Pillola formativa n°2: il contenuto delle e-mail efficaci

Abbiamo discusso, nel precedente articolo, l’importanza dell’oggetto come volano e strategia iniziale per una comunicazione efficace ed efficiente. Chi si non si adegua, operativamente si blocca. Come già evidenziato, la tendenza principale per la comunicazione elettronica si basa sul cambiamento del concetto di formalità: l’informalità della scrittura diventa naturalezza ed educata semplicità.

Secondo Step: l’apertura

Il concetto emerso nella precedente pillola indica che chi riceve la tua e-mail deve trovare una traccia di sé (sia a livello personale che a livello professionale). L’e-mail non deve essere, quindi, indiretta e distaccata. Scrivere una e-mail diventa come entrare in una stanza. Parla e comunica con i tuoi interlocutori con la stessa naturalezza: ecco allora che la tua comunicazione mailing può diventare davvero efficace e potente.

La burocrazia delle formule di apertura deve essere sostituita dalla naturalezza della “scrittura parlata” e deve essere supportata da educazione e professionalità. Abolite quindi tutte le aperture tradizionali come ad esempio:

• Spettabile ditta
• Egregio dottore
• Gentile cliente
• Gentilissimo
• Gentilissimi collaboratori
• mo Professore
• Salve
• Caro imprenditore
• Caro amico

Quanti di voi entrano in una stanza salutando i presenti con il medioevale “Egregio, Gentilissimo, Illustrissimo”?  o rientrano il lunedì mattina in ufficio enunciando “Gentili collaboratori: come è andato il fine settimana?”

Particolare attenzione al nome del destinatario che resta una delle parole più importanti da inserire nella vostra mail. Coloro che non troveranno il proprio nome o una parte del proprio se, malvolentieri decideranno di entrare nella stanza elettronica. La sensazione percepita potrebbe essere paragonata alla frustrazione provata in una sala d’aspetto.

A seconda della confidenza e del livello di conoscenza con il nostro interlocutore diviene, di conseguenza, fondamentale utilizzare una delle seguenti modalità di apertura:

• Buongiorno Paolo
• Ciao Luca
• Buongiorno dott. Luigi
• Buongiorno Francesca, buongiorno Paola (nel caso di due destinatari è buona prassi menzionarli entrambi)
• Buongiorno a tutti ( nel caso di più destinatari)
• Ciao a tutti

Terzo Step: il contenuto

L’utilizzo della e-mail tradizionale si basa sull’ormai superato inizio definito in premessa di cui riportiamo alcuni esempi:

• Come già concordato per le vie brevi vorrei informarla che…
• Come da accordi intercorsi vi comunico che …
• Come da accordi intercorsi tra la vostra Direzione e il nostro consulente commerciale vi scrivo la presente per …

L’innovazione nella scrittura delle nuove e-mail consiste nello sviluppo del concetto di scrittura in media res. L’espressione latina significa letteralmente “nel mezzo delle cose” e fa riferimento ad un incipit già inserito nel pieno della vicenda. L’obiettivo è permettere di catapultare da subito il nostro interlocutore all’interno dei concetti chiave che vogliamo comunicare.

Ecco alcuni esempi di una comunicazione con apertura efficace e diretta :

• Scrivo questa mail dopo il nostro incontro per comunicarvi che…
• Ti scrivo per dirti …
• Scrivo questa mail per informarla che …
• Dopo la telefonata del 23 novembre …
• Invio questa mail per chiedervi di …

Riportiamo quindi alcuni spunti di inizio di comunicazione tramite e-mail in media res.

Esempio 1. Caso di una richiesta di controllo

Ciao Luca,

ti invio l’ultimo aggiornamento sulla lista degli iscritti al meeting aziendale, per favore puoi controllarla?

Esempio 2. Caso di una richiesta di invio

Ciao Luca,

avrei bisogno del file Word che mi hai mostrato ieri durante la riunione.

Esempio 3. Caso di una richiesta di pagamento

Buongiorno Luca,

le scrivo per informarla che non ho ricevuto i bonifici delle fatture del 28 gennaio 2019 e del 18 aprile 2019.

Esempio 4.Caso di un promemoria a scadenza

Ciao Luca,

Ti ricordi che giovedì è l’ultimo giorno per consegnare lavoro del cliente? Aspetto di sapere a che punto è lo sviluppo del progetto.

Come dosare frasi e parole che compongono la nostra e-mail

Frasi composte da 1 a 10 parole: il concetto espresso è molto forte, la frase è molto leggibile e molto comprensibile. 

Frase composta da 11 a 15 parole: il concetto espresso, la frase risulta leggibile, frase comprensibile.

Frase composta da 16 a 25 parole: il concetto risulta ancora espresso, la frase è ancora leggibile e mediamente comprensibile.

Frase composta da 26 a 40: il concetto è poco espresso, la frase è poco leggibile e di conseguenza non è comprensibile.

Dopo le 40 parole: fuori misura, il concetto non è espresso la frase diviene incomprensibile. Ne consegue una comunicazione nulla.

Attenzione quindi a dosare perfettamente le parole e la lunghezza delle frasi. L’espressione dei concetti si basa anche su una quantità di parole che devono essere misurate ed oculatamente utilizzate.

Nel mondo del lavoro il tempo è la risorsa più importante. La velocità nella lettura della comunicazione via Mail deve essere supportata da una cognizione di struttura funzionale, corretta ed ottimale. Sia per chi la scrive e soprattutto per chi la riceve.

La tua prossima e-mail può contenere meno formalità ed esprimere più naturalezza = Successo.

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