Le “Breakout Rooms” permettono di inserire nella call di Microsoft Teams dei meeting in sessioni separate (gruppi/stanze di partecipanti). L’host del meeting può̀ scegliere di inserire i partecipanti nelle “Breakout Rooms” automaticamente oppure manualmente e spostarli tra le sessioni in ogni momento del meeting.

Le “Breakout rooms” sono un argomento molto popolare in questo periodo: vengono ormai chiamate in diversi modi ad esempio sale riunioni, stanze virtuali, gruppi o canali. Facebook, WhatsApp e Zoom offrono la possibilità di creare queste famose stanze virtuali e, nonostante ancora molti non ne siano al corrente, esistono anche in Teams e si chiamano “Gruppi di lavoro”.

Microsoft Teams: creare Breakout Rooms o gruppi di lavoro

Dividere la riunione in stanze o sale gruppi è una vera e proprio necessità in campo lavorativo, per questo Microsoft ha iniziato l’implementazione di questa funzionalità. Inizialmente era possibile utilizzare solo i canali che permettevano di suddividere la riunione ma avevano delle limitazioni.

Questa funzionalità offre il vantaggio di poter creare le stanze anche a riunione iniziata a differenza dei canali che, invece, andavano creati prima dell’inizio della stessa. Le Stanze Microsoft Teams vengono chiamate, come già anticipato, “Gruppi di lavoro” o “Breakout Rooms”.

Di seguito ecco i passaggi utili a creare i vostri gruppi:

Microsoft Teams: creare gruppi di lavoro

  • Accedere a Teams
  • Calendario
  • Riunione immediata
  • Partecipa ora
  • Gruppi di lavoro
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  • Crea gruppi di lavoro
  • Impostare quantità gruppi da creare + modalità di invito (automatica o manuale)
  • Crea gruppo di lavoro

Microsoft Teams chiederà̀ all’organizzatore quante sale desidera creare e come assegnare i partecipanti (se in modo automatico o manuale). Per confermare cliccare sul pulsante “Creare Sale”. Attendete la creazione dei gruppi di lavoro. Microsoft Teams mostrerà̀ gli utenti e i gruppi di lavoro appena creati.

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Microsoft Teams: assegnare partecipanti ad un gruppo di lavoro

  • Cliccate sul pulsante “Assegna partecipanti“.
  • Selezionare l’utente e cliccare sul pulsante “Assegna” per assegnarlo al gruppo di lavoro.
  • Scegliere il gruppo di lavoro a cui associare l’utente e selezionarlo.
  • Al termine dell’operazione gli utenti saranno associati ai rispettivi gruppi di lavoro.
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Quando il partecipante invitato si collegherà a Teams si potrà scegliere, nella sezione “Gruppi di lavoro”, in quale stanza farlo entrare cliccando su “Assegna partecipanti” in alto a destra, selezionare il nome e cliccare “Assegna”. Selezionare la stanza in cui inserire il partecipante. Una volta assegnata, cliccando sul nome della stanza sarà possibile visualizzare l’elenco dei nominativi dei partecipanti. Cliccare su “Avvia gruppi di lavoro”, il nominativo sparirà dall’elenco principale e verrà spostato nella stanza assegnata.

I gruppi di lavoro aperti visualizzeranno il messaggio “Apri” che permetterà̀ al docente/relatore il collegamento. I gruppi di lavoro non utilizzati visualizzeranno il messaggio “Chiusi. Per chiudere i gruppi di lavoro basta cliccare il pulsante “Chiudi gruppi di lavoro” mentre per accedere a un gruppo, cliccare sul pulsante “Apri” e, subito dopo, su “Partecipa a gruppo di lavoro”. Verrà avviato il gruppo di lavoro e si potrà̀ interagire con i partecipanti.

È possibile accedere alle varie stanze, cliccando sui 3 puntini accanto al nome del gruppo e selezionando “Partecipa a gruppo di lavoro”. In questo modo verremo “spostati” nella sala riunione e sarà possibile tornare alla main room cliccando su “Ritorna” in alto. Alla voce “Altre azioni” ulteriori impostazioni:

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Microsoft Teams: avviare le sale

Per avviare i gruppi di lavoro cliccare sul pulsante “Avvia gruppi di lavoro”. Attendere l’apertura dei gruppi di lavoro. I gruppi di lavoro aperti visualizzeranno il messaggio “Apri” che permetterà̀ al relatore il collegamento. I gruppi di lavoro non utilizzati visualizzeranno il messaggio “Chiusi”. Per chiudere i gruppi di lavoro cliccare il pulsante “Chiudi gruppi di lavoro.

Microsoft Teams avviare le sale

Microsoft Teams: accedere a un gruppo di lavoro

Per accedere a un gruppo di lavoro, cliccare il pulsante “Apri”. Subito dopo cliccare su “Partecipa a gruppo di lavoro”. Verrà̀ avviato il gruppo di lavoro e si potrà̀ interagire con i partecipanti.

Microsoft Teams accedere a un gruppo di lavoro

Microsoft Teams: chiudere un gruppo di lavoro

Chiudi gruppo di lavoro (attivo): i partecipanti al suo interno dovranno uscire e tornare nella sala riunione principale (se è presente una sola sala riunione l’operazione sarà automatica).

Per chiudere tutti i gruppi di lavoro basta cliccare il pulsante “Chiudi gruppi di lavoro“. Attendere la chiusura del gruppo.

Microsoft Teams: eliminare un gruppo di lavoro

Per eliminare un gruppo di lavoro, cliccare con il tasto destro sul nome del gruppo e selezionare “Elimina gruppo di lavoro”. Per eliminare, cliccare sul pulsante “Elimina gruppo di lavoro”.

Microsoft Teams: inviare un annuncio nei gruppi

Per inviare un annuncio in tutti i gruppi di lavoro cliccate sui tre pallini in alto a destra e selezionate “Fai un annuncio”. Digitate l’annuncio da inviare e cliccate sul pulsante “Invia“. Gli utenti visualizzeranno l’annuncio in chat.

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Una funzionalità davvero interessante e utile è quella che permette la creazione di più stanze e di partecipare alle riunioni “saltando” da una stanza all’altra a nostro piacimento e se, consentito dall’organizzatore, anche ai partecipanti.

Conclusioni

Questa è solo una panoramica della nuova esperienza di riunione in Microsoft Teams. Ricordati di verificare sempre la disponibilità di aggiornamenti e riavviare il client Teams dopo averlo attivato.

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