Proseguono le attività formative inerenti all’importanza dell’utilizzo efficiente degli strumenti aziendali.

La corretta modalità di comunicazione tramite e-mail, di cui abbiamo trattato nelle precedenti pillole,  deve essere supportata da uno strumento unico e professionale.

Alcuni dati relativi all’uso della email professionale

Professionisti (avvocati, ingegneri, medici) ma anche assicurazioni, artigiani, operatori dell’area benessere, consulenti aziendali, imprenditori, aziende di trasporto: sono solo alcune delle categorie che nel 2020 utilizzano ancora una e-mail gratuita, le conosciute “mail free” come Gmail o Libero.

Il cliente richiede la consulenza più professionale. Ebbene, una ricerca sul comportamento dei consumatori ha evidenziato che, a parità di condizioni, il 70% considera più professionale l’azienda che possiede un proprio indirizzo e-mail. Il 28 % non si è mail posto il problema, il 2% si ritiene indifferente.

Le percentuali aumentano se si analizzano le risposte dei consumatori nella fascia 18-55. Il primo dato sale al 95%. L’utilizzo di una e-mail aziendale rappresenta un valore aggiunto ad enorme potenziale.

Come apparire più professionale attraverso l’uso di una e-mail aziendale

Le e-mail gratuite come [email protected] (oppure Yahoo, Libero ecc…) spesso risultano controproducenti e fanno perdere credibilità all’immagine aziendale. Professionisti e PMI, tuttavia, pensano che avere un indirizzo e-mail personalizzato sia una scelta solo per le grandi aziende con budget molto alti: assolutamente sbagliato!

Vi siete mai chiesti perché anche la piccola azienda utilizzi indirizzi di posta elettronica con dominio aziendale (es. [email protected])?

Semplice… per creare fiducia, credibilità e per offrire un’immagine d’azienda forte e professionale.

Pillola formativa n°7: l’utilizzo professionale delle e-mail aziendali

Analizziamo 7 motivi per migrare la tua e-mail ad un servizio professionale 

  1. Sicurezza

    scegliere un servizio gratuito per la propria casella di posta elettronica, non protegge completamente i tuoi sistemi da minacce e malware capaci di infettare il pc e creare notevoli danni. Questo rischio si riduce attraverso l’utilizzo di un servizio professionale in quanto è possibile configurare in maniera personalizzata e più precisa le modalità antivirus capaci di difendere dalle minacce del web.

  1. Reputazione

    un professionista è bene che si presenti con un indirizzo “personalizzato”, magari con il nome che indica un reparto aziendale (segreteria, amministrazione, info…). Sul web ormai conta più il come si appare: è importante non sottovalutare questo aspetto, specie per alcune figure professionali come commercialisti, notai, avvocati, imprenditori ecc…

  1. Allegati

     le caselle di posta elettronica gratuite non permettono di inviare o ricevere file di grandi dimensioni. Ecco uno dei motivi per cui i professionisti decidono di scegliere una soluzione professionale, come può essere un piano hosting mail o ancora la PEC con la quale inviare messaggi con valore legale.

  1. Archiviazione

     nessun limite di archiviazione della posta. Ogni e-mail ha un determinato peso e lo spazio di archiviazione di una casella gratuita è molto limitato.

  1. Protezione

     una soluzione professionale, con appositi filtri, è capace di bloccare tutto lo spam. I filtri sono automaticamente attivi e si auto-configurano in base alle regole create dal servizio ed in base alle preferenze che indichiamo personalmente per ogni e-mail sospetta che sfugge al filtro. Se troviamo un’e-mail da segnalare come spam, basterà utilizzare il tasto apposito presente nella parte alta del servizio e-mail o utilizzando una delle voci specifiche presenti nel menu delle opzioni.

  1. Pubblicità

     gli indirizzi e-mail generici vengono utilizzati per la proposizione di banner pubblicitari affini ai tuoi interessi violando la tua privacy. Un account gratuito rimane tale perché a pagare sono gli inserzionisti pubblicitari. Gli account aziendali professionali bloccano anche questo.

