“Office Sway è un servizio della famiglia Microsoft Office per creare storie digitali quali newsletter, presentazioni interattive e comunicazioni dinamiche. I contenuti Sways non sono archiviati sul computer ma memorizzati nel cloud Microsoft. L’applicazione è utilizzabile previo accesso con account Microsoft.” Fonte Wikipedia

Cos’è Microsoft Sway?

Sway, app di Microsoft Office, consente di creare e condividere report interattivi, storie personali, presentazioni e altro ancora, cerchiamo di capire cosa possiamo fare con questa nuova utilità rilasciata lo scorso anno dalla Microsoft. Si tratta d’un programma, esclusivamente online, che permette di creare ciò che gli utenti hanno sempre amato di più di Powerpoint: slideshows semplici da mostrare attraverso il Cloud.

Microsoft Sway è disponibile praticamente in ogni piano Office 365 / Microsoft 365, partendo dai Personal passando ai Business per arrivare fino ai piani Enterprise: è disponibile anche una versione gratuita per chi ha una e-mail su Outlook.com. È possibile creare Sway più sofisticati con più contenuto quando si usa Sway come parte di un abbonamento a Microsoft 365. Nella sua versione più “semplice”, infatti, ci sono delle limitazioni rispetto alla versione full. Una di queste, è la quantità di oggetti che possiamo inserire in una diapositiva.

All’interno dell’applicazione sono presenti diversi templates e vari documenti preimpostati per iniziare subito a creare un file “Sway”: è sufficiente aggiungere testo e immagini, cercare e importare contenuti da altre origini e Sway farà il resto. La scelta non è più limitata a modelli predefiniti, non è necessario avere competenze di progettazione e la formattazione non è più un problema in quanto è possibile applicare personalizzare il layout in base alle esigenze e modificarlo work in progress.

È facilissimo condividere i tuoi Sway: famiglia, amici, compagni di classe e colleghi possono vedere le tue creazioni sul web senza iscriversi, accedere o scaricare nulla. È possibile modificare le impostazioni di privacy per qualsiasi Sway ogni volta che si vuole un maggiore controllo su ciò che si condivide.

Accesso a Sway

Funzionando sul web questo applicativo è compatibile con tutte le versioni Windows in circolazione e con tutti gli ambienti, anche con il MAC. Dal portale https://portal.office.com clicca sull’Office Waffle, la griglia di lancio delle applicazioni di Office 365 e cerca Microsoft Sway:

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È possibile accedere a Microsoft Sway tramite il plugin My Apps utilizzando un qualsiasi browser  oppure tramite l’app Sway disponibile nel Microsoft Store. In alternatvia, per iniziare a usare Sway, visitare Sway.Office.com in qualsiasi browser e fare clic su Accedi sulla barra dei menu superiore.

Quando viene richiesto, immettere l’indirizzo di posta elettronica da usare con Sway. È possibile usare un account Microsoft gratuito (Hotmail o Outlook.com) o un account dell’organizzazione fornito dalla propria azienda o dal proprio istituto di istruzione. Se non si ha già un account, visitare www.microsoft.com/account per iscriversi gratuitamente.

Nella pagina I miei sway che viene visualizzata subito dopo l’accesso toccare o fare clic su Crea nuovo per creare il primo Sway. All’avvio si potrà scegliere come creare lo Sway: se partire da un template, utilizzare un documento già pronto oppure avere la massima libertà e crearne uno vuoto.

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Microsoft Sway - Consulenza IT - Nexsys

Cosa è possibile creare con Sway?

Con Sway è possibile esprimere la propria creatività in svariati modi: report, presentazioni, newsletter, album di foto, ecc… oppure attingere da Sways creati da altri utenti e personalizzarli a piacere: dopo aver eseguito l’accesso a Sway, scorrere fino alla fine della pagina I miei sway e quindi esplorare il contenuto in primo piano sotto il titolo “Lasciati ispirare da uno degli Sway presentati“. Si può anche scegliere di iniziare con uno dei modelli in primo piano per imparare a usare Sway.

Microsoft Sway - Consulenza IT - Nexsys
Microsoft Sway - Consulenza IT - Nexsys
Microsoft Sway - Consulenza IT - Nexsys
Microsoft Sway - Consulenza IT - Nexsys

Creando un nuovo Sway, invece, si avrà a disposizione uno spazio bianco nel quale esprimere la propria creatività senza dover personalizzare e/o modificare un documento preesistente.

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Assegnare un titolo a uno Sway

Fare clic sul testo “Titolo del tuo Sway” nella prima scheda della Sequenza, quindi digitare una descrizione breve ma significativa dell’argomento dello Sway. Quando in seguito si condividerà lo Sway completato, il titolo sarà la prima cosa che gli altri utenti vedranno.

Aggiungere immagini e testo a uno Sway

Per aggiungere contenuto al proprio Sway, ad esempio testo, immagini o video, toccare o fare clic sull’icona “+” nella parte inferiore di qualsiasi scheda esistente. In alternativa, è possibile trascinare e rilasciare testo e immagini nella sequenza. È possibile modificare l’ordine del contenuto in qualsiasi momento e personalizzare le singole schede.

