale.
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