Office 365, a cui è stato da poco cambiato il nome in Microsoft 365, è la suite di programmi di Microsoft per la produttività. Al suo interno sono presenti due app fondamentali, Microsoft Forms e Stream, il primo utile per creare sondaggi, condividere moduli o visualizzarne i risultati mentre il secondo utilizzato per creare e condividere video, collaborare sui propri filmati o distribuire training efficienti.
Entrambi fanno parte, appunto, dei programmi di produttività Microsoft pensati per scuole, aziende e privati, sia per rendere più forte il lato creativo e sia per rafforzare ulteriormente la sicurezza dato che la suite di programmi di casa Microsoft vanta una protezione davvero prestante.
Qui sopra potete vedere la suite completa di programmi con la licenza più completa che ci sia ovvero Microsoft 365 E5.
In questo articolo parleremo di due di questi programmi: Microsoft Forms e Stream. Non sono molto conosciuti e proprio per questo li portiamo alla vostra attenzione dato che presentano molte funzionalità che possono rivelarsi davvero utili a chi saprà sfruttare al meglio questi strumenti.
Microsoft Forms
Come abbiamo anticipato, Microsoft Forms è l’app di Microsoft per creare e condividere sondaggi, per creare un form rendendolo obbligatorio utilizzando risposte multiple, vero o falso o altre opzioni e per condividerlo con chi vogliamo.
E’ un programma molto utilizzato sia nelle scuole dove gli insegnanti, soprattutto in questo periodo in cui si è costretti a seguire le lezioni da casa, devono creare delle verifiche o dei test e sia da aziende che magari vogliono verificare il gradimento del posto di lavoro tramite un sondaggio.
Per poter usufruire di Microsoft Forms bisogna possedere una di queste licenze:
Office 365 per le scuole:
- Office 365 Education
- Office 365 A1 Plus
- Office 365 A5
- Scuole già in possesso di licenza E4 prima del suo ritiro
Office 365 commerciali:
- Office 365 Business Essentials
- Office 365 Business Premium
- Office 365 Business
- Office 365 ProPlus
- Office 365 Enterprise E1, E3, and E5 plans
- Clienti commerciali già in possesso di licenza E4 prima del suo ritiro
Per ogni licenza di Forms si possono creare fino a 200 forms privati mentre ogni gruppo di Office 365 dove viene abilitato Microsoft Forms può avere fino a 200 forms al suo interno. Inoltre ogni forms può ricevere un massimo di 50.000 risposte.
Così è come si presenta la pagina di accesso di Microsoft Forms. E’ da subito possibile scegliere fra un ambiente di lavoro individuale su My Forms e invece un ambiente di gruppo su My Group.
Cosa si può fare con Microsoft Forms
Creazione e modifica di un form
- Cliccando come qui sotto in figura è possibile creare un nuovo Form su New Form entrando nell’interfaccia di creazione del Form.
Per prima cosa bisognerà assegnargli un nome e aggiungere degli elementi. Il pulsante “Salva” non esiste e non serve dato che ogni passaggio e ogni modifica viene automaticamente salvata.
- Successivamente premendo sul titolo è possibile assegnare un nome ed una descrizione al Form appena creato;
- Premendo su Add new vengono proposti tutti gli elementi che è possibile aggiungere al Form.
- Tramite l’opzione Required è possibile segnare come obbligatorio uno o più elementi.
- È possibile creare delle ramificazioni ai Form tramite la funzionalità di Branching, disponibile all’interno del menu more settings.
Quindi si può aggiungere la logica di ramificazione a un sondaggio o a un quiz in modo che venga modificato in base alle risposte a domande specifiche. In un sondaggio o un quiz che si dirama, le domande vengono visualizzate solo se sono rilevanti per il risponditore. Se le domande non si applicano, il risponditore viene reindirizzato a un set di domande diverso o ignorerà completamente una serie di domande.
