Ecco alcune domande che gli utenti utilizzatori della suite Microsoft 365 e nello specifico dei programmi Microsoft Teams, Microsoft SharePoint e OneDrive si sono posti a pochi giorni dalla migrazione al Cloud Microsoft dei propri sistemi.
Microsoft Teams: condivisione file e salvataggio
D: Per la condivisione di alcuni file preferirei utilizzare Teams e non OneDrive, in modo da agevolare l’interazione. Dove vengono salvati i file condivisi in Teams?
R: In realtà Teams sfrutta delle funzionalità di storage di SharePoint e OneDrive; è possibile quindi sincronizzare un sito Sharepoint e relativa struttura del Teams corrispondente all’interno di Onedrive in modo da utilizzare gli stessi contenuti presenti all’interno del Team con il classico esplora risorse, gestito da OneDrive.
D: È possibile prevedere un salvataggio automatico in OneDrive o altri Cloud dei file condivisi, magari utilizzando cartelle specifiche solo ad uso amministratore?
R: Ci sono prodotti di terze parti che permettono di fare un backup in locale o su altro cloud – Calcolate a listino una licenza di 15€ anno / utente. Questa tipologia di tools permette di backuppare qualsiasi elemento Microsoft 365 (Elementi di Posta elettronica – Exchange Online, Elementi File System – Sharepoint, OneDrive e Teams.
D: Si può prevedere un back up automatico? Manuale?
R: Con la tipologia di strumenti sopra evidenziati è possibile eseguire una schedulazione automatica dei processi di backup o eventualmente eseguire manualmente one-shot il processo.
D: Come prevenire eliminazione di file involontarie?
Es. Pinco e Pallo sono membri di un team, utenti utilizzatori e non amministratori. Pinco è però proprietario del team e cancella tutti i file, anche dal cestino. Questi file sono recuperabili?
R: C’è un cestino amministrativo di 30gg accessibile a livello amministrativo rispetto ai contenuti cancellati di Sharepoint Online, in cui rientrano anche i contenuti Teams; altrimenti l’altra possibilità è quella di utilizzare un prodotto di backup di terze parti sopra elencato
Microsoft Teams: funzione amministratore
D: L‘amministratore può vedere le attività dei team dei quali non è membro? Come si deve loggare?
R: No, per ragioni di privacy e di GDPR non è possibile accedere direttamente ad un Teams di cui non si fa parte, ma sarà’ possibile creare dei report relativamente al monitoraggio (Auditing) delle attività svolte a livello prodotti (ES: Pinco alle ore 10 del giorno 11-05-2020 ha cancellato un file X)
D: Esistono dei log per le attività dei singoli utenti? E sul singolo documento?
R: Sì, sui tenant recenti Microsoft 365 sono nativamente implementati i log che tracciano di default fino a 3 mesi di storico di attività.
Microsoft Teams: programmare riunioni
D: Come si possono programmare riunioni di tutto il team senza riportare singolarmente gli utenti in pianificazione riunione?
R: Sì sarà possibile creando un Gruppo ad hoc che che contenga tutti gli utentiin questione; sarà possibile anche creare una Distribution List che conterrà tutti gli utenti del tenant
D: Un utente mi chiede di utilizzare team per video riunioni con rappresentanti esterni all’organizzazione. Queste persone hanno accesso a qualche documento?
R: I cosiddetti Guest (Ospiti) avranno accesso solo ai documenti inseriti all’interno del teams e che si intendono condividere all’interno della riunione; qualsiasi altro accesso sarà automaticamente inibito.
Microsoft SharePoint: condivisione e sito
D: Come si condivide SharePoint del team sulle schede?
R: È possibile aggiungere SharePoint come tab aggiuntiva su una scheda del team
D: Ho cancellato un sito SharePoint t usato come prova, ma continuo a visualizzarne il titolo tra i recenti o tra i seguiti. Cliccando mi porta su una pagina 404. Come risolvo?
R: Tipicamente è necessario attendere la propagazione delle modifiche sul Tenant Microsoft: ci sono dei tempi di repliche da rispettare in un ambiente Cloud.
D: In Microsoft SharePoint è possibile impedire il download di un file e autorizzare solo la visualizzazione? (es. procedure ISO a distribuzione controllata)
R: No, va aggiunto il piano AIP (Azure Information Protection) con costo 1,69€ mese / utente https://www.microsoft.com/it-it/microsoft-365/business/azure-information-protection-for-microsoft-365?market=it
Password Microsoft OneDrive e Outlook
D: È possibile mettere una password ad una cartella o ad un file di OneDrive o di SharePoint?
R: La password si può impostare solo sul link di condivisione, per gli accessi ai file valgono le regole delle permissions applicate agli utenti del tenant Azure AD
D: DELVE, si può disattivare? Mi preoccupa molto l’uso di questa applicazione perché se i permessi fossero gestiti male, potrebbero essere visibili file che invece devono restare riservati.
R: Con una strutturazione corretta dei permessi questo problema non si pone; comunque è possibile disattivare amministrativamente per tutti o anche per singolo utente, tramite scripting powershell.
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