Microsoft Outlook, programma di posta elettronica della suite Microsoft Office, ha introdotto nuove caratteristiche ed esperienze migliorate. In questo articolo desideriamo condividere 20 suggerimenti e trucchi utili a scoprire queste nuove funzionalità.
Tip #1 – Dettatura
Il primo suggerimento è la dettatura integrata in Outlook. Nel desktop di Outlook aprire un nuovo messaggio di posta elettronica e cliccare nel microfono posto in alto a destra nella barra dei comandi.
Durante la registrazione, cliccando sul pulsante ingranaggio posto in basso a sinistra, è possibile modificare le impostazioni: scegliere la lingua desiderata, attivare/disattivare la punteggiatura automatica ed il filtro volgarità.
Tip #2 – Insights
Il secondo suggerimento riguarda gli insights in Outlook: nella scheda “Home” sulla destra è presente il pulsante “Insight”. Questa funzione offre alcune opzioni come pianificare il periodo di assenza, impostare la pausa pranzo, riservare il tempo per attività produttive. Ulteriori impostazioni per Insight sono disponibili cliccando sul piccolo ingranaggio in alto a destra.
Tip #3 – Condividi in Microsoft Teams
Il terzo suggerimento insegna a condividere da Teams in Outlook. Dal menù scegliere “Condividi in Teams”, si aprirà il messaggio selezionato in una schermata Teams come segue:
Tip #4 – Lettura ad alta voce
Il quarto suggerimento è la lettura ad alta voce con l’evidenziazione di parole e righe incorporata in Outlook. Uno strumento di lettura ottimo per scenari di accessibilità, inclusivi, dislessia, disturbi della vista ecc…
Posizionando il cursore sulla parte di testo evidenziata, cliccare con il tasto destro del mouse e selezionare “Voce” quindi “Inizia riproduzione vocale”. È possibile cambiare la voce (scaricandone altre) e cambiare la velocità di lettura.
Tip #5 – Densità di visualizzazione
Il quinto suggerimento permette di modificare la spaziatura per l’elenco dei messaggi. Dalla scheda di visualizzazione/lettura scegliere la densità di visualizzazione:
Tip #6 – Strumenti di Disegno
Il sesto suggerimento riguarda gli strumenti di disegno di Outlook. Molte persone ignorano questa funzione. Premere “Disegna”, cliccare sulla tela da disegno ed inserire il testo desiderato selezionando lo stile di scrittura ed il colore del testo.
Tip #7 – Sondaggio Rapido
Il settimo suggerimento spiega come creare un sondaggio utilizzando la tecnologia dei moduli di Microsoft Forms in Outlook. Aprire un nuovo messaggio e selezionare l’opzione “Sondaggio rapido”, si aprirà, sul lato destro, una schermata personalizzabile dove inserire una domanda e 2 o più opzioni di risposta. Il form offre la possibilità di scegliere anche “Risposte multiple”. Una volta terminata la personalizzazione, è possibile esprimere la propria preferenza cliccando su “Vota” ed aggiungere il form nell’email cliccando su “Aggiungi al messaggio di posta elettronica”.
Tip #8 – Screen Clipping
L’ottavo suggerimento spiega come realizzare uno screenshot direttamente in un messaggio di posta elettronica di Outlook. Nel menù “Illustrazioni” scegliere la voce “Screenshot – Screen Clipping”, selezionare la parte interessata e riportarla nell’email. È possibile ritagliare l’immagine.
Tip #9 – Ignora Thread
Il nono suggerimento è la funzione “Ignora thread” che permette di spostare i messaggi (attuali e futuri) nella conversazione selezionata nella cartella degli elementi eliminati. Nella schermata “Home“, in altro a sinistra, selezionare “Ignora”. Ogni nuovo thread verrà automaticamente spostato della cartella di Posta Eliminata.
Tip #10 – Pulire le cartelle
Il decimo suggerimento è come utilizzare la “Cleanup Inbox” ossia come rimuovere i messaggi ridondanti nella conversazione selezionata, da tutte le conversazioni presenti in una cartella oppure in una cartella e nelle sue sottocartelle. Nella schermata “Home“, in alto a sinistra, selezionare “Clean Up”.
Tip #11 – Disattivare Inoltro Riunione
L’undicesimo suggerimento è non consentire l’inoltro della riunione. Dal “Calendario“, creare una “Nuova riunione” riservata a pochi partecipanti. Per disattivare la possibilità per chiunque altro di inoltrare questa riunione, cliccare sull’icona “Consenti inoltro” e deselezionare tale funzione. Procedere con l’invio ai partecipanti.