- E’ possibile rendere più accattivante il test aggiungendo uno sfondo fra quelli disponibili oppure se ne possono creare di propri.
- Tramite la funzione Preview è possibile visualizzare come sarà il nostro test sia su computer…
- …che su smartphone.
Impostazioni del form
E’ possibile poi settare alcune impostazioni del nostro form andando su more options e poi su settings.
- Decidere chi può accedere al Form: solo persone interne all’organizzazione oppure chiunque con il link.
Nel caso di link anonimo, se si vuole risalire all’identità di chi compila il Form è possibile aggiungere un elemento di testo nel questionario in cui si richiede il nome oppure l’indirizzo e-mail - Gestire le impostazioni di risposta al Form come ad esempio dare un periodo di validità al questionario oppure gestire le notifiche tramite e-mail
Tramite il pulsante Share inoltre si potrà condividere il Form in 3 modi diversi:
- Opzione 1: Raccogliere le risposte quindi utilizzando la funzione Send and collect responses è possibile ottenere un link, un QR Code, integrarlo in un sito web (tramite un iframe) oppure mandare gli inviti tramite e-mail;
- Opzione 2: Share as template perciò iene condiviso un link col quale è possibile realizzare una copia del Form per poterla modificare successivamente;
- Opzione 3: Share to collaborate dunque condividerlo con altri utenti interni, Guests oppure Gruppi di Office 365 per modificare collettivamente il questionario.
Statistiche risposte
Nella tab Responses saranno visualizzabili le statistiche delle risposte dopo che verrà condiviso e compilato il Form.
In alternativa è possibile aprire i risultati in Excel cliccando su Open in Excel.
Creazione di un quiz in Microsoft Forms
I sondaggi non sono l’unica feature di Microsoft Forms. Infatti con quest’app è possibile anche creare dei quiz cioè delle verifiche e successivamente visualizzare tutte le risposte. Come per il questionario, per creare un quiz bisogna eseguire gli stessi passaggi. La differenza fondamentale è quella che nei quiz è possibile attribuire un punteggio variabile ad ogni domanda e anche dei suggerimenti una volta che il candidato sceglierà le risposte.
Nella Dashboard, chi ha creato il quiz potrà visualizzare le risposte oltre ad una serie di statistiche.
Cliccando su Review Answers il creatore del quiz potrà inserire manualmente le risposte corrette per ogni domanda. Mentre il candidato, finito il test, tornando sul link di accesso e cliccandoci soprà, vedrà che punteggio ha ottenuto e quanto valeva ogni domanda.
Integrazione con Microsoft Teams
E’ possibile integrare i due programmi di casa Microsoft, Forms e Teams creando un questionario o un quiz all’interno di un Gruppo di Office 365 per collaborare, modificare o visualizzare i risultati di un singolo Form.
Per prima cosa bisogna tornare all’interfaccia iniziale di Microsoft Forms, poi andare su Group Forms e scegliere il Gruppo di Office 365 e cliccare su New group Form.
Dopo che si saranno aggiunti elementi al Form, bisognerà passare sull’applicazione Microsoft Teams e aggiungere il Form appena creato al Team di appartenenza. Qui sotto vedete l’aggiunta di un Form già esistente e si può scegliere se visualizzare la dashboard delle risposte oppure utilizzare Microsoft Teams per raccogliere i voti dei partecipanti.
Come potete vedere qui sotto l’integrazione fra i due software Microsoft è così conclusa.
Su Teams è possibile anche aggiungere un sondaggio all’interno di una chat aggiungendo Microsoft Forms alla chat come mostrato di seguito.
Amministrazione
Poniamo particolaare attenzione anche agli strumenti di amministrazione di Microsoft Forms, raggiungibili dalla pagina di amministrazione di Microsoft 365 e cliccando Settings -> Settings -> Microsoft Forms.
