Quasi tutti i servizi cloud che permettono di gestire contemporaneamente più utenti hanno, a disposizione degli amministratori, un’interfaccia di amministrazione dedicata. Microsoft Office 365 è la piattaforma Microsoft in ambito Cloud di Software as a Service (SaaS) ed espone il proprio portale di amministrazione di Microsoft Office 365.

Questo pannello di amministrazione può essere utilizzato per gestire account utente e cassette postali, configurare l’ambiente cloud di Office 365, monitorare le statistiche di utilizzo e molte altre funzionalità. Analizzeremo quindi in questo articolo come utilizzare l’interfaccia di amministrazione di Office 365 aggiornata e quali funzionalità possono essere configurate nell’interfaccia di amministrazione.

Se è stata configurata l’autenticazione a più fattori per l’accesso amministratore di Office 365, sarà necessario immettere il codice di conferma prima di continuare.

Dopo aver effettuato l’accesso alla pagina Web relativa al portale di amministrazione di Office 365, verranno visualizzati collegamenti ad applicazioni online, come Word Online, Exchange Online, SharePoint Online e così via, se disponibili per il piano di abbonamento. Ricordiamo che comunque non è necessario associare delle licenze Microsoft 365 valide per le utenze amministrative di Office 365. Una volta effettuato l’accesso come amministratore (ruolo Global Administrator), sarà possibile trovare l’icona dell’amministratore all’interno della pagina di amministrazione.

Amministrazione Office 365

Qualora non visibile l’icona di Amministrazione, significa che non si dispone delle autorizzazioni amministrative per Office 365 all’interno di quella specifica organizzazione. Per impostazione predefinita, una persona che crea un account Microsoft e acquista un abbonamento a Office 365 per le aziende ottiene automaticamente le autorizzazioni amministrative e disporrà quindi dell’account di amministratore di Office 365.

Componenti dell’interfaccia di amministrazione di Office 365

Dopo aver effettuato l’accesso all’interfaccia di amministrazione di Microsoft 365, sarà possibile vedere tre pannelli e opzioni principali al centro della finestra.

Amministrazione Microsoft 365

In particolar modo nella sezione 1 Pannello in alto)

Il pannello superiore è il pannello orizzontale che contiene i cinque elementi principali dell’interfaccia utente grafica (GUI). Questo pannello è disponibile per tutti gli utenti di Office 365. E’ possibile utilizzare questo pannello per configurare un profilo utente per un account Office 365. 

Menu di Office 365

Facendo clic sull’icona del menu a 9 punti per aprire il menu di Office 365, sarà possibile visualizzare qualsiasi applicazione online di Office 365 disponibile per quel piano di abbonamento. L’icona di Amministratore sarà invece disponibile solo per gli utenti che dispongono di autorizzazioni amministrative.

Menu Office 365

Impostazioni

In questo menu è possibile selezionare la lingua, il fuso orario ed applicare aluni temi di visualizzazione; personalizzare le impostazioni di notifica e le preferenze di contatto e cambiare la propria password.

Admin Center Settings Office 365

Impostazione Account

Cliccando sulle iniziali dell’account si possono aprire le impostazioni dell’account, dove si potranno visualizzare informazioni personali, abbonamenti, opzioni di sicurezza e privacy, autorizzazioni delle applicazioni, app e dispositivi, strumenti e componenti aggiuntivi.

Riquadro di navigazione sinistro Office Admin Center

Il riquadro di navigazione a sinistra è il pannello principale per l’interfaccia di amministrazione di Microsoft Office 365 poichè da lì è possibile accedere alle impostazioni del dominio e degli account utente di Office 365, gestire i gruppi, impostare le autorizzazioni e così via. Questo riquadro di navigazione ha l’aspetto di un menu con sezioni e sottosezioni. 

Menu Home

Al centro della pagina principale, sarà possibile vedere i seguenti elementi:

Un campo di ricerca che ti consente di cercare utenti, gruppi e altri oggetti.

Un pulsante “Aggiungi scheda”: per accedere rapidamente alle pagine usate di frequente, come ad esempio il centro messaggi, Azure AD, Office 365 report e così via. Sarà possibile da l’ spostare, organizzare ed eliminare le schede, in modo da rendere la visualizzazione più comoda.

Modalità dark/light: per selezionare il tema da una modalità luce a una modalità scura.

Centro Messaggi: link per vedere le novità dell’interfaccia di amministrazione di Microsoft e di Office 365. Microsoft aggiorna Office 365 regolarmente e qui troverete quindi tutte le novità. 

Centro Messaggi Office 365

Menu Utenti di Office 365 Admin Center

L’attività più comune per gli amministratori è la gestione degli account utente. In questa sezione puoi trovare quattro sottosezioni per gestire gli account utente di Office 365.

Utenti Attivi Office 365

Utenti attivi

È possibile visualizzare un elenco dettagliato (tabella) di tutti gli utenti e il loro stato di licenza. È inoltre possibile aggiungere un utente, creare modelli utente (template), aggiungere più utenti e abilitare o disabilitare l’autenticazione a più fattori. È possibile gestire gli utenti di Office 365 (aggiungere, modificare, eliminare, esportare utenti), reimpostare password, assegnare o rimuovere licenze utente e utilizzare filtri per selezionare gli utenti necessari (utile se si dispone di un numero elevato di utenti).

