L’e-mail del 2020 è sempre più lontana dalla tradizionale comunicazione commerciale. Chi si non si adegua, operativamente si blocca.

Le statistiche indicano che nel mondo vengono inviate 2,7 milioni di e-mail al secondo: circa 22,7 miliardi al giorno. In Italia inviamo quotidianamente 1 miliardo di comunicazioni elettroniche. Ma come deve essere strutturata la Mail per essere efficace, rapida, veloce e soprattutto corretta?

La tendenza principale si basa sul cambiamento del concetto di formalità: l’informalità della scrittura diventa naturalezza ed educata semplicità.

oggetto_mail

Prima di tutto: l’oggetto.

L’oggetto non deve superare i 50/60 caratteri (spazi inclusi) di lunghezza e deve essere rigorosamente scritto in formato minuscolo.

Le parole “Urgente – Attenzione – Urgentissimo” sono termini da evitare. Aiuto poi se scritti in maiuscolo! Il concetto chiave è che non serve alzare l’altezza della parola, diviene centrale alzare la profondità propria dell’oggetto utilizzando, quindi, maggiori dettagli e servendosi soprattutto di parole brevi.

Come gestire l’oggetto? La nuova concezione si basa sul fatto di veicolare nell’oggetto la Notizia ed abbandonare la tradizione legata agli oggetti descritti attraverso i concetti Tema.

Fondamentale: inserire tra le parole un verbo il cui utilizzo permette di dare volume e forma a ciò che si vuole trasmettere.

Alcuni esempi di oggetti Tema (tradizionalmente utilizzati):

  • Autocandidatura
  • Corso online gratuito
  • Nuovo servizio di assistenza
  • Nuovi prodotti primavera estate
  • Catalogo Formazione Tecnica 2020
  • Candidatura Spontanea
  • Candidatura per un’eventuale collaborazione
  • Preventivo
  • Varie informazioni
  • Risposta a Vs Annuncio

Alcuni esempi di oggetti Notizia:

  • Corso Business English: ecco il tuo attestato.
  • Fatturazione elettronica, quali sono i problemi da superare.
  • Ma tu li sai gestire i dati aziendali? Fai il test.
  • Vuoi essere più visibile sui motori di ricerca?
  • Ecco cosa sta succedendo in Europa.
  • Un promemoria per ricordare di recensire Hotel Bellavista.
  • C’è una nuova promozione: migliaia di scarpe.
  • Niente paura: torniamo tra una settimana.

Ma vediamo la differenza in concreto tra l’oggetto in Tema e l’oggetto in Notizia:

  • Piano ferie VS È Natale: piano ferie da compilare entro mercoledì.
  • Promemoria di scadenza della promozione VS Il tuo buono sta per scadere.
  • Scadenza polizza numero 34590340 VS La Sua polizza scade il 4 ottobre: come può rinnovarla.
  • Suo reclamo del 9/11/2019 VS Abbiamo risolto la sua richiesta del 9/11/2019.
  • Istruzioni configurazione e-mail VS Ora puoi configurare la tua e-mail: ecco le istruzioni.
  • Aggiornamento Flyer aziendali VS Ho corretto i testi dei Flyer.
  • Riferimento colloquio selezione VS Confermo il colloquio per il 25 marzo.
  • Riferimento incontro conoscitivo VS Conferma incontro del 24 aprile.
  • Corso di formazione del 2 luglio VS Corso del 2 luglio: accetto la docenza.
  • Rettifica VS È cambiato l’orario dell’incontro con il fornitore.
  • Vostra prenotazione VS Camera prenotata: l’aspettiamo.
  • Revisione dati società VS Dati societari: ecco l’ultima bozza.

email

Già i Social ci insegnano quanto sia importante la persona a cui il messaggio viene indirizzato. Linkedin, ad esempio, definisce i propri oggetti Notizia con estrema accortezza, naturalezza, educazione ed attenzione:

  • Laura puoi iniziare una conversazione con il nuovo contatto Francesca.
  • Luca Rossi ti ha menzionato in un commento.
  • Marco, Paolo e altre 8 persone hanno commentato il tuo post.
  • Mattia Pirelli si è congratulato con te per il nuovo lavoro.
  • Claudia Pavan ha risposto al tuo commento.
  • Francesco e Lucia ti hanno invitato un messaggio.

Ricorda inoltre di inserire tra le prime posizioni dell’oggetto la parola più importante della tua comunicazione, la parola Notizia:

  • Dieta a Zona: cinque errori da non fare.
  • Pesce e pasta: oltre lo scoglio c’è di più.
  • Verona ti mette all’Opera.
  • L’Umbria ti prende per la gola.
  • Frutti di mare: idee pastella ripieno.
  • Make-up delle feste? Le sappiamo tutte.
  • Addobbi natalizi: non diciamo solo palle.
  • Abbonamento Sport Magazine: il calcio 7 giorni su 7.

L’idea di fondo è quella di iniziare a riflettere su come deve essere impostato l’oggetto della tua nuova e-mail, di interiorizzarne il concetto ed iniziare ad utilizzare questo strumento in modalità innovativa 5.0.

Nel prossimo articolo tratteremo come deve essere impostato il corpo della tua e-mail. Il focus si baserà sull’analisi dell’importanza dell’apertura in premessa e in media res.

Ricorda che chi riceve la tua e-mail deve trovare una traccia di sé (sia a livello personale che a livello professionale). L’e-mail non deve essere quindi indiretta e distaccata. Immagina di dover entrare in una stanza e rivolgerti ai tuoi interlocutori con la stessa naturalezza: ecco allora che la tua comunicazione mailing può diventare davvero efficace e potente.

Dubbi? Nexsys è a disposizione per Consulenza e Formazione sui sistemi di posta elettronica, Attività di analisi Seo, Ottimizzazioni e Posizionamento del tuo sito aziendale. Formazione sicurezza utenti, Formazione sugli applicativi e sulle best practices aziendali.

Apri la chat
1
Possiamo aiutarti?
Ciao 👋
Possiamo aiutarti?