Microsoft OneDrive è uno strumento facente parte della suite Microsoft 365 che svolge il ruolo di cloud storage. È un servizio utile per chi ha necessità di archiviare file di tutti i tipi ed averne accesso ovunque da qualsiasi dispositivo disponibile.
In questo articolo vedremo una panoramica generale su questo strumento di Microsoft, in particolare:
- Come iscriversi
- Prezzi ed abbonamenti
- Principali funzionalità
- Come condividere un file o una cartella
- Integrazione con i vari dispositivi
- Come preparare il tuo personale tramite un corso di formazione
Come iscriversi a Microsoft OneDrive
Prima di tutto per iscriversi a OneDrive è necessario essere in possesso di un account Microsoft, ovvero avere una e-mail con suffisso Outlook, Hotmail o Live. In caso non si abbia a disposizione un account, per crearne uno basta andare sul sito Microsoft e seguire la procedura guidata.
Una volta ottenuto l’account idoneo basterà accedere alla propria area con le credenziali disponibili e si avrà a disposizione OneDrive.
Non è necessario scaricare software o componenti aggiuntivi se si opera su Windows 8.1, Windows 10 e Windows 11; per tutte le altre versioni basta andare sul sito Microsoft e scaricare l’applicazione.
Nel Microsoft store è presente un applicativo di OneDrive che però a differenza della versione desktop non consente la sincronizzazione automatica dei file sul PC.
Prezzi ed abbonamenti
Microsoft OneDrive di base viene messo a disposizione agli utenti gratuitamente, in questo modo chiunque non voglia pagare il servizio ha comunque accesso ad una versione limitata di esso, in alternativa si può accedere al singolo servizio con una tariffa o acquistando la suite completa di Microsoft 365. I piani proposti sono:
- OneDrive Basic 5 GB: la prima offerta proposta da Microsoft è la versione gratuita che permette l’accesso allo storage con 5 GB disponibili.
- OneDrive Standalone 100GB: un upgrade alla versione precedente viene offerto mettendo a disposizione 100 GB di archiviazione alla tariffa di 2€ al mese.
- Microsoft 365 Personal: con questa tariffa si avrà accesso alle funzionalità premium di OneDrive, a Skype e alle app di Microsoft come Outlook, Word, Excel e PowerPoint. Al prezzo di 69€ all’anno viene offerto 1 TB di archiviazione (1000 GB), sicurezza avanzata e vari strumenti di produttività.
- Microsoft 365 Family: rappresenta un upgrade di Microsoft 365 Personal con la quale si dà accesso a 6 utenti in totale a tutte le funzionalità sopra descritte. Viene perciò compreso uno spazio di archiviazione totale di 6 TB (1 TB per utente) al prezzo di 99 € all’anno.
Funzionalità e strumenti
La principale funzione di OneDrive, come detto in precedenza è quella di cloud storage, ma i punti di forza derivano soprattutto grazie alla sua completa compatibilità multipiattaforma. OneDrive è infatti disponibile con tutte le versioni più recenti di Windows, MacOS ed i sistemi per smartphone e tablet, come Android e iOS.
Con le funzionalità premium di OneDrive si ha accesso a:
- Servizi di sicurezza avanzata, comprendono: il vault personale utile per proteggere i file con la verifica dell’identità, il rilevamento di ransomware ed altri attacchi informatici, il ripristino dei file OneDrive ad una versione precedente fino a 30 giorni dopo un attacco e la possibilità di impostare una password su un file o una cartella condivisa per limitarne l’accesso.
- Strumenti di produttività, come la scansione multi-pagina che permette tramite smartphone di salvare e scansione documenti, l’accesso ai file offline direttamente dai dispositivi disponibili, e la possibilità di condividere un maggior numero di contenuti rispetto alla versione gratuita.
- Altre funzionalità principali, tra i quali l’espansione dello spazio di archiviazione fino a 2 TB totali, il backup delle cartelle presenti nel proprio PC direttamente in cloud, il salvataggio automatico di foto dal telefono a OneDrive, la possibilità di modificare i file tramite qualsiasi dispositivo disponibile e la garanzia di avere protetta la propria privacy.
Come condividere un file o una cartella
Condividere un file o una cartella su OneDrive è semplicissimo, per effettuare questa operazione tramite PC basta accedere a Esplora File ed entrare nella cartella di OneDrive. Successivamente si dovrà selezionare la cartella o il file da condividere e una volta fatto clic su di esso con il tasto destro dal menu visualizzato si dovrà selezionare la scheda Condividi.
Il passo successivo consiste nel decidere se la condivisione del file sarà pubblica o limita a specifici utenti; in caso si voglia una condivisione solo con alcuni utenti bisogna inserire l’indirizzo mail dell’interessato nel campo apposito e una volta premuto il pulsante Invia sarà consegnata una notifica al destinatario.
Un altro modo per condividere i file è quello di generare un link con la quale dare accesso a chiunque, non sarà necessario inserire e-mail; in questo modo tutti gli utenti che hanno accesso al file lo potranno modificare.
Integrazione con i vari dispositivi
La caratteristica che differenzia OneDrive e rende il suo servizio unico è la possibilità di integrarsi con tutti i dispositivi a disposizione dell’utente, è infatti compatibile con Windows, MacOS, Android e iOS.
Per i dispostivi mobile sono presenti applicazioni nei relativi app store che permettono l’accesso a tutti i file presenti in OneDrive da smartphone e tablet.
Una volta effettuato l’accesso nell’applicazione tramite la scheda File si ha accesso a tutti i contenuti presenti in cloud. Nella scheda Recenti si trovano gli ultimi file caricati su OneDrive, nella scheda Condivisi si ha accesso a tutti i file che sono in condivisione con altri utenti, mentre nella scheda Foto si può visualizzare la galleria multimediale con la possibilità di attivare l’upload automatico dei file in cloud direttamente dal proprio dispositivo.
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