La migrazione della posta elettronica a Office 365 (Exchange Online) consiste nel passaggio di un ambiente di posta elettronica esistente ai servizi Cloud SaaS di Microsoft. Esistono tuttavia diverse modalità di migrazione che variano in base alla tipologia di soluzione posta in origine, requisiti specifici per la migrazione ed eventuali budget a cui dover sottostare. Tendenzialmente le modalità di migrazione principali nel momento in cui il sistema di origine NON è Microsoft Exchange sono:

Migrazione IMAP

Migrazione PST

Migrazione tramite tools di terze parti

Migrazione IMAP

Prima di eseguire la migrazione delle cassette postali IMAP dall’ambiente di posta elettronica di origine, è necessario verificare l’esistenza gli utenti nella Azure AD del tenant Office 365: ad ogni utente dovrà quindi essere associata una licenza con l’abilitazione ad Exchange Online, in modo disporre di una cassetta postale per la migrazione IMAP. Dovrà inoltre essere già presente e validato il Custom Domain (dominio SMTP specifico utilizzato dall’azienda), in modo da poter gestire correttamente il processo di migrazione.

Una volta verificata la presenza degli utenti in Office 365 e relativa mailbox, sarà necessario ottenere un acceso ai contenuti delle cassette postali di origine degli utenti da migrare: questo sarà possibile specificando la password di ciascun utente, oppure sfruttare un’unica credenziale amministrativa che avrà i privilegi per poter accedere a tutti i contenuti delle mailbox da migrare.

Successivamente sarà necessario creare un file CSV di migrazione contenente l’elenco delle cassette postali per le quali andremo ad eseguire la migrazione verso Exchange Online. La migrazione potrà essere gestita a blocchi di utenti, quindi non sarà necessario eseguire la migrazione di tutte le mailbox contemporaneamente. Il file di migrazione CSV dovrà contenere le seguenti colonne: 

  • EmailAddress : ovvero l’ID utente per la cassetta postale di Office 365 per il singolo utente.
  • UserName : specifica il nome di accesso utente per la cassetta postale dell’utente nel server IMAP, tipicamente nel formato dominio\nomeutente. 
  • Password : la password per l’account utente nel sistema di origine IMAP.

Successivamente per eseguire correttamente la migrazione della posta elettronica, Office 365 dovrà connettersi e comunicare con il sistema di posta elettronica di origine. Per fare questo tale Office 365 utilizza un endpoint di migrazione, ovvero le impostazioni che verranno utilizzare per gestire la connessione.

Migrazione Posta Office 365

Migrazione IMAP

Endpoint-Migrazione-IMAP

e da lì inserire nel campo IMAP il parametro relativo al server di origine, tipo di autenticazione utilizzata, crittografia e porta di rete utilizzata.

Una volta terminata la configurazione del Migration Endpoint, sarà possibile creare un nuovo Job di migrazione che richiamerà il file CSV precedentemente creato e specificheremo l’endpoint IMAP appena creato come canale di comunicazione. Nei parametri del job si potranno applicare eventuali customizzazioni, come ad esempio l’esclusione di specifici elementi/cartelle; una volta terminata questa configurazione, potremmo quindi avviare l’esecuzione del processo di migrazione vero e proprio.

Migrazione PST

In questa modalità di migrazione il processo prevede l’upload dei PST delle varie cassette postali, tramite connessione internet, verso il Datacenter Microsoft. Di default in Office 365 nessuna utenza, nemmeno il Global Administrator (Amministratore Globale) della sottoscrizione, ha il privilegio di poter accedere alle impostazioni di importazione ed esportazione dei contenuti da e verso il cloud; prima di procedere sarà quindi necessario assegnare il ruolo Mailbox Import Export in Exchange Online, al fine di poter importare i PST nelle relative mailbox. Per assegnare questo ruolo tramite l’interfaccia di amministrazione Exchange Online admin center, all’interno del menu permissions, poi admin roles ed infine Compliance Management; da lì poi, in seguito all’aggiunta del ruolo Mailbox Import Export, sarà poi possibile aggiungere l’account che poi verrà utilizzato per il processo di importazione dei PST.

Dal portale di amministrazione, dall’interfaccia di amministrazione Office 365 Compliance, selezionando il tab import dei PST, sarà possibile creare un nuovo job di migrazione.

Import PST Office 365

Nel wizard il sistema provvederà a fornire un URL SAS (Shared Access Signature), ovvero una chiave univoca che ci permetterà di caricare i file PST nello storage su Azure. Questo Url dovrà essere passato come parametro al tool specifico di migrazione ottimizzato in maniera specifica per l’upload dei contenuti su Azure.

Succssivamente al download di AzCopy V10, sarà sufficiente eseguire il file scaricato, senza effettuare nessuna installazione.

Sarà quindi finalmente possibile caricare i file PST su Azure e renderli disponibili al tenant Office 365, tramite la seguente sintassi: AzCopy.exe /Source:<Location of PST files> /Dest:<SAS URL> /V:<Log file location> /Y

Una volta terminato il processo di upload, bisognerà “informare” Office 365 della mappatura da effettuare rispetto al contenuto del PST e relativa cassetta postale dell’utente 365 in cui effettuare il processo di migrazione. Per fare questo, solito file CSV di mapping, in cui andremo a gestire i parametri del job; in particolar modo i seguenti campi mandatori:

Workload,FilePath,Name,Mailbox,IsArchive,TargetRootFolder,

Una volta completato il wizard inizierà quindi l’attività di migrazione dei contenuti dal PST alla mailbox, secondo quanto specificato nel CSV.

Migrazione Posta Elettronica a Office 365

Migrazione tramite terze parti

Il mercato delle soluzioni di terze parti per la migrazione a Office 365 permette di ottenere un controllo e performance superiori rispetto agli strumenti integrati di migrazione in Office 365, a fronte però di un costo aggiuntivo.

Di seguito elenchiamo i principali strumenti di migrazione di terze parti:

Binary Tree: Software in grado di gestire il processo di migrazione e coesistenza della messaggistica tra piattaforme tipo IBM Lotus Notes e Domino, verso Exchange Online e Sharepoint Online

BitTitan: Soluzioni di migrazione a Office 365.

Quest: Software in modalità installazione on-premise, oppure in As-a-Service per la migrazione e coesistenza per Gmail, GroupWise, Notes, POP/IMAP, Zimbra.

Migrazione Posta Elettronica a Office 365

Conclusioni

Il processo di migrazione ad un servizio moderno di posta elettronica è un’attività critica che va pianificata e gestita al meglio. Nexsys è in grado di fornire consulenza al fine di progettare la soluzione ottimale in base ai requirement aziendali, gestire l’implementazione del sistema di migrazione ed effettuare formazione per i responsabili IT che dovranno gestire il nuovo ambiente Exchange Online e formazione per End-Users che dovranno utilizzare i nuovi strumenti messi a disposizione dal prodotto.

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