Bulletins e Milestones: 2 nuove applicazioni per Teams

Microsoft ha appena rilasciato le app Bulletins e Milestones all’interno di Teams. Si tratta di App che sono state create su Power Platform e sono progettate per aiutare gli utenti a gestire, monitorare e collaborare su specifici progetti, il tutto all’interno della piattaforma Teams. Con l’app Milestones diventa possibile monitorare senza problemi i progetti nella tua azienda, mentre con Bulletins si possono pubblicare rapidamente articoli di notizie in modo da renderle visibili per tutta l’azienda.

In particolare, queste nuove app sfruttano la funzionalità di “condivisione con i colleghi” recentemente rilasciato all’interno di Microsoft Teams. Con la nuova funzione di condivisione con i colleghi diventa quindi semplice condividere applicazioni come Bulletins e distribuirle facilmente a tutti i componenti dell’azienda. La stessa funzionalità può consentirvi di creare app a livello di organizzazione come ad esempio: reportistica sul tempo, fatturazione, rendicontazione delle spese e altro ancora, il tutto in aggiunta a Dataverse for Teams.

Dataverse per Microsoft Teams

Queste nuove funzionalità sfruttano un “engine” che Microsoft ha da qualche mese introdotto Microsoft Dataverse per Teams. Si tratta di una piattaforma dati integrata a basso contenuto di codice a livello sviluppo creata per Microsoft Teams che consente agli utenti di creare applicazioni, bot e flussi personalizzati all’interno della piattaforma sfruttando Power Apps, Power Virtual Agents e Power Automate. Dataverse per Teams fornisce quindi uno spazio di archiviazione relazionale, tipi di dati avanzati, governance a livello aziendale e distribuzione della soluzione con un clic all’ interno dello store di Microsoft Teams.

Microsoft Bulletins per Teams

L’applicazione Bulletins permette alle organizzazioni di condividere le notizie in un unica locazione. All’interno di Bulletins, gli articoli possono essere organizzati in categorie e includere elementi multimediali come ad esempio immagini, video e pulsanti azionabili. Gli editori di contenuti tramite Bulletin possono tenere traccia di diverse metriche, incluso il numero di persone che hanno visualizzato un articolo. L’app Bulletins può essere aggiunta all’interno di Teams e gli utenti potranno poi scegliere le varie categorie disponibili e personalizzarne le viste.

L’applicazione Bulletins è ottimizzata per i dispositivi mobili, il che significa che le informazioni importanti, come ad esempio gli avvisi meteo e le manutenzioni a livello di sistema, possono essere visualizzate sui dispositivi mobili quando le persone si trovano effettivamente sul campo.

Come utilizzare Bulletins in Microsoft Teams

Per poter utilizzare Bulletins all’interno di Teams è necessario aggiungere l’applicazione in Teams: è possibile cliccando direttamente qui procedere al deloyment dell’applicazione. Una volta selezionata ci verrà chiesto in quale Teams andare ad inserirla e tempo un paio di minuti ci troveremo la nuova applicazione disponibile come TAB all’interno del Team precedentemente selezionato.

Successivamente dovremo dare i permessi affinchè il nostro utente possa interagire con l’applicazione appena installata cliccado su Consenti

È progettato quindi per essere uno spazio in cui è possibile leggere promemoria, annunci e altre notizie aziendali. All’interno di Bulletins sarà possibile creare e classificare le notizie del bollettino, cercare post e aggiungerli ai preferiti per dopo.

Esistono due strumenti all’interno di questa applicazione:

– La gestione Bulletins in cui i gestori possono creare, modificare e pubblicare post affinché tutti possano vederli. I contenuti potranno contenere collegamenti, contatti, bollettini di notizie e altro ancora.

– L’app Bulletins, invece è utilizzabile da tutti gli altri utenti e permetterà di vedere i contenuti che i gestori hanno pubblicato.

Per poter quindi gestire i contenuti è necessario accedere alla componente di editing Manage Bulletins presente come TAB all’interno del Teams.

Microsoft Milestones per Teams

L’app Milestones crea una repository centrale per tenere traccia dello stato attuale e degli aggiornamenti degli elementi di lavoro. È possibile tenere traccia degli elementi in base al proprietario o allo stato e gli aggiornamenti verranno poi di conseguenza registrati all’interno di un registro delle attività.

Come utilizzare Milestones in Microsoft Teams

La prima cosa da fare è aggiungere la scheda Milestones a un team da noi scelto per ospitare i nuovi contenuti. Dovrai assicurarti di disporre delle autorizzazioni per aggiungere l’app; tutto ciò che devi fare è accedere alle tue app e cercare l’app Milestones.

Inizialmente a prima vista l’interfaccia Milestones, potrebbe apparire piuttosto “complicata” in quanto ci sono un bel po’ di informazioni disponibili all’interno della Home del prodotto.

1. Ricerca dei progetti: Strumento di ricerca progetti all’interno della vista dell’applicazione.
2. Selezione del tema: Permette di modificare il layout grafico del tema, aggiungere immagini e modificare i colori.
3. Impostazioni App: Fornisce un accesso amministrativo per la modifica delle impostazioni dell’App.
4. Ordina Progetti: Permette di ordinare la lista dei progetti per data.
5. Project List: Shows all projects, or searched projects. This will also display any overdue work items.
6. Personalizza: Permette di personalizzare l’applicazione tramite lo strumento Power Apps Studio.
7. Project work items: Permette di creare, modificare e cancellare degli items associati al progetto.
8. Activity log: Permette di vedere il log delle attività, di aggiungere manualmente degli elementi e di ricevere delle notifiche.

Creazione di un progetto in Milestones

Milestones è un’ottima applicazione per aiutare la direzione e le persone a tenere sotto controllo il proprio lavoro monitorando i progetti all’interno di tutta l’organizzazione. È possibile impostare progetti e elementi di lavoro, assegnarli ai dipendenti e classificarli per scadenze. Per impostare il primo progetto è sufficiente fare clic su “Nuovo progetto”  tutte queste attività risulteranno disponibili dall’HUB di Teams. Durante la creazione guidata del nuovo progetto ci verrà richiesto di inserire le prime Milestones con relative scadenze e i membri di appartenza rispetto al progetto, laddove il creatore verrà automaticamente aggiunto ai membri dello stesso.

Creazione di un Work Item all’interno di un progetto Milestones

Per quanto riguarda la creazione di un Work Item dovremo entrare e compilare alcuni elementi di lavoro che verranno assegnati ad una milestones, in particolar modo:

• La prima cosa richiesta sarà il Nome del Work Item.
• A chi assegnare il progetto tramite Asssegnato A.
• A quale Milestone dovrà appartenere (Questo aiuta a mantenere tutto organizzato e quando si farà clic sul progetto, si potrà rapidamente ottenere una vista sullo stato di avanzamento del progetto)
• Definire lo Stato in cui “posizionare” l’item: New, In Progress, Blocked, oppure Done.
• Sarà ora possibile definire la Categoria di appartenenza
• Eventuali Priorità e data di scadenza.
• Opzionalmente sarà possibile aggiungere una Descrizione al fine di rendere più leggibile il riferimento al progetto.

Milestones è una fantastica Power App sviluppata da Microsoft che renderà la gestione dei tuoi progetti molto più semplice e snella. Quando in fase di consulenza progettuale informatica indicavamo Teams come elemento cardine su cui Microsoft avrebbe poi sviluppati diverse soluzioni per ottimizzare il lavoro di squadra, queste due nuove applicazioni in Teams confermano la nostra view progettuale.