  1. Controllo

    Se l’azienda cresce ed aumenta il numero dei suoi dipendenti si rende necessario fornire indirizzi e-mail personalizzati ([email protected][email protected] oppure [email protected]). Nei primi due casi, qualora il dipendente lasciasse l’azienda, si può garantire una continuità nella corrispondenza; nell’ultimo caso, invece, si rende necessario impostare l’inoltro dal vecchio indirizzo ad uno nuovo.

Come creare un indirizzo e-mail personalizzato: sposta in pochi passi la tua posta dalla mail “free” alla casella di posta aziendale

Il primo passo è la registrazione del dominio: acquistare un dominio aziendale tipo www.nomeazienda.it o .com o altri TLD purché di primo livello.

È importante selezionare un valido fornitore Hosting Provider: la maggior parte di queste compagnie fornisce soluzioni di e-mail professionali con importanti risorse (quali spazio disco, autorisponditore, filtri antispam, supporto IMAP e POP ecc…) ma anche caselle e-mail già incluse nei servizi di Web Hosting.

Registrando un dominio, generalmente, si ha a disposizione una casella di posta elettronica legata al sito web.

Una volta creato il nuovo indirizzo di posta elettronica, non ti resta che impostare l’inoltro automatico dal vostro account gratuito ad esempio [email protected] verso la nuova casella di posta [email protected]. Tutti i servizi di posta elettronica gratuiti offrono la possibilità di inoltrare la posta verso altre caselle.

Pillola formativa n°7: l’utilizzo professionale delle e-mail aziendali

In ultima, è fondamentale educare i propri contatti ad aggiornare il nostro indirizzo e-mail aziendale professionale e spingerli ad utilizzarlo.

GDPR e posta elettronica, cosa è importante sapere

Con l’entrata in vigore del nuovo Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati dell’UE (GDPR), anche la posta elettronica deve affrontare il problema del trattamento dei dati personali di clienti, fornitori e dipendenti. La conformità alla normativa coinvolge soprattutto le modalità con le quali le aziende gestiscono la conservazione, l’archiviazione e la cancellazione delle e-mail contenenti dati personali.

E i provider di posta gratuiti? Non sono del tutto compliant.  I provider di posta non a pagamento come ad esempio Libero, Alice o lo stesso Gmail (da non confondersi con la versione a pagamento inclusa in GSuite che può essere personalizzata con il nome dell’azienda) non garantiscono questo livello di controllo sulla sicurezza in caso di necessità e sono quindi meno idonei dal punto di vista della protezione dei dati.

Elenchiamo alcuni servizi utili, generalmente inclusi, nei servizi di posta conformi alla normativa

  • SMTPS, POP3S, IMAPS – tutti I protocolli di comunicazione, sia in entrata che in uscita, sono sicuri quindi la trasmissione di e-mail e di allegati avviene sempre in maniera crittografata.
  • Password cifrate – tutte le password vengono cifrate utilizzando una specifica funzione crittografica di HASH in modo da non essere leggibili in altro modo.
  • Hardware ridondato internamente – la ridondanza avviene anche a livello di singolo server ad ulteriore garanzia della resilienza dei sistemi.
  • No Data Mining – non si effettua nessuna operazione di lettura dei dati contenuti sulla posta per nessun motivo e per nessuna finalità.
  • Aggiornamento giornaliero dei sistemi operativi – per garantire un’adeguata sicurezza dei dati personali, compresa la protezione, mediante misure tecniche e organizzative adeguate.
  • Antivirus & Antispam – per ridurre il rischio di vulnerabilità contro attacchi di virus, malware, phishing o altre tecniche fraudolente che vengono veicolate tramite e-mail.
  • MetroCluster Replica sincrona – tutti i dati vengono copiati in tempo reale su un secondo storage di un diverso Data Center.
  • HTTPS – uso del protocollo sicuro di comunicazione che garantisce la sicurezza utilizzando la posta attraverso l’uso della webmail.

Approfondimenti: GDPR – art. 5, comma 1, par. f – art. 32, comma 1, par. b / c & f – art.1, comma 1.

Hai dubbi o vuoi approfondire? Nexsys, azienda informatica con sede a Verona, è a disposizione per consulenza e formazione sui sistemi di posta elettronica, formazione sicurezza utenti, formazione sugli applicativi e sulle best practices aziendali.

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