Tip #12 – @ Menzionare qualcuno
Il dodicesimo suggerimento è la caratteristica di menzione. Aprire un nuovo messaggio di posta elettronica ed inserire, prima del nome della persona che si desidera menzionare, il simbolo @. La persona menzionata, in automatico, verrà aggiunta alla lista dei destinatari.
Tip #13 – Quick Steps
Il tredicesimo suggerimento riguarda i passaggi rapidi che possono aiutarti a spostare automaticamente i messaggi in modo veloce, come mini-flussi di lavoro che puoi eseguire ripetutamente e risparmiare tempo. Nella schermata “Home” alla voce “Quick Steps” (o Passaggi Rapidi) si trovano alcuni esempi per spostare un messaggio in una determinata cartella. Selezionare “Sposta in: ?”, si apre una schermata di impostazione: indicare il nome della cartella dove spostare il messaggio e nella sezione “Azioni” scegliere la stessa. È possibile impostare il messaggio come già letto. È possibile modificare i “Quick Steps” aggiungendo un’azione che verrà eseguita quando si fa clic sul passaggio rapido impostato.
Tip #14 – Tradurre un messaggio
Il quattordicesimo suggerimento è la traduzione. Questa funzione consente di tradurre qualsiasi messaggio in una lingua diversa rispetto a quella impostata nella propria applicazione. Dalla scheda “Home” cercare il pulsante di traduzione come mostrato di seguito:
Tip #15 – Dark Mode
Il quindicesimo suggerimento è la “modalità scura” per Outlook, una soluzione più rilassante per gli occhi. Nel menù File in alto a sinistra, scegliere “Cambia Sfondo”. È possibile personalizzare lo sfondo dei messaggi mantenendo la modalità chiara.
Tip #16 – Posta in Arrivo Evidenziata
Il sedicesimo suggerimento è la Posta in Arrivo Evidenziata che aiuta a mantenere la casella di posta principale più in ordine spostando i messaggi meno rilevanti fuori dall’area principale. Dal menù “Visualizza” scegliere “Attiva Posta in Arrivo Evidenziata”. Questa funzione consente di concentrarsi sui messaggi importanti e di consultare gli altri messaggi al bisogno.
Tip #17 – Barra Attività e cose da fare
Il diciassettesimo suggerimento riguarda la barra delle attività e delle cose da fare. Sul lato destro nel menù “Visualizza” è presente l’icona “To-Do Bar” che consente di consultare il calendario, le attività e le persone (o contatti) legati, appunto, a qualche attività.
Tip #18 – Previsioni Meteo Integrate
Il diciottesimo suggerimento riguarda le previsioni del tempo. Dal “Calendario“, nella parte in alto, è possibile consultare le previsioni del tempo con relativa temperatura e le previsioni per i prossimi giorni. Cliccando sul tasto “Modifica” in basso a destra, è possibile aggiungere ulteriori posizioni.
Tip #19 – Ritarda la posta inviata di 1 minuto (aka “Salva Carriera”)
Il diciannovesimo suggerimento è quello che si può definire “la regola salva carriera” che consiste nell’invio ritardato di un minuto. Nella sezione “Regole” scegliere “Gestisci regole e avvisi”, “Nuova Regola”, “Applica regola ai messaggi inviati”, premere “Continua” 2 volte di seguito. Nella schermata che appare selezionare “Posticipare la consegna di alcuni minuti” e nella sezione sottostante impostare i minuti. Proseguire fino allo step finale dove andrà rinominata la regola. Si può definire “Salva Carriera” in quanto permette di tenere nella Posta in uscita il messaggio per 1 minuto offrendo la possibilità di rielaborare il testo qualora presenti errori di ortografia.
Tip #20 – Inviare una copia del Calendario
Il ventesimo e ultimo suggerimento spiega come inviare il calendario tramite e-mail. Entrare nella sezione “Calendario” ed abilitare da “Personalizza la barra degli strumenti di accesso rapido”: “Più comandi” – “Tutti i comandi” – “Calendario Email” – “Nuovo Gruppo” – “Rinomina”, dalla colonna di sinistra aggiungere “Calendario Email” alla colonna di destra. Nella barra degli strumenti apparirà il pulsante “Calendario Email”. Cliccare sull’icona, inserire le date per cui si vuole mostrare il proprio calendario e premere OK. In allegato (file .ics) e nel corpo della mail si genera in automatico un calendario che mostra quando si è liberi oppure occupati.
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