Perfeziona l’uso delle tue e-mail con l’aggiunta della componente più importante. La gentilezza al servizio della tecnologia.
Come utilizzare gli strumenti informatici in modo meno meccanico e abitudinario: fermiamoci per comprendere quale metodo di interazione fa davvero la differenza in termini di collaborazione e produttività.
Proseguiamo le considerazioni formative sull’importanza di utilizzare le e-mail in maniera ottimale. La tecnologia da sola non basta, occorre perfezionare il fattore umano. Abbiamo discusso, nei precedenti articoli l’importanza dell’oggetto come volano e strategia iniziale per una comunicazione efficace ed efficiente. Abbiamo proseguito con le modalità di apertura e la gestione del contenuto come metodo per scrivere e-mail puntuali ed innovative.
Andremo ora a trattare di come la tecnologia deve essere combinata con skills cognitive, sociali ed emotive.
Sembra scontato ma non è cosi: occorre imparare ad applicare la gentilezza e la professionalità alla scrittura delle e-mail.
Attività più semplice ed immediata nei momenti sereni: se tutto va bene è automatico scrivere delle e-mail gentili.
Attività più complessa nei momenti di maggiore tensione, urgenza, rapidità e paura: dimentichiamo i fondamentali e creiamo disastri comunicativi che poi alla lunga potranno avere ripercussioni negative. Danni alle relazioni, all’immagine aziendale e quindi al business.
Siamo consapevoli di aver commesso un errore professionale oppure ci siamo accorti che il nostro collega ha fatto uno sbaglio.
Non controllare le proprie emozioni può generare una scrittura che non rispetta il destinatario della e-mail. Il risultato può essere un danno irreparabile e può incrinare i rapporti interpersonali.
Se il tono della e-mail è invadente, aggressivo o comunque può essere frainteso, la qualità dei rapporti interpersonali peggiora. È evidente che, anche se inconsapevolmente, offendere e urtare gli altri può far trasparire un’immagine sbagliata di chi siamo.
Se la comunicazione e-mail è rivolta all’esterno, il fattore gentilezza può diventare un valido strumento per rappresentare i valori dell’azienda. Negatività di comunicazione = negatività riflessa sull’azienda.
Per utilizzare l’e-mail e mantenere la stima che possiamo avere dei colleghi, è fondamentale sottolineare comunque il fatto che alcune cose non funzionano o non sono corrette. E’ importante farlo attraverso una comunicazione mailing orientata al creare e al mantenere una collaborazione.
Ecco 7 consigli pratici per poter scrivere e-mail interne e raggiungere i tuoi obiettivi di business.
- Comprendere gli errori dei colleghi.
Evitiamo le risposte immediate rapide e dirette: “No, hai sbagliato, non va bene”.
Utilizziamo, invece, una risposta gentile e le modalità di collaborazione:
“Ho verificato e mi risulta che potrebbe esserci un errore”
“Prova a verificare se ti risulta questa incongruenza”
“Credo che potrebbe esserci un errore proviamo a verificare insieme”
- Richiedere la collaborazione per modifiche su progetti e attività.
Cominciamo con una parola gentile: “Per favore”.
Evitiamo di utilizzare l’imperativo. No alle comunicazioni che contengono un ordine: “Fai così!”
Utilizziamo il nostro strumento tecnologico collaborativo in modalità davvero collaborativa:
“Cosa ne pensi se proviamo a fare in questo modo?”
“Guarda ho verificato e sarebbe necessario provare a fare così”
- Evitiamo la conclusione a firma puntata e le conclusioni troppo impostate.
No alla chiusura (che tanto piace ai manager): “Attendo tue S.G.”
Prendiamoci invece il tempo per inserire la nostra firma, il nostro nome completo. Nella comunicazione tra colleghi ( la classica botta-risposta) possiamo evitare di continuare a riscrivere la firma aziendale completa di logo e indirizzo: appesantisce la comunicazione e rischia di rallentare l’operatività.
- Chiedere scusa e ringraziare.
Un’altra parola che fa la differenza è chiedere scusa senza però abusarne. E quando comunichiamo tra colleghi è buona regola ricordarsi di ringraziare: un bel “grazie” è sempre gradito. Chi legge la nostra e-mail sta dedicando del tempo a noi, al nostro lavoro. Il tempo del nostro destinatario di posta (collega) è sempre tempo prezioso, ringraziare significa riconoscere lo sforzo collaborativo in atto.
“Scusa credo di non aver capito”
“Ti ringrazio per il tuo supporto”
“Grazie per il lavoro svolto”
“Grazie per il tuo contributo”
- Evitare di coinvolgere colleghi che direttamente non c’entrano.
Ci sono altri metodi per fare sentire le proprie ragioni. Superato il tempo in cui si inseriscono in CC (Copia conoscenza) colleghi, responsabili e capi area per mostrare eventuali errori e inesattezze dei colleghi.
Molto meglio richiedere una riunione con il capo per parlare di problematicità con i colleghi e difficoltà ad esempio nell’esecuzione del compito in Team.
- Non essere troppo telegrafici.
Devi scrivere una e-mail per richiedere al collega quando sarà presente in ufficio. E’ importante dedicare qualche minuto in più nella scrittura per dare spazio alla gentilezza. Bene quindi sostituire il semplice:
“A che ora arrivi domani?!??????”
Con una formula più professionale, rispettosa, collaborativa e quindi gentile:
“Ciao Gianluca, intanto buongiorno! Potresti darmi delle indicazioni su quando pensi di venire domani o in settimana. Vorrei condividere con te gli aggiornamenti sul progetto. Grazie mille per il supporto”
- Iniziare la propria e-mail con i ringraziamenti a posteriori.
“Ciao Marta, grazie per aver organizzato la riunione di ieri”
“Grazie per il consiglio di ieri”
“Grazie per il libro che mi hai appena prestato”
“Grazie per avermi mandato con puntualità quel lavoro che ti avevo chiesto”
In sostanza essere gentili, anche nella comunicazione mailing, fa sempre bene. Per molti di noi questa cortesia può essere una caratteristica innata, ma la gestione gentile della tecnologia può essere davvero per tutti. L’uso degli strumenti di collaborazione diventa ancora più efficace quando sono gli utenti a fare la differenza.
Vuoi Approfondire? Nexsys, azienda informatica con sede a Verona, è a disposizione per Consulenza e Formazione sui sistemi di posta elettronica, Collaborazione attraverso le funzionalità di Microsoft Teams. Attività di analisi Seo, Ottimizzazioni e Posizionamento del tuo sito aziendale. Formazione sicurezza utenti, Formazione sugli applicativi e sulle best practices aziendali.