Aggiungere contenuto a uno Sway

Sway offre la possibilità di caricare contenuti esterni, ad esempio un’immagine archiviata nel computer o in un dispositivo mobile, oppure dal web, ad esempio video, e aggiungerli al proprio progetto. Sulla barra dei menù fare clic su “Inserisci“, selezionare l’origine del contenuto preferita dal menu e quindi immettere una parola chiave o frase di ricerca nella casella “Cerca contenuto“.

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Informazioni sulla sequenza di Sway

Una volta aggiunto un po’ di contenuto diventa chiara la struttura dello Sway. Nella “Sequenza” è possibile digitare, inserire, modificare e formattare il contenuto che compone la storia. Il contenuto viene disposto in ordine sequenziale, aggiungendo le schede, ognuna delle quali racchiude un tipo di contenuto, ad esempio testo, immagini, video e persino documenti di Office. L’ordine delle schede può essere modificato in qualsiasi momento in base alle esigenze.

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Visualizzare lo Sway in anteprima

È possibile visualizzare in anteprima il lavoro in qualsiasi momento facendo clic sulla scheda “Modello“. L’anteprima consente di vedere come apparirà lo Sway agli altri utenti. Per sfruttare al meglio Sway, fare clic sul pulsante “Riproduci” sulla barra dei menu superiore. Per tornare alla sequenza dopo avere visualizzato lo Sway in anteprima, fare clic sulla scheda “Sequenza“.

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Modificare lo stile dello Sway

Sway si occupa della formattazione, della progettazione e del layout del contenuto, consentendo di concentrarsi su ciò che si vuole comunicare. È possibile mantenere il modello predefinito, selezionare e applicare un modello personalizzato e anche personalizzare il layout.

Per scegliere uno stile per lo Sway, fare clic su “Modello” sulla barra dei menu e quindi selezionare “Stili“. Per scegliere un look casuale per lo Sway, fare clic sul pulsante “Remix“. È anche possibile modificare una parte specifica dello stile applicato, ad esempio il colore, i tipi di carattere e le trame, facendo clic sul pulsante “Personalizza” nel riquadro “Stili“.

Condividere uno Sway

Fare clic sul pulsante “Condividi” nella barra dei menù superiore e quindi selezionare la modalità di condivisione della Sway. Le opzioni disponibili in questo menu dipendono dal tipo di account usato per accedere a Sway. Per una descrizione dettagliata delle opzioni di condivisione disponibili, vedere Condividere il proprio sway.

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È possibile condividere lo Sway selezionando l’opzione “Anyone with a link” e assicurandosi che sia in modalità di sola lettura. In questo modo si avrà accesso ad una ricca selezione di differenti modalità di condivisione: dal visual link, ottimo per essere incorporato all’interno di una campagna di marketing, alla possibilità di condivisione tramite le maggiori piattaforme social. È anche possibile inserire lo Sway all’interno di un iframe, ad esempio se si vuole realizzare un portafoglio clienti per metterlo sul sito web della propria azienda.

Usare Sway ovunque

Sway funziona su tutti i browser moderni per dispositivi mobili, indipendentemente dalla piattaforma. Che si stia facendo un viaggio straordinario, raccogliendo documentazione per una ricerca scolastica o partecipando a una conferenza aziendale importante, basta un tocco per usare Sway.

  • office.com – visita Sway.Office.com in qualsiasi browser per dispositivi mobili, indipendentemente dalla piattaforma o dal dispositivo.
  • Sway per Windows 10 – trovare l’app Sway gratuita per il dispositivo Windows 10 in Microsoft Store.

Funzionalità per l’accessibilità in Sway

Le funzionalità per l’accessibilità disponibili dipendono dal browser usato per creare e visualizzare uno Sway. Per risultati ottimali si consigliano Internet Explorer, Firefox o Safari. È possibile usare Sway in modalità a contrasto elevato con funzionalità complete da tastiera e accesso al contenuto tramite utilità per la lettura dello schermo. Fare clic su “Altre opzioni ( . . . )” sulla barra dei menu superiore, quindi toccare o fare clic su “Visualizzazione accessibilità“.

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Conclusioni

Microsoft Sway è un’applicazione molto intuitiva da utilizzare che si aggiunge ad una dotazione già molto ricca, rappresenta un valido alleato nella strategia di comunicazione di una azienda, sia internamente tra un reparto e l’altro che verso il mondo esterno. Alla pagina Available licenses for Office 365 Sway è possibile trovare i piani abilitati all’utilizzo di Microsoft Sway, mentre alla pagina Sway help & learning è disponibile la documentazione utente e la documentazione per gli amministratori.

Se desideri adottare Microsoft Sway a livello aziendale e necessiti di una consulenza informatica, affidati a Nexsys. Contattaci per ricevere più informazioni.