Microsoft Power BI è uno strumento di analisi dei dati e creazione report della suite Office 365, rappresenta il tool per eccellenza per la gestione delle analitiche in ambito aziendale grazie alle sue numerose funzionalità che favorisco il work flow tra gli utenti.
Prima di iniziare ad usare Microsoft Power BI è necessario impostare in maniera ottimale il lavoro da svolgere, e per farlo è fondamentale preparare le proprie fonti dati adeguatamente per poter svolgere un lavoro professionale.
In questo articolo tracceremo un quadro generale su alcuni concetti di Power BI per poi approfondire degli aspetti utili a preparare l’ambiente di lavoro. In particolare, vedremo:
- Concetti chiave di Power BI
- Come preparare i dati per Power BI
- Come creare uno spazio di lavoro in Power BI
- Come importare i dati da Excel a Power BI
Concetti chiave di Power BI
Prima di andare nello specifico di Microsoft Power BI è opportuno capire alcuni concetti chiavi dello strumento che sono alla base del suo funzionamento. I concetti si possono riassumere così:
- Spazio di lavoro: le zone di lavoro sono delle raccolte che contengono al loro interno: dashboard, report, set di dati e flussi di dati
- Set di dati: con set di dati si intendono delle raccolte di dati importata o connessa a Power BI. L’applicazione permette di importare e gestire qualsiasi tipologia di set di dati per poi raggrupparli in un unico spazio
- Report: il report in Power BI è costituito da una o più pagine contenenti grafici di qualsiasi tipologia, mappe e molto altro. Esiste la possibilità di creare un report da zero in Power BI e condividere le dashboard con i propri colleghi o collaboratori.
Come preparare i dati per Power BI
Visto che i set di dati spesso sono grezzi, per poter lavorare senza problemi in Power BI bisogna preparare tali set in maniera che siano adeguati allo strumento.
I seguenti suggerimenti sono specifici per set di dati provenienti da Excel, ma è possibile applicarli anche per altre fonti di dati.
Power BI una volta importati i dati permette di effettuare una pulizia degli stessi, ma è buona pratica effettuare una pulizia prima di importarli in quanto così si riduce la probabilità di errore.
Quindi per preparare i dati a Power BI sarà necessario:
- Assicurarsi che i dati in ogni colonna siano dello stesso tipo di dati (testo, valuta, numero…)
- Controlla di avere a disposizione solo dati utili e di non inserire nei dati informazioni che non saranno utilizzate. In questo modo sarà tutto più ordinato e lavorare sarà più semplice
- Fai in modo che i dati compaiano in una tabella pivot o una matrice per una visualizzazione più chiara
- Elimina le righe totali dalle fonti di dati
- Se la fonte dati non è costituita da una tabella formatta i tuoi dati come tabella per ottenere così le intestazioni che costituiranno il nome delle colonne in Power BI
- Rinomina infine la tabella
Come creare uno spazio di lavoro in Power BI
All’interno di Power BI è possibile trovare due tipologie di spazi di lavoro: il mio spazio di lavoro e spazi di lavoro. Il primo è uno spazio di lavoro totalmente personale nella quale si potrà lavorare ai propri contenuti, mentre il secondo rappresenta un insieme di spazi di collaborazione impiegati per lavorare su Power BI in team.
Come importare i dati da Excel a Power BI
La procedura per importare i dati da Excel all’interno di Power BI non è affatto complessa. Basta infatti seguire i seguenti passaggi:
- Seleziona “Crea” dalla sezione spazi di lavoro per creare un’area di lavoro. In questo momento è possibile importare un’immagine per poi dargli un nome e una descrizione.
- Una volta creato lo spazio di lavoro esso sarà completamente vuoto. Per iniziare a lavorare è necessario selezionare “Nuovo” e successivamente “Dataset” per creare un set di dati da usare per il report.
- Dalla sezione “ottieni dati” seleziona “Crea nuovi contenuti e file”. In questo modo si ha la possibilità di selezionare file locali, presenti in OneDrive-Business, SharePoint e molto altro ancora. Per importare file da Excel seleziona “File locale” e scegli poi il file di Excel da importare.
Seguendo questa rapida procedura è così possibile importare i dati in Power BI da Excel. Una volta importati i dati le possibilità di Power BI per la creazione dei report sono moltissime. A partire dai dati grezzi sarà possibile creare grafici e dashboard utili per una chiara visualizzazione dei dati. La scelta della tipologia di grafici da visualizzare varia in base alle esigenze di reporting.
Una volta ultimato il report Power Bi dà la possibilità di esportarlo e condividerlo con gli altri utenti al fine di una collaborazione aziendale ottimale.
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