Ciò che merita attenzione sono le impostazioni di condivisione esterna e protezione dal phishing ovvero quella truffa informatica nella quale il malintenzionato prova ad ingannare la sua vittima inducendola a cedere alcuni dati sensibili fingendosi qualcuno che non è.
Limitare la condivisione esterna di Microsoft Forms è una scelta utile considerando il fatto che all’interno di una azienda Microsoft Forms può essere utilizzato per raccogliere materiale sensibile.
Si può dunque abilitare la protezione dagli attacchi di phishing in modo che l’untente non abbia la possibilità di condividere il Form e inoltre l’amministratore verrà avvisato all’interno del Security & Compliance Center se ci sarà un tentativo di condivisione.
Microsoft Stream
Microsoft Stream è il servizio Microsoft che consente il caricamento, la condivisione e la visualizzazione sicura degli audiovideo di una organizzazione.
Per quanto riguarda le licenze, vale ciò che abbiamo detto per Microsoft Forms con l’eccezzione che per creare Live Events è necessaria la licenza E3/A3 o superiore.
Microsoft Stream permette di applicare i tag ai video, di raggrupparli in canali e supporta funzionalità avanzate come la sottotitolazione automatica e la ricognizione facciale.
Tramite queste funzionalità è possibile trovare rapidamente una frase all’interno di un video, oppure identificare rapidamente chi sono gli autori e quando compaiono all’interno di un video.
Caricamento di un video
Per caricare un video bisognerà premere su Upload a video. Con le impostazioni di default, ogni utente dell’azienda può caricare e condividere contenuti ma ogni attività effettuata su Stream viene tracciata all’interno dello Unified Audit Log quindi è consigliato non limitare le funzionalità di Microsoft Stream perchè renderebbero solo più macchinosa la collaborazione tra utenti.
Le Acceptable use policy (politiche aziendali di utilizzo accettabile delle risorse) di Office 365/Microsoft 365 sono molto utili ad esplicitare che ogni azione compiuta su Stream è monitorata e controllata.
La prima volta che un utente cerca di caricare un video, gli viene chiesta la lingua predefinita per la generazione dei sottotitoli. È possibile definire una lingua differente per ogni video caricato.
Nella sezione Permissions è possibile definire i permessi di accesso al video, assegnandoli a singoli utenti, Gruppi di Office 365 oppure canali di Microsoft Stream.
Un canale di Microsoft Stream è una collezione di video. L’accesso al canale può essere di tipo generale (chiunque all’interno dell’Organizzazione) oppure ristretto ad un Gruppo di Office 365.
Nella sezione My content sarà disponibile il video a seguito della pubblicazione. Li si potrà vedere una panoramica dei contenuti a cui abbiamo accesso (sia perché ci è stato condiviso da un altro utente oppure per via dell’appartenenza ad un Gruppo di Office 365).
Integrazione con Microsoft Forms
Come per le altre applicazioni di Office 365 / Microsoft 365, l’integrazione è il piatto forte.
Ad esempio è possibile integrare Microsoft Forms all’interno di un video su Microsoft Stream: utilizzando un Form si può inserire un questionario alla fine del video, mentre con la funzionalità Quiz è possibile realizzare dei videocorsi formativi.
Per aggiungere un Form od un Quiz ad un video premere sulla tab Interactivity.
Nel campo Form URL è necessario indicare il link con cui viene condiviso il Form, mentre con Position on timeline si sceglie a che punto del video mostrare il Form.
È possibile aggiungere più di un Form o Quiz all’interno di un video, in posizioni diverse della Timeline.
In questo articolo abbiamo trattato solo alcune delle funzionalità che rendono utili le app di Microsoft Stream e Microsoft Forms. Se sei interessato a conoscere a pieno questi due strumenti, Nexsys tiene corsi formazione Office 365 che ti permetteranno di diventare. un esperto in campo Microsoft. Contattaci per saperne di più o per conoscere tutti i nostri corsi.