Contatti

Lista dei contatti di posta elettronica (indirizzi tipicamente esterni al dominio, utili per la gestione delle rubriche di posta elettronica)

Utenti Guest

Utenti Guest (ospiti) non presenti all’interno del dominio Azure AD, ma appartenenti ad organizzazioni esterne

Utenti Eliminati

Lista degli utenti Cloud-Only cancellati e relativa possibilità di recupero dell’utente e relativi contenuti, oppure per effettuare la cancellazione definitiva

Gruppi di Office 365

Tramite questo menu sarà possibile gestire i gruppi di Office 365, i gruppi di sicurezza, le liste di distribuzione e le cassette postali condivise all’interno dell’organizzazione. Quando si gestiscono gli utenti di Office 365, è utile ordinarli in gruppi e gestire i gruppi invece di gestire ogni utente separatamente.

Ruoli utente di Office 365

L’interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 consente all’amministratore globale di Office 365 dell’organizzazione di assegnare ruoli di amministratore diversi per altri utenti (amministratori). Questo approccio è estremamente utile soprattutto per le medie e grandi organizzazioni laddove risulta importante per la sicurezza informatica, delegare una certa autorità ad altri amministratori che dovrebbero concentrarsi sulla gestione di Exchange, sulla gestione delle licenze o sulla gestione di SharePoint, ad esempio.

E’ possibile l’elenco completo dei ruoli di amministratore di Office 365 nella pagina Ruoli e da lì visualizzare la descrizione fornita per ogni ruolo, in modo da capire quale ruolo assegnare agli utenti.

Ruoli utente Office 365

Risorse

Le opzioni delle risorse consentono di creare e gestire risorse, come siti e sale conferenze per scopi di riunione/conferenza. Da qui è anche possibile visualizzare i siti e le raccolte siti di SharePoint creati per la collaborazione degli utenti e il loro stato di condivisione esterna.

Fatturazione di Office 365

Dal Menu Fatturazione è possibile visualizzare lo stato dell’abbonamento ed eventualmente acquistare nuovi servizi cloud Microsoft aggiuntivi, controllare fatturazione e pagamenti, configurare metodi di pagamento e così via. E’ anche possibile poi visualizzare e assegnare licenze e verificare quante licenze sono disponibili per il piano di abbonamento a Office 365.

Supporto tecnico Office 365

E’ possibile creare una nuova richiesta di supporto tecnico direttamente a Microsoft e visualizzare le richieste di servizio recenti e il loro stato in questa sezione. Microsoft fornisce il supporto dell’amministratore di Office 365.

Ticket Office 365

Impostazioni di Office 365

In questa sezione sarà possibile gestire le impostazioni globali di Office 365 per le applicazioni, incluse le impostazioni di autenticazione, le impostazioni di posta elettronica, il calendario, la condivisione esterna, i criteri della password, l’integrazione di Azure Active Directory e così via. È possibile modificare la data di scadenza della password, le preferenze di rilascio, le impostazioni del calendario e così via.

Configurazione di Office 365

Nell’interfaccia di configurazione di Office 365 è possibile vedere dettagli del prodotto per il tuo abbonamento Office 365, assegnare o gestirelicenze software, aggiungere nuovi domini ed effettuare la migrazione dei dati. Le opzioni di migrazione dei dati consentono di migrare account e dati di posta elettronica da diversi servizi come Gmail ed importare dati da file PST esportati.

Configurazione Office 365

Report di Office 365

Permette di visualizzare diversi Report dettagliato per un periodo selezionato di come gli utenti all’interno dell’organizzazione utilizzano le applicazioni di Office 365. È possibile monitorare le applicazioni preferite dagli utenti e confrontare le dinamiche per il periodo selezionato (7, 30, 90 o 180 giorni). I report potrebbero aiutare l’amministratore della sottoscrizione ad identificare quale utente aziendale non utilizza i servizi di Office 365 e potrebbe non aver bisogno della licenza assegnata.

Report utilizzo Office 365

Health

Nel pannello Report è possibile controllare l’integrità dei servizi di Office 365. Se si sono verificate interruzioni o problemi, l’icona di avviso viene visualizzata accanto al nome del servizio e il numero di “incident” viene visualizzato nella colonna Stato.

Admin Center di Office 365

Security/Compliance. Permette di gestire tutta la parte di security e compliance di Office 365.

Azure Active Directory. Permette di configurare la gestione delle identità in modalità Cloud-Only o Sincronizzata tramite Azure AD Connect e gestire utenti, gruppi e relative impostazioni per questi oggetti.

Exchange. Permette di accedere all’Exchange Online admin center e da qui gestire mailboxes, regole di trasporto ed altre impostazioni relative alla posta elettronica in cloud.

SharePoint. Permette di accedere allo SharePoint admin center e configurare i settings per la collaborazione tra gli utenti all’interno dell’organizzazione.

Teams. Il Microsoft Teams admin center permette di gestire lo schedule dei meetings, gestire teams, policy ed altre impostazioni.

All admin centers. Permette di accedere alla lista completa degli admin centers: Azure AD, ATP,OneDrive, Yammer Enterprise, Dynamics 365, Power Apps e altri servizi.

amministrazione 365