Sei stanco di annotare i tuoi impegni quotidiani su carta e vorresti rivoluzionare le tue abitudini al fine di ottimizzare i risultati ma non sai dove partire? Non abbatterti, ti rivelo 2 strumenti di collaborazione Microsoft che fanno proprio a caso tuo, in grado di aumentare in modo significativo le performance del tuo business, ovvero… Microsoft Planner e Microsoft Lists! Vediamo insieme di cosa si tratta.
Microsoft Planner è uno strumento facile ed intuitivo, facente parte della suite di Microsoft 365, che consente agli utenti di pianificare e gestire le attività da svolgere e da assegnare ai membri del team in modo efficace. Gli utenti attribuiscono e gestiscono le mansioni da svolgere in una bacheca Kanban usando schede attività, nelle quali segnano le informazioni ritenute necessarie, ad esempio date di scadenza, file allegati, stato e molto altro.
Inoltre, un altro vantaggio di Planner risulta essere quello di essere uno strumento versatile, avendo la capacità di integrarsi con diverse soluzioni Microsoft, tra cui Microsoft Teams, con la conseguenza perciò di rendere possibile l’aggiunta delle schede create su Planner a un canale del team. In più, essendo uno strumento che si basa sul web, è possibile accedere a Microsoft Planner da qualsiasi luogo e dispositivo mobile ed è scaricabile come app.
Come si fa a usare Microsoft Planner all’interno di Microsoft Teams?
Ti basta aggiungere l’applicazione Planner dall’App Store e un suggerimento che ti fornisco è quello di inserirla nella barra delle schede del team dove hai intenzione di utilizzarla. Dopo averla installata, sei libero di creare il tuo piano, aggiungere compiti, fare dei commenti sulle attività già presenti. Se desideri monitorare gli impegni, devi semplicemente cliccare con il mouse su Programma o Grafici.
Se desideri approfondire questo tema riguardo all’integrazione di Planner con Teams, leggi questo articolo
Microsoft Lists: un’alternativa efficace?
Un’altra app che voglio assolutamente farti conoscere poiché si adatta alle esigenze degli utenti con le sue efficienti funzionalità è Microsoft Lists, il cui obiettivo è quello di semplificarti la gestione e l’organizzazione delle attività lavorative.
In particolare, Microsoft Lists è una applicazione di Microsoft 365, che presenta degli avanzamenti ed un’evoluzione rispetto agli elenchi di Microsoft SharePoint. I vantaggi che possiede sono molteplici e te li spiego subito!
In primo luogo, facilita la distribuzione delle attività da svolgere in elenchi, permettendo così di tenere sotto controllo il tuo lavoro giornaliero, oltre a farti rimanere in contatto con il tuo team, facendovi sincronizzare sulle stesse priorità.
Con questa applicazione, infatti, si ha l’opportunità di creare delle liste utili per la routine lavorativa, monitorandole e condividendole con qualsiasi membro del team. Se si desidera, è possibile inoltre personalizzare le liste sfruttando i template già messi a disposizione. Insomma, Microsoft Lists consente di tenere traccia delle informazioni rilevanti, tra cui gli eventi aziendali, risorse, di gestire l’inventario, senza tralasciare l’opzione di integrare calendari, gruppi e chat al suo interno. Infatti, siccome si integra con Microsoft Teams, permette di collaborare sugli elenchi in qualsiasi momento della giornata con i propri colleghi.
Come posso utilizzare Microsoft Lists in Microsoft Teams?
Gli step che devi seguire sono davvero pochi e facili, infatti:
- Step 1: accedi ad un canale teams in cui vuoi aggiungere Lists
- Step 2: nella barra delle schede clicca sull’icona +
- Step 3: cerca Lists e aggiungilo alle applicazioni
Ora in base alle tue necessità puoi scegliere uno dei seguenti 4 modi per creare un elenco:
- Creare un elenco vuoto
- Importare l’elenco da Excel
- Usare un elenco già esistente
- Usare un template, ovvero un modello presente
Esistono altre app con funzioni analoghe?
Certo! Microsoft offre agli utenti la possibilità di usufruire di altri due strumenti che svolgono funzioni simili alle due applicazioni soprariportate, con l’obiettivo comune di aumentare la produttività e dunque sono Microsoft To Do e Microsoft Teams Tasks.
Microsoft To Do unisce al suo interno Microsoft Planner e Lists nel senso che permette di pianificare le mansioni ed eventi imminenti, rendendo possibile stabilire delle priorità alle attività da svolgere e quest’ultime sono organizzate in liste. Inoltre, per ogni task esiste l’opportunità di aggiungere scadenze, impostare un promemoria oppure allegare dei file. Anche questa applicazione è integrata con Microsoft Teams, ovvero nel momento in cui si ricevono dei compiti da portare a termine su Teams, essi appariranno pure su Microsoft To Do!
La seconda applicazione, Microsoft Teams Tasks, è una sorta di contenitore, poiché permette di visualizzare i tuoi task all’interno di Teams e, in sintesi, collega le singole attività che sono state aggiunte ai canali Microsoft Teams, Outlook, To Do e Planner.
Conclusioni: quale strumento scegliere
Ora che hai una panoramica più completa degli strumenti di gestione, ti sarai reso conto che Microsoft Lists è più avanzato rispetto a Microsoft Planner, nel senso che è più flessibile e adattabile. Lists permette di avere una gestione più personalizzata delle attività, in quanto concede la libertà di aggiungere elementi aggiuntivi per descrivere i propri task, come ad esempio i nomi degli stakeholder, le località, eccetera. Planner, dall’altro lato, può fare a caso tuo qualora preferisca uno strumento intuitivo ma che ad ogni modo è di ausilio nel restare sempre aggiornati con gli incarichi giornalieri da portare a termine.
Inoltre, da come avrai notato, entrambi sono accumunati dall’essere integrati con Microsoft Teams e se desideri approfondire le tue conoscenze inerenti a questo strumento di collaborazione, Nexsys propone il corso Microsoft Teams per utenti! Al suo termine sarai in grado di ottimizzare la qualità e la produttività del tuo lavoro, oltre a saper sfruttare al meglio le sue funzionalità.
