L’evoluzione di Microsoft 365 ha portato ad estendere i servizi compresi nella suite Office 365 in maniera rapida: molte sono le funzionalità aggiunte ed implementate per consentire un efficace utilizzo professionale. Quando Microsoft Planner è incluso nell’abbonamento della licenza Office 365, questo programma viene automaticamente attivato per tutti gli utenti collegati dell’organizzazione.

In questo articolo vogliamo riportare una guida utile per mostrare all’amministratore come poter lavorare con Microsoft 365 Planner  e come gestire in maniera concreta le attività e le funzioni dei gruppi di Office 365. Di seguito elenchiamo quindi alcune delle domande frequenti poste dagli amministratori proprio sul funzionamento e lo sviluppo di Planner all’interno della propria organizzazione. Per tutte le altre richieste di personalizzazione ed analisi contatta la nostra società di consulenza informatica: riceverai ogni utile dettaglio e chiarimento utile per la tua attività di assistenza sistemistica e per le modalità di gestione di Planner.

Per maggiori dettagli guarda il tutorial video Come usare Planner.

Contenuti nascondi

Un utente che viene aggiunto come membro a un gruppo di Office 365, potrà in maniera automatica vedere ed operare in tutti i piani in quel gruppo?

Sì, se ci sono piani esistenti in quel gruppo.

Esempio: utente Admin ha creato 3 piani nel gruppo “Progetto 2020” e ha aggiunto Tizio come membro a quel gruppo di Office 365. Tizio ora può accedere ai piani che compongono il gruppo “Progetto 2020” esempio “Progetto A”, “Progetto B”, “Progetto C”.

Chi può cancellare un piano?

Il piano può essere cancellato dagli amministratori e dai proprietari. L’attività è esclusa ai membri che invece non possono cancellare il piano. Ottimizzare significa fornire agli utenti l’autogestione del proprio gruppo e quindi fare in modo che i proprietari siano responsabili sia dei piani che dei gruppi.

Gli utenti proprietari di un piano possono rimuovere sé stessi?

No. I proprietari non possono rimuovere il proprio account utente in quanto risulta effettivo proprietario di un piano. Gli utenti proprietari possono invece aggiungere e rimuovere membri, ma non altri proprietari. I nuovi membri vengono aggiunti come nuovi utenti membri e vengono aggiunti come membri al gruppo Office 365 e di conseguenza possono operare in tutti i piani.

I piani dispongono di autorizzazioni?

No, i piani all’interno del gruppo generale non dispongono di autorizzazioni esplicite, è compito del proprietario organizzare in maniera efficiente e conforme le attività collegate ad ogni rispettivo piano.

È possibile impostare autorizzazioni diverse per i piani?

No. Alla base della creazione e della gestione dei piani, viene sempre utilizzato un gruppo di Office 365. È possibile creare un piano in un gruppo di Office 365 esistente e creare più piani per gli stessi membri, che possono contenere differente documentazione come, ad esempio, piani di archiviazione documenti o di comunicazione e-mail.

Cosa succede nel caso in cui un utente lascia un piano?

L’utente viene rimosso e smette di essere inserito tra i membri del gruppo di Office 365. L’utente membro non ha più diritto di accesso a nessun piano di quel gruppo.

I membri possono aggiungere altri utenti come membri a uno specifico piano?

No. Solo i proprietari del gruppo e gli amministratori possono aggiungere utenti a un piano.

È permesso ad ogni utente la funzione di creare un nuovo piano?

Sì. Ma il membro potrà vedere solo i gruppi di Office 365 esistenti di cui è già membro o proprietario. Di norma passa un po’ di tempo prima che un nuovo gruppo venga visualizzato all’interno del Planner.

Microsoft Planner: domande e risposte per amministratori

Che cosa succede se creo un gruppo con lo stesso nome?

Un nuovo gruppo creato con lo stesso nome di un gruppo esistente sarà creato in background ed ottiene lo stesso nome di gruppo. In questo caso, viene identificato con un indirizzo di posta elettronica diverso.

È possibile evitare che ogni utente possa creare un nuovo piano oppure un nuovo gruppo?

Per definire in maniera progettuale chi può creare un piano, è necessario controllare e gestire chi può creare effettivamente i gruppi di Office 365.

È possibile creare un piano senza un gruppo di Office 365?

No. Un gruppo di Office 365 è sempre richiesto per l’utilizzo di Microsoft Planner. I gruppi devono essere gestiti dai proprietari o dagli amministratori. Tali gruppi non possono essere sincronizzati completamente con Active Directory in locale.

Se elimino un piano, sarà automaticamente eliminato tutto il gruppo Office 365?

No, in questo caso viene rimosso il piano indicato: il gruppo e gli altri piani sono conservati.

Cosa accade se anche l’ultimo piano in un gruppo viene eliminato?

>Anche in questo caso come sopra: il gruppo di Office 365 rimane e può essere riutilizzato successivamente se necessario.

Un proprietario o un amministratore in che modo può eliminare un gruppo di Office 365?

Un proprietario può eliminare un gruppo di Office 365 in Outlook direttamente dal menu Gruppi. In alternativa, un amministratore può eliminare un gruppo nel portale di amministrazione o utilizzando PowerShell o tramite un’app e Microsoft Graph.

Gli amministratori possono controllare chi può utilizzare Planner?

Tutti gli amministratori possono rimuovere o assegnare le licenze di Planner nel portale di amministrazione o utilizzando Office 365 PowerShell.

Come disattivare Planner per la mia organizzazione?

Quando Microsoft Planner è incluso nell’abbonamento, viene automaticamente attivato per tutti gli account della tua organizzazione. È possibile rimuovere o assegnare le licenze di Planner utilizzando Office 365 PowerShell.

Come posso gestire chi può creare un piano?

Per controllare chi crea un piano, è necessario controllare chi può creare gruppi di Microsoft 365.

Gli amministratori possono controllare i diritti a creare un gruppo usando Azure Active Directory (AD) PowerShell. Tramite le istruzioni alla voce Controllo è possibile modificare le opzioni di uso nei gruppi di Microsoft 365 e disabilitare la creazione di gruppi per tutti gli utenti della tua organizzazione oppure consentire a utenti specifici di creare gruppi (ad esempio, tutti gli utenti di Planner) mentre la creazione di gruppi è disabilitata.

Cosa può comportare la disabilitazione della creazione di gruppi?

Tale attività influirà sugli utenti di altri servizi Microsoft che richiedono la creazione di gruppi, come Exchange Online. L’amministratore deve considerare il ruolo di ogni utente ed assicurarsi di tutte le persone dell’organizzazione che necessitano della possibilità di creare gruppi

Cosa devo sapere sul controllo della creazione di gruppi Microsoft 365?

Controllare chi può creare gruppi di Microsoft 365 impedisce agli utenti di creare nuovi piani. Gli utenti saranno comunque in grado di vedere e di continuare a modificare i piani esistenti su task.office.com.

Come posso cambiare il dominio da cui provengono le notifiche e-mail di Planner?

Per ricevere e-mail di notifica da un dominio e-mail personalizzato, è necessario seguire i passaggi descritti in Supporto multi-dominio per i gruppi di Microsoft 365 – Guida dell’amministratore.

Posso invitare a partecipare ad un piano utenti esterni all’organizzazione?

Sì. L’accesso ospite consente di invitare persone esterne che non fanno parte dell’organizzazione Microsoft 365. Gli utenti guest potranno partecipare ad un piano con funzionalità limitate.

Quali attività possono effettuare gli esterni all’organizzazione?

 Gli amministratori possono verificare nella sezione Accesso ospite in Microsoft Planner le attività consentite ali utenti definiti guest

  • Creare ed eliminare attività e bucket
  • Modificare campi attività
  • Allegare un file o un collegamento a un’attività, se viene fornita un’autorizzazione aggiuntiva
  • Modificare il nome del piano

È possibile utilizzare Planner se non si dispone di una cassetta postale di Exchange Online?

Si. Se si utilizza Microsoft Planner in un ambiente ibrido in cui gli utenti possono disporre di Exchange Online o cassette postali locali,

Planner senza Exchange Online può presentare dei problemi?

Si, Planner ha tutte le ideali funzionalità quando l’utente dispone di una licenza del prodotto che include gli utenti di Exchange Online. Planner senza Exchange Online potrebbe presentare alcuni problemi di visualizzazione, di gestione dei commenti e della gestione dei preferiti in Planner.

Microsoft Planner: domande e risposte per amministratori

Tutti gli utenti ricevono e-mail per Planner?

L’e-mail verrà inviata solo agli utenti che dispongono di una licenza del prodotto che include Exchange Online. Gli utenti delle aziende che utilizzano Exchange Server locale o configurazioni ibride potrebbero mostrare dei problemi e non ricevere tutte le e-mail di Planner.

Come funziona la sincronizzazione del calendario di Outlook in Microsoft Planner?

Si tratta di una funzione automatica in Planner. La sincronizzazione del calendario di Outlook in Microsoft Planner consente agli utenti di visualizzare la pianificazione delle attività di Planner in Outlook.

È possibile la sincronizzazione del calendario di Outlook in Planner?

Si, se desideri disattivare questa opzione, segui i passaggi in Disattiva sincronizzazione calendario di Outlook in Planner.

Con quali licenze viene fornito Planner?

Planner viene fornito con questi abbonamenti:

  • Microsoft 365 Business Basic
  • Microsoft 365 Business Standard
  • Office 365 E1
  • Office 365 E3
  • Office 365 E5
  • Microsoft 365 A1

Posso vedere chi sta già utilizzando Planner o un elenco di tutti i siti di Planner?

Puoi visualizzare un elenco di tutti i gruppi nell’interfaccia di amministrazione di Microsoft 365, nella sezione Gruppi. Puoi trovare informazioni più dettagliate su questi gruppi utilizzando Microsoft 365 Reports nell’interfaccia di amministrazione – Gruppi di Microsoft 365.

Come posso applicare i criteri CA alle app Planner per iOS e Android?

Per applicare i criteri CA alle app Planner per iOS e Android è importante assicurarsi che i criteri CA siano abilitati per Exchange o SharePoint in Microsoft Intune nel portale di Azure. L’abilitazione dei criteri CA solo per Planner (senza criteri abilitati per Exchange o SharePoint) non applica i criteri per le app iOS e Android di Planner.

Posso attivare dei corsi di formazione per i miei utenti che utilizzano Planner in azienda?

La formazione ideale prevede un ambiente in cui il modello di gestione risulta integrato dalle attività tecniche legate all’innovazione ed alla tecnologia. Un valido strumento formativo è rappresentato dalla personalizzazione del corso di formazione Microsoft 365 Office 365 e corsi di formazione Planner.

Quale formazione per tecnici e amministratori è utile per implementare Office 365 in azienda?

Aggiornamento costante ed autoformazione (ad esempi attraverso i consigli del nostro blog informatico) rappresentano alcune delle leve per i sistemisti e per gli amministratori di rete e di sistema per poter per gestire al meglio l’ambiente di lavoro in area Microsoft. In questa fase risulta determinante il continuo sviluppo delle proprie competenze anche attraverso certificazioni e attraverso la partecipazione al corso Office 365 per amministratori.

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