L’e-mail del 2020 è sempre più lontana dalla tradizionale comunicazione commerciale. Chi si non si adegua, operativamente si blocca.
Le statistiche indicano che nel mondo vengono inviate 2,7 milioni di e-mail al secondo: circa 22,7 miliardi al giorno. In Italia inviamo quotidianamente 1 miliardo di comunicazioni elettroniche. Ma come deve essere strutturata la Mail per essere efficace, rapida, veloce e soprattutto corretta?
La tendenza principale si basa sul cambiamento del concetto di formalità: l’informalità della scrittura diventa naturalezza ed educata semplicità.
Prima di tutto: l’oggetto
L’oggetto non deve superare i 50/60 caratteri (spazi inclusi) di lunghezza e deve essere rigorosamente scritto in formato minuscolo.
Le parole “Urgente – Attenzione – Urgentissimo” sono termini da evitare. Aiuto poi se scritti in maiuscolo! Il concetto chiave è che non serve alzare l’altezza della parola, diviene centrale alzare la profondità propria dell’oggetto utilizzando, quindi, maggiori dettagli e servendosi soprattutto di parole brevi.
Come gestire l’oggetto? La nuova concezione si basa sul fatto di veicolare nell’oggetto la Notizia ed abbandonare la tradizione legata agli oggetti descritti attraverso i concetti Tema.
Fondamentale: inserire tra le parole un verbo il cui utilizzo permette di dare volume e forma a ciò che si vuole trasmettere.
Alcuni esempi di oggetti Tema (tradizionalmente utilizzati):
- Autocandidatura
- Corso online gratuito
- Nuovo servizio di assistenza
- Nuovi prodotti primavera estate
- Catalogo Formazione Tecnica 2020
- Candidatura Spontanea
- Candidatura per un’eventuale collaborazione
- Preventivo
- Varie informazioni
- Risposta a Vs Annuncio
Alcuni esempi di oggetti Notizia:
- Corso Business English: ecco il tuo attestato.
- Fatturazione elettronica, quali sono i problemi da superare.
- Ma tu li sai gestire i dati aziendali? Fai il test.
- Vuoi essere più visibile sui motori di ricerca?
- Ecco cosa sta succedendo in Europa.
- Un promemoria per ricordare di recensire Hotel Bellavista.
- C’è una nuova promozione: migliaia di scarpe.
- Niente paura: torniamo tra una settimana.
Ma vediamo la differenza in concreto tra l’oggetto in Tema e l’oggetto in Notizia:
- Piano ferie VS È Natale: piano ferie da compilare entro mercoledì.
- Promemoria di scadenza della promozione VS Il tuo buono sta per scadere.
- Scadenza polizza numero 34590340 VS La Sua polizza scade il 4 ottobre: come può rinnovarla.
- Suo reclamo del 9/11/2019 VS Abbiamo risolto la sua richiesta del 9/11/2019.
- Istruzioni configurazione e-mail VS Ora puoi configurare la tua e-mail: ecco le istruzioni.
- Aggiornamento Flyer aziendali VS Ho corretto i testi dei Flyer.
- Riferimento colloquio selezione VS Confermo il colloquio per il 25 marzo.
- Riferimento incontro conoscitivo VS Conferma incontro del 24 aprile.
- Corso di formazione del 2 luglio VS Corso del 2 luglio: accetto la docenza.
- Rettifica VS È cambiato l’orario dell’incontro con il fornitore.
- Vostra prenotazione VS Camera prenotata: l’aspettiamo.
- Revisione dati società VS Dati societari: ecco l’ultima bozza.
Già i Social ci insegnano quanto sia importante la persona a cui il messaggio viene indirizzato. Linkedin, ad esempio, definisce i propri oggetti Notizia con estrema accortezza, naturalezza, educazione ed attenzione:
- Laura puoi iniziare una conversazione con il nuovo contatto Francesca.
- Luca Rossi ti ha menzionato in un commento.
- Marco, Paolo e altre 8 persone hanno commentato il tuo post.
- Mattia Pirelli si è congratulato con te per il nuovo lavoro.
- Claudia Pavan ha risposto al tuo commento.
- Francesco e Lucia ti hanno invitato un messaggio.
Ricorda inoltre di inserire tra le prime posizioni dell’oggetto la parola più importante della tua comunicazione, la parola Notizia:
- Dieta a Zona: cinque errori da non fare.
- Pesce e pasta: oltre lo scoglio c’è di più.
- Verona ti mette all’Opera.
- L’Umbria ti prende per la gola.
- Frutti di mare: idee pastella ripieno.
- Make-up delle feste? Le sappiamo tutte.
- Addobbi natalizi: non diciamo solo palle.
- Abbonamento Sport Magazine: il calcio 7 giorni su 7.
L’idea di fondo è quella di iniziare a riflettere su come deve essere impostato l’oggetto della tua nuova e-mail, di interiorizzarne il concetto ed iniziare ad utilizzare questo strumento in modalità innovativa 5.0.
Nel prossimo articolo tratteremo come deve essere impostato il corpo della tua e-mail. Il focus si baserà sull’analisi dell’importanza dell’apertura in premessa e in media res.
Ricorda che chi riceve la tua e-mail deve trovare una traccia di sé (sia a livello personale che a livello professionale). L’e-mail non deve essere quindi indiretta e distaccata. Immagina di dover entrare in una stanza e rivolgerti ai tuoi interlocutori con la stessa naturalezza: ecco allora che la tua comunicazione mailing può diventare davvero efficace e potente